3 طرق فعالة لاستخدام ChatGPT في Excel

يعد Excel أداة مفيدة للغاية للعمل مع كميات كبيرة من البيانات. ومع ذلك ، قد يكون العثور على الصيغ الصحيحة وتنفيذها تجربة معقدة ومحبطة في بعض الأحيان. لحسن الحظ ، يمكن أن يكون ChatGPT موردًا ممتازًا للمساعدة في التغلب على هذه التحديات.

بمساعدة نموذج لغة AI هذا ، يمكنك طلب المساعدة في المشكلات المتعلقة بـ Excel وإنشاء الصيغ وتلقي ردود في الوقت الفعلي لمساعدتك على تحقيق أقصى استفادة من Excel. في هذه المقالة ، سوف نستكشف بعض الطرق الفعالة لاستخدام ChatGPT في Excel واكتشاف كيف يمكن أن يعزز تجربة تحليل البيانات الخاصة بك.

1. استخدم ChatGPT لإنشاء الصيغ وتنفيذها

يمكن أن يكون إنشاء أو العثور على صيغ Excel الصحيحة أمرًا مخيفًا ويستغرق وقتًا طويلاً. علاوة على ذلك ، إذا كانت الصيغة تحتوي على خطأ ، فقد ينتج عن ذلك نتائج غير صحيحة ، والتي قد يكون إصلاحها أكثر تعقيدًا.

لتجنب كل هذه المتاعب ، يمكنك أن تطلب من ChatGPT إنشاء صيغ لك ، بناءً على التفاصيل المحددة لما تريد أن تفعله صيغتك. يمكنك أن تطلب من chatbot اقتراح الصيغ بناءً على المهام المطروحة ، أو يمكنك البحث عن إرشادات حول صيغة لديك بالفعل.

للبدء ، ضع قائمة بالمتطلبات الأساسية للصيغة. يمكن أن يتضمن ذلك عينة من جدول البيانات ووصف المهمة التي تريد إكمالها. بمجرد الانتهاء من ذلك ، يمكنك أن تطلب من ChatGPT إنشاء الصيغة. يمكن أن يشمل ذلك استخدام مُنشئ الصيغة / الوظيفة أو إضافة الصيغة يدويًا إلى جدول البيانات.

إليك مثال: كان لدينا جدول بيانات يحتوي على بيانات عن مبيعات المنتجات المختلفة في مدن مختلفة ، وأردنا حساب إجمالي المبيعات لكل منتج. أدخلنا جميع التفاصيل اللازمة في ChatGPT ، وطلبنا منه حساب مبيعات المنتج أ.

إليك كيف استجابت:

لقد اتبعنا الخطوات الدقيقة في جدول بيانات Excel الخاص بنا ، وحسبت الصيغة إجمالي المبيعات بدقة.

عندما تطلب من ChatGPT إنشاء صيغ لك ، فهناك بعض الأشياء التي يجب وضعها في الاعتبار:

• لمزيد من المعلومات التي تقدمها ، كان ذلك أفضل. تأكد من أن تعليماتك واضحة ومحددة. إذا لم يكن جدول البيانات طويلاً جدًا ، فيمكنك نسخ محتوياته وتقديمها إلى chatbot للحصول على استجابة أكثر دقة. لقد تحدثنا أيضا عن كيفية كتابة مطالبات ChatGPT فعالة للحصول على أفضل الإجابات في دليلنا السابق ، والذي يمكنك الرجوع إليه لهذا الغرض.
• تحقق جيدًا من تنسيق وبناء جملة الصيغ التي تم إنشاؤها بواسطة ChatGPT. إذا كان أي منها غير صحيح ، فسيرجع Excel خطأ.
• تحقق دائمًا من النتائج للتأكد من دقتها. بينما يمكن لـ ChatGPT إنشاء صيغ لك ، إلا أن لها أيضًا قيودًا معينة. من الأفضل اختبار الصيغة على عينة بيانات صغيرة للتأكد من أنها تعطي نتائج دقيقة.

من خلال وضع هذه النقاط في الاعتبار ، يمكنك استخدام chatbot بشكل أكثر فعالية وبثقة أكبر للتغلب على أي مخاوف قد تكون لديك بشأن العمل مع جداول البيانات.

2. استخدم ChatGPT لإنشاء وحدات ماكرو

وحدات الماكرو هي مجموعة من الإرشادات التي تطلب من Excel تنفيذ مهام معينة بترتيب معين. هذا يعني أن وحدات الماكرو تسمح لك بتسجيل مجموعة محددة من الإجراءات ثم تنفيذها لاحقًا بنقرة واحدة ، دون الحاجة إلى كتابة التعليمات البرمجية يدويًا في كل مرة.

ومع ذلك ، قد يكون إنشاء وحدات ماكرو في Excel أمرًا شاقًا بعض الشيء ، خاصة إذا لم تكن معتادًا على البرمجة أو VBA. لحسن الحظ ، يمكن لـ ChatGPT مساعدتك في هذه العملية من خلال تقديم إرشادات ونصائح مفيدة.

دعونا نلقي نظرة على مثال. لدينا جدول بيانات المبيعات بالأعمدة التالية:

• اسم الموظف
• منطقة
• ربع
• إجمالي المبيعات

نريد إنشاء عامل تصفية يعرض إجمالي المبيعات التي تم إجراؤها في الربع الأول لمنطقة الشمال. وصفنا هذا لـ ChatGPT وقمنا بإنشاء ماكرو لهذا ، كما هو موضح أدناه:

بمجرد حصولك على الماكرو المطلوب ، دعنا ننفذها ونشغلها:

1. اضغط على بديل + F11 على لوحة المفاتيح لفتح محرر Visual Basic.
2. في النافذة التالية ، انتقل إلى إدراج > وحدة.
3. هنا ، أدخل الرمز الذي نسخته من ChatGPT سابقًا.
4. أغلق مربع الحوار واضغط على ملف > حفظ باسم.
5. قم بتوسيع القائمة المنسدلة حفظ كنوع واختر مصنف Excel ممكن بماكرو.
6. انقر يحفظ لحفظ ملف الماكرو.
7. الآن ، عد إلى ورقة العمل الخاصة بك وتوجه إلى ملف مطور فاتورة غير مدفوعة.
8. انقر فوق وحدات الماكرو و اختار تصفية البيانات من القائمة.
9. أخيرًا ، ضرب يجري.

سيقوم هذا الماكرو الآن بتصفية بياناتك لإظهار المبيعات للمنطقة المستهدفة فقط.

3. استخدم ChatGPT لأتمتة إرسال رسائل البريد الإلكتروني

عند إدارة فريق كبير ، يمكن أن تكون أتمتة المهام مثل إرسال رسائل البريد الإلكتروني بمثابة المنقذ. يوفر Excel طرقًا مختلفة لأتمتة إرسال رسائل البريد الإلكتروني ، وهو أمر مفيد بشكل خاص عند إرسال بريد إلكتروني إلى مجموعة من الأشخاص بتفاصيل مماثلة على أساس منتظم. بالإضافة إلى ذلك ، يمكن أن يؤدي دمج ChatGPT إلى تبسيط عملية أتمتة البريد الإلكتروني لتحقيق أقصى قدر من الكفاءة.

أسهل طريقة للقيام بذلك هي أن تطلب من ChatGPT إنشاء ماكرو VBA ذي صلة. هذه الطريقة مشابهة تمامًا للخطوات التي وصفناها أعلاه بالفعل. دعونا نلقي نظرة سريعة على مثال.

لنفترض أن لدينا قائمة بعناوين البريد الإلكتروني للإدارة العليا لشركتنا ، وعلينا أن نرسل لهم تقرير الإيرادات للربع الأول عبر البريد الإلكتروني. إليك كيف سنطلب من ChatGPT إنشاء ماكرو VBA.

بمجرد حصولنا على الماكرو ، سنقوم بحفظ الوحدة وتشغيلها باتباع الخطوات الموضحة أعلاه. بهذه البساطة! بصرف النظر عن هذه الطرق الثلاث التي قمنا بإدراجها في قائمة استخدام ChatGPT في Excel ، يمكنك أيضًا استخدام chatbot لتحليل وتصور البيانات في Excel بمساعدة أدوات مثل المخططات وتحليل البيانات أدوات. يمكنك أن تطلب من ChatGPT شرح كيفية استخدام هذه الأدوات بفعالية.

بالإضافة إلى ذلك ، يمكنك استخدام ChatGPT لاستكشاف المشكلات وإصلاحها في Excel من خلال تزويده بتفاصيل الخطأ الذي تواجهه. بينما هناك عدد من أشياء لا يستطيع ChatGPT القيام بها في Excel حتى الآن ، إنها أداة رائعة يمكن أن تساعدك في أن تصبح محترفًا في جداول البيانات.

ChatGPT إلى الإنقاذ

يعد ChatGPT موردًا قيمًا لتحقيق أقصى استفادة من Excel. يمكنك استخدامه لإنشاء صيغ جديدة ، والحصول على المساعدة بشأن أي أخطاء في جدول البيانات ، وحتى تعلم مهارات جديدة من خلال مطالبتهم بشرح كيفية عمل ميزات معينة. إذا تم استخدامه بشكل صحيح ، فيمكن أن يساعدك في زيادة إنتاجية Excel إلى أقصى حد والتغلب على مخاوف جدول البيانات التي قد تكون لديك.