كونك خدمة البريد الإلكتروني الأكثر شيوعًا في العالم ، فهذا يعني أن Gmail لديه عدد لا نهائي من التطبيقات والإضافات والوظائف الإضافية التي أنشأها المطورون. من إضافة الملاحظات والتعليقات مثل محرر مستندات Google إلى إرسال الملاحظات الصوتية عبر البريد الإلكتروني ، فهذه بعض الإضافات الجديدة الأكثر إنتاجية لـ Gmail.
هل سبق لك أن تلقيت بريدًا إلكترونيًا للعمل من رئيس أو عميل ، واضغط على Reply All لمناقشته داخليًا مع فريقك ، ونسيت إزالة المدير أو العميل؟ إنها كارثة! لكن Gmail لا يترك لك العديد من الخيارات لمناقشة بريد إلكتروني ، بصرف النظر عن بدء سلسلة رسائل بريد إلكتروني جديدة مع فريقك أو نقل المحادثة إلى نظام أساسي مختلف تمامًا.
تعليقات البريد الإلكتروني هي إضافة أنيقة ورائعة لمناقشة رسائل البريد الإلكتروني مع وضع علامة على عدد قليل من الأشخاص عليها بينما لا يتمكن الآخرون من رؤيتها. إنه يعمل تمامًا مثل التعليقات في محرر مستندات Google ولكن في Gmail. يضع الامتداد رمز التعليقات في الشريط الجانبي لـ Gmail. افتح رسالة بريد إلكتروني ، وانقر فوق هذا الرمز لرؤية نافذة تعليقات منبثقة لتلك الرسالة أو الموضوع.
في هذه النافذة ، يتم تمييز المشاركين باللون الأخضر (يمكنهم عرض التعليقات) أو باللون الأحمر (لا يمكنهم عرض التعليقات). لذا الآن ، بينما يستمر مؤشر ترابط البريد الإلكتروني الرئيسي مع النقل المطلوب ، يمكنك أيضًا التحدث مع فريقك في نافذة تعليقات البريد الإلكتروني مع تقدم الرسائل الرئيسية.
2. قم بإيقاف Gmail مؤقتًا (كروم) و Snailbox (الويب): إيقاف الرسائل الواردة مؤقتًا وتسليمها لاحقًا
البريد الإلكتروني هو إلهاء في العمل. في كل مرة تتلقى إشعارًا ، يجب عليك التحقق منه للتأكد من أنك لم تفوت شيئًا مهمًا. تقنية إنتاجية شائعة ل التغلب على إدمان البريد الإلكتروني هو منع وصول رسائل البريد الإلكتروني عند إرسالها وجعلها تظهر وفقًا لجدول زمني تقرره.
يضيف الإيقاف المؤقت لـ Gmail ملف إيقاف مؤقت للبريد الوارد الزر مباشرة أسفل الزر "إنشاء" في Gmail. عندما تريد جلسة عمل مركزة ، انقر فوق الزر واختر المدة التي تريد إلغاء الإيقاف فيها تلقائيًا لاحقًا. بالطبع ، يمكنك إلغاء الإيقاف يدويًا في أي وقت أيضًا. لا يوجد شيء أكثر من ذلك ، مما يجعل هذا أحد أبسط تطبيقات الإيقاف المؤقت للبريد الإلكتروني التي رأيناها وأكثرها أناقة.
Snailbox هي خدمة ويب تريد الاحتفاظ بمجموعة من رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بك حتى يمكن إرسالها وفقًا لجدول زمني تحدده أنت. سيتعين عليك إنشاء جدول بناءً على منطقتك الزمنية لإرسال البريد على فترات زمنية معينة. يمكنك إرساله عدة مرات في اليوم أو حتى كل ساعة. في أي وقت ، يمكنك تسجيل الدخول إلى Snailbox لتحرير الدفعة المتوقفة مؤقتًا أو النقر فوق تسمية Snailbox في صندوق الوارد الخاص بك في Gmail لرؤية رسائل البريد الإلكتروني. Snailbox مجاني لمدة أسبوعين ، وبعد ذلك تكلفته 5 دولارات شهريًا.
تحميل: إيقاف Gmail مؤقتًا لـ كروم (حر)
3. بريد إلكتروني صوتي (Chrome): أرسل ملاحظات صوتية سريعة عبر Gmail يمكن لأي شخص فتحها
في بعض الأحيان ، لا تريد (أو لا يمكنك) كتابة رسالة بريد إلكتروني طويلة لشرح النقطة التي تريد الوصول إليها. توفر تطبيقات الدردشة إمكانية بسيطة لإرسال رسالة صوتية مسجلة ، فلماذا لا يمكنك فعل ذلك بالبريد الإلكتروني؟ حسنًا ، يمكنك الآن استخدام Vocal Email.
يضيف الامتداد زرًا إلى صندوق التأليف لتسجيل مقطع صوتي يصل طوله إلى دقيقة واحدة. بمجرد الانتهاء من ذلك ، يمكنك إضافته كمرفق MP3 أو ربطه إذا كنت تريد توفير مساحة. يعتبر مرفق MP3 أكثر ملاءمة للمستلم حيث لا يحتاج إلى تثبيت أي شيء لسماع مقطعك ؛ يمكن تشغيل ملف الصوت من البريد. إذا فتحوا الرابط ، فسيأخذهم إلى تطبيق Vocal على الويب حيث يتم تخزين المقطع على حسابك ويمكن إعادة تشغيله إلى الأبد.
يسمح الإصدار المجاني من Vocal بتسجيل 50 مقطع صوتي لمدة دقيقة واحدة شهريًا. تسمح خطة الأعمال بـ 200 مقطع شهريًا بدون حد لوقت التسجيل وتضيف امتيازات مثل النسخ التلقائي في تطبيق Vocal.
تحميل: صوتي ل كروم (حر)
بالنسبة لأولئك الذين يستخدمون بريدهم الوارد حصريًا للتحدث إلى العملاء والعملاء ، فأنت بحاجة إلى طريقة لإضافة ملاحظاتك لكل جهة اتصال. بعض الإضافات تفعل ذلك بالفعل ، لكن لا يمكنك الوصول إلى هذه الملاحظات عندما تستخدم Gmail من هاتفك.
لكن الوظائف الإضافية من Google Workspace Marketplace لا تعمل فقط على سطح المكتب ولكن أيضًا على Gmail Mobile. تتلاءم هذه التطبيقات مع شريط Gmail الجانبي ، وهو أحد ملفات أفضل ميزات Gmail الجديدة. لتثبيت تطبيق Contact Notes CRM وإعداده ، ستظل بحاجة إلى المرور عبر Gmail لسطح المكتب في المرة الأولى.
بمجرد أن يعمل ، افتح بريدًا إلكترونيًا وقم بتشغيل Contact Notes CRM من خلال الشريط الجانبي. اللوحة هي المكان الذي تكتب فيه ملاحظات لجهة الاتصال هذه حتى تتمكن من تتبع المؤشرات الشخصية عند التفاعل معها. إذا كنت في بريدك الوارد الرئيسي ، فستعرض اللوحة جميع ملاحظاتك الأخيرة عبر جهات اتصال مختلفة.
5. تدفق البريد (Chrome): نظام قوي لإدارة البريد الإلكتروني لتنظيم المشاريع
Mailflow هو نظام إدارة بريد إلكتروني قوي للغاية يعمل داخل Gmail لتنظيم ملفات الرسائل ومشاركة المهام والجداول مع الفرق وإنشاء جداول بالمعلومات ذات الصلة من رسائل البريد الإلكتروني. في حالة عدم رغبتك في امتدادات متعددة ، فإنها تتضمن أيضًا بعض الميزات من الوظائف الإضافية الأخرى في هذه المقالة.
لتنظيم رسائل البريد الإلكتروني ، سيتعين عليك إنشاء مشاريع عن طريق الاختيار من بين عدة قوالب: رسائل البريد الإلكتروني فقط ، أو المشروع ، أو CRM البسيط ، أو الدعم ، أو التوظيف ، أو المهام. هذا يخلق أنواعًا مختلفة من أنظمة إدارة البريد الإلكتروني. يمكنك إضافة أي بريد إلكتروني إلى مشروع ، وسيقوم Mailflow تلقائيًا باستخراج العناصر الأساسية مثل المرفقات والمواعيد النهائية والمعلومات الشخصية من التوقيعات وما إلى ذلك.
عندما تفتح بريدًا إلكترونيًا ، يمكنك تحسينه باستخدام Mailflow بعدة طرق. قم بتمييز أي نص من البريد لتحويله إلى ملاحظة أو مهمة. يمكنك إضافة تعليقات إلى أي بريد إلكتروني ، تمامًا مثل تعليقات محرر مستندات Google. إذا تمت مشاركة المشروع مع آخرين ، يمكنك تعيين المهام للأعضاء أو عنوان الملاحظات والتعليقات لهم مباشرة.
بشكل عام ، يقوم Mailflow بعمل ممتاز في تنظيم رسائل البريد الإلكتروني للمشاريع في نظام موجز وسهل الفهم. من خلال مشاركتها مع الزملاء ، ستوفر على نفسك أيضًا من عمليات إعادة التوجيه اللانهائية ، وسلاسل البريد الإلكتروني التي تم تحريرها ، والمرفقات ذهابًا وإيابًا. كنا نطرحه مع أفضل إضافات Gmail لزيادة الإنتاجية.
يتيح لك الإصدار المجاني من Mailflow إدارة 25 سلسلة رسائل بريد إلكتروني ولديه ما يصل إلى خمسة ضيوف مجانيين. في رأينا ، هذا كافٍ للأفراد لتنظيم مشروعين إلى ثلاثة مشاريع في نظام منطقي بالنسبة لك. ولكن إذا كنت ترغب في استخدامه مع الفرق لإدارة المزيد من المشاريع ، فاحصل على Mailflow Pro غير المحدود مقابل 9 دولارات شهريًا.
تحميل: تدفق البريد لـ كروم (حر)
لا تقم بتثبيت الكثير من الامتدادات!
بينما نوصي بالعديد من الوظائف الإضافية والإضافات المختلفة لـ Gmail في هذه المقالة ، فربما تريد أن تكون أكثر انتقاءًا بشأن تلك التي تقوم بتثبيتها. على الرغم من فائدة كل هذه الإضافات ، تذكر أنها ستبطئ متصفحك. ومع ذلك ، لا يوجد مثل هذا التأثير من خلال تثبيت الوظائف الإضافية لـ Google Workspace Marketplace ، لذا انطلق مع ذلك.
