في معظم بيئات العمل ، عادة ما تكون عمليات سير العمل الخاصة بك جاهزة بالفعل لتتبعها. لكن بصفتك مستقلاً ، هذا شيء يجب عليك تطويره وتنفيذه بنفسك. قد يكون هذا أمرًا مخيفًا في البداية - ولكن بعد إجراء بعض التجارب ، يمكن أن تكون المرونة في اختيار وثائق سير العمل الخاصة بك مفيدة.
لماذا تهتم بتوثيق عملية سير العمل الخاصة بك؟
انتظر - إذا لم يقم أحد بتوثيق سير عملك ، فلماذا تهتم؟ أليس هذا هو كل ما يعنيه "كونك رئيس نفسك"؟
هذا صحيح: بصفتك مستقلاً ، يمكنك أن تقرر عدم توثيق الكثير من أي شيء إذا كنت لا تريد ذلك. لكن التوثيق عملية سير العمل الخاصة بك يمكن أن يساعدك في وضع الميزانية ، والحفاظ على علاقات أفضل مع العملاء ، وفواتير لعملك.
قد تحاول القيام بذلك دون توثيق لبعض الوقت. ولكن مع استمرار حياتك المهنية في العمل الحر ، ستجد نفسك على الأرجح توثق المزيد والمزيد. يمكن أن تكون هذه عملية طويلة ومؤلمة. إن قضاء بعض الوقت في إعداد الوثائق الخاصة بك هو بالتأكيد الطريقة الأسهل والأكثر نعومة.
تصور عملية سير العمل الخاصة بك
قد يبدو توثيق عملية سير العمل مجرّدًا جدًا وفوضويًا إذا لم تكن معتادًا على ذلك. علاوة على ذلك ، يمكن أن يبدو مختلفًا تمامًا اعتمادًا على نوع العمل الذي تقوم به. قد تفكر في متابعة هذه المقالة باستخدام مشروع أكملته بالفعل. يمكن أن يساعدك ذلك في فهم كيفية انهيار المشروع.
1. قسم مهمتك
الخطوة الأولى هي تقسيم مهمتك إلى أجزاء. ككاتب أو محرر ، قد يكون هذا هو الخطوط العريضة لكتاب أو مقال. إذا كنت فنانًا ، فقد تكون هذه طائرات أو مكونات مختلفة للقطعة النهائية. مهما فعلت ، يجب أن تنقسم المهمة عادةً إلى خطوات قابلة للقياس الكمي تتماشى معًا لإنشاء المشروع النهائي.
يعد تقسيم مهمتك إلى أجزاء أمرًا مهمًا لعدد من الأسباب. أولاً ، ستشكل الأجزاء المتحركة الأساسية لوثائق سير العمل. علاوة على ذلك ، يمكن أن يساعدك نفسيا. حتى لو لم تكن كبيرًا في مجال التوثيق ، فإن تقسيم المهمة إلى أجزاء يمكن أن يساعد في جعل المشروع الكبير أكثر قابلية للإدارة.
2. قم بإنشاء قائمة تحقق ومخطط انسيابي مرئي
بمجرد تقسيم مهمتك ، قم بتحويل كل جزء من الأجزاء إلى عنصر في قائمة التحقق. مثل تقسيم مهمتك في المقام الأول ، فإن إنشاء قائمة تحقق يخدم غرضين: فهو يساعدك على مراقبة تقدمك ، ويساعدك على إيصال تقدمك إلى العملاء. قد تجد أنه من المفيد أيضًا تحويل قائمتك المرجعية إلى مخطط انسيابي مرئي.
هذا مفيد بشكل خاص إذا كان مشروعك يحتوي على خطوات متعددة. على سبيل المثال ، إذا كنت تقوم بتحرير كتاب ، فقد تحتاج إلى توضيح كل فصل وصياغته والاستشهاد به وتحريره. قد يكون تفصيل شيء مثل هذا في قائمة التحقق الورقية أمرًا فوضويًا ، خاصة إذا كنت تعمل بمهام متعددة في وقت واحد ، أو يمكن للمهام نقل ذهابًا وإيابًا عبر الخطوات.
يمكن أن يعتمد الحل الذي تستخدمه لهذا النوع من الإعداد على مدى استقلاليتك. إذا كنت تعمل أكثر أو أقل في الفراغ (كما يفعل بعض المستقلين) ، فقد يكون المخطط الانسيابي المرئي عبارة عن ملاحظات لاصقة على السبورة البيضاء. إذا كنت تعمل عن كثب مع عميلك أو مع مقاولين آخرين ، فيمكنك ذلك استخدام منصة سير عمل قابلة للمشاركة مثل Trello.
3. تحديد الأهداف والغايات
قد تبدو هذه الخطوة غير ضرورية بعض الشيء. لماذا تحتاج إلى أهداف وغايات إذا كان لديك بالفعل قائمة تحقق؟
حتى مع وجود قائمة مرجعية ، لا يمكنك تنفيذ المشروع بأكمله مرة واحدة. ما زلت بحاجة إلى تحديد المقدار الذي تريد إنجازه من مشروعك في يوم أو أسبوع ، أو فقط بين تسجيلات الوصول مع عملائك.
للعودة إلى مثال الكتاب ، هل تريد تحديد جميع الفصول قبل صياغة أي من الفصول؟ هل تريد أن تبدأ في صياغة فصل واحد بينما الفصل السابق لم يتم تحريره بعد؟ هذه أسئلة لا يمكن لأحد سواك الإجابة عليها. ومع ذلك ، فإن الإجابة عليها مسبقًا يمكن أن تساعدك على البقاء منظمًا.
مرة أخرى ، يمكن أن يساعدك وجود أهداف وغايات واضحة على إبقائك في صدارة مشروعك ولكن يمكن أن يساعدك أيضًا التواصل مع عميلك فيما يتعلق بكيفية تقدم المشروع - وكيف تتوقعه على امتداد.
4. الميزانية ووقت التتبع
عندما يتم تحديد أهدافك وغاياتك ، فقد حان الوقت لبدء وضع ميزانية لوقتك.
كم من الوقت لديك لإكمال المشروع بأكمله؟ كم من الوقت لديك لتخصيصه لهذا المشروع ضمن هذا الإطار الزمني؟ كم من الوقت يجب تخصيصه لكل هدف؟ هل لديك كل الوقت في العالم ، أو تحتاج إلى ذلك تحديد الأولويات وربما الاستغناء عن بعض الإضافات الالتزام بالمواعيد النهائية؟
إذا كنت تتقاضى راتبك بالساعة ، فستتتبع وقتك بطبيعة الحال. فقط تذكر أن تلاحظ مقدار الوقت الذي استغرقته كل خطوة من خطوات المشروع. بهذه الطريقة ، سيكون لديك فكرة أفضل عن مقدار الوقت الذي ستحتاجه ، سواء للمضي قدمًا في هذا المشروع أو عند وضع الميزانية لمشاريع مستقبلية.
إذا تم الدفع لك عن طريق المشروع أو التسليم ، كما يفعل بعض المستقلين ، فقد يكون من المغري عدم تتبع الوقت على الإطلاق. ومع ذلك ، مرة أخرى ، فإن فهم كيفية استخدامك لوقتك يمكن أن يساعدك في أن تصبح مستقلاً أفضل وأكثر كفاءة. لذلك ، ضع في اعتبارك تتبع وقتك ووضع ميزانيته - حتى عندما لا يربحك أحد.
المراجعة والمراقبة والتحسين
خلال المشاريع الفردية وبعد كل مشروع ، خذ وقتًا للتفكير في وثائق عملية سير العمل. هل كانت هناك أشياء وجدت نفسك تنهار أكثر مع تقدمك؟ هل استغرقت بعض المهام وقتًا أطول أم أقل مما توقعت؟ هل كانت أهدافك أكبر من أن تكون واقعية أم أصغر من أن تكون مفيدة؟
يمكن أن يساعدك القيام بهذا النوع من العمل أثناء المشروع على العمل بأكبر قدر ممكن من الكفاءة لبقية المشروع. يمكن أن يساعدك القيام بهذا النوع من العمل بين المشاريع في تقديم عروض أسعار أكثر دقة للعملاء في المستقبل ، إلى جانب تخصيص وقتك الخاص بطرق فعالة وسهلة الإدارة.
أنت تستحق العمل
لا يطلب معظم العملاء صراحةً وثائق سير العمل. قد يكون من السهل الحصول على "رؤية نفق العمل المستقل" ، وهو الإجبار على عدم القيام بأي شيء يتجاوز ما يطلبه العميل صراحة. لكن القيام ببعض الأعمال الإضافية لضبط جدولك يمكن أن يساعدك في أن تصبح مستقلاً أكثر كفاءة. وهذا جيد للجميع.
