كيفية إنشاء خريطة زمنية لتحسين إنتاجيتك

كم مرة تجد نفسك تائهًا - غير قادر على التعامل مع الدفق اللامتناهي من المهام التي ألقيت في طريقك؟ تستلقي على سريرك في الليل وتفكر في كل العمل الذي كان من الممكن أن تنجزه خلال النهار ولكنك لا تستطيع ذلك.

أنت تفكر في كيفية إدارة وقتك بشكل أفضل وإنجاز المزيد. لكن اليوم ضاع. لو كنت قد فعلت كل هذا التخطيط مسبقًا. إذا كان السيناريو أعلاه يصف حالتك ، فأنت بحاجة إلى التفكير في تعيين الوقت.

ما هو تخطيط الوقت؟ كيف يختلف عن حظر الوقت؟

يشير تعيين الوقت إلى عملية إنشاء إطار عمل يرسم أنشطتك (العمل والاجتماعات والالتزامات الشخصية) فيما يتعلق بالوقت. من السهل الخلط بين تخطيط الوقت والجدولة أو طرق إدارة الوقت التقليدية مثل حظر الوقت. ومع ذلك ، هناك فرق ملحوظ.

تقدم خريطة الوقت عرضًا شاملاً ليومك أو أسبوعك أو شهرك. إنه يوفر وضوحًا حول الكيفية التي من المفترض أن تقضي بها أيامك ، وما عليك القيام به ، ومتى. بمجرد حصولك على هيكل عظمي لكيفية التخطيط لقضاء وقتك ، يمكنك البدء في جدولة فترات زمنية للمهام ذات الأولوية العالية (حظر الوقت).

على عكس طرق إدارة الوقت الأخرى ، فإن تخطيط الوقت لا يقتصر فقط على تخصيص وقت للعمل. إنها الخطة الكاملة لكيفية قضاء وقتك ، من العمل والهوايات إلى وقت الفراغ والعائلة. وبمجرد أن تعتاد على رسم خرائط الوقت ، يحدث السحر.

تحصل على خريطة واضحة لما يجب عليك القيام به ، لذلك يتلاشى إرهاق اتخاذ القرار. تنتهي أيام التلاعب بين المشاريع المختلفة لأنك قمت بالفعل بجدولة فترات زمنية للمهام ذات الأولوية العالية. أنت تعرف متى حان وقت العمل ومتى حان الوقت للتخلص من مخاوفك وتناول فنجان قهوة ساخن. أنت لم تعد مستعجلًا بعد الآن ، وتنجز المزيد من العمل.

تبدو لطيفة ، أليس كذلك؟ فلنتحدث عن كيفية إنشاء خريطة زمنية لزيادة الإنتاجية والسيطرة على حياتك.

كيفية إنشاء خريطة زمنية لتحسين الإنتاجية

لا توجد طريقة قياسية لإنشاء خريطة زمنية لأن تخطيط الوقت أمر شخصي. الناس لديهم أهداف ومزاجات وظروف مختلفة. ما يصلح لشخص قد لا يعمل مع الآخر. ومع ذلك ، يقدم الدليل التالي مخططًا لعملية إنشاء خريطة زمنية نموذجية يمكنك متابعتها وتشكيلها وفقًا لظروفك الخاصة.

الخطوة 1: ضع في اعتبارك كيف تقضي الوقت

قبل أن تبدأ في إنشاء خريطة زمنية ، من المهم أن تسأل نفسك: لماذا تنشئ خريطة زمنية ، وما الذي تتوقع تحقيقه؟ هذه أسئلة مهمة تؤثر على مدى فعالية تخطيط الوقت بالنسبة لك. لهذا السبب من الأهمية بمكان أن تكون صادقًا عند الإجابة على هذه الأسئلة.

يمكنك البدء بالتفكير في كيفية قضاء وقتك في يوم عادي. هل أنت سعيد مع روتينك الحالي؟ إذا لم يكن الأمر كذلك ، ففكر فيما ترغب في تحسينه. لا تنس أنك تنشئ خريطة زمنية لنفسك.

هذا يعني أنه يجب عليك مراعاة شخصيتك ، وساعات ذروة الإنتاجية ، وعاداتك أثناء الإجابة على هذه الأسئلة. على سبيل المثال ، إذا كنت تعلم أنك تعمل بشكل أفضل في وقت متأخر من الليل ، فيمكنك تعيين فترات زمنية للمهام ذات الأولوية القصوى في الليل لضمان أقصى قدر من الكفاءة.

لاحظ أنه بمجرد إلقاء نظرة شاملة على نمط حياتك ، مع مراعاة العيوب في روتينك الأشياء التي تريد تحسينها ، وأدركت ما تريد تحقيقه باستخدام خريطة الوقت الخاصة بك ، فانتقل إلى الخطوة التالية خطوة.

الخطوة 2: قم بإنشاء قائمة مهام

ضع قائمة بالأنشطة التي تريد القيام بها في إطار زمني محدد. بالنسبة إلى خريطتك لأول مرة ، من الأفضل الالتزام بإطار زمني أقصر ، ويفضل أن يكون ذلك أسبوعًا. ذلك لأن الإطار الزمني الأقصر يساعدك على تحديد أهداف واقعية ويقلل من الشعور بالارتباك.

عند سرد الأنشطة الخاصة بك لهذا الأسبوع ، قم بإنشاء فئات لمختلف مجالات حياتك (العمل ، والهوايات ، والصحة ، والأصدقاء ، والعائلة). يمكنك بسهولة إدارة مهامك بمجرد فصلها إلى فئات ذات صلة. لكن لا تطرف. من الأفضل الاحتفاظ بالفئات بين 3-5 لتجنب الفوضى.

الخطوة 3: رمز اللون أنشطة مختلفة

لا يلزم أن يكون إنشاء خرائط الوقت مملاً. يمكنك (ينبغي) إضافة لون إلى فئات الخرائط الزمنية المختلفة. إنه يجعل تخطيط وقتك ممتعًا ، وتساعد الألوان المختلفة على تصور خريطة الوقت الخاصة بك. لكن لا تضف الألوان بشكل عشوائي. تمثل الألوان المختلفة مشاعر مختلفة ، لذلك رمز اللون وفقًا لذلك.

يمثل اللون الأخضر الطبيعة والوفرة ، ولهذا السبب قمنا بتعيين اللون الأخضر لفئة صحتي في Clockify.

الخطوة 4: تحديد أولويات المهام

أثناء سرد الأنشطة التي تريد إكمالها في أسبوع ، ستدرك أنه لا توجد ساعات كافية لإكمال جميع المهام. هذا هو المكان الذي يجب أن تبدأ فيه تحديد الأولويات. ومع ذلك ، يجد معظم الناس صعوبة في تحديد الأولويات. إذا كان هذا أنت ، استخدم مصفوفة أيزنهاور لتحديد أولويات مهامك.

تساعد مصفوفة أيزنهاور في تصنيف المهام إلى أربعة أرباع على أساس أهميتها وإلحاحها. تحصل المهام الأكثر أهمية وإلحاحًا على الأولوية القصوى ، بينما تتم جدولة المهام الأقل أهمية والأقل إلحاحًا في وقت لاحق أو تفويضها أو إزالتها من قائمة المهام.

الخطوة 5: جدولة الكتل الزمنية

بعد تحديد أولويات المهام ، فإن حظر الوقت هو الخطوة التالية. إليك كيفية إنشاء مجموعات زمنية في التقويم الخاص بك:

1. إنشاء مجموعات زمنية للمهام ذات الأولوية القصوى.
2. بعد ذلك ، قم بإنشاء مجموعات زمنية للاجتماعات.
3. إذا كان لديك ما يكفي من الوقت المتبقي ، فأنشئ مجموعات زمنية للمهام أو المشاريع المهمة الأخرى.

بينما تبدو العملية بسيطة ، سترتكب أخطاء في البداية. لكن لا تقلق ، ستتحسن في نهاية المطاف. ومع ذلك ، ولتسهيلك في العملية وتقليل فرص الخطأ ، إليك بعض النصائح التي يجب وضعها في الاعتبار:

• حافظ على مرونة الكتل الزمنية الخاصة بك بما يكفي لترك مساحة للمكالمات غير المتوقعة والمشتتات التي لا يمكن تجنبها.
• حدد وقتًا ثابتًا للمهام الروتينية (الإفطار ، الركض الصباحي ، العشاء).
• جدولة الاجتماعات (إن أمكن) في كتلة زمنية واحدة لأن الاجتماعات المنتشرة على مدار اليوم يمكن أن تعيق الإنتاجية.
• لا تنس إنشاء فترات زمنية للراحة.
• اترك فواصل زمنية فارغة للأحداث المفاجئة وغير المتوقعة.

الخطوة السادسة: المراجعة والمراجعة

الآن بعد أن أنشأت خريطة الوقت ، حان الوقت لمراجعتها. تعرف على ما إذا كانت خريطة الوقت الأسبوعية الخاصة بك تمثل تمامًا الطريقة التي تريد أن تقضي بها الأسبوع. إذا لم يكن كذلك ، قم بتعديله. على سبيل المثال ، إذا قمت بتكديس الكثير من العمل المكثف يومي الاثنين والثلاثاء - بينما كنت قد قمت بذلك وقت طويل لتوفره يوم الأربعاء - يمكنك إضافة بعض الأعمال يوم الأربعاء لتحقيق التوازن أيامك.

خريطة الوقت الخاصة بك ليست أمرًا من المحكمة ، لذلك لا تتردد في تعديلها وإجراء التعديلات التي تراها مناسبة. لكن افعل ذلك قبل أن تبدأ في متابعته لأن تغيير خريطة الوقت في منتصف الطريق يمكن أن يؤدي إلى التخلص من جدول الأسبوع بأكمله.

أثناء متابعة خريطة الوقت الخاصة بك ، انظر كيف تعمل بشكل جيد. اسأل نفسك: هل كنت قادرًا على متابعتها؟ هل زادت من إنتاجيتك؟ هل هناك مجالات تحتاج إلى مزيد من التحسين؟ بناءً على إجاباتك ، قم بإجراء التعديلات اللازمة على خرائطك الزمنية المستقبلية.

برامج تخطيط الوقت ليست ضرورية ، لكنها تجعل العملية أكثر كفاءة. كل ما تحتاجه هو قلم وورقة لإنشاء خريطة زمنية من خلال سرد الأنشطة الأسبوعية وتحديد أولوياتها وإنشاء مجموعات زمنية للأسبوع.

لكن هناك مشكلة في هذا. لا يمكنك إجراء تغييرات. يجعل برنامج تخطيط الوقت تخطيط الوقت أسهل وأكثر كفاءة. بالإضافة إلى ذلك ، يمكن الوصول إلى خريطة الوقت دائمًا على هاتفك.

Clockify هو أحد أفضل برامج إدارة الوقت. يوفر واجهة أنيقة وسهلة التنقل والعديد من الميزات التي تساعد في إنشاء خرائط زمنية شاملة.

يمكنك بسهولة إنشاء فترات زمنية في التطبيق عرض التقويم. انقر فوق أي إطار زمني (لم يتم حظره بالوقت بالفعل) ، و أضف إدخال الوقت ستظهر نافذة منبثقة. الآن قم بملء التفاصيل وانقر فوق يضيف زر. كرر العملية لأكبر عدد تريده من الكتل الزمنية.

أنت تستطيع استخدم TimeCamp لتوفير الوقت وزيادة الإنتاجية، وإنشاء خرائط زمنية. بعد إضافة كتل زمنية للأسبوع (أو الشهر) ، قم بدمج تقويم Google في TimeCamp الخاص بك.

ستظهر مجموعات الوقت من تقويم Google تلقائيًا في الجدول الزمني لـ TimeCamp في الوقت المحدد. علاوة على ذلك ، يوفر TimeCamp تتبعًا تلقائيًا للوقت - منقذًا للأشخاص الذين غالبًا ما ينسون إضافة إدخالات الوقت.

يتيح لك Planyway دمج Trello و Jira وتقويم Google و Microsoft Teams. إذا كنت تدير مشاريع في Trello وجدولت اجتماعات على تقويم Google ، فقد يكون من الصعب معرفة ما يجب القيام به ومتى.

يجمع Planyway كل ذلك في مكان واحد ، مما يسهل إنشاء خريطة زمنية. يمكنك سحب الكتل الزمنية عبر تقويم Planyway ، مما يسهل إجراء تعديلات اللحظة الأخيرة.

من كتابة المقالات ووضع الميزانيات إلى إنشاء قائمة مراقبة لأفلامي المفضلة ، يمكنك فعل الكثير باستخدام مجموعة محرري مستندات Google. لا يختلف إنشاء خريطة زمنية.

تقدم جداول بيانات Google كل ما تحتاجه لإنشاء خريطة زمنية مثالية. ما يميز Google Sheets عن برامج تعيين الوقت الأخرى هو الحرية التي يمنحها لك. يمكنك إنشاء خريطة الوقت الخاصة بك كيفما تشاء دون قصر نفسك على واجهة التطبيق.

ولكن إذا كنت لا تريد متاعب إنشاء خريطة زمنية من البداية ، فإليك ملف قالب خريطة الوقت لجداول بيانات Google يمكنك استخدامها وتخصيصها.

التسويف هو العدو

يساعدك تخطيط الوقت على إدارة وقتك بشكل أفضل. يمنحك الاتجاه والمسار لمتابعة. لكن يجب أن تلتزم بها لتظهر عجائبها. وأكبر عقبة ستواجهها في الطريق هي التسويف.

يعاني الكثير من الناس من التسويف ويستخدمون طرقًا مختلفة للتعامل معه. في حين أن كل هذه الطرق لها نقاطها الإضافية ، فإن قاعدة الخمس دقائق هي الأكثر فاعلية.