التحدي الحاسم الذي يتم تجاهله بشكل شائع والذي يواجهه العمال عن بعد هو العمل بكفاءة في مناطق زمنية مختلفة. غالبًا ما تقوم الشركات الافتراضية بالتوظيف في جميع أنحاء العالم. على الرغم من أن التعاون مع محترفين عالميين يعزز النمو الوظيفي ، إلا أنه يتطلب منك أيضًا اتباع الجداول الزمنية المحمومة. من المحتمل أنك لا تستطيع العمل في وردية العمل المعتادة من 9 إلى 5.
يعد التنسيق مع الأفراد في مناطق زمنية مختلفة أمرًا صعبًا. لمساعدتك في إدارة يوم عملك ، سنشارك ثماني نصائح للتعاون السلس مع الشركاء في الخارج.
1. أبلغ الأطراف الثالثة عن موقعك مباشرة من Get-Go
الكشف عن منطقتك الزمنية على الفور. اذكر جدولك الزمني وقنوات الاتصال المفضلة أثناء تقديم نفسك حتى يعرف زملاؤك في العمل كيفية الوصول إليك. أيضا ، اغتنم هذه الفرصة لوضع الحدود. اشرح الحالات النادرة التي يكون فيها من المقبول إرسال رسائل حتى بعد انتهاء مناوبتك.
لتوصيل جدولك بشكل أكثر فعالية ، أشر إليه في ملفاتك الشخصية على الإنترنت. لن يتذكرها الجميع ، بعد كل شيء. سيؤدي تضمين ساعات العمل في توقيع بريدك الإلكتروني وملف تعريف دردشة العمل وحساب LinkedIn وملف تعريف Google إلى منع سوء التفاهم.
فقط تأكد من تحديثها عند الضرورة. سواء كنت تعمل في نوبات مختلفة أو تعمل في وقت مبكر ، فإن مشاركة التغييرات مع جدولك هي مسؤوليتك.
2. قم بتنزيل محول منطقة زمنية دقيقة
يعد تحديد المواعيد مع الفرق البعيدة أمرًا صعبًا. فهم لا يتبعون جداول عمل غير منسقة فحسب ، بل ينسون بعضهم حساب اختلافات المنطقة الزمنية. لا يمكن لمضيفي الاجتماع تقديم نفس الجدول الزمني فقط في 24 منطقة زمنية.
للتأكد من أن الجميع يتبع نفس الجدول الزمني ، يجب على فريقك استخدام محولات المنطقة الزمنية. هناك العديد من الخيارات المتاحة. يمكنك حتى دمجها مع أدوات العمل على مستوى الفريق مثل أنظمة إدارة المشاريع وتطبيقات التقويم.
3. استخدم الأوقات العسكرية وحدد المناطق الزمنية عند جدولة الخطط
اعتد على استخدام الوقت العسكري وتحديد المناطق الزمنية عند جدولة الاجتماعات. لا تترك مجالا للتخمين. يمكنك أيضًا تضمين تذكير يخبر المستلمين بتحويل الوقت المشار إليه إلى مناطقهم الزمنية المحلية. بهذه الطريقة ، لا أحد يغفل اختصارات المنطقة الزمنية.
لتجنب الالتباس ، اتبع المنطقة الزمنية الأكثر استخدامًا عبر فريقك. لنفترض أنك من نيويورك. على الرغم من أنه قد يكون من المناسب استخدام منطقتك الزمنية المحلية ، إلا أن زملائك في الفريق من ولاية أو بلد آخر قد يجدون التحويلات المتكررة مشكلة.
بالنسبة إلى المستقلين ، اتبع المناطق الزمنية التي تفيد عملائك. إجراء التعديلات من جانبك سيجعلك تبدو محترفًا ولطيفًا ، مما يترك لشركائك انطباعًا إيجابيًا عنك.
عند حجز المواعيد مع العاملين عن بُعد ، ستلاحظ أن الكثير من الوقت يضيع في انتظار التأكيد. تجعل الاختلافات في المنطقة الزمنية من الصعب الحصول على ردود في الوقت الفعلي. إذا كانت الأطراف الأخرى تعيش في الجانب الآخر من العالم ، فمن المحتمل ألا تسمع أي أخبار منهم حتى يوم العمل التالي. حتى بعض رسائل البريد الإلكتروني المتبادلة قد تستغرق أسبوعًا.
لتبسيط العملية ، استخدم ملف أداة موثوقة لجدولة المواعيد. تعرض الخيارات المستخدمة على نطاق واسع مثل تقويم Google و Cal Friendly التواريخ المتاحة تلقائيًا لجميع الأطراف المعنية. يختار المستخدمون ببساطة فتحاتهم المفضلة. بمجرد أن يختار الجميع موعدًا ، سيقوم التطبيق بتسجيل النتائج حتى يتمكن المضيف من تحديد ما إذا كان سيمضي في الاجتماع أم لا.
5. الاستعانة بمصادر خارجية أو أتمتة بعض عمليات الأعمال
إذا كنت تقوم بشكل متكرر بتغيير الجداول الزمنية للمهام الحساسة للوقت ولكنها متكررة ، ففكر في إلغاء تحميلها إلى AI بدلاً من ذلك. وفر وقتك لمشاريع أكثر تعقيدًا. يمكن للأنظمة الآلية التعامل مع الأمور الشاقة مثل جدولة المواعيد وتسجيل الوقت وفرز البريد الإلكتروني وتتبع المشروع.
بالنسبة للمهام التي لا يمكن للذكاء الاصطناعي تشغيلها تلقائيًا ، قم بتعيين موظفين مستقلين. ابحث عن محترفين مهرة وموثوق بهم يمكنهم أن يحلوا مكانك خلال ساعات الراحة. ولكن بمجرد زيادة عبء العمل على فريقك ، اطلب من قسم الموارد البشرية أو مشرفك الحصول على موظف دائم.
6. استخدم منصة إدارة مشروع منظمة لفريقك
على الرغم من أهمية عمليات الموافقة ، إلا أنها تعرقل إكمال المهمة. حتى مراجعة عروض المبيعات أو مقترحات الأعمال قد تضيع عدة أيام إذا استغرقت الأطراف ساعات للرد.
لتسريع العملية ، تبسيط تتبع المهام. يستخدم برامج إدارة المشاريع كموقع مركزي للمشاريع على مستوى الفريق حيث يمكن للمستخدمين تعيين المهام ووضع علامة عليها وإلغائها والموافقة عليها وفقًا لسرعتهم الخاصة. هنا ، يمكن للعاملين عن بُعد إكمال المهام دون الاتصال بعيدًا عن المنصة.
راجع ميزات أداة إدارة المشروع المرتقبة. إذا كنت تعمل في مناطق زمنية مختلفة ، فإننا نقترح اختيار برنامج يأتي بالفعل مع محولات المنطقة الزمنية وتقنية المراسلة الفورية وجدولة المواعيد.
7. تعرّف على الإجازات المرصودة في بلدان مختلفة
نظرًا لأنك تعمل مع فرق بعيدة في جميع أنحاء العالم ، يجب أن تتعرف على العطلات التي يتم الاحتفال بها في البلدان الأخرى. الأديان والثقافات لها معتقدات مختلفة. من غير المحترم التقليل من أهمية عطلة دولة أخرى لمجرد أنك لا تتبعها.
لنفترض أنك تعمل مع الهنود. على الرغم من أن عيد الشكر هو عطلة ثانوية بالنسبة لمعظم الهنود ، إلا أنهم يولون أهمية كبيرة لمهرجان ديوالي ، وهو مهرجان للأضواء يُحتفل به في أكتوبر أو نوفمبر. سيكون من غير المراعاة تعيين المهام الحرجة خلال هذه الفترة.
أيضًا ، تتبع البلدان التي تراعي التوقيت الصيفي (DST). الأشخاص الذين يستخدمون التوقيت الصيفي يعرضون ساعاتهم للأمام بمقدار ساعة خلال فصل الصيف لتوفير الكهرباء. انها ليست عطلة. ومع ذلك ، قد يتسبب ذلك في حدوث ارتباك عند تحديد المواعيد.
8. جرب جداول عمل مختلفة
بينما يوفر العمل عن بُعد مرونة في الوقت ، فإنه يأتي أيضًا بجداول زمنية غير منتظمة تتطلب تعديلات روتينية. يجب أن تجد الفرق البعيدة فترات زمنية تناسب الجميع. من المحتمل أن تعمل في نوبات عمل لم تفعلها كموظف في المكتب ، لذا جهز القليل منها الحيل للبقاء مستيقظا في العمل.
ابق متفتحًا للجداول الزمنية المختلفة. إذا كنت تعمل في نفس التحول طوال حياتك المهنية ، فاغتنم هذه الفرصة لإصلاح روتينك. على سبيل المثال ، يمكنك القيام بالأعمال المنزلية والتدريبات في وقت مبكر من اليوم. من تعرف؟ قد تكتشف أنك أكثر كفاءة وإنتاجية عند العمل خارج ساعات العمل العادية.
العمل بكفاءة في مناطق زمنية مختلفة
يتطلب العمل بكفاءة مع شركاء في الخارج تخطيطًا دقيقًا. لا يعيش الشخص الموجود على الطرف الآخر من الشاشة في نفس المنطقة الزمنية التي تعيش فيها ، لذا لا يجب عليك فرض تغييرات سريعة وطلبات عاجلة. وبالمثل ، قم بإدارة عبء العمل الخاص بك وفقًا لذلك. تفريغ المهام الحرجة التي تستغرق وقتًا طويلاً مثل إعداد الاجتماعات وفرز رسائل البريد الإلكتروني وإصدار إعلانات لأنظمة الذكاء الاصطناعي.
إذا كانت مهامك اليومية تتضمن إدارة فريق بعيد ، ففكر في إنشاء جدول زمني على مستوى الفريق لمتابعة. نعم ، يختلف الأشخاص في تفضيلات المناوبات. بقدر ما تريد استيعابهم ، قد لا ينجز العاملون لديك الكثير إذا كانوا نادرًا ما يعملون في نفس الجدول.
