تم اعتماد اجتماع الاستعداد اليومي على نطاق واسع بين الفرق البعيدة والشخصية. سواء كنت تستخدمه بالفعل أو تفكر في اعتماده ، تتيح تطبيقات الاجتماع الاحتياطية المجانية هذه فحصًا سريعًا لحالة جميع أعضاء فريقك.
يعد اجتماع الاستعداد ميزة لا غنى عنها لأطر عمل رشاقة و سكروم للفرق أو الأفراد. الفكرة هي عقد اجتماع قصير حيث يقوم كل عضو من أعضاء الفريق بإطلاع الآخرين على إنجازاتهم أمس ، وأهدافهم اليوم ، وأي عقبات قد يواجهونها تجاه تلك الأهداف. في حالة التشغيل بكفاءة ، يجب ألا يستغرق الاجتماع اليومي الوقفي أكثر من دقيقة واحدة لكل شخص يحضر. وهذا النوع من الكفاءة والسهولة هما ما ستضمنه أدوات الاجتماع الاحتياطية هذه.
1. سبانخ (الويب): مكالمات الفيديو اليومية للاجتماعات الاحتياطية ، الحية أو غير المتزامنة
يركز السبانخ على جعل اجتماعات الوقوف اليومية سريعة ومنظمة بشكل جيد قدر الإمكان. إنه مجاني لفرق مكونة من تسعة أشخاص ولديه إعداد بسيط يتكامل مع Zoom و Google Meet و Slack و Jira.
قبل بدء الاجتماع ، سيرسل Spinach تذكيرًا يوميًا على Slack من خلال روبوت السبانخ للتحضير لتحديثاتك من خلال الرد على الروبوت. يمكنك أيضًا الحصول على هذه التحديثات من خلال Spinach باستخدام تطبيق مراسلة مختلف. تم تعيين الأسئلة بالفعل من قبل قائد الفريق. بمجرد أن يصبح الجميع جاهزًا ، يمكنك بدء مكالمة الفيديو المباشرة للفريق أو
تشغيل اجتماع مكالمة فيديو غير متزامن.تدور السبانخ من خلال الأسئلة والتحديثات لجميع الأعضاء بشكل منهجي. هناك أيضًا جهاز توقيت لمنع أي شخص من قضاء الكثير من الدقائق. هذه المنظمة ضرورية لضمان عدم خروج اجتماعات الوقوف عن المسار الصحيح.
يشجع التطبيق المستخدمين على عدم الخوض في المناقشات أثناء اجتماع الوقوف وحفظ تلك المتابعات عن طريق إضافتها إلى "مواضيع الفريق" أثناء الاجتماع. بعد ذلك ، بمجرد انتهاء الاجتماع ، يمكن لأعضاء الفريق اختيار معالجة هذه الموضوعات أو السماح للأعضاء المعنيين فقط بالتعامل معها فيما بينهم.
بعد الاجتماعات ، يرسل Spinach ملخص الاجتماع من خلال Slack bot. يمكنك أيضًا تسجيل الدخول إلى تطبيق Spinach بدلاً من ذلك لمشاهدة هذه الملخصات والتاريخ السابق.
2. غير مألوف (الويب): أفضل فرق اجتماعات الاستعداد اليومية لعمليات تسجيل الوصول غير المتزامن
Undiffer هي أفضل أداة لتشغيل اجتماع يومي كلاسيكي بشكل غير متزامن. هذا يعني أنه يتم طرح مجموعة مشتركة من الأسئلة اليومية على أعضاء الفريق ، والذين يمكنهم تحديثها في الوقت الذي يناسبهم. إنها فعالة بشكل خاص للفرق البعيدة حيث يعمل الزملاء في مناطق زمنية مختلفة ، ولكن يمكنك أيضًا استخدامها في مكتب عادي فقط لإبقاء الجميع على المسار الصحيح.
يقدم التطبيق أربعة أسئلة يومية ما الذي أنجزته بالأمس ، وما الذي تعمل عليه اليوم ، هل هناك أي شيء يعيق تقدمك ، ومزاجك الحالي (على مقياس من الرموز التعبيرية المبتسمة). كل ما تكتبه كرد يظهر كعنصر في قائمة التحقق. يمكنك الاستمرار في تحديد هذه المربعات أثناء إنجاز المهام ، والتي ستظهر تلقائيًا في اليوم التالي في قائمة "ما أنجزته بالأمس".
يمكن للمديرين أو الأعضاء الذين يرغبون في التحقق من زملائهم في الفريق الحصول على رؤى فورية. لوحة القيادة ، على سبيل المثال ، تُظهر الحالة المزاجية للفريق اليوم وعدد الأعضاء الذين قاموا بتسجيل الوصول. يمكنك أيضًا الاطلاع على الإحصائيات المتقدمة على مدار فترات مختلفة ، مثل عدد الأهداف والعوائق التي تمت إضافتها وعدد الأهداف التي تم تحقيقها والمزاج العام للفريق.
من السهل تصفح جميع البيانات والاطلاع عليها ، وكذلك تحديث القائمة اليومية. يعد تحويلها إلى قائمة مرجعية فكرة جيدة أيضًا لفريقك لاستخدامها كقائمة مهام لليوم وتعطيهم إحساسًا بالإنجاز عندما يضعون علامة على المهام على أنها مكتملة.
3. أرماديل (الويب): يلتقي مجلس كانبان بالاجتماعات الاحتياطية اليومية
غالبًا ما يصنعك خبراء الإنتاجية اختر بين كانبان و سكرم كنظم إدارة. يتبع Armadill نهجًا مختلفًا قليلاً ، باستخدام أفضل ميزات لوحة كانبان وبساطة الاجتماعات الاحتياطية اليومية لإنشاء مجموعة مختلطة.
لا يوجد سوى ثلاث لوحات في Armadill: Backlog و Today و Done. يمكنك إضافة بطاقات إلى كل منها لتحديث فريقك حول حالتك اليوم ، تمامًا كما تفعل في اجتماع الاستعداد اليومي. عندما تقوم بملء البطاقات الخاصة بك ، انقر فوق الزر "الإبلاغ عن الأهداف" لإضافته إلى موجز الفريق اليومي.
يمكن للفريق بأكمله رؤية ما أضافه الجميع إلى لوحاتهم الثلاثة. في هذه الخلاصة اليومية. عندما يقوم أي شخص بسحب وإسقاط بطاقة من لوحة إلى أخرى والنقر فوق زر التقرير ، فستتم مزامنتها في الخلاصة. إنه مشابه لتشغيل اجتماع الاستعداد اليومي بشكل غير متزامن ولكن بدون جزء "الاجتماع" الفعلي.
4. Geekbot (Chat Bot): اجتماعات يومية في Slack و Microsoft Teams
بالنسبة للفرق التي تستخدم تطبيق دردشة مثل Slack أو Microsoft Teams ، فإن Geekbot هو الحل الأمثل لجعل الجميع يشاركون في اجتماع الاستعداد اليومي. إنه مجاني لفرق تصل إلى 10 مستخدمين ، وهناك خيارات تسعير متدرجة.
كل يوم ، يسأل Geekbot جميع المستخدمين عن المجموعة المعتادة من الأسئلة الاحتياطية: ما الذي أنجزوه ، وأهداف اليوم ، والعقبات التي قد يواجهونها ، ومزاجهم الحالي. يمكن للمشاركين كتابة الردود داخل Slack واستخدام الرموز التعبيرية وذكر المستخدمين أو القنوات للحصول على تنبيهات.
يتم بعد ذلك تحديث الردود في قناة #status. هنا ، يمكن لأعضاء الفريق رؤية ما ينوي الآخرون القيام به وإجراء المزيد من المناقشات إذا لزم الأمر. تعرض قناة الحالة أيضًا رؤى أخرى ، مثل الحالة المزاجية للفريق لهذا اليوم.
يمكنك أيضًا طرح أسئلة على Geekbot للتحقق من الحالات بسرعة. على سبيل المثال ، ستظهر لك كتابة "ما الذي يعمل عليه X هذا الأسبوع" جميع أهداف X غير المكتملة في ملخص سريع.
يمكن استخدام Geekbot لأغراض أخرى أيضًا ، مثل الاستطلاعات الاستعادية ، والاستطلاعات ، و 1-on-1s. إذا كنت تريد خيارًا أكثر قوة ولكن مدفوع الأجر ، فراجع مراجعتنا لـ الاستعداد لفرق Slack و MS.
5. مقتطفات الفريق (الويب): أفضل تطبيق للاجتماعات اليومية الاحتياطية عبر البريد الإلكتروني
تفضل بعض الفرق التواصل عبر البريد الإلكتروني بدلاً من إشراك الكثير من التطبيقات ومكالمات الفيديو والرسائل. لقد رأينا عددًا غير قليل من قوالب البريد الإلكتروني المجانية للاجتماعات الاحتياطية اليومية والموارد الأخرى ، لكننا نوصي بدفع 2 دولار لكل مستخدم لاستخدام Team Snippets.
إنه تنفيذ مثالي للاجتماع الوقائي اليومي لاستخدامه بالكامل في صندوق الوارد الخاص بك. ستحصل على الأسئلة الثلاثة القياسية يوميًا ، مع مربع حوار لملء الإجابات. افصل بين النقاط باستخدام واصلة لبدء السطر بحيث تظهر كنقاط نقطية في الملخص النهائي. الملخص بسيط ، إلى حد كبير ، ويتيح لك الرد على الأعضاء الفرديين من خلال "التعليق" على المقتطف الخاص بهم.
يمكن للمسؤولين تعيين تردد البريد الإلكتروني وتوقيته والأسئلة المخصصة للاجتماع الاحتياطي اليومي. تضع Team Snippets قيمة على الخصوصية ، حيث إنها تنقل البيانات عبر اتصالات آمنة ولا تبيعها لأطراف ثالثة.
حافظ على وضع الوقوف ، وليس المناقشات
سواء كنت تستخدم أداة أو تعقد اجتماعات وجهًا لوجه مع أعضاء فريقك ، فهناك استراتيجيتان ناجحتان لمنع اجتماعات الوقوف اليومية من الانحراف عن المسار الصحيح. الأول هو تعيين مؤقت لجميع المشاركين لإصدار تحديثهم ، وعادة ما يكون ذلك لمدة دقيقة تقريبًا. قد ترغب في تجربة الممتازة والحرة نخب يومي أداة لتعيين مؤقت لمدة دقيقة واحدة لكل مشارك في اجتماع الاستعداد.
والثاني هو عدم الترفيه عن المناقشات. يمكن أن يحدث هذا في كثير من الأحيان في جزء "العقبات والحواجز" ، حيث يمكن أن يشعر أعضاء الفريق بالهجوم أو اللوم. لكن يجب على الشخص الذي يدير الاجتماع أن يضع قاعدة صارمة مفادها أن الاجتماع الاحتياطي مخصص لتحديثات الحالة فقط. سيتم إجراء أي مناقشة حول هذه التحديثات بعد الاجتماع بين الأطراف المعنية لتجنب إضاعة وقت أي شخص آخر.
