قد يكون كونك مساعدًا افتراضيًا أمرًا مربكًا ، خاصةً عندما يكون لديك مجموعة مختلفة أو متشابهة من المهام للعديد من العملاء. ونظرًا لأنك تعمل عن بُعد ، فمن الضروري أتمتة معظم أنشطتك باستخدام أدوات برمجية لزيادة الإنتاجية.
يسلط هذا المقال الضوء على 10 من الأدوات والتطبيقات الأساسية التي يجب أن يمتلكها كل مساعد افتراضي في ترسانته. ستعمل هذه الأدوات على تبسيط سير عملك وإثراء تجربتك كمساعد افتراضي ناشئ أو متقدم. ولكن قبل أن نكشف عنها ، دعنا ننتقل بإيجاز إلى مفهوم المساعدة الافتراضية.
1. تثاقل
يعد الحفاظ على التواصل الفعال مع عملائك أمرًا ضروريًا كمساعد افتراضي ، ويقوم Slack بعمل جيد في ذلك. انه واحد من أفضل منصات المراسلة الفورية للفرق البعيدة يتيح لك التواصل في الوقت الفعلي مع العملاء وأعضاء الفريق عند العمل في مشروع.
يمكنك التمييز بين المشاريع باستخدام "القنوات" وجعلها في متناول الأشخاص المصرح لهم فقط. علاوة على ذلك ، يتمتع Slack بميزة الاتصال داخل التطبيق ورموز تعبيرية مخصصة مرحة لمزيد من المحادثات المريحة. يمكنك أيضًا مشاركة ملفات مختلفة مع شخص واحد أو أكثر ، بما في ذلك التسجيلات الصوتية والصور.
تحميل: سلاك شبابيك | | ماك | iOS | ذكري المظهر (تتوفر عمليات شراء مجانية داخل التطبيق)
2. مساحة عمل Google
Google Workspace ، المعروف أيضًا باسم G-Suite ، عبارة عن مجموعة من أدوات البرامج المختلفة بميزات وأنماط تشغيل مختلفة. ومع ذلك ، فأنت تحتاج فقط إلى ثمانية من هذه الأدوات كمساعد افتراضي. يشملوا:
- مستندات جوجل: يمكنك استخدام هذا لإنشاء مستندات نصية وتحريرها وتنسيقها.
- بريد جوجل: هذه الأداة رائعة للمراسلة والتسويق عبر البريد الإلكتروني.
- العروض التقديمية من Google: هذه الأداة المجانية تلبي جميع احتياجات العرض التقديمي الخاص بك.
- الأوراق: يمكنك استخدام هذه الأداة لإدخال البيانات وإعداد الميزانية.
- جوجل ميت: عظيم لعقد مؤتمرات الفيديو والبقاء على اتصال مع عملائك.
- نماذج جوجل: يمكنك استخدام هذا لإجراء استطلاعات الرأي والحصول على ردود في الوقت الفعلي.
- جوجل درايف: هذا هو واحد من أرخص موفري التخزين السحابي للملفات الشخصية والملفات المتعلقة بالعمل.
- تقويم جوجل: يساعدك على جدولة المشاريع والبقاء على المسار الصحيح.
3. ودود
الودي هو أداة جدولة لإدارة الأحداث. ومع ذلك ، فهو لا يكفي كتقويم مستقل. تحتاج إلى دمج تطبيق تقويم مثل تقويم Google أو تقويم iCloud في التطبيق لأتمتة اجتماعاتك وتبسيطها. كما أن لديها فترات زمنية مختلفة جاهزة للاستخدام: 15 و 30 و 60 دقيقة.
يمكنك جدولة اجتماع بتواريخ وأوقات مختلفة ، ويمكن لضيوفك تحديد مدى توفرهم في التقويم. ومع ذلك ، لا يزال بإمكان الضيوف اختيار الوقت المتاح بدقة بغض النظر عن الفترات الزمنية ، ولكن ضمن النطاق الزمني الذي تقدمه.
تحميل: ودية iOS | ذكري المظهر (تتوفر عمليات شراء مجانية داخل التطبيق)
4. كانفا
في معظم الحالات ، قد يتضمن جزء من مسؤولياتك الإدارية كمساعد افتراضي تصميم الجرافيك. وبالتالي ، سيكون من الأفضل أن يكون لديك أداة تصميم. Canva هو تطبيقك المفضل لكل ما يتعلق بالتصميم والرسوم البيانية. يمكنك استخدامه لتصميم لافتات الوسائط الاجتماعية ، والنشرات الإعلانية ، والمنشورات الدائرية ، والبطاقات ، وما إلى ذلك.
الأهم من ذلك ، يمكنك اللعب مع الخطوط Canva المجانيةوالقوالب والصور والعناصر لإنشاء تصميمات مذهلة.
تحميل: Canva لـ شبابيك | ماك | iOS | ذكري المظهر (تتوفر عمليات شراء مجانية داخل التطبيق)
5. هووتسوت
Hootsuite هو تطبيق مجتمعي لإدارة الوسائط الاجتماعية يمكّنك من مراقبة منصات الوسائط الاجتماعية المختلفة والتنقل فيها من مكان واحد بدلاً من فتح علامات تبويب متعددة. إنه متوافق مع Twitter و Facebook و Instagram و Pinterest و LinkedIn وما إلى ذلك.
يمكنك إنشاء المحتوى وتحريره وتنسيقه وجدولته لكل منصة ، والتحقق من الرؤى ، وإدارة جمهور عملائك بشكل فعال. على الرغم من أن الإصدار المجاني رائع ، إلا أن الإصدار المحترف يمنحك الوصول إلى ميزات أكثر شمولاً ، خاصةً إذا كان لديك قاعدة عملاء متطلبة.
6. أسانا
يسمح لك Asana بالتعاون وإدارة المشاريع بسلاسة. إذا كنت تعمل مع فريق ، فيمكنك إضافة أعضاء إلى مكان عملك على Asana ، حيث يمكنك مراقبة سير عملهم. يمكنك أيضًا دمج تقويم Google و Google Drive في هذه الأداة لتمكينك من تعيين تذكيرات للمهام والأحداث.
علاوة على ذلك ، يتيح لك Asana التمييز بين المشاريع أو المعلومات المحددة باستخدام رموز الألوان وإضافة المرفقات عند الضرورة. على سبيل المثال ، يمكنك استخدام اللون الأحمر للإشارة إلى المشاريع ذات الأولوية العالية ، والأصفر للمشاريع الجارية ، والأزرق للمراجعة قيد المراجعة ، والأخضر للمشاريع المكتملة.
تحميل: Asana لـ iOS | ذكري المظهر | ماك (تتوفر عمليات شراء مجانية داخل التطبيق)
7. تايم دكتور
إدارة الوقت هي مهارة عليا يجب أن يمتلكها كل مساعد افتراضي. ومع ذلك ، ما زلت بحاجة إلى أداة لمساعدتك على الاستمرار في التركيز ، خاصة إذا كان راتبك بالساعة. يتيح لك TimeDoctor تتبع عملك ووقت فراغك والاطلاع على إنجازاتك اليومية. يقوم بإنشاء تقارير عن الوقت المنقضي في كل مشروع ومهمة.
TimeDoctor يساعدك أيضًا على إدارة الانحرافات. يراقب مدة استخدامك للويب والتطبيق عند العمل. وعندما تتجاوز الوقت المحدد ، فإنه يخطرك بالبوب. كما أنه ينبهك عندما يظل جهاز الكمبيوتر الخاص بك في وضع الخمول لفترة أطول من ساعات العمل المعتادة. على الرغم من ذلك ، يمكنك تعديل الوقت يدويًا عند الضرورة.
تحميل: TimeDoctor لـ تطبيقات جوجل | ماك | شبابيك | لينكس (تتوفر عمليات شراء مجانية داخل التطبيق)
8. ميل تشيمب
يمكّنك MailChimp من إدارة جماهير عملائك وعملائك والتواصل معهم. عندما يطلق عملاؤك منتجًا أو خدمة جديدة ، يمكنك استخدام MailChimp لتقديم هذه المنتجات لعملائهم أو الجمهور المستهدف باستخدام الرسائل الإخبارية أو الحملات الإعلانية.
تتيح لك الأداة تقسيم الرسائل الإخبارية الخاصة بك وإرسال رسائل بريد إلكتروني مجمعة وتحليل أداء كل حملة إعلانية. يمكنك أيضًا دمج أدوات أخرى - مثل Shopify و Stripe - في النظام الأساسي.
تحميل: MailChimp لـ iOS | ذكري المظهر (تتوفر عمليات شراء مجانية داخل التطبيق)
9. أونترابورت
Ontraport هو نظام أساسي آخر للتسويق وإدارة علاقات العملاء يساعدك على تنسيق الأنشطة التجارية لعملائك من نظام واحد. بمعنى آخر ، يمكنك استخدام Ontraport لتقديم المنتجات إلى الجمهور المستهدف للعميل وإدارة تفاعلات العملاء في وقت واحد.
يمكنك استيراد جهات الاتصال وتصديرها وإنشاء مسارات تحويل للمبيعات وأتمتة حملات التسويق لتحسين الأعمال. إلى جانب ذلك ، فإن الواجهة ليست بديهية للمبتدئين. ومع ذلك ، يمكنك الالتفاف عليها بقليل من الممارسة. كما أنه متاح كمنصة على شبكة الإنترنت وتطبيق للهاتف المحمول.
10. نحوي
بصفتك مساعدًا افتراضيًا ، يجب أن تكون دائمًا في صدارة لعبة المحتوى الخاصة بك ، وسيساعدك استخدام هذه الأداة في تحقيق ذلك. Grammarly عبارة عن منصة تحرير واسعة تستند إلى الويب تقوم بمراجعة محتوى النص بحثًا عن الأخطاء النحوية والإسهاب والتهجئة وعلامات الترقيم والسرقة الأدبية وتقديم الجودة.
تستخدم المنصة الذكاء الاصطناعي لضمان أن المحتوى الخاص بك خالي من العيوب تقريبًا وسهل الفهم. يمكنك التحقق مما إذا كان المحتوى الخاص بك جذابًا وفئة الأشخاص الذين يناسبهم. ومع ذلك ، فإن الإصدار المجاني محدود ، وسيتعين عليك التسجيل للحصول على الإصدار المدفوع للاستفادة من جميع الميزات المثيرة.
يمكنك أيضًا حفظ مستنداتك والعودة إليها عند الضرورة.
تحميل: نحوي لـ iOS | ماك | شبابيك (تتوفر عمليات شراء مجانية داخل التطبيق)
تميز في حياتك المهنية كمساعد افتراضي
المساعدة الافتراضية هي صناعة سريعة النمو ؛ وبالتالي ، يمكننا توقع مستوى تشبع جيد في المستقبل القريب. يعد اكتساب مهارات المساعد الافتراضي الأساسية أمرًا ضروريًا للبقاء على صلة بالصناعة. ومع ذلك ، فإن الجمع بين هذه الأدوات التي أدرجناها مع مجموعة المهارات الخاصة بك سيساعدك على التميز في حياتك المهنية.
أخيرًا ، إذا كنت جديدًا في المجال ، فأنت بحاجة إلى تعلم كيفية أن تصبح مساعدًا افتراضيًا أولاً قبل أن تبدأ في البحث عن الأدوات. يساعدك استهلاك المعلومات التأسيسية حول المسار الوظيفي على عدم إساءة استخدام هذه الأدوات على المدى الطويل.