لقد اعتاد الموظفون على التنقل بين تطبيقات العمل لدرجة أنهم طوروا ذاكرة عضلية طويلة المدى لذلك. على الرغم من أن هذه الأدوات مريحة ، إلا أنها تساعدك إلى حد ما.
يستغرق تبديل علامات التبويب ثوانٍ فقط ، ولكنه يضيف ما يصل إلى عدة ساعات في الأسبوع إذا قمت بتشغيل برامج متعددة في وقت واحد. ومعظم العمال لا يدركون حتى أنهم يضيعون الوقت. للمساعدة في تبسيط سير عملك ، سنشرح مخاطر اعتماد عدد كبير جدًا من برامج المكتب.
ما الذي يسبب الحاجة للتبديل بين التطبيقات أثناء العمل؟
تعمل التكنولوجيا على تبسيط العمليات التجارية من خلال أتمتة مهام العمل المختلفة. تنظم أدوات إدارة المشروع مسؤوليات الفريق ، وتراقب أدوات تعقب الوقت نشاط الموظف ، وأدوات الجدولة تحدد المواعيد.
مع ذلك ، لا تزال البرامج غير قادرة على استبدال الجهد البشري بالكامل. إن الإفراط في الاستثمار في الأتمتة ، وهو ما يفعله العديد من أصحاب العمل ، يجبر المستخدمين على التوفيق بين تطبيقات متعددة. دراسة طولية بواسطة أوكتا ، إنك. يُظهر أيضًا أن 10٪ من الشركات الأمريكية تنشر أكثر من 199 برنامجًا للعمل. لا يستطيع معظم الأشخاص معالجة العديد من الأنظمة الأساسية بسرعة.
6 الآثار السلبية للتبديل بين الكثير من تطبيقات العمل
قد يجادل البعض بأن التبديل بين علامات التبويب هو ثمن زهيد يجب دفعه مقابل الأتمتة والراحة. يجب أن يتكيف المواطنون الرقميون مع التغيير ، بعد كل شيء. على الرغم من أن الشركات يمكنها فقط دمج وظائف محددة ، إلا أن استخدام الكثير من تطبيقات العمل يؤدي إلى العديد من العيوب للعمال.
1. التبديل بين المنصات يضيع الوقت
تستثمر الشركات في أدوات العمل لتوفير الوقت. إنهم يأملون أن ينجز الموظفون مثلك المزيد بعد تفريغ بعض مهامهم اليومية. نعم ، تعمل برامج المكتب على تسريع عمليات سير العمل. يمكنك دمجها في روتينك وتقليل عبء العمل لديك ، لكن الاعتماد المفرط سيؤدي إلى نتيجة عكسية.
يؤدي التبديل المتكرر بين العديد من التطبيقات إلى إهدار الكثير من الوقت. بدلاً من الحصول على كل منصة شائعة ، حدد تطبيقات العمل التي ستعالج أسوأ ضياع الوقت في مكان عملك. اطلب من المشرفين أن يقصروا أنفسهم على الأدوات الأساسية. إن الإفراط في شراء البرامج يهدر فقط موارد الشركة ويضع ضغوطًا غير ضرورية على العمال.
2. يؤدي تخزين المعلومات في أنظمة أساسية متعددة إلى المساس بالأمان
تلعب مراقبة الأصول دورًا مهمًا في الأمن السيبراني. أفضل طريقة لمنع الهجمات الخارجية والداخلية هي مراقبة المستخدمين الذين يصلون إلى الملفات ويعرضونها ويعدلونها. لا أحد يستطيع معرفة متى سيحدث خرق للبيانات. يجب أن يتمتع مديرو تكنولوجيا المعلومات بإمكانية الوصول في الوقت الفعلي إلى أي جزء من بيانات الشركة على مدار الساعة طوال أيام الأسبوع.
ومع ذلك ، فإن استخدام برامج متعددة يجعل المراقبة صعبة. يتكلف تتبع الأنظمة الأساسية المختلفة موارد هائلة ، لذلك تفضل معظم الشركات تجاهل التطبيقات ذات الأولوية المنخفضة تمامًا.
يرجى ملاحظة أن هذا الأسلوب يعرض للخطر نظام الأمان الشامل للمؤسسة. يتمتع مجرمو الإنترنت في الوقت الحاضر بالمهارات والموارد التكنولوجية لإساءة استخدام معلومات التعريف الشخصية (PII) القديمة والتي عفا عليها الزمن. لا تقم بترحيل ملفات الشركة إلى أي تطبيق لا يمكنك مراقبته بشكل روتيني.
3. يؤدي التبديل بين التطبيقات إلى تعطيل قطار الفكر
تمنعك معالجة المعلومات الجديدة من تحقيق حالة التدفق. إذا كنت تتنقل بين منصات مختلفة عدة مرات في اليوم ، فستواجه صعوبات في المهام الصعبة التي تتطلب أكثر من بضع دقائق من التركيز.
يستغرق تبديل علامات التبويب جهدًا ضئيلًا ، لكن التنقل إلى مهام مختلفة يسبب ضغطًا إدراكيًا كبيرًا. الموظفون ليسوا آلات تعالج المعلومات الجديدة تلقائيًا. تقرير من موقع Psychreg.org يوضح أن قنوات الذاكرة قصيرة المدى يمكنها تخزين حوالي سبعة عناصر فقط لمدة 10 إلى 60 ثانية.
أفضل نهج هو الحد من الأنظمة التي تستخدمها لكل مهمة. لنفترض أنك تكتب مدونة. بدلًا من القفز بين الأنظمة الأساسية وعلامات التبويب لجمع المعلومات أثناء الكتابة ، ابحث عن النقاط الأكثر أهمية واجمعها مسبقًا.
4. يؤدي تشغيل عدد كبير جدًا من تطبيقات الخلفية إلى الإضرار بوظائف الجهاز
يؤدي تشغيل العديد من العمليات في الخلفية إلى إبطاء جهازك. لا تستهلك التطبيقات خفيفة الوزن مثل أنظمة المراسلة الفورية وأدوات إدارة المشاريع الكثير من ذاكرة الوصول العشوائي. ومع ذلك ، فإن تشغيل الأنظمة الثقيلة مثل برامج تحرير الصور ومنشئي المواقع وتطبيقات مؤتمرات الفيديو في وقت واحد قد يتسبب في حدوث بعض التأخير.
يجب أن تعرف حدود جهازك. قم بحظر المهام التي تتطلب تطبيقات ذات ذاكرة وصول عشوائي ثقيلة بحيث يمكنك التخلص من بعض عمليات الخلفية خلال تلك الفترة. لن تحمي أداتك فحسب ، بل ستعمل أيضًا بشكل أسرع. تجعل الاضطرابات الخارجية مثل الصفحات البطيئة التحميل والشاشات المجمدة من الصعب التركيز ، خاصة إذا استمررت في إعادة تشغيل التطبيقات المعطلة.
5. يستغرق إدخال منصات متعددة للموظفين الجدد وقتًا
يؤدي تعليم الموظفين الجدد لتعلم أدوات متعددة في نفس الوقت إلى إطالة عملية الإعداد. يستغرق اعتماد أنظمة جديدة وقتًا. ستحتاج إلى عدة أسابيع من التكرار لدمج أدوات مختلفة في سير عملك بشكل فعال.
يجب أن يركز الإعداد على التأقلم. ال أفضل الطرق للترحيب بالمجندين تتضمن مقدمات الفريق والتدريب المتعمق وشرح الموارد. ولكن إذا كان مدربك يقضي معظم وقته في تعليمك الأدوات المكتبية ، فقد يغفل عن غير قصد هذه الأنشطة.
6. قد يجد العمال صعوبة كبيرة في تذكر عدد كبير جدًا من المنصات
التبديل بين علامات التبويب شيء ، لكن إتقان الأنظمة الأساسية المختلفة التي تستخدمها يوميًا شيء آخر. ليست كل الأدوات مبنية بنفس الطريقة. بينما يمكنك تعلم منصات المراسلة وتطبيقات تدوين الملاحظات بسرعة ، فإن استخدام منصات إدارة المشاريع ومنشئي المواقع ومحرري الفيديو ، من بين الموارد المعقدة الأخرى ، يتطلب الكثير من التدريب.
دراسة العديد من المنصات تستنزف معرفيًا. إذا كنت تقضي ساعات في إتقان الأدوات المكتبية ، فلن يكون لديك أي طاقة أو قوة ذهنية متبقية لعملك الفعلي ، مما يعيق الأداء.
ما الذي يمكنك فعله لتقليل الحاجة إلى التبديل بين التطبيقات؟
ستتمتع بمزيد من التحكم في سير عملك إذا كنت تعمل لحسابك الخاص. تقييم الأدوات التي تستخدمها لأتمتة المهام المستقلة ومعرفة أي منها يتكامل جيدًا مع بعضها البعض. تستوعب معظم أدوات الإدارة تطبيقات الجهات الخارجية داخل نفس النظام البيئي.
بدلاً من ذلك ، ستحتاج إلى دعم مشرفك إذا كنت تعمل في شركة خاصة. اطلب مراجعة تقارير نشاط الفريق لاختناقات سير العمل. قم بإزالة الأدوات الزائدة ، وتحقق من الأنظمة التي يمكن أن تعمل على نظام أساسي واحد مرخص ، وجرب إستراتيجيات فعالة لترحيل الملفات. بمجرد أن يكون لديك حجة قوية ، أرسلها إلى القسم المناسب.
القضاء على العادات السيئة الصغيرة التي تعيق كفاءة سير العمل
على الرغم من أن البرامج يمكنها أتمتة مهام محددة ، إلا أن تبني خيارات متعددة فجأة يعيق إنتاجية سير العمل. لا ترهق نفسك بالأدوات. بصرف النظر عن التبديل بين التطبيقات المختلفة ، ستضيع أيضًا الوقت في مهام طائشة مثل تحميل صفحات جديدة وبدء البرامج وترحيل الملفات.
لزيادة تعزيز إنتاجيتك ، استمر في تقييم العادات السيئة الصغيرة التي تسبب اختناقات في سير العمل. نقترح تتبع أنشطة عملك. سيساعدك تحديد مهامك على اكتشاف عوامل القتل الخفية والخطيرة للإنتاجية ، مثل التسويف ووسائل التواصل الاجتماعي والكمال.
