أثناء احتضان بيئة العمل الافتراضية والعمليات الرقمية اليوم ، من المهم التفكير في أفضل السبل لإدارة وثائق مكان عملك. تعد استراتيجية التوثيق الرقمي الفعالة أمرًا بالغ الأهمية للحفاظ على قوة عاملة متماسكة. يصبح هذا أكثر أهمية عندما يكون لديك فرق متفرقة جغرافيًا ، كما هو الحال غالبًا مع القوى العاملة عن بُعد.
لم يعد بإمكان الأشخاص الاعتماد على خزائن الملفات والوثائق الورقية للوصول إلى معلومات مكان العمل وتتبعها. ستغطي هذه المقالة أفضل الممارسات والأدوات للتوثيق الرقمي الفعال في مكان عملك البعيد.
1. اكتب بإيجاز
يقدّر القراء الكتابة الموجزة ، وأكثر من ذلك في مكان العمل البعيد حيث لا يمكن للناس فقط الظهور لطلب التوضيح. هذا يعني أنه من الضروري تنظيم أفكارك بشكل صحيح وأن تكون واضحًا قدر الإمكان في وثائقك. عند كتابة مستندات مكان العمل ، تجنب العبارات الزائدة والجمل الطويلة والمصطلحات غير الضرورية.
استخدم القوائم النقطية لتمييز المعلومات الأساسية وفصل أجزاء النص الكبيرة إلى فقرات. هذا مفيد بشكل خاص عندما ترغب في توصيل كميات كبيرة من المعلومات ، لأنه يقسم النص إلى أجزاء قابلة للفهم ويسهل مسحه ضوئيًا. بالإضافة إلى ذلك ، فأنت تريد أيضًا استخدام كلمات يفهمها كل شخص في مكان عملك ، بغض النظر عن الخبرة الفنية. أخيرًا ، دائمًا
قم بتحرير عملك بنفسك لتحسين كتابتك قبل إرسالها يمكن أن يساعد زوج إضافي من العيون أيضًا في اكتشاف أي أخطاء.2. تخزين المستندات الرقمية في موقع مركزي
يعد الوصول السهل إلى مستندات مكان العمل أمرًا بالغ الأهمية للقوى العاملة عن بُعد. لا أحد يريد إضاعة الوقت في البحث في رسائل Slack أو رسائل البريد الإلكتروني القديمة للعثور على معلومات حيوية. أنت تستطيع قم بإعداد موقع wiki داخلي أو استخدام برنامج قاعدة المعرفة للتغلب على هذا التحدي. يوفر موقع wiki الداخلي مستودعًا مركزيًا يمكن البحث فيه لجميع وثائق مكان عملك ، بما في ذلك سياسات الشركة وملاحظات الاجتماع والبرامج التعليمية الإرشادية ومستندات الإعداد ، على سبيل المثال لا الحصر.
أدوات الويكي الداخلية مثل تترا تتيح لك إنشاء المستندات وتحريرها وتخزينها في مكان واحد ومشاركتها مع فريقك ببضع نقرات فقط. بدلاً من ذلك ، إذا كانت مؤسستك تتفاعل باستمرار مع العملاء - وتريد الاحتفاظ بالوثائق الداخلية والخارجية في نفس المكان - أ أداة قاعدة المعرفة يحب وثيقة 360 قد يكون حلاً أفضل. قاعدة المعرفة هي في الأساس مكتبة عبر الإنترنت للمستندات الداخلية وموارد دعم العملاء مثل الأسئلة الشائعة وأدلة المستخدم ومعلومات المنتج.
3. فرض سياسات التحكم في الوصول
بينما يعد وجود مستودع مركزي لمستندات مكان العمل أمرًا ضروريًا ، فأنت تريد أيضًا إدارة من يمكنه الوصول وإجراء تغييرات على المستند. قد يكون لديك مستندات محددة ذات صلة فقط بإدارات معينة ، أو ملفات حساسة يجب على المسؤولين فقط الوصول إليها. يساعدك هذا في الحفاظ على أمان المستند ومنع التغييرات العرضية أو غير المصرح بها. لذلك ، عند اختيار أداة توثيق مكان العمل ، حدد أداة تدعم هذه الميزة وخصص إعدادات التحكم في الوصول لتلائم احتياجات مؤسستك.
على سبيل المثال ، يوفر Document360 حسابات متعددة تتيح لك تحديد مستوى وصول كل مستخدم إلى وثائقك. يتضمن Tettra أيضًا نظام أذونات يسمح لك بالتحكم في من يمكنه تحرير مستندات معينة أو عرضها أو نشرها.
4. مراقبة أفضل ممارسات الأمان عبر الإنترنت
يساعد فرض سياسات التحكم في الوصول ، لكنه لا يكفي لحماية مستندات مكان عملك من تهديدات الأمان. مع انتقال المزيد والمزيد من الشركات عبر الإنترنت ، تتزايد الجرائم الإلكترونية ، لذلك تحتاج إلى اتخاذ احتياطات إضافية لضمان أمان وثائقك الرقمية من المتسللين.
لإنشاء إستراتيجية توثيق رقمية فعالة مع وضع الأمان في الاعتبار ، يجب تجنب الأمور الشائعة أخطاء أمان العمل عن بُعد مثل استخدام الأجهزة الشخصية لمهام العمل ومشاركة كلمات المرور وإهمال تثبيت تحديثات الأمان. بالإضافة إلى ذلك ، إلى جانب إنشاء كلمات مرور قوية ، فأنت تريد التأكد من تغييرها بانتظام لتقليل خطر التعرض للاختراق. علاوة على ذلك ، يمكنك أيضًا تشفير مستندات مكان عملك لإضافة طبقة حماية إضافية. وأخيرًا ، لا تنس استخدام VPN للحفاظ على بياناتك آمنة ومأمونة ، خاصة عند العمل على شبكة Wi-Fi عامة.
5. الاحتفاظ بنسخ احتياطية
على الرغم من بذل قصارى جهدك ، هناك دائمًا احتمال أن تُفقد مستندات مكان عملك أو تتلف. أثناء استخدام أدوات قاعدة المعرفة كحل تخزين أساسي يساعد في تقليل مخاطر فقدان البيانات ، ما زلت ترغب في الاحتفاظ بنسخ احتياطية في حالة حدوث خطأ ما. ذلك لأن هذه الحلول يمكن أن تواجه أيضًا مشكلات فنية خارجة عن إرادتك ، مما يعني ، على الأقل ، أنك لن تتمكن من الوصول إلى مستنداتك خلال تلك الفترة.
لتكون في الجانب الآمن ، يمكنك التفكير في حلول النسخ الاحتياطي المساعدة مثل Google Drive وأجهزة التخزين المحلية. بالطبع ، لا تريد أن تضطر إلى تتبع نسخ متعددة من نفس المستند ، لذا ضع استراتيجية نسخ احتياطي واضحة قبل استخدام أي أدوات توثيق في مكان العمل. بهذه الطريقة ، يمكنك أن تكون واثقًا من أن مستنداتك متاحة دائمًا عندما تحتاج إليها.
6. رقمنة المستندات الورقية الخاصة بك
إذا كنت لا تزال تعتمد على الوثائق الورقية ، فقد حان الوقت الآن للتبديل إلى النسخ الرقمية أو على الأقل إنشاء نسخ رقمية. لا يؤدي ذلك إلى تسهيل إدارة كميات كبيرة من الملفات فحسب ، بل يؤدي أيضًا إلى تحسين إمكانية الوصول والتعاون والأمان.
يمكنك استخدام ماسح ضوئي لرقمنة مستنداتك الورقية. بمجرد حصولك على نسخ رقمية من مستنداتك ، يمكنك بعد ذلك تحميلها إلى أداة التوثيق في مكان عملك التي تختارها لسهولة الوصول والتعاون.
7. استخدم الفهرسة الواضحة للتعريف السريع
إذا كان لديك الكثير من المستندات ، فقد يكون من الصعب تتبعها. لهذا السبب يعد استخدام نظام فهرسة واضح لمستندات مكان عملك أمرًا ضروريًا. بهذه الطريقة ، يمكنك بسهولة العثور على الملفات التي تحتاجها - عندما تحتاج إليها. هناك عدة طرق مختلفة لفهرسة المستندات الخاصة بك ؛ على سبيل المثال ، يمكنك البدء بتصنيفها حسب النوع أو التاريخ أو المشروع. سيؤدي ذلك إلى تسهيل العثور على مستندات معينة عند الحاجة إليها.
خيار آخر هو استخدام الكلمات الأساسية لفهرسة مستندات مكان عملك. يمكن أن يكون هذا مفيدًا بشكل خاص إذا كان لديك الكثير من الملفات وتحتاج إلى أن تكون قادرًا على البحث عنها بسرعة. مهما كان نظام الفهرسة الذي تستخدمه ، تأكد من أنه متسق وسهل الفهم.
تحتاج فرقك البعيدة إلى استراتيجية توثيق ذكية
يعد توثيق مكان العمل عن بُعد أمرًا ضروريًا للتشغيل السلس لمؤسستك. من خلال إنشاء إستراتيجية توثيق رقمية فعالة ، يمكنك التأكد من أن فرقك يمكنها الوصول بسرعة إلى المعلومات التي يحتاجون إليها والحفاظ على إنتاجيتهم.