8 نصائح للحصول على أقصى استفادة من تطبيق تدوين الملاحظات

تدوين الملاحظات هو مهارة أساسية تساعدك على تنظيم أفكارك ومهامك والتقدم في العمل بكفاءة. ومع كون هاتفك الذكي أو الكمبيوتر المحمول هو الصاحب اليومي لك ، أصبح تدوين الملاحظات أثناء التنقل أسهل من أي وقت مضى.

في حين أن هناك العديد من تطبيقات تدوين الملاحظات المتاحة ، كل منها يوفر وظائف فريدة ، فإن معظم هذه الأدوات تشترك أيضًا في ميزات مماثلة. بغض النظر عن تطبيق تدوين الملاحظات الذي تستخدمه ، إليك بعض النصائح لمساعدتك في تحقيق أقصى استفادة منه.

ستكون هناك دائمًا أوقات تحتاج فيها إلى تدوين فكرة أو معلومات مهمة بسرعة. ومع ذلك ، يمكن أن يصبح تطبيق تدوين الملاحظات الخاص بك فوضويًا بسرعة إذا لم يكن لديك طريقة لتنظيم ملاحظاتك ، وما الفائدة التي ستحصل عليها إذا لم تتمكن من العثور على المعلومات متى احتجت إليها؟ تقدم معظم تطبيقات تدوين الملاحظات عدة طرق لتنظيم ملاحظاتك ، بما في ذلك المجلدات والعلامات.

تعد المجلدات رائعة لتجميع الملاحظات أو الموضوعات ذات الصلة وإبقائها منفصلة عن الملاحظات الأخرى. على سبيل المثال ، يمكنك إنشاء مجلدات للعمل أو المدرسة أو القراءة أو الأفلام ، وتخزين جميع الملاحظات ذات الصلة في كل مجلد. إذا كنت تستخدم مجلدات معينة أكثر من غيرها ، فيمكنك منحها مقعدًا في الصف الأمامي عن طريق وضع علامة عليها كمفضلة ، أو إضافتها إلى الشريط الجانبي للتطبيق.

تعد العلامات طريقة مفيدة أخرى لتنظيم ملاحظاتك ، حيث تتيح لك إضافة كلمات رئيسية إلى كل ملاحظة يمكنك استخدامها لاحقًا للبحث في ملاحظاتك وفرزها. على سبيل المثال ، إذا قمت بتمييز عدة ملاحظات بتاريخ محدد ، فيمكنك سحب جميع الملاحظات المتعلقة بهذا التاريخ بسرعة ، بغض النظر عن مجلداتها.

2. استخدم اصطلاح تسمية متسق

من الجيد أن تقوم بفرز ملاحظاتك باستخدام المجلدات والعلامات ، ولكن إذا لم يكن لديك اصطلاح تسمية ثابت لملاحظاتك ، فسيكون من الصعب التفريق بينها.

كم مرة قمت بالبحث عن ملاحظة بناءً على ما كنت تعتقد أنك سميته ، فقط للعثور على مستندات متعددة ذات عناوين متشابهة أو لا شيء؟ أفضل طريقة لتجنب ذلك هي استخدام نظام تسمية بسيط ومتسق.

تتضمن بعض أفضل الممارسات لتسمية ملاحظاتك ما يلي:

1. استخدم تنسيقًا بسيطًا ومتسقًا (على سبيل المثال ، YYYYMMDD_Title).
2. قم بتضمين كلمات رئيسية قصيرة وذات مغزى في العنوان حتى يسهل البحث عنها لاحقًا.
3. تجنب الأحرف الخاصة مثل !, ?، أو * حيث يصعب البحث عنها.
4. استخدم إصدارًا شائعًا ومختصرًا للموضوع / الموضوع إذا كان طويلاً (على سبيل المثال ، "Fin_Strat" ​​لـ "الإستراتيجيات المالية").

باتباع أفضل الممارسات هذه أو إنشاء ممارساتك الخاصة ، يمكنك تطوير نظام تسمية يمكن التنبؤ به يجعل من السهل العثور على الملاحظات التي تحتاجها عندما تبحث عنها. أهم شيء هو أن تكون متسقًا وأن تستخدم نظامًا يناسبك.

3. الاستفادة من التسجيل الصوتي

بعض أفضل تطبيقات تدوين الملاحظات تقدم ميزات التسجيل الصوتي التي تتيح لك تسجيل الملاحظات الصوتية ، مما يسمح لك بالتقاط الأفكار حتى عندما لا يكون لديك الوقت لكتابتها. قد تكون هذه الميزة مفيدة أثناء الاجتماعات أو المحاضرات حيث تريد التقاط جميع التفاصيل ولكن لا يمكنك الكتابة بالسرعة التي يتحدث بها المتحدث.

وبالمثل ، إذا لم تتمكن من كتابة ملاحظاتك لسبب ما ، ربما لأن يديك مشغولتان بشيء آخر ، ثم يمكنك الاستفادة من ميزة تحويل الكلام إلى نص بهاتفك لإملاء الأفكار بسرعة في تدوين الملاحظات برنامج. يمكن لكل من هاتين الميزتين توفير الوقت وتسهيل التقاط أفكارك أثناء التنقل.

4. حماية ملاحظاتك برمز مرور

ربما يحتوي تطبيق Notes الخاص بك على معلومات شخصية ومهنية حساسة ، مثل كلمات المرور أو تفاصيل الاتصال أو السجلات المالية. للتأكد من أن هذه البيانات تبقى آمنة ولتحقيق أقصى استفادة من تطبيق تدوين الملاحظات ، من المهم حماية ملاحظاتك باستخدام رمز مرور قوي.

بهذه الطريقة ، حتى إذا كان بإمكان شخص آخر الوصول إلى هاتفك الذكي ، فلن يتمكن من الوصول إلى هذه المعلومات. يجب أن تجد هذه الميزة في إعدادات معظم تطبيقات تدوين الملاحظات.

5. مزامنة ملاحظاتك عبر الأجهزة

واحدة من أهم الميزات للاستفادة من تطبيق تدوين الملاحظات الخاص بك هي القدرة على مزامنة ملاحظاتك عبر أجهزة وأنظمة أساسية متعددة. على سبيل المثال ، كلما كانت لديك فكرة ، يمكنك تدوينها بسرعة في تطبيق تدوين الملاحظات على هاتفك الذكي ، ثم الوصول إلى الملاحظة أو إجراء مراجعات عليها من الكمبيوتر المحمول أو الكمبيوتر اللوحي.

بهذه الطريقة ، يمكنك بسهولة تتبع جميع أفكارك والمهام دون أن تفوتك أي لحظة. بينما تقوم معظم تطبيقات تدوين الملاحظات بحفظ البيانات ومزامنتها تلقائيًا ، فقد ترغب أحيانًا في القيام بذلك يدويًا إذا لم تكن متصلاً بالإنترنت عند إنشاء ملاحظة.

بالإضافة إلى ذلك ، لمزيد من الاحتياطات ، قد ترغب في تصدير ملاحظاتك والاحتفاظ بنسخة على جهاز الكمبيوتر الخاص بك أو حل التخزين السحابي. بهذه الطريقة ، إذا كانت هناك مشكلة في جهازك أو التطبيق ، فيمكنك دائمًا استعادة ملاحظاتك والتأكد من أن ملاحظاتك الأكثر أهمية تظل آمنة.

يعد توصيل تطبيق تدوين الملاحظات الخاص بك بأدوات أخرى في مجموعة الأدوات الخاصة بك طريقة رائعة لتوفير الوقت وزيادة الكفاءة. على سبيل المثال ، أحد الأفضل حيل لتحقيق أقصى استفادة من Evernote هو توصيله بحساب تقويم Google الخاص بك. يمنحك هذا نظرة شاملة لملاحظاتك وأحداث التقويم ، مما يسمح لك بالتخطيط ليومك بشكل أكثر فعالية.

هذا مجرد غيض من فيض ، حيث قد تتمكن من توصيل تطبيق تدوين الملاحظات الخاص بك بـ Slack و Microsoft Teams و Microsoft Outlook و Gmail ، على سبيل المثال لا الحصر. هذا هو واحد من الأساسيات التي يجب مراعاتها قبل اختيار تطبيق تدوين الملاحظات التالي.

7. استخدم القوالب

القوالب هي ميزة مفيدة توفرها العديد من تطبيقات تدوين الملاحظات ، لأنها تساعدك على توفير الوقت. إنها مفيدة بشكل خاص للمهام المتكررة التي تتطلب نفس النوع من المدخلات ، مثل التخطيط لجدول أعمال الاجتماع ، أو كتابة اليوميات ، أو تدوين الملاحظات أثناء جلسة العصف الذهني. عادة ما تكون هذه القوالب قابلة للتخصيص ، مما يسمح لك بتعديلها حسب احتياجاتك.

8. أضف تذكيرات إلى ملاحظاتك

تتمثل إحدى أفضل الطرق لتحقيق أقصى استفادة من تطبيق تدوين الملاحظات في إضافة تذكيرات إلى ملاحظاتك ، حيث إنها تلغي الحاجة إلى تذكر كل عنصر في قائمة المهام الخاصة بك. هذا مفيد بشكل خاص إذا كان تطبيق تدوين الملاحظات الخاص بك يتضاعف كمدير المهام أو تطبيق قائمة المهام. لذلك ، إذا كنت تريد التأكد من أنك تظل على رأس مهامك أو تتذكر مراجعة فكرة قمت بتدوينها ، فإن إضافة التذكيرات هي طريقة رائعة للقيام بذلك.

عزز إنتاجيتك باتباع هذه النصائح لتدوين الملاحظات

يعد تطبيق تدوين الملاحظات جزءًا مهمًا من أحجية الإنتاجية لديك ، وهو يشبه "العقل الثاني". سيساعدك تنفيذ النصائح التي ذكرناها في تحقيق أقصى استفادة من تطبيقات تدوين الملاحظات بالإضافة إلى المحتوى الذي تحفظه بداخلها. المزيج الصحيح من الأدوات والاستراتيجيات هو المفتاح لبناء عقلك الثاني وتنظيم النظام الرقمي الخاص بك.