ليس سراً أن الباحثين عن عمل يحتاجون إلى مهارات الاتصال. في الواقع ، تعد مهارات الاتصال دائمًا واحدة من أكثر الصفات المرغوبة التي يبحث عنها مديرو التوظيف في المرشحين للوظائف. تتطلب عملية التوظيف بأكملها مهارات اتصال: صياغة سيرتك الذاتية لتسمير مقابلة العمل تلك ، والعمل فعليًا في الوظيفة ، والاستقالة أخيرًا (أو الطرد).
الآن هذا العمل عن بعد آخذ في الارتفاع ؛ أصبحت مهارات الاتصال أكثر أهمية للنجاح الوظيفي. إذا كان من الممكن أن يحدث سوء الفهم في المواجهات وجهاً لوجه ، فماذا أكثر عندما يتم التفاعل عبر الإنترنت؟ فيما يلي أهم مهارات الاتصال التي تحتاجها للنجاح في وظيفتك عن بُعد.
1. أخذ الملاحظات
تدوين الملاحظات هو مهارة مهمة في العالم الرقمي ، حيث نحن مثقلون بالمعلومات. مقالة مركز بيو للأبحاث عن الآثار السلبية للحياة الرقمية يقتبس أحد المشاركين قوله:
"أحد التأثيرات الرئيسية (للحياة الرقمية) هو الانخفاض العام في الذاكرة قصيرة المدى ، و... ما هو السؤال؟" - مجيب مجهول ، مركز بيو للأبحاث
جعل الاتصال المفرط من الصعب الاستمرار في المهمة ، مما يطرح مشكلة لأصحاب العمل والعاملين عن بعد. مثل بالفعل يقول ، يرغب أصحاب العمل في أعضاء الفريق الذين يمكنهم تفسير التعليمات ونقل ذلك بشكل فعال للآخرين. بالتأكيد لن تكون قادرًا على القيام بذلك إذا كنت مثل ذلك المستجيب المجهول.
إذا وجدت نفسك باستمرار تنسى مهامك ، فاستخدم تطبيقات تدوين الملاحظات. هناك الكثير من الأدوات عبر الإنترنت التي يمكنك استخدامها ، من تطبيقات بسيطة جدًا مثل ملاحظات Microsoft اللاصقة إلى الأكثر تعقيدًا سبج (لمدوني الملاحظات المتطور على المنشطات) إلى المشهور تودويست، الذي يحتل مكانًا رائعًا بين الأولين.
2. إستجابة
في مكان العمل الفعلي ، من السهل على الأشخاص الدردشة معك في مقصورتك أو أثناء ساعات الغداء ، والحصول على إجابة فورية. في مكان العمل الافتراضي ، يمكنك بسهولة تجاهل أو نسيان الرد على رسائل البريد الإلكتروني أو المكالمات أو الرسائل الفورية.
إذا كنت لا تريد أن يعتقد الناس أنك تتقاعس عن العمل ، فابذل قصارى جهدك لتكون متجاوبًا (إلا إذا كنت في حالة طوارئ أو في إجازة). يمكنك بسهولة أن تفقد ثقة فريقك أو عميلك إذا فشلت في الرد على أهم الرسائل. جرب أفضل الممارسات التالية لضمان عدم تفويت أي اتصالات مهمة:
- حدد جدولاً زمنيًا للتحقق من الرسائل خلال اليوم (يفضل البعض القيام بذلك في فترة ما بعد الظهر وحجز ساعاتهم الأكثر إنتاجية في الصباح للعمل العميق).
- إدارة الإخطارات على ساعتك الذكية. تتيح لك بعض الساعات الذكية إيقاف تشغيل الإشعارات مؤقتًا عندما تحتاج إلى القيام بعمل مركز.
- تجنب الحجز المزدوج وتفويت المواعيد المهمة مع أفضل التقويمات المجانية على الإنترنت.
- أبلغ فريقك بساعات عملك إذا كنت تعمل في مناطق زمنية مختلفة أو تعمل بجدول زمني مختلف.
- قم بإعداد مجيب تلقائي متكرر أثناء الإجازة في Gmail.
- الرد التلقائي على الرسائل النصية على Android.
- أرسل رسائل نصية آلية على iPhone.
إذا فقدت شيئًا ما ، فسرع في الاعتذار والتعويض.
3. التقديم عبر الإنترنت
يختلف تقديم عرض تقديمي عبر الإنترنت اختلافًا كبيرًا عن تقديمه شخصيًا. ستحتاج عادةً إلى تجهيز المعدات التقنية الخاصة بك ، أو سيتعين عليك التنسيق مع شخص آخر في مكان آخر. يعتمد التواصل مع الجمهور أيضًا على التواصل البصري والإيماءات والحركة ، والتي يتم فقد الكثير منها عبر الإنترنت.
ومع ذلك ، تأكد من أنك تستثمر في معدات وأدوات جيدة عبر الإنترنت ، حتى تبدو محترفًا و تبدو جيدة على كاميرا الويب. تدرب على عرضك التقديمي - ربما حتى تسجل نفسك باستخدام تلوح في الأفق مسجل الشاشة — حتى تكون واثقًا من نغمة الصوت ومستوى الصوت والشرائح والمظهر.
نظرًا لأن جمهورك سيتفاعل مع الشرائح في معظم الأوقات ، فتجنب استخدام العروض التقديمية المملة. يمكنك تنزيل قوالب جذابة على مواقع مثل 24 الشرائح و باوربوينتيفي. أو يمكنك المحاولة عروض Canva التقديمية، الذي يتيح للفرق التعاون في عرض تقديمي ، ويمكّن الجمهور من طرح الأسئلة ، ويسمح للعديد من مقدمي العروض بالتحكم في الشرائح.
4. أخذ الملاحظات البناءة وإعطاءها
من الصعب معرفة ما يريده العملاء وأصحاب العمل منك دون الاتصال وجهاً لوجه. من الصعب أيضًا الإبلاغ عن تقدم العمل والتوقعات في بيئة العمل عن بُعد. ليس لديك حتى إشارات غير لفظية يمكنك الاعتماد عليها ، ولا يمكنك حقًا "تفسير" النغمة بناءً على رسالة بريد إلكتروني.
قم بإعداد عملية العمل الخاصة بك لتتضمن نظام ملاحظات بناء يمنح أعضاء فريقك فرصة لتقييم بعضهم البعض بصدق. يمكنك القيام بذلك من خلال:
- نماذج الملاحظات: اقترح استخدام نموذج ملاحظات باستخدام نماذج قابلة للتحرير من فورمستاك أو 123FormBuilder.
- رسالة فورية: اطرح أسئلة توضيحية من خلال قناة المراسلة الفورية المفضلة للعميل / رئيسك. قد تسأل ، "بناءً على بريدك الإلكتروني الأخير ، تريد مني ..." أو "لقد ذكرت أنني بحاجة إلى... هل هذا صحيح؟"
- بريد إلكتروني: قم بصياغة وإرسال خطة عمل بمجرد تلقيك أي ملاحظات تطلب منك تحسين عملك.
5. الكتابة المهنية
يحدث الكثير من الاتصالات الرقمية حاليًا في شكل كتابي ، خاصة بالنسبة للفرق التي أدارت ظهورها لاجتماعات الفيديو الطويلة وغير المنتجة. نحن نتحادث ، ونرسل بالبريد الإلكتروني ، ونرسل المستندات الرسمية ، وكلها تتطلب منا الكتابة بوضوح.
لا يمكن لمهارات الكتابة أن تلتقط بشكل كامل ميزات التواصل الشخصي ، ولكن يمكنها بشكل فعال إبلاغ أو إقناع أو تحفيز أو تبسيط المعقد إذا تم إجراؤه بشكل جيد. يمكن للكتابة الجيدة أيضًا أن تخلق مساحات حميمة وتعطي انطباعًا بالفورية (إذا كنت تتواصل في الوقت المناسب ، أي).
لتكثيف براعتك في الكتابة ، قم دائمًا بتحرير عملك وتصحيحه. من السهل جدًا تثبيت مدقق نحوي مثل نحوي أو همنغواي، واستخدم قاموس المرادفات عبر الإنترنت لمساعدتك في إنشاء مستندات خالية من الأخطاء. لمعرفة الأسلوب والصوت ، يمكنك تنزيل كتب Kindle أو الانضمام أفضل المجتمعات على الإنترنت للكتاب.
6. استخدام قنوات الاتصال المختلفة
مع وجود العديد من أدوات الاتصال المتاحة اليوم ، من المهم معرفة أنسب الأدوات لاستخدامها. هل يجب عليك إرسال بريد إلكتروني أو استخدام المراسلة الفورية؟ هل Slack أو Microsoft Teams أفضل؟ عادةً ما يكون البريد الإلكتروني أفضل لإرسال معلومات مفصلة ، ويفضل البعض تجربة مستخدم Slack ، لكن قد يفكر أصحاب العمل والعملاء بشكل مختلف.
أفضل طريقة للقيام بذلك هي السؤال عما يفضلونه. بينما قد يرى البعض الآخر أن Skype من الطراز القديم ، لا يزال بعض العملاء يفضلونه. ربما يفضلون حتى المكالمات الهاتفية على مكالمات الفيديو.
بمجرد أن تعرف قناة الاتصال المفضلة لديهم ، جرب هذه القنوات بنفسك. اقرأ الأسئلة الشائعة وشاهد البرامج التعليمية عبر الإنترنت إذا كانت المنصة تبدو معقدة. بقليل من الصبر ، ستتمكن من إتقان أدوات جديدة واكتساب المزيد من الثقة.
الاتصالات الماهرة تجعل العمال الأفضل عن بعد
يجب أن يتعلم المتصل الماهر اليوم كيفية الكتابة بفعالية ، وتدوين الملاحظات ، والاستجابة ، وتقديم عرض تقديمي عبر الإنترنت ، وإعطاء الملاحظات وتلقيها ، واستخدام قنوات الاتصال المختلفة. يجب أن يعرفوا أيضًا أفضل أدوات الاتصال الرقمي لاستخدامها ، اعتمادًا على الموقف أو ما يفضله صاحب العمل.
إتقان مهارات الاتصال المهمة هذه لاكتساب ثقة صاحب العمل أو العميل والنجاح في العمل عن بُعد. هل تبحث عن وظيفة أو تأمل في تحسين مهاراتك الأخرى للعمل؟ قد ترغب في التعرف على المهارات التي تحتاجها للحصول على وظيفة.
