ستجد نفسك تقوم بالعديد من المهام مع تقدم حياتك المهنية المستقلة. نعم ، ستكسب المزيد إذا عملت أكثر. وعلى الرغم من أنه سيكون من الرائع تحقيق أهدافك المتعلقة بالدخل ، إلا أن تحمل الكثير من المسؤوليات سيؤدي إلى نتائج ضئيلة. سوف ينتهي بك الأمر فقط مرهقًا.
لتفريغ جدولك المزدحم ، دعنا نستكشف المهام التي يمكنك إلغاء تحميلها إلى أدوات التشغيل الآلي. بهذه الطريقة ، سيكون لديك المزيد من الوقت والطاقة للتركيز على المجالات الحاسمة في عملك المستقل.
1. إدارة البريد الإلكتروني
مثل معظم البالغين العاملين ، من المحتمل أن تتلقى مئات الرسائل الإلكترونية بانتظام. لا تتطلب قراءة الرسائل والرد عليها تركيزًا شديدًا ، لكنها تستهلك جزءًا كبيرًا من يوم عملك. ان تقرير Adobe حتى تنص على أن الأشخاص يقضون أكثر من خمس ساعات يوميًا في التحقق من رسائل البريد الإلكتروني.
علاوة على ذلك ، لا يمكنك التوقف عن الرد على رسائل البريد الإلكتروني تمامًا. ستتواصل معك أطراف مختلفة ، من العملاء المستقلين الدوليين إلى الوكالات الفيدرالية ، عبر البريد الإلكتروني. في بعض الحالات ، قد تضطر إلى الاستجابة بسرعة.
بدلاً من تجاهل رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بك بشكل عشوائي ، فكر في الاستثمار فيها أدوات قوية لإدارة البريد الإلكتروني. ابحث عن منصة تناسب احتياجاتك. سيكونون إما متخصصين في تنظيم البريد الوارد أو تبسيط تسليم البريد الإلكتروني المجمع. على سبيل المثال ، تقوم Help Scout بعمل رائع في إرسال الإعلانات على مستوى الشركة ، بينما يقوم SaneBox بفرز الرسائل الواردة بدقة.
2. جدولة نشر وسائل التواصل الاجتماعي
يعد النشر على وسائل التواصل الاجتماعي أمرًا بالغ الأهمية لنجاح التسويق الرقمي. سيساعدك الانخراط المنتظم مع العملاء وزملائك العاملين عن بُعد في بناء وجود قوي عبر الإنترنت بصفتك مستقلاً.
مثل إدارة البريد الإلكتروني ، فإن النشر على وسائل التواصل الاجتماعي ليس متطلبًا معرفيًا. يمكنك تحميل المحتوى المجدول والرد على التعليقات وقراءة الرسائل المباشرة دون بذل الكثير من الجهد.
يصنف معظم الناس النشر على وسائل التواصل الاجتماعي على أنه عمل ضحل. ومع ذلك ، لا يزال الأمر يستغرق الكثير من الوقت ، خاصةً مع نمو ما يلي. ستجد نفسك تقضي ساعات فقط في التحقق من بريدك الوارد.
إذا كنت ترغب في تقليل الوقت الذي تقضيه في إدارة حسابات الوسائط الاجتماعية الخاصة بك ، ففكر في أتمتة الوظائف المختلفة. جرب أدوات مختلفة قد تلبي احتياجاتك. على سبيل المثال، تطبيقات تقويم المحتوى تتيح لك جدولة المنشورات مسبقًا ، بينما تحدد أدوات التحليلات أدائك العام على وسائل التواصل الاجتماعي.
3. إعداد العميل
يحدد إعداد العميل نغمة أي مشروع مستقل. ستقوم أنت وعميلك بجدولة المواعيد النهائية وإعادة تقييم التوقعات وتعيين المهام والتأكيد على الأهداف خلال هذه المرحلة. الاستعجال في العملية يخلق أهدافًا غامضة وغير مجدية. بدلاً من ذلك ، يؤدي الإفراط في تحليل التفاصيل التافهة والإجابة المتكررة على نفس الاستفسارات إلى إعاقة الإنتاجية.
الطريقة الأكثر فاعلية لتوفير الوقت هي أتمتة العديد من مجالات عملية إعداد العميل. لنفترض أنك تطرح أسئلة مماثلة على عملائك الجدد. بدلاً من استعراضها في كل جلسة ، يمكنك إنشاء استبيان أو تسجيل مقطع فيديو توضيحي موجز. فقط تأكد من أنك تفهم تمامًا احتياجات عميلك بعد ذلك.
4. العملاء المحتملين
يكره العديد من العاملين لحسابهم الخاص البحث عن عملاء جدد. بين الوصول إلى العملاء المحتملين وحضور الاستشارات الأولية ، ستقضي بسهولة عشرات الساعات أسبوعيًا في البحث عن عملاء محتملين. والأسوأ من ذلك كله ، أنك لن تقوم حتى بتحويل جميع العملاء المحتملين. سيتم تصنيف معظم الوقت الذي تقضيه في الصيد والاتصال على أنه عمل غير مدفوع الأجر ، مما يضيع وقتك وأموالك.
للحصول على نهج أكثر كفاءة ، استخدم أدوات الأتمتة. نقترح تجربة برامج مختلفة بناءً على مهام التنقيب التي ترغب في تشغيلها تلقائيًا. لنفترض أنك كاتب. يمكن لأدوات البحث عن البريد الإلكتروني تتبع المحررين والمسؤولين عن مواقع الويب المختلفة الذين يعملون مع كتّاب المحتوى والمدونين الضيوف.
5. حجز موعد
يقضي العديد من العاملين لحسابهم الخاص وقتًا طويلاً في التخطيط للاجتماعات كما يفعلون في حضورها. بناءً على الفجوة بينك وبين المناطق الزمنية لعميلك ، يمكنك إرسال الرسائل ذهابًا وإيابًا لعدة أيام.
مع ذلك ، لا تستغرق رسائل البريد الإلكتروني سوى بضع نقرات لإرسالها. إن تخصيص أكثر من ساعة أو ساعتين لجدولة المواعيد أمر غير معقول وغير منتج.
لتبسيط العملية ، استخدم تطبيق حجز المواعيد. تتيح المنصات مثل تقويم Google و Cal Friendly للمستخدمين جدولة الاجتماعات بسرعة وتحديد التواريخ المفضلة لديهم في تقاويم مخصصة ، والتي يمكن للمضيفين تعديلها. ما عليك سوى إرسال رابط الدعوة للمشاركين وانتظر ردهم.
6. إدارة تتابع الأعمال
غالبًا ما يقلل المستقلون من تقدير الوقت الذي يستغرقه إكمال المشروع. لنفترض أنك كاتب محتوى. حتى إذا كان بإمكانك كتابة 500 إلى 600 كلمة في الساعة ، فمن غير المرجح أن تنهي 5000 كلمة في وردية مدتها 10 ساعات. بعد كل شيء ، سيتعين عليك أيضًا إجراء بحث في الموضوع ومسودة تعديلات.
تأتي مشاريع العمل دائمًا بمهام إدارية دقيقة. على الرغم من أن معظمها قد يستغرق بضع دقائق فقط ، فلا يزال يتعين عليك حلها وتعديل جدولك وفقًا لذلك.
إدارة سير العمل المتعمقة تستهلك الوقت. بدلاً من ذلك ، قم بأتمتة ذلك باستخدام أداة إدارة المشروع. يمكن أن تساعد التطبيقات الشهيرة مثل Asana أو Trello في كل جانب من جوانب العملية تقريبًا ، بدءًا من تحديد المواعيد النهائية الممكنة وحتى إنهاء تفاصيل المشروع. بهذه الطريقة ، سيكون لديك المزيد من الوقت والطاقة للتركيز على مسؤولياتك الأساسية.
7. صياغة العقد
بصفتك مستقلاً ، يتوقع العملاء منك تقديم عقود المشروع. من المحتمل أن تضطر إلى تحديد أسعارك وضماناتك ومسؤولياتك وأهدافك ، بالإضافة إلى أي شروط تتعلق بطلب العميل.
عادة ما تستغرق كتابة العقد من الصفر بضع ساعات. يمكنك سحب القوالب عبر الإنترنت ، ولكن لا يزال يتعين عليك تخصيص ساعة أو ساعتين للتحرير. بعد كل شيء ، ستؤثر الاتفاقيات العامة فقط على عملك المستقل.
بدلاً من نسخ مسودات العقود العشوائية ولصقها ، ستوفر المزيد من الوقت عن طريق إلغاء تحميل العملية إلى أداة التشغيل الآلي. هناك العديد التطبيقات التي تنتج مسودات عقود مخصصة. يمكنهم إنشاء عقود جذابة بصريًا تشرح نطاق مشاريعك المستقلة والقيود والمتطلبات القانونية في غضون دقائق.
8. تتبع التمويل الأساسي
سيصبح تتبع أموالك أكثر صعوبة مع نمو عملك المستقل. سيتعين عليك تسجيل جميع المدفوعات من كل عميل. اعتمادًا على حجم طلبك ، حتى الإدارة المالية البسيطة قد تستغرق عدة ساعات.
يقوم العديد من المهنيين بتعيين محاسبين لإدارة شؤونهم المالية. على الرغم من أنه يمكنك أيضًا العمل مع متخصص مالي ، ففكر في استخدام أدوات التشغيل الآلي أولاً. لن تضطر حتى إلى دفع أي شيء. سيكشف بحث Google السريع عن العديد قوالب جداول بيانات Excel بسيطة ومجانية للتمويل الشخصي يمكنك التخصيص.
كن مستقلاً أكثر إنتاجية من خلال أتمتة المهام
ستأخذ أتمتة المهام مهنتك المستقلة إلى المستوى التالي. ومع ذلك ، لا تشعر بأنك مجبر على تنفيذ نظام آلي فعال بالكامل وفعال من البداية. تستغرق أتمتة سير العمل وقتًا. تخلص من المهام الصغيرة والمملة أولاً ، ثم اعمل تدريجياً في طريقك نحو أتمتة المسؤوليات الإدارية الأكثر أهمية.
أيضًا ، لا تشتري أدوات التشغيل الآلي المتميزة عشوائياً. هناك العديد من البرامج المجانية وتطبيقات الأجهزة المحمولة في السوق. باستخدام الإستراتيجية الصحيحة ، يمكنك بالفعل استخدامها لأتمتة العديد من الوظائف اليومية لأعمالك المستقلة.