12 تلميحات وحيل Microsoft Forms يجب أن تعرفها

تتميز Microsoft Forms بواجهة مستخدم متقنة وتجربة أنيقة. هناك احتمال ضئيل أن تتخلص منه بمجرد تجربته للمرة الأولى. على الرغم من أن واجهة المستخدم الخاصة به شاملة ، إلا أنك لا تزال بحاجة إلى بعض النصائح الاحترافية لاستخدام نماذج Microsoft بشكل أكثر إنتاجية.

فيما يلي طرق ممتازة للاستفادة من Microsoft Forms للاستطلاع واحتياجات العمل.

1. مشاركة النموذج الخاص بك

تعد مشاركة النموذج الهدف النهائي لاستطلاعك. هذا سهل:

1. انقر اجمع الرد في الجزء العلوي الأيمن من النموذج الخاص بك.
2. اختر تفضيل مجموعة المستلمين عن طريق التحديد يمكن لأي شخص الاستجابة, يمكن فقط للأشخاص في مؤسستي الاستجابة، أو يمكن لأشخاص محددين في مؤسستي الاستجابة.
3. انقر على تقصير URL مربع الاختيار الخاص بعنوان URL أقصر من نوع (اختياري). ثم انقر فوق نسخ لبدء مشاركة الاستطلاع مع المشاركين المستهدفين.

شارك مع أشخاص محددين باستخدام دعوات مخصصة

أثناء مشاركة النموذج الخاص بك ، يمكنك نسخه احتياطيًا برسالة دعوة مخصصة لجعله أكثر احترافية:

1. انقر على اجمع الرد علامة التبويب في الجزء العلوي الأيمن من النموذج الخاص بك.
2. حدد المستلم المفضل لديك.
3. أدخل عنوان البريد الإلكتروني للمستلم أو الاسم أو المجموعة في حقل الاتصال. يمكنك إدخال العديد من المستلمين.
4. املأ حقل النص برسالتك المخصصة.
5. أخيرًا ، انقر فوق يرسل. سيحصل المشاركون الآن على رسالة مخصصة تقودهم إلى صفحة النموذج.

2. اعرض الاستجابة في Excel في الوقت الفعلي

عند تجميع استجابات Microsoft Forms ، يتعين عليك عادةً تنزيل نسخة Excel من بياناتك. لا يتم تحديث البيانات التي تم تنزيلها مع عمليات الإرسال الجديدة. وبالتالي ، قد تحتاج إلى تكرار التنزيل على فترات لتحديث البيانات الموجودة على محرك الأقراص المحلي.

لمنع هذه التنزيلات ذات الفواصل الزمنية المتعددة ، يمكنك الانتظار حتى يكمل المستجيبون الاستطلاع قبل تصدير ردودهم إلى Excel.

لكن في بعض الأحيان ، تريد معرفة كيفية استجابة الأشخاص في الوقت الفعلي - خاصةً إذا كان الاستطلاع واسع النطاق. من السهل؛ يتيح لك حساب Microsoft 365 Business راجع استجابات Microsoft Forms في Excel في الوقت الحقيقي. يمكنك تحقيق ذلك مباشرةً باستخدام النماذج المضمنة في Excel أو عبر Power Automate.

3. منع الاستجابات المتكررة للنموذج

تسمح Microsoft Forms لشخص ما بالرد عدة مرات بشكل افتراضي. يمكنك تعيين النموذج الخاص بك للسماح برد واحد فقط لكل شخص.

عندما انت عدم السماح للأشخاص من الإرسال عدة مرات، سيحتاجون إلى تسجيل الدخول إلى حساب Microsoft الخاص بهم للرد على الاستبيان الخاص بك. وبالتالي ، سيمنع النموذج نفس الحساب من الوصول إلى الاستبيان مرتين.

4. قم بتضمين Microsoft Forms iFrame على موقع الويب الخاص بك

إذا كنت تريد أن يقوم الأشخاص بتسجيل الدخول إلى موقع الويب الخاص بك لملء استبيان ، يمكنك إدراج النموذج كإطار على موقع الويب الخاص بك بدلاً من ذلك. كل ما عليك فعله هو نسخ نسخة iFrame من النموذج المعد الخاص بك ولصقه في HTML لموقع الويب الخاص بك. لنفعل ذلك:

1. اذهب إلى النموذج الخاص بك وانقر اجمع الردود في أعلى اليمين.
2. انقر فوق رمز الرمز باتجاه أسفل يمين الشريط الجانبي المفتوح.
3. انسخ كود التضمين عن طريق النقر ينسخ.
4. الصق الكود المنسوخ في ملف HTML الخاص بموقعك على الويب.

5. استخدم رمز الاستجابة السريعة لمشاركة النماذج

يمكنك أيضًا تنزيل وإرسال رمز الاستجابة السريعة للنموذج الخاص بك إلى المستجيبين. هذه طريقة بديلة لمشاركة عنوان URL الخاص بالاستبيان مع مجموعة مركزة. لتنزيل رمز الاستجابة السريعة الخاص بك من Microsoft:

1. اذهب إلى اجمع الردود تابات أعلى اليمين.
2. انقر فوق رمز QR Code الموجود أسفل الشريط الجانبي (على يسار رمز الرمز).
3. انقر تحميل لحفظ صورة رمز الاستجابة السريعة على محرك الأقراص المحلي.
4. يمكنك الآن مشاركة صورة QR التي تم تنزيلها مع مجموعتك المستهدفة.

6. حدد مدة استكمال النموذج

قد لا تقوم بإجراء اختبار ، ولكنك لا تزال تريد من المستجيبين ملء النموذج الخاص بك في غضون مدة محددة. على سبيل المثال ، تريد من المتقدمين للوظيفة الرد على نموذج الطلب قبل تاريخ محدد. يمكنك ربط ردهم بموعد نهائي.

يمكنك القيام بذلك عن طريق تعديل إعدادات النموذج:

1. انقر على نقاط القائمة الأفقية الثلاث أعلى اليمين.
2. اذهب إلى إعدادات.
3. انقر تاريخ البدء. ثم اضغط بيانات النهاية لإنهاء مدة المسح الخاص بك.
4. يمكنك أيضًا تحديد توقيت النموذج عن طريق النقر حدد المدة الزمنية; يبدأ هذا الموقت بمجرد أن يبدأ شخص ما في ملء النموذج.

إذا كنت قد حددت الاستبيان بوقت ، فسيحصل المستجيبون لديك على مطالبة لإبلاغهم بأنه استطلاع موقوت قبل البدء.

7. قم بإنشاء وتخصيص الاختبارات في Microsoft Forms

مثل Google Forms ، يمكنك أيضًا إنشاء اختبارات في Microsoft Forms. لحسن الحظ ، من السهل إجراء الاختبارات القصيرة مثل النماذج العادية. لإنشاء اختبار في Microsoft Forms:

1. انقر مسابقة جديدة من لوحة معلومات Microsoft Forms.
2. املأ حقل العنوان باسم الاختبار الخاص بك. ثم أدخل الوصف الاختياري أسفل هذا الحقل إذا كان لديك واحد.
3. انقر اضف جديد.
4. سترى خيارات الاختبار المتاحة في الشريط المعروض. على سبيل المثال ، يمكنك الاختيار خيار لأسئلة خيارات متعددة.
5. انقر اضف جديد لإضافة سؤال جديد.

تعيين رؤية نتيجة الاختبار

قد ترغب أيضًا في منع المشاركين من رؤية نتائج الاختبار بعد الإرسال:

1. انقر فوق أشرطة القوائم الأفقية الثلاثة في أعلى اليمين.
2. اذهب إلى إعدادات.
3. تبديل خارج تظهر النتائج تلقائيا.

8. تحميل وتخصيص موضوع النموذج

إلى جانب واجهة المستخدم الخاصة به ، باستخدام Microsoft Forms ، يمكنك تحديد واجهة المستخدم التي يراها المستجيبون عند فتح الاستبيان الخاص بك. هذه طريقة ممتازة لإظهار احترافك. بينما توفر Microsoft Forms نُسق مضمنة ، يمكنك أيضًا تصميم سمة مخصصة وتحميلها.

1. من النموذج الخاص بك ، انقر فوق سمة في أعلى اليمين.
2. اختر من بين الموضوعات المدرجة.
3. لتحميل نسق مخصص بدلاً من ذلك ، انقر فوق علامة الصليب (+) في الجزء السفلي الأيسر من شريط السمات.
4. انقر فوق أيقونة الصورة في القائمة التالية.
5. بعد ذلك ، قم بتحميل نسق من Bing أو OneDrive. أو يمكنك النقر فوق رفع لتحديد موضوع من محرك الأقراص المحلي الخاص بك.

9. السماح للآخرين باستخدام قالب النموذج الخاص بك

إذا قمت بإنشاء سمة جميلة مع أسئلة استبيان شاملة وذات صلة ، يمكنك السماح للآخرين باستخدامها. عندما تسمح للآخرين باستخدام القالب الخاص بك ، فسوف تشارك نسخته المكررة بدلاً من ذلك. ومن ثم ، يمكن للمستجيبين استخدامه كنموذج لاستطلاعهم.

توجه إلى النموذج الخاص بك واتبع الخطوات التالية:

1. انقر على نقاط القائمة الأفقية الثلاث في أعلى اليمين.
2. انقر تعاون أو مكرر.
3. ضمن قسم المشاركة كقالب ، انقر فوق الحصول على ارتباط لتكرار.
4. انسخ الرابط الذي تم إنشاؤه وشاركه مع المشاركين. بينما سيظل بإمكانهم ملء النموذج وإرساله ، يمكنهم أيضًا تكراره واستخدامه كقالب لاستطلاعاتهم إذا كان لديهم حساب Microsoft 365.

10. تخصيص رسالة وداع

يمكنك أيضًا تقدير المشاركين على تخصيص الوقت للرد على الاستبيان الخاص بك. تظهر هذه الرسالة بمجرد إرسال النموذج الخاص بك.

يمكن لمثل هذه الرسالة أن تقطع شوطًا طويلاً في بناء علاقة مع المشاركين. على سبيل المثال ، يمكنك استغلال هذه الفرصة لتذكير المستجيبين بأنك ستستجيب لمدخلاتهم في وقت معين. لتخصيص رسالة وداع:

1. انقر على نقاط القائمة الأفقية الثلاث في أعلى يمين النموذج.
2. اذهب إلى إعدادات.
3. انقر على تخصيص رسالة شكر خانة الاختيار.
4. ثم املأ الحقل برسالتك.

سيتلقى الأشخاص رسالتك الآن بعد إرسال النموذج.

11. احصل على إشعار بالبريد الإلكتروني لكل رد

يمكنك الحصول على إشعار بالبريد الإلكتروني في كل مرة يقوم فيها شخص ما بالرد على الاستبيان الخاص بك. على الرغم من أن هذا قد لا يكون ممارسة مرغوبة في الاستطلاعات المكثفة ، إلا أنه يساعدك على تتبع الردود - خاصة إذا كان لديك عدد أقل من المشاركين. لنفعل ذلك:

1. انقر فوق أشرطة القوائم الأفقية الثلاثة في الأعلى. ثم اذهب الى إعدادات.
2. انقر على الحصول على إشعار البريد الإلكتروني لكل رد خانة الاختيار.

12. قم بعمل نسخة من النماذج السابقة

أثناء تحرير نموذج سابق واستخدامه لاستطلاع آخر يجعل عملك أسرع ، ينتهي بك الأمر بالكتابة فوق محتواه. قم بتكرار النموذج الذي تريد البناء عليه وقم بتعديل النموذج الثاني بدلاً من ذلك:

1. انتقل إلى لوحة معلومات Microsoft Forms.
2. بمجرد تحديد النموذج السابق الذي تريد البناء عليه ، انقر فوق النقاط الأفقية الثلاث في أسفل يمين الشعار الخاص به.
3. يختار ينسخ لتكرارها. يمكنك الآن تحرير الإضافي.

شارك استطلاعات الرأي الخاصة بك بشكل احترافي

أدوات الاستطلاع عبر الإنترنت مثل Microsoft و Google Forms تجعل الحياة سهلة. ومع ذلك ، على الرغم من أنه يمكنك الاستفادة من بساطتها لإجراء استطلاعات الرأي المحلية والشاملة ، فإن معرفة طريقك حول حالات الاستخدام المهني الخاصة بهم يبسطها بشكل أكبر.

على الرغم من أنك تعرفت على النصائح والحيل لاستخدام نماذج Microsoft في هذه المقالة ، فقد ترغب أيضًا في الاطلاع على بعض الاستخدامات الاحترافية لنماذج Google.