من المحتمل أنك تفتح Outlook وتستخدم بعض ميزاته الرائعة مثل العلامات والتصنيف والأرشفة يوميًا. على الرغم من أن هذه الميزات تجعل من السهل بالفعل إدارة رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بك ، إلا أن هناك أدوات Outlook أخرى متاحة يمكنها نقل مؤسسة البريد الإلكتروني الخاصة بك إلى المستوى التالي.
في هذا المنشور ، سنخبرك سبع نصائح وحيل متقدمة في Outlook قد ترغب في التحقق منها في المرة التالية التي تفتح فيها صندوق الوارد الخاص بك.
1. الرد على رسائل البريد الإلكتروني المتكررة بأجزاء سريعة
هل تجد نفسك تكتب نفس محتوى البريد الإلكتروني مرارًا وتكرارًا؟ ربما يسأل زملاؤك في العمل نفس السؤال بشكل متكرر ، أو تقوم دائمًا بالإعلان نفسه كل شهر. في هذه الحالة ، ستكون Quick Parts أفضل صديق لك.
مجموعة من أجزاء المحتوى القابلة لإعادة الاستخدام ، Quick Parts ، هي واحدة من الأفضل طرق لتعزيز سير عملك في Outlook. يمكنك الوصول إلى هذه الميزة من إدراج علامة التبويب في كل مرة ترد فيها على (أو تنشئ بريدًا إلكترونيًا جديدًا).
لإضافة مقتطف جديد إلى "الأجزاء السريعة" ، ما عليك سوى فتح بريد إلكتروني جديد ، واكتب رسالتك أو عبارتك ، ثم قم بتمييز النص. ثم اذهب الى
إدراج> أجزاء سريعة> حفظ التحديد في معرض الأجزاء السريعة. يمكنك البدء في استخدام هذا المقتطف وقتما تشاء.2. إعادة استخدام الرسائل المتكررة مع قالب البريد الإلكتروني
على غرار Quick Parts ، تساعدك قوالب البريد الإلكتروني في Outlook على توفير الوقت عن طريق إعادة استخدام الرسائل التي تم تكوينها مسبقًا. لم تعد مضطرًا إلى كتابة نفس البريد الإلكتروني مرة أخرى ، حيث تحتاج فقط إلى سحب قالب البريد الإلكتروني المعد مسبقًا. ميزته عن Quick Parts هي أنه يمكنك ملء الموضوع والمستلمين أيضًا ، وليس فقط الجسم.
لإنشاء قالب بريد إلكتروني ، ما عليك سوى إنشاء بريد إلكتروني جديد واكتب رسالتك. يمكنك اختيار ترك المستلمين وأسطر الموضوع فارغة. ثم اذهب الى ملف> حفظ باسم. احفظ البريد الإلكتروني كملف قالب Outlook في المجلد الافتراضي.
لاستخدام النموذج ، انقر فوق عناصر جديدة منك بيت فاتورة غير مدفوعة. يختار المزيد من العناصر> اختر النموذج، وتغيير إنظر في المجال ل Uسر القوالب في نظام الملفات. هناك ، يمكنك اختيار قالب بريد إلكتروني قمت بإنشائه مسبقًا.
3. تبسيط الإجراءات المتكررة بخطوات سريعة
يتم إرسال "الخطوات السريعة" إلى الأشخاص الذين يقومون باستمرار بنفس سلسلة الإجراءات مع رسائل البريد الإلكتروني التي يتلقونها. على سبيل المثال ، عندما تتلقى رسالة بريد إلكتروني عاجلة من أحد الزملاء بعد ساعات العمل ، فإنك تضع علامة عليها ، وتغير الحالة إلى أهمية عالية ، ثم ترسل ردًا يقول ، "سأعود إليك غدًا."
قد يكون هذا مملاً للغاية إذا كنت لا تحب قضاء أكثر من 30 ثانية في متابعة رسائل البريد الإلكتروني مثل هذه. لذلك بدلاً من القيام بالخطوات المذكورة أعلاه يدويًا ، يمكنك فقط أتمتة الإجراء الخاص بك باستخدام Quick Steps.
يمكنك بسهولة العثور على هذه الميزة على بيت علامة التبويب في تطبيق Outlook الخاص بك. توجد بالفعل خطوات سريعة افتراضية متاحة هنا ، مثل "منتهي"يضع علامة على البريد الإلكتروني كمكتمل ، وينقله إلى مجلد ويميزه كمقروء. "الى المدير"هذا يعيد توجيه البريد الإلكتروني إلى مديرك ؛ و "الرد والحذفيرسل ردًا ويحذف الرسالة الأصلية. ومع ذلك ، يمكنك أيضًا تخصيص سلسلة الإجراءات الخاصة بك.
4. أنشئ قواعد لإدارة أفضل للبريد الإلكتروني
تشبه القواعد إلى حد ما الخطوات السريعة ، لأنها تتيح لك أيضًا التعامل مع رسائل البريد الإلكتروني الواردة (والصادرة) بطريقة معينة. على سبيل المثال ، يمكن للقواعد نقل رسائل البريد الإلكتروني من John Doe إلى مجلد الأرشيف وتمييزها كمقروءة. يمكنك أيضًا استخدام القواعد لـ تلقائيًا CC أو BCC بنفسك في Outlook.
ومع ذلك ، على عكس الخطوات السريعة ، حيث تحتاج إلى اختيار خطوة سريعة معينة قبل أن يتم تطبيقها على رسالة ، فإن القواعد تكون تلقائية. بمجرد تلقي بريد إلكتروني يناسب الشروط التي حددتها في القاعدة ، سيتم تطبيق الإجراءات التي حددتها تلقائيًا. هذا يجعل تنظيم بريدك الوارد أقل إرهاقًا. يمكنك إنشاء القاعدة الخاصة بك بالانتقال إلى الصفحة الرئيسية> القاعدة> إنشاء قاعدة.
5. إرسال ردود تلقائية خارج المكتب أثناء تواجدك بالخارج
ما لم تكن مدمنًا على العمل بشكل كبير ولديك خوف من الضياع ، فمن المحتمل أنك لا تحب التحقق من رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بك أثناء وجودك في إجازة. ومع ذلك ، فأنت أيضًا لا تحب ترك زملائك في العمل والعملاء معلقين. لهذا السبب من المهم تعيين الردود التلقائية حتى تعود إلى وضع العمل.
الردود التلقائية هي بالضبط ما يوحي به الاسم. عند تشغيله لمدة محددة ، سيتلقى الأشخاص الذين يرسلون بريدًا إلكترونيًا إليك خلال هذا الإطار الزمني ردًا تلقائيًا بالرسالة التي قمت بإنشائها في إعداد "الردود التلقائية". لإنشاء واحدة ، انتقل إلى ملف> معلومات> الردود التلقائية.
6. قم بالفرز بسهولة من خلال صندوق الوارد الخاص بك مع التنظيف
آخر شيء تريد رؤيته بعد عودتك من العطلة هو صندوق وارد مليء بمئات رسائل البريد الإلكتروني الزائدة عن الحاجة. بينما لا يمكنك منع حدوث ذلك ، هناك طريقة واحدة يمكنك القيام بها اجعل برنامج Outlook أقل تشتيتًا للانتباه: ميزة التنظيف.
يؤدي هذا إلى حذف الرسائل المكررة من سلاسل البريد الإلكتروني ، بحيث يمكنك قراءة عدد أقل من الرسائل مع الاستمرار في فهم المحادثة بأكملها. على سبيل المثال ، تلقيت أنت وكلير بريدًا إلكترونيًا من Louie. ردت كلير وأدرجت رسالة لوي الأصلية في ردها. سيقوم برنامج Clean Up بعد ذلك بحذف البريد الإلكتروني الخاص بـ Louie لأنه يمكن العثور على محتوياته بالفعل في رد كلير.
إذا كنت قلقًا من أن هذه الميزة قد تحذف رسائل البريد الإلكتروني المهمة ، فيمكنك دائمًا التوجه إلى مجلد العناصر المحذوفة ، حيث يتم نقل الرسائل المكررة. لاستخدام برنامج التنظيف ، انتقل إلى بيت علامة التبويب وانقر فوق تنظيف في ال يمسح قسم.
7. استخدم التنسيق الشرطي لإبراز الرسائل المهمة
إذا كنت شخصًا يتلقى المئات من رسائل البريد الإلكتروني في يوم واحد ، فمن السهل أن تفقد أهم الرسائل ، مثل تلك الواردة من رئيسك أو عميلك. هذا هو المكان الذي يلعب فيه التنسيق الشرطي.
تتيح لك ميزة Outlook هذه تخصيص رسائل بريد إلكتروني معينة لجعلها تخرج من صندوق الوارد الخاص بك. على سبيل المثال ، يمكنك إنشاء تنسيق شرطي لتغيير خط رسائل البريد الإلكتروني لرئيسك في العمل إلى Comic Sans. يمكنك أيضًا جعل أي رسائل بها كلمة "اجتماع" في سطر الموضوع تتحول إلى ظل وردي نابض بالحياة. يمكنك العثور على إعدادات التنسيق الشرطي بتنسيق عرض> عرض الإعدادات.
كن محترفًا في Microsoft Outlook باستخدام هذه النصائح والحيل
هذه النصائح والحيل السبعة المتقدمة بالكاد تخدش سطح ميزات Outlook. كلما زاد استخدامك للتطبيق ، ستكتشف بالتأكيد ميزات جديدة ومفيدة يمكن أن تساعد في زيادة سرعة إدارة بريدك الإلكتروني.
