3 طرق لتنظيم البحث عن الوظائف باستخدام جداول بيانات Excel

غالبًا ما يكون البحث عن وظيفة في سوق اليوم عملية معقدة. بدون الاستراتيجيات التنظيمية المناسبة ، يمكن أن يتحول البحث عن وظيفة إلى فوضى معقدة بسرعة. يمكن أن يصبح الجمع بين آلاف نتائج الوظائف عبر مواقع ويب متعددة وإرسال مئات السير الذاتية عبر البريد الإلكتروني أمرًا مربكًا بسرعة.

يعد الحفاظ على بحث منظم عن وظيفة أمرًا ضروريًا للباحثين عن عمل الذين يتطلعون إلى الحصول على فرصة وظيفية جديدة. يمكن أن يؤدي تنظيم الوظائف المحتملة بناءً على الفئة ، وكشط الويب لإنشاء قائمة نتائج قابلة للتصفية ، وأتمتة رسائل البريد الإلكتروني إلى تبسيط العملية. لحسن الحظ ، يأتي Excel مزودًا بالعديد من الميزات التي يمكن أن تساعد في إدارة عمليات البحث الخاصة بك والحفاظ على ترتيب تطبيقاتك.

1. تنظيم الوظائف حسب الفئة في Excel

إذا كان البحث عن وظيفة يتطلب منك البحث في أكثر من نوع واحد من الصناعة ، فإن الاحتفاظ بها مرتبة حسب الفئة أمر حتمي. قد يعني إرسال السيرة الذاتية الخاطئة إلى الافتتاح الفشل في الحصول على مقابلة.

لكل منصب تقدم إليه ، قم بإضافته إلى قائمة مستمرة في جدول بيانات Excel. اذكر المسمى الوظيفي والشركة وفئة الوظيفة ونقطة الاتصال الخاصة بك داخل الشركة إذا كان لديك واحدة.

من خلال تصنيف المواقف ، يمكنك القيام بالعديد من الأشياء لضمان عدم ارتكاب أي خطوات خاطئة مع المزيد من الطلبات. عندما يتعلق الأمر بالتقدم إلى أكثر من نوع واحد من الوظائف ، فأنت بحاجة إلى سيرة ذاتية وخطاب تغطية لكل منها.

يمكنك إما إنشائها مسبقًا والحصول على نسخ في انتظار إرسالها ، أو يمكنك ذلك استخدام وظيفة الاستبدال في Excel لتوليدها تلقائيًا.

إذا كان لديك نسخ متعددة من سيرتك الذاتية ورسالة الغلاف معدة مسبقًا ، فيمكنك جعل الوصول إلى النسخة الصحيحة في الوقت المناسب أمرًا بسيطًا. يمكن لبعض دالات IF المتداخلة ، أو وظيفة التبديل البسيطة ، ضمان عدم إرسال نسخ خاطئة.

=يُحوّل(F2 ، "الشبكات"، ResumeList! A1 ، "تطوير"، ResumeList! A2 ، "يدعم"، ResumeList! A3 ، "تكنولوجيا المعلومات العامة"، ResumeList! A4 ، قائمة السيرة الذاتية! A1)

باستخدام وظيفة مثل الوظيفة أعلاه ، يمكنك سحب الروابط للسير الذاتية المخزنة على ورقة أخرى. يجعل Excel من السهل إنشاء قالب واحد ومع ذلك ، ثم استخدام وظيفة الاستبدال في Excel للقيام برفع الأحمال الثقيلة.

يتيح لك دمج وظائف الاستبدال المتعددة في صيغة واحدة إنشاء اتصالات النموذج بسرعة وسهولة. يمكن أن يؤدي ربط العديد من البدائل وشرطية IF أو SWITCH إلى تحويل قالب أو سلسلة من القوالب إلى رسائل بريد إلكتروني تمهيدية أو متابعة.

يمكن أن يأخذ Excel سلسلة من القوالب مثل تلك الموجودة أدناه ، وتحويلها إلى بريد إلكتروني كامل وجاهز للإرسال.

باستخدام وظيفة سريعة ، يمكنك دمج كل من هذه القوالب في خطاب غلاف واحد متماسك.

تستخدم كل خلية مجموعة من البدائل البسيطة مثل تلك الموجودة أدناه من G2 لإنشاء النص:

= الاستبدال (الورقة 4! A1، "{contactname}"، ج 2)

هنا ، يتم تخزين اسم جهة الاتصال للمنصب في C2. يمكنك أيضًا استخدام الشروط لدمج قوالب مختلفة بناءً على فئة كل منصب ، أو كلمات محددة في عنوان الدور.

يمكن تحقيق التنسيق في المنتج النهائي باستخدام وظيفة CHAR (10) لإنتاج فواصل الأسطر. يمكنك التفاف جميع الفقرات في دالة CONCAT لإنتاج بريد إلكتروني نهائي:

= CONCAT (G2، CHAR (10)، CHAR (10)، H2، CHAR (10)، I2، CHAR (10)، J2، CHAR (10)، CHAR (10)، Sheet4! A5، CHAR (10)، ورقة 4! A6)

2. استخدام برنامج Excel لتحليل بيانات الويب المقتطعة

تسمح لك معظم مواقع العمل بتصفية الوظائف ببعض الخيارات الأساسية ، على سبيل المثال ، بناءً على المسمى الوظيفي والموقع والمهارات. يمكن أن يساعدك تطبيق عوامل تصفية إضافية على هذه النتائج في تحقيق أقصى استفادة من كل تطبيق.

تجعل وظائف Excel من السهل تطبيق التصفية المتقدمة على قائمة نتائج الوظائف المحتملة. يمكنك تلقائيًا إزالة أي وظيفة براتب أقل من حد معين ، أو تضمين الوظائف التي تتطلب مهارات معينة فقط. سيسمح لك برنامج Excel بتطبيق أكبر عدد تريده من المرشحات على مجموعة بيانات للحصول على النتائج الأكثر صلة.

أول شيء ستحتاجه هو قائمة الوظائف من مختلف المواقع التي تحاول البحث من خلالها. أسرع طريقة للحصول على هذه القائمة هي استخدام ملف تجريف الويب جوجل كروم التمديد أو التطبيق. هناك الكثير من الخيارات الرائعة المتاحة عبر الإنترنت والتي تتميز بسرعة إعدادها وسهولة استخدامها.

إذا كنت تبحث عن خيار مجاني ، فإن جداول بيانات Google تقدم وظيفة IMPORTXML مضمنة يمكن استخدامها لكشط بيانات الويب.

بمجرد قيامك بسحب مجموعة البيانات ، ستحتاج إلى استيرادها إلى Excel. يتضمن Excel أداة استيراد XML مضمنة يمكنها أن تجعل سحب مجموعات البيانات الكبيرة الحجم أمرًا بسيطًا. استخدم وظيفة الاستيراد المتاحة بعد ذلك فتح علامة تبويب المطور المخفية على الشريط.

أثناء الاستيراد ، ستتم مطالبتك بإعداد مجموعة البيانات الجديدة. للحصول على أفضل النتائج ، حاول تسوية بياناتك قدر الإمكان أثناء الاستيراد. تأكد من أن البيانات نفسها من كل موقع تنتهي في نفس العمود ، ويفضل أن يكون لها نفس التنسيق.

بمجرد استيراد بياناتك بالكامل ، يمكنك استخدام وظيفة تصفية Excel لفرز قائمة العملاء المحتملين بسرعة. سيمنحك هذا تحكمًا دقيقًا في نتائج البحث ، مما يسمح لك بالتقدم إلى المواضع الأكثر صلة فقط.

3. إرسال الرسائل تلقائيًا من Excel

في سوق العمل اليوم ، من المستحيل الحصول على وظيفة دون القدرة على إرسال مئات رسائل البريد الإلكتروني. القدرة على أتمتة العملية أمر ضروري. يعد إنشاء اتصال نموذجي خطوة أولى رائعة. ومع ذلك ، فإن أفضل خيار لك هو إرسال رسائل البريد الإلكتروني مباشرة من Excel.

هناك طريقتان مختلفتان لإنجاز ذلك في Excel. الطريقة الأكثر تعقيدًا هي باستخدام VBA لإنشاء ماكرو يمكنه إرسال رسائل بريد إلكتروني من Excel. ومع ذلك ، فإن أبسط طريقة للقيام بذلك هي استخدام وظيفة HYPERLINK المضمنة في Excel.

يسمح HYPERLINK للمستخدمين بإنشاء ارتباطات تفتح تطبيق البريد الافتراضي الخاص بهم ، وتعبئ الرسالة مسبقًا. يمكن للوظيفة ملء البريد الإلكتروني المرسل إلى والموضوع ونص البريد الإلكتروني ، وإذا لزم الأمر ، CC للبريد الإلكتروني.

من السهل تحقيق إنشاء ارتباط تلقائي بالبريد الإلكتروني باستخدام وظيفة مثل تلك الموجودة أدناه:

= HYPERLINK ("mailto:" & A2 & "؟ subject =" & E2 & "& body =" & F2 ، "ارسل بريد الكتروني")

وظيفة سوف إنشاء ارتباط في Excel ذلك ، عند النقر عليه ، يفتح عميل البريد الإلكتروني الخاص بك مع البريد الإلكتروني الكامل الذي تريد إرساله ممتلئًا بالفعل. كل ما يتبقى لك هو النقر فوق زر الإرسال.

باستخدام وظيفة HYPERLINK والمراسلات التي تم إنشاؤها تلقائيًا من الأعلى ، يمكنك بسهولة إرسال رسائل بريد إلكتروني مجمعة.

Excel هو الطريقة المثلى للحفاظ على تنظيم عملية البحث عن عمل

يمكن لأدوات Excel الحفاظ على تنظيم بحثك عن الوظائف وزيادة فرص وصول تطبيقاتك إلى اليد اليمنى. من التخصيص السريع لاتصالات النموذج لكل منصب إلى إرسال رسائل البريد الإلكتروني تلقائيًا ، يمكن لبرنامج Excel المساعدة بسهولة في البحث عن وظيفة.

يمكنه الحفاظ على تنظيم تطبيقاتك وتصفية فرص العمل المحتملة للتأكد من أنك تتقدم فقط للوظائف الأكثر قابلية للتطبيق مع الإصدار الأكثر استهدافًا من سيرتك الذاتية.