كيفية استخدام الدالة SORTBY في Microsoft Excel

يوفر Microsoft Excel أدوات قوية لترجمة وتنظيم وتصور بياناتك بأي طريقة يمكن تخيلها. في بعض الأحيان ، ستصادف سيناريو تحتاج فيه إلى إنشاء عدة طرق عرض محددة لمعلوماتك.

توفر وظيفة SORTBY في Excel طريقة ملائمة لإنشاء أعطال معقدة وصياغة متخصصة ترتيبات البيانات التي تضيف وضوحًا لمعلوماتك ، دون إحداث التباس داخل بياناتك الأصلية مجموعة البيانات.

استخدامات وظيفة SORTBY في Excel في Excel

هناك عدة طرق لفرز بياناتك في Excel ، على الرغم من أن الطرق التي تتبادر إلى الذهن بسهولة يمكن أن يكون لها عيوب بالنسبة للاحتياجات الأكثر تعقيدًا.

باستخدام وظيفة SORT ينشئ مجموعة بيانات منظمة ومنفصلة ، ولكن لا يمكنك الفرز إلا حسب مجموعة واحدة من المعايير. الفرز باستخدام أداة الفرز والتصفية في Excel يوفر قدرًا أكبر من التفاصيل الدقيقة ، ولكنه يقوم بفرز مجموعة البيانات الأصلية مباشرةً ، مما يجعل إنشاء طرق عرض متعددة وعرضها أكثر صعوبة ، خاصة إذا كنت تريد رؤيتها في نفس الوقت.

تجمع وظيفة SORTBY ، في جوهرها ، بين أفضل أجزاء هاتين الميزتين ؛ يقوم بإنشاء عرض منفصل لمجموعة البيانات الخاصة بك (أو "مصفوفة") يمكن فرزها حسب أكثر من معيار واحد. لذلك ، على سبيل المثال ، يمكنك فرز لوحة النتائج للاعبين في لعبة ما حسب اسم الفريق ، ثم حسب النتيجة ، ثم من خلال إنجازات معينة في اللعبة.

في المثال الذي سنستخدمه لهذه المقالة ، لدينا قائمة ببيانات المبيعات عبر المنطقة. تحتوي الأعمدة على الأسماء الأخيرة لموظفي المبيعات لدينا ، والحالة التي يعملون فيها ، وعدد المبيعات التي قاموا بها ، والإجمالي الذي ربحوه من تلك المبيعات.

كيفية استخدام الدالة SORTBY في Excel

لإنشاء فرزنا الأول باستخدام وظيفة SORTBY ، فلننظم مندوبي المبيعات لدينا حسب الولاية.

1. تحديد الخلية F2.
2. داخل الخلية أو شريط الصيغة ، اكتب ما يلي:

   = SORTBY (A2: D16، B2: B16)

3. يضعط يدخل.

تخبر هذه الوظيفة Excel بفرز النطاق بالكامل (الخلايا أ 2 خلال D16) من خلال قيم "الحالة" في الخلايا B2 خلال ب 16. يتم تعيينه افتراضيًا على الترتيب التصاعدي (A-Z) تلقائيًا. تسرد المصفوفة الناتجة بياناتنا مرتبة حسب الولاية (أريزونا أولاً ، ثم كاليفورنيا ، ثم نيو مكسيكو ...).

لاحظ أن قائمة الأسماء لا يتم ترتيبها أبجديًا ، لأن هذا ليس ما طلبنا القيام به. ومع ذلك ، من السهل تغيير هذه الصيغة لتحديد معايير متعددة.

الفرز حسب المعايير المتعددة في نفس الوقت مع SORTBY في Excel

دعنا نغير مجموعة البيانات الجديدة لدينا للفرز أولاً حسب الولاية ، ثم بعدد المبيعات التي تم إجراؤها ، وإنشاء تصنيف مصغر لمدى نجاح كل مندوب مبيعات لدينا في كل ولاية.

1. تحديد الخلية F2 مرة أخرى. بدلاً من ذلك ، إذا كنت ترغب في الاحتفاظ بالصيغة الأولى أيضًا لمقارنة الاختلافات ، فحدد الخلية K2 بدلاً من.
2. داخل الخلية أو شريط الصيغة ، اكتب ما يلي:

   = SORTBY (A2: D16، B2: B16،1، C2: C16، -1)

3. يضعط يدخل.

يحتوي الصفيف الجديد الناتج على صيغة أكثر تعقيدًا بعض الشيء الآن حيث نطلب من Excel الفرز حسب الحقول المتعددة.

تبدأ الصيغة بنفس الصيغة السابقة ، حيث أننا نطلب من Excel أن يقوم بفرز مجموعة مصفوفة في الأعمدة من A إلى D بواسطة معلومات "الحالة" في العمود B ، ولكن نظرًا لأن لدينا الآن عدة النطاقات التي نتطلع إلى الفرز وفقًا لها ، يجب أن نوضح لبرنامج Excel كلتا المصفوفتين اللتين نتطلع إلى الفرز وفقًا لهما (ال بواسطة_array بناء الجملة) ، وكذلك امر ترتيب، أو الاتجاه الذي نريد أن يقوم Excel بترتيب البيانات فيه.

كل من بواسطة_array يمكن أن يكون عرض الوسيطات عمودًا واحدًا فقط ، مع سرد القيم عموديًا كما لدينا هنا (لـ على سبيل المثال ، الخلايا B2: B16) ، أو بطول صف واحد ، مع سرد القيم أفقيًا (على سبيل المثال ، الخلايا A4: D4).

على الرغم من أن العمودين اللذين طلبنا من هذه الصيغة ترتيبهما للتو ، فإن العمودين B و C بجوار كل منهما آخر ، لا يمكننا دمج العمودين في طلب نطاق واحد داخل الصيغة (مثل "B2: C16"). يؤدي القيام بذلك إلى ظهور الخطأ "#REF!" خطأ ، لأن Excel غير متأكد من أي من هذين الحقلين للفرز أو بأي ترتيب.

ناهيك عن أنه من الممكن تمامًا فصل النطاقات التي تريد فرزها عن بعضها البعض (مثل العمودين B و D هنا ، على سبيل المثال) ، أو إذا كنت ترغب في رتب الخلايا حسب النطاقات التي ليست بالترتيب داخل بياناتك (على سبيل المثال ، إذا كنت تريد الفرز حسب "الحالة" في العمود B ، ثم حسب "الاسم" في العمود A ، كما هو مقترح سابقًا).

وبالتالي ، يجب إدراج العمودين في الصيغة كنطاقات منفصلة ، لإخبار Excel صراحةً بـ بالترتيب نريد فرز المصفوفة - في حالة المثال أعلاه ، أولاً حسب الحالة ، ثم حسب عدد مبيعات.

ال امر ترتيب يمكن تعريف بناء الجملة في اتجاهين: "1" للترتيب التصاعدي (ترتيب A-Z أو أدنى رقم مرتبة أولاً) أو "-1" للترتيب التنازلي (ترتيب Z-A أو أعلى رقم مرتبة أولاً). ال امر ترتيب لا يمكن أن تكون الحقول أي أرقام أخرى إلى جانب 1 أو -1 ، أو "#VALUE!" سيتم إرجاع الخطأ ، حيث لا توجد طرق أخرى لطلب البيانات.

التحديد امر ترتيب كانت اختيارية فقط في الإصدار الأول من الصيغة ، لأنه كان واضحًا على الفور ما الذي كنا نقوم بالفرز وفقًا له ، وكنا بالفعل نقوم بالفرز بترتيب تصاعدي.

ومع ذلك ، إذا أردنا فرز هذه القيم بترتيب تنازلي ، أو عندما نقوم بالفرز وفقًا لمعايير متعددة ، فهذا مطلوب بناء الجملة المراد تعبئته ، لأنه يمكن ترتيب ترتيب الفرز في اتجاهات مختلفة لنطاقات مختلفة ، كما فعلنا في هذا معادلة.

أيضًا ، لا يمكننا أن نطلب من هذه الصيغة فرز المصفوفة جزئيًا - فرز A1: D16 حسب النطاق B1: B10 ، على سبيل المثال. يجب أن تمتد كل وسيطة نطاق داخل الصيغة على نفس عدد الخلايا - لذلك إذا كانت الوسيطة الأصلية مجموعة مصفوفة تحتوي القيمة على 15 خلية ، ثم كل بواسطة_array يجب أن تحتوي الحجج التي نطلبها من الصيغة للفرز أيضًا على 15 خلية. وإلا ، فسنحصل على "#VALUE!" خطأ.

الآن بعد أن فهمنا اللبنات الأساسية لهذه الصيغة ، من السهل معرفة كيفية استخدام SORTBY لتنظيم بياناتنا حسب العديد من المعايير التي نريدها أو نحتاجها. دخول مجموعة مصفوفة أولاً ، ثم اكتب ملف بواسطة_array نوع ، ثم امر ترتيب، ثم التالي بواسطة_array، القادم لدينا امر ترتيبوما إلى ذلك ، كما هو الحال في بناء جملة الصيغة:

= حلزوني (مجموعة مصفوفة، by_array1، [sort_order1]، [by_array2، sort_order2]، ...)

SORTBY هي وظيفة أخرى قوية ومتعددة الاستخدامات في Excel

تسهل وظيفة SORTBY في Microsoft Excel إنشاء تقسيمات محددة للمعلومات ، وهي متعددة الاستخدامات أداة لتنظيم مجموعات البيانات الفوضوية بسهولة بطرق معقدة لجعل معلوماتك أكثر وضوحًا وسهولة فعالة.

هناك المزيد من الطرق لاستخدام وظائف وأدوات وميزات Excel العديدة لتنظيم جداول البيانات الخاصة بك والاستفادة بشكل أكثر كفاءة وإنتاجية من وقتك.