Microsoft Outlook هو عميل البريد الإلكتروني المفضل لدى الجميع. إنه سهل الاستخدام ، مع الكثير من ميزات تحسين الإنتاجية المستخدمة بانتظام في إعداد المؤسسة. غالبًا ما تقوم بتنفيذ إجراءات بشكل متكرر على مدار اليوم في Outlook.
لحسن الحظ ، قامت Microsoft بتضمين ميزة أنيقة لتعزيز الإنتاجية تسمى Quick Steps للمساعدة في أتمتة سلسلة من الخطوات. تابع القراءة بينما نخبرك عن ماهية الخطوات السريعة وكيف يمكنك تحقيق أقصى استفادة منها لزيادة إنتاجيتك في Outlook.
ما هي الخطوات السريعة في Microsoft Outlook؟
الخطوات السريعة هي ميزة إنتاجية سهلة الاستخدام ومتوفرة في Outlook 2013 وما بعده. يجعل من الممكن أتمتة سلسلة من الإجراءات المتكررة المتعددة بسرعة. تتمتع أتمتة هذه المهام بفائدة إضافية تتمثل في تسهيل إدارة العديد من صناديق البريد في وقت واحد ، مع توفير كميات ثمينة من الوقت يوميًا.
يمكنك استخدام "الخطوات السريعة" لسيناريوهات مختلفة. قد تقوم حالة الاستخدام اليومي بنقل بريد إلكتروني تلقائيًا إلى مجلد معين في نفس الوقت إعادة توجيه بريد إلكتروني إلى زميل والإشارة إليها على أنها مهمة بنقرة واحدة فقط.
بشكل افتراضي ، يوفر لك Microsoft Outlook بعض الإجراءات السريعة الشائعة الاستخدام. يمكنك استخدامها كما هي أو تخصيص الخطوات السريعة الافتراضية وفقًا لاحتياجاتك. إذا لم يكن ذلك كافيًا ، يمكنك إنشاء "خطوة سريعة" مخصصة لتحسين سير عملك الروتيني.
استخدام الخطوات السريعة الافتراضية في برنامج Microsoft Outlook
في Microsoft Outlook ، يمكنك استخدام الخطوات السريعة الافتراضية بسهولة أثناء التنقل. هناك أربع خطوات سريعة محددة مسبقًا في Outlook (كجزء من Office 365): الانتقال إلى "مدير" البريد الإلكتروني للفريق، و الرد والحذف.
سيتعين عليك تكوينها باستخدام عناوين البريد الإلكتروني الصحيحة للمستلمين والمجلدات المفضلة قبل أن تتمكن من استخدامها لأول مرة. لاستخدام ال الانتقال إلى خطوة سريعة ، اتبع الخطوات أدناه:
- من بيت علامة التبويب ، انقر فوق الانتقال إلى من خطوات سريعة قسم.
- في ال الإعداد لأول مرة في مربع الحوار ، اختر المجلد الذي تريد نقل رسائل البريد الإلكتروني إليه وأعد تسمية الخطوة السريعة إذا لزم الأمر.
- انقر فوق يحفظ، وأنت على استعداد لنقل الرسائل الإلكترونية بسرعة.
- حدد البريد الإلكتروني الذي تريد نقله إلى مجلد آخر وانقر فوق الخطوة السريعة المحفوظة من ملف بيت فاتورة غير مدفوعة. سيقوم Outlook بنقل البريد الإلكتروني مباشرة إلى المجلد الذي تم تكوينه.
يمكنك تكوين "الخطوات السريعة" الافتراضية الأخرى بطريقة مماثلة. قد تكون مهتمًا أيضًا بالتعلم كيفية أرشفة رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بك في Microsoft Outlook على جهاز الكمبيوتر الخاص بك.
كيفية إنشاء خطوة سريعة مخصصة في Microsoft Outlook
إذا وجدت أن "الخطوات السريعة" الافتراضية غير قادرة على ملاءمة سير عملك ، فيمكنك بسهولة إنشاء "خطوة سريعة" مخصصة. يمكن أن يكون مجرد إجراء بسيط ، مثل حذف بريد إلكتروني أو إعادة توجيهه ، أو سلسلة من الإجراءات ، مثل إعادة توجيه بريد إلكتروني إلى زميل في العمل ثم نقله إلى مجلد مخصص.
بمجرد الإعداد ، يمكنك أتمتة هذه المهام الصارمة بنقرة واحدة فقط. في هذا المثال ، سننشئ خطوة سريعة مخصصة في Microsoft Outlook والتي:
- ينقل بريدًا إلكترونيًا إلى مجلد مختلف
- يضع علامة على البريد الإلكتروني على أنه غير مقروء
- إعادة توجيه البريد الإلكتروني إلى زميل في العمل
- وضع إشارات على البريد الإلكتروني على أنه مهم
إليك كيفية إعداده:
- حدد ملف خلق جديد إبداع جديد خيار من خطوات سريعة مجموعة علامات التبويب ضمن بيت.
- أدخل اسمًا لخطوتك السريعة أسفل اسم الحقل (سنسميه تجريبي).
- من القائمة المنسدلة أسفل أجراءات القسم أولا حدد انتقل إلى المجلد وسيختار مجلد الوجهة.
- انقر على أضف إجراء زر وحدد وضع علامة "غير مقروءة".
- مرة أخرى ، انقر فوق أضف إجراء لإعداد إعادة توجيه البريد الإلكتروني والاختيار إلى الأمام.
- في ال ل… ، أدخل عنوان البريد الإلكتروني الذي تريد إعادة توجيه البريد الإلكتروني إليه ، أو حدد واحدًا من دفتر العناوين الخاص بك.
- أخيرًا ، سنضغط على أضف إجراء لتضمين حالة العلم.
- اختياريًا ، يمكنك أيضًا إعداد ملف مفتاح الاختصار من القائمة المنسدلة.
- بمجرد أن تكون جاهزًا ، انقر فوق ينهي.
- يمكنك استخدام خطوتك السريعة المخصصة من ملف خطوات سريعة أو مفتاح الاختصار الذي تم تكوينه.
Microsoft Outlook منتج أكثر من أي وقت مضى
الخطوات السريعة في Microsoft Outlook هي شهادة على سمعة Outlook كعميل بريد إلكتروني احترافي يجعل العمل الروتيني أمرًا سهلاً. إذا كنت تفكر يومًا في التبديل من Microsoft Outlook ، فقد تفاجأ بسرور بميزات عملاء البريد الإلكتروني الآخرين.
