هناك طريقتان لنسيان مهمة. الطريقة الأولى ، لا تدونها ، لكنك تتذكر في النهاية في اللحظة الخاطئة بالضبط. الآخر ، المهمة تتركك تمامًا حتى يحملك شخص ما المسؤولية. لا يعتبر أي من الحالتين ممتعًا.
هذا هو السبب في أن إقران قائمة المهام الخاصة بك مع الأعمال المتأخرة يعد أمرًا مثاليًا. من المفيد أيضًا أن تحتفظ به في مكان يسهل الوصول إليه ، مثل جداول بيانات Google. لذا ، كيف يمكنك إنشاء تراكم واستخدامه جنبًا إلى جنب مع قائمة المهام في جداول بيانات Google؟ تابع القراءة لمعرفة ذلك.
ما هي الأعمال المتأخرة ولماذا تستخدم واحدًا؟
إذا احتفظت بكل ما تحتاج إلى القيام به في قائمة تشغيل واحدة ، فلن تشعر أبدًا أنك تنجز أي شيء. باستخدام الأعمال المتراكمة ، يمكنك إيقاف جميع مهامك التي لا تمثل أولوية حالية في أي مكان آخر ووضع تركيزك الكامل على قائمتك اليومية. بينما لا تزال المهام المتراكمة مهمة ، إلا أنها معلقة في الوقت الحالي حتى تكون مستعدًا لمعالجتها.
على سبيل المثال ، لديك بالفعل قائمة بالأشياء التي تعمل من خلالها ، ويطلب منك زميل في العمل تدقيق عرضه التقديمي. يجب أن تضعه في قائمة الأعمال المتأخرة الخاصة بك حتى لا تنسى طلب زميلك في العمل ، وهو موجود لتذكيرك عند كتابة قائمتك التالية.
يعد الاحتفاظ بالتراكم أمرًا مثاليًا لأنه يمنع المهام من الوقوع بين الشقوق. يساعدك أيضًا على الاستمرار في التركيز على قائمتك الحالية بدلاً من الغوص في مشاريع أو طلبات جديدة عند ظهورها. أثناء كتابته ، تقر بأنك ستعود إليه لاحقًا ، لذلك لا داعي للقلق بشأنه الآن.
بناء قائمة المهام مع تعقب Backlog في جداول بيانات Google
أنت تستطيع أنشئ قائمة مهام بسيطة في جداول بيانات Google باتباع هذه الخطوات:
- أضف عنوانًا للخلية B: 1 من الورقة ، وأضف بعض الألوان للصف العلوي.
- قم بتمييز من 1 إلى 10 خلايا في العمود الأول من الورقة عن طريق النقر فوق رأسها — مهما كان عدد المهام التي عادة ما تعمل عليها يوميًا.
- اذهب إلى إدراج في القائمة العلوية.
- يختار خانة اختيار.
الآن سيكون لديك قائمة تحقق بسيطة.
بعد ذلك ، انقر فوق علامة الجمع (+) في الزاوية اليسرى السفلية لإنشاء علامة تبويب جديدة وتسميتها تراكم—وحدة مع قائمتك الحالية لكى يفعل إذا لم تكن قد فعلت ذلك بعد. في علامة التبويب Backlog ، أضف عنوانًا وبعض الألوان إلى الصف العلوي.
إذا لم تكن من محبي الاحتفاظ بجميع مهامك في مكان عام واحد ، فيمكنك الاحتفاظ بالعناصر الخاصة بمشروع ما أو حتى منفصلة عن طريق إضافة عناوين إلى أعمدة متعددة. بعض الأمثلة قد تكون تراكمًا في المنزل ، وتراكم العمل ، وتراكم التجديدات ، وتراكم الأعمال الإبداعية ، وما إلى ذلك.
خيار آخر هو الاحتفاظ بعلامات تبويب أو مستندات منفصلة للعمل أو المدرسة أو المنزل. حقًا ، هذا هو الأفضل بالنسبة لك ، ولكنك تريد التأكد من إمكانية الوصول إلى القوائم الخاصة بك وأنك تستخدمها يوميًا. بالنسبة للبعض ، قد يكون الاحتفاظ بواحد هو النهج المثالي.
بمجرد إعداد الصف العلوي ، حان الوقت لإجراء جرد لكل ما تحتاج إلى القيام به. تجنب الإفراط في التفكير في هذا. أضفها إلى القائمة إذا كانت ذات مغزى وليست شيئًا طبيعيًا ، مثل العادة اليومية. خذ لحظة بعد ذلك لمراجعة العناصر الموجودة في قائمتك.
تحقق من وجود أي مهام قد تتمكن من التخلي عنها. على سبيل المثال ، تريد أن تتعلم الرسم ، لكن هذه العملية تبدو الآن وكأنها عمل روتيني. احذف هذا الدرس من الأعمال المتراكمة الخاصة بك ، أو إذا كنت تريد فعل ذلك في وقت ما ، فقم بإنشاء درس ثالث إعادة النظر علامة التبويب ونقلها هناك الآن. هناك ، لا يمكن أن يزعجك أثناء عملك على أشياء أخرى.
كيفية نقل المهام من Backlog في Google Sheets
عند كتابة قائمة مهامك اليومية ، ابدأ بنقل المهام غير المكتملة. ثم تحقق من تراكم العناصر التي تريد تحديد أولوياتها في ذلك اليوم.
لنقلها من ورقة إلى أخرى ، قم بقص الخلية ولصقها في قائمتك اليومية. سيؤدي قصه بدلاً من نسخه إلى حذفه من تراكمك. سترى أن الخلية فارغة الآن ، لذا يمكنك إما النقر بزر الماوس الأيمن لحذفها أو تعبئتها بشيء جديد.
للمساعدة في تحديد أولويات العناصر الموجودة في الأعمال المتراكمة ، يمكنك إنشاء نظام ترتيب لتصنيف صعوبة مهمتك أو طولها أو أهميتها. على سبيل المثال ، يمكنك استخدام الأرقام من 1 إلى 3 في عمود آخر بجانب مهمة لتقدم لنفسك تقديرًا لمدى فرض ضرائب على عنصر ما على الأعمال المتراكمة الخاصة بك. بهذه الطريقة ، تتجنب تكليف نفسك بالعديد من المهام الصعبة دفعة واحدة.
يمكنك إضافة بعض الترميز اللوني إلى نظام التصنيف الخاص بك يستخدم تنسيق مشروط، وجدت تحت شكل قائمة طعام. مع تحديد عمود الترتيب ، اختر يحتوي النص على تحت تنسيق الخلايا إذا ...، أضف الرقم إلى الحقل ، وحدد لون الخلفية المقابل.
نصائح حول الاحتفاظ بسجل تراكمي في جداول بيانات Google
- تجنب إضافة العادات اليومية إلى قائمة المهام الخاصة بك والتراكم. سيؤدي ذلك فقط إلى تشويشهم وإضافة خطوات إضافية إلى العملية.
- أضف المهام بمجرد التفكير فيها أو التعرف عليها.
- قسّم المهام أو المشاريع الكبيرة إلى إجراءات أصغر لجعلها أقل إرهاقًا.
- غالبًا ما تحقق من العناصر غير ذات الصلة أو التي عفا عليها الزمن لمنع تراكم الأعمال المتراكمة لديك.
- تأكد من موازنة عبء العمل الخاص بك أثناء نقل العناصر. تجنب ملء يومك بالمهام الصعبة والطويلة. اذهب لبعض الأشياء السريعة أيضًا للحفاظ على زخمك.
- إذا كنت بحاجة إلى إعادة ترتيب أولويات قائمتك اليومية ، فقم بإعادة المهام غير المكتملة إلى الأعمال المتراكمة.
- إذا ظل أحد العناصر قيد التشغيل أو استمر في العودة إلى الأعمال المتراكمة الخاصة بك ، فقد يكون ذلك علامة على أنه ليس أولوية ، أو تحتاج إلى وضعه في أعلى قائمتك وإزالته من الطريق.
- لأرشفة المهام التي أكملتها ، أنشئ ملف أرشيف علامة التبويب ، أضف النطاق الزمني للأسبوع إلى أعلى العمود ، وقم بقص ولصق المهام التي تم إلغاء تحديدها هنا قبل إنشاء قائمتك الجديدة. خلاف ذلك ، احذفها.
- شارك عبء العمل مع شخص آخر عن طريق إنشاء فريق عمل متراكم. بهذه الطريقة ، يمكنك معالجة المهام معًا مع تجنب التداخل. لن تحتاج أيضًا إلى إخبارهم بما يجب فعله والعكس صحيح.
منع المهام من الوقوع بين الشقوق مع تراكم في جداول بيانات جوجل
إذا كنت تحتاج في كثير من الأحيان إلى تذكيرات بالمهام أو نسيانها تمامًا ، فسيساعدك التراكم على البقاء على رأسها. سيساعدك أيضًا في تحديد أولويات قائمة المهام اليومية وتحديد وقت إلغاء تحميل المهام الأقل أهمية. بفضل جداول بيانات Google ، يعد البدء أمرًا سهلاً ، ويمكنك الوصول إليه عبر أجهزة متعددة.