لم تعد بحاجة إلى إرسال مستند Word عبر البريد الإلكتروني ذهابًا وإيابًا بين زملاء العمل لإنجاز المهام. يمكنك ذلك ، ولكن باستخدام معالجات النصوص المستندة إلى الويب مثل محرر مستندات Google ، يصبح التعاون والتواصل أمرًا سهلاً.
داخل البرنامج ، ستجد العديد من الأدوات والميزات التي تساعدك على البقاء محدثًا وبعيدًا عن الآخرين. في هذه المقالة ، ستجد دليلًا كاملاً لاستخدام هذه الأدوات في محرر مستندات Google.
لتبسيط تعليقات فريقك وتعاونه ، إليك كيفية ذكر الآخرين واستخدام التعليقات بشكل فعال في محرر مستندات Google.
ذكر الآخرين في مستندات Google الخاصة بك
للإشارة إلى جهة اتصال في أي مكان في مستند Google ، اكتب @ وتابع عنوان بريدهم الإلكتروني. إذا حفظتها كجهة اتصال في حسابك على Google ، فسيظهر اسمها في قائمة كما تفعل ذلك. هناك ، يمكنك النقر فوق اسمهم لإنهاء إضافتهم.
لا يؤدي ذكرهم في المستند إلى إرسال إشعار إليهم ، ولكنه سينشئ علامة يمكنك تمرير مؤشر الماوس فوقها لرؤيتها بطاقة جهة اتصال بها اختصارات لإرسال بريد إلكتروني إليهم أو إنشاء اجتماع أو جدولته أو عرض تفاعلاتك الأخيرة مع Google.
إذا كنت لم تمنح زميلك حق الوصول بعد ، فهناك بضع طرق لمشاركة مستندات Google الخاصة بك، الأسرع هو يشارك زر في الزاوية العلوية اليمنى. بمجرد النقر فوقه ، سيُطلب منك عنوان بريدهم الإلكتروني ورسالة اختيارية. ثم اضغط يرسل.
ستعمل التعليقات على اختبار اتصال زملائك في العمل ، مما يؤدي إلى تحويل انتباههم إلى المستند المشترك. لاستخدام التعليقات:
- قم بتمييز النص أو الوسائط حيث تريد ترك تعليق.
- سيظهر شريط أدوات على الجانب الأيمن من المستند. هناك ، حدد رمز الكلام الأزرق مع رمز زائد. بدلاً من ذلك ، يمكنك العثور على هذا الرمز باللون الرمادي في شريط الأدوات العلوي أو بالنقر بزر الماوس الأيمن للحصول على قائمة بالخيارات الإضافية.
- ستظهر لوحة تعليق. اكتب أفكارك في الحقل ، باستخدام @ وعنوان بريد إلكتروني لإضافة زملائك في العمل.
- عندما تكون مستعدًا للمشاركة ، انقر فوق تعليق، وستظهر ملاحظتك في المستند. سيتلقى أي شخص تم وضع علامة عليه بداخله إشعارًا. يمكن لأي شخص لديه حق الوصول إلى المستند عرض وإضافة أفكاره.
لمنع التعليقات من التكدس في المستند ، يمكنك حلها بمجرد قراءتها أو إكمال أي مهام مرتبطة. للقيام بذلك ، انقر فوق علامة الاختيار في رأس الموضوع. سيؤدي هذا الإجراء إلى إخفاء الملاحظة ، ولكن يمكنك الوصول إلى و استعادة التعليقات التي تم حلها في محرر مستندات Google من خلال الوصول إلى السجل الخاص بك. يمكنك العثور على ذلك من خلال تحديد رمز الكلام في الزاوية العلوية اليمنى من شاشتك.
كيفية استخدام اقتراح التعديلات في مستندات جوجل
في بعض الأحيان يكون من المفيد تقديم اقتراحات بدلاً من التغييرات عند العمل بشكل تعاوني. بدلاً من اختبار اتصال زميلك في العمل من خلال لعبة تلو الأخرى أو غربلة محفوظات إصدار المستند ، يمكنك اقتراح تغييرات باستخدام وضع الاقتراح في محرر مستندات Google. لنفعل ذلك:
- قم بتمييز النص أو الوسائط التي تشير إليها.
- سيظهر شريط أدوات على الجانب الأيمن من المستند. هناك ، حدد رمز الكلام الأخضر بقلم رصاص. بدلاً من ذلك ، يمكنك التبديل بين الأوضاع بالنقر فوق رمز القلم الرصاص في شريط الأدوات أو النقر بزر الماوس الأيمن للحصول على قائمة بالخيارات الإضافية.
- بمجرد أن تكون في وضع الاقتراح ، ستظهر أي تعديلات تجريها كاقتراح ، وسيظل النص الذي تستبدله يظهر بخط أخضر يتوسطه خط. ستظهر مربعات التعليق على الجانب الأيمن ، مما يعكس أي تغييرات مقترحة.
- عندما تكون جاهزًا ، ضع علامة على زميل العمل الذي ترغب في اقتراح تغييرات عليه في سلسلة تعليق واحدة أو أكثر واضغط على إعادة التشغيل لإرسال إشعار.
عندما تكون مستعدًا للعودة إلى وضع التحرير ، انقر بزر الماوس الأيمن وحدد الخيار من القائمة ، أو انقر فوق رمز وضع الاقتراح على الجانب الأيمن من شريط الأدوات.
إذا كنت تراجع اقتراحات شخص آخر ، فيمكنك النقر فوق مربعات التعليق لمراجعتها. كما تفعل ، انقر فوق علامة الاختيار في الجزء العلوي من سلسلة الرسائل للقبول وعلامة x للرفض. سيؤدي قبول التغييرات إلى وضع تعديلات زميلك في العمل في المستند. يمكنك أيضًا ترك تعليقاتهم على الموضوع للتواصل ذهابًا وإيابًا بشأن عناصر محددة.
إعدادات الإعلام لمحرر مستندات Google
تتمثل إحدى الطرق السريعة للعثور على إعدادات الإشعارات الخاصة بك للمستندات في استخدام رمز الكلام في الزاوية العلوية اليمنى من شاشتك. بمجرد فتح اللوحة ، انقر فوق رمز الجرس لفتح قائمة الإعدادات. هنا ، يمكنك ضبط أنواع الإشعارات التي تتلقاها لكليهما تعليقات و عمليات التحرير.
بالنسبة للتعليقات ، يمكنك الاشتراك فيها جميعًا ، فقط تلك التي ذكرك فيها الآخرون ، أو لم يذكر أي منها. إذا لم تحدد لا شيء ، فستظل تحصل على مؤشر مرئي ، لكنك لن تتلقى إشعارًا أو بريدًا إلكترونيًا. باستخدام هذا ، ستحتاج إلى إيلاء مزيد من الاهتمام لضمان عدم تفويت أي تحديث من زميل في العمل.
من خلال عمليات التحرير ، يمكنك الاشتراك في تلقي إشعارات في كل مرة يقوم فيها شخص ما بإجراء تغييرات على المستند أو لا شيء على الإطلاق. ولكن لا يزال بإمكانك معرفة من قام بتغيير ما في محفوظات إصدار المستند.
كيفية استخدام محفوظات الإصدار في محرر مستندات Google - ولماذا هذا مفيد
نظرًا لأنك تتعاون مع الآخرين ، فمن الجيد أن يكون لديك نسخة احتياطية من المستند في حالة قيام شخص ما بحذف معلومات مهمة أو الكتابة عليها عن طريق الخطأ. في الجزء العلوي من شاشتك ، يوجد ارتباط تشعبي يوضح وقت حدوث آخر تعديل. انقر فوق هذا ، وسترى نسخًا احتياطية من جلسات العمل السابقة والتغييرات التي حدثت.
يعد استخدام محفوظات الإصدار أمرًا مفيدًا لأنه يمكنك الاطلاع على التغييرات التي قام الآخرون بتغييرها إذا كان الأمر غير واضح. بالإضافة إلى ذلك ، يمكنك الرجوع إلى إصدار سابق إذا لم تكن راضيًا عن المستند الحالي أو إذا حدث خطأ ما.
كيف تتحقق مما إذا كان شخص آخر يعمل في مستند Google
لحسن الحظ ، قامت Google بتغطيتك عندما يتعلق الأمر بمعرفة ما إذا كان زميلك في العمل يقوم حاليًا بتحرير مستند أم لا. إذا كانوا في مساحة العمل معك ، فستظهر صورة ملفهم الشخصي في الجزء العلوي من شاشتك بحد ملون. إذا كانوا هناك لكنهم غير نشطين ، فسوف يبدو باهتًا.
يمكنك أيضًا معرفة مكانهم بالضبط من خلال النظر إلى مؤشرهم باللون المقابل. بهذه الطريقة ، يمكنك تجنب التداخل أو العودة لاحقًا إذا كنت تفضل العمل بمفردك.
احصل على تعاون مع محرر مستندات Google
بفضل محرر مستندات Google ، يعد التعاون مع زملائك في العمل أمرًا سهلاً. يمكنك إما المساهمة في المستندات أو اقتراح تعديلات. بالإضافة إلى ذلك ، هناك الكثير من الميزات ، مثل إعدادات الإشعارات المخصصة ، وسجل الإصدار ، والتحديثات في الوقت الفعلي ، للحفاظ على سير عملك سلسًا وثابتًا.
