هل بريدك الإلكتروني خارج المكتب يجعلك تبدو غير محترف؟ فيما يلي بعض الأخطاء التي يجب تجنبها.
ستجد نفسك تعمل عكس الوقت قبل الذهاب في إجازة. مثل معظم الموظفين ، يجب عليك تفويض المهام ، وإنهاء التسليمات المعلقة ، وتنظيم الاجتماعات. كل هذه الالتزامات قد تستغرق أسبوعًا كاملاً.
بالنظر إلى جدولك المزدحم ، قد تتجاهل المهام التي تبدو بسيطة ولكنها حاسمة مثل إعداد رسائل البريد الإلكتروني خارج المكتب (OOO). نعم ، أنت مستعجل ، لكن يُرجى عدم نسخ النماذج ولصقها. حافظ على صورة احترافية ومحترمة حتى في فترة الراحة من خلال تجنب هذه الأخطاء العشرة في بريدك الإلكتروني خارج المكتب.
1. اختصار عبارة "خارج المكتب" كـ OOO
استخدم الاختصار OOO باعتدال. بينما يعرف معظم الناس ما يعنيه ذلك ، تبدو كتابة "خارج المكتب" أكثر احترافًا. يحافظ على لهجة رسمية. قد يجد الأفراد المحافظون أن الإفراط في استخدام الاختصارات غير مناسب في الاتصالات التجارية.
نفس القاعدة تنطبق على الاختصارات الأخرى. تهجى دائمًا أول إشارة - استخدم المصطلحات فقط بعد تعريفها بوضوح. اجعل فهم رسائلك الإلكترونية أسهل ما يمكن.
يمكنك استخدام OOO في ملف سطر موضوع البريد الإلكتروني إذا كانت العبارة الكاملة طويلة جدًا. من الناحية المثالية ، ابق أقل من 60 حرفًا.
2. الإفراط في استخدام النكات والتورية
يمزح العديد من الموظفين في رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بهم خارج المكتب. ملاحظات بارعة حول عدم الإجابة لأنهم يحتسون المارجريتا أو يسبحون مع الدلافين أمر شائع. ربما تكون قد تلقيت بعضًا من قبل.
بينما تعمل الدعابة على تعزيز الروح المعنوية وتعزيز الصداقة الحميمة ، يجب عليك تقديمها بعناية. هناك وقت ومكان للنكات في مكان العمل. وقد يتسبب إرسال التورية الجماعي عبر الرسائل خارج المكتب في حدوث سوء تفاهم ، خاصة بين أولئك الذين بالكاد تعرفهم.
الامتناع عن استخدام النكات في رسائل البريد الإلكتروني خارج المكتب. يمكنك إرسالها إلى زملائك المقربين ، ولكن تجنب المزاح المسيئة حول صاحب العمل وزملائك في العمل. استخدم النكات الآمنة في العمل أو لا تستخدم أي نكات على الإطلاق.
3. لا تشير إلى موعد عودتك إلى المكتب
على الرغم من أنه من غير المألوف ، ينسى بعض الأشخاص ذكر تاريخ عودتهم في رسائل البريد الإلكتروني خارج المكتب. يستخدمون إما قوالب عامة أو يركزون على المعلومات غير الضرورية. إنه خطأ غير مهني ومكلف. قد يعتقد زملاؤك أنك غير جدير بالثقة لتجاهل مثل هذه التفاصيل المهمة.
لضمان الوضوح ، قسّم التوافر الخاص بك. حدد تواريخ الإجازة والعودة ، ثم حدد فترات الاتصال بالإنترنت للرد على رسائل العمل. تقلل الجداول الزمنية المفصلة من مخاطر رسائل البريد الإلكتروني غير المرغوب فيها أو الموجهة بشكل خاطئ.
4. عدم تحديد ما الذي يشكل حالة طارئة
حدد بوضوح ما الذي يشكل حالة طوارئ إذا قمت بإرفاق أرقام اتصال بديلة في بريدك الإلكتروني خارج المكتب. قول ، "نص في حالة الطوارئ!" غامضة. قد يتخطى بعض المستلمين الحدود ويقصفونك بالطلبات المتعلقة بالعمل ، مما يقطع استراحة.
من أجل التوضيح ، قدم أمثلة على الحوادث التي من المحتمل أن تحدث. حدد القنوات المناسبة للمخاوف والبروتوكولات غير العاجلة عند مراسلتك مباشرة. ولا تتردد في تجاهل زملاء العمل الذين يتجاهلون هذه التعليمات.
5. إخبار الجميع برقم الطوارئ الخاص بك
توقف عن إرفاق أرقام الاتصال الخاصة بك بجميع رسائل البريد الإلكتروني خارج المكتب. سيستمر بعض الأشخاص في تجاوز الحدود حتى إذا قمت بتعيين بروتوكولات وإرشادات واضحة. لسوء الحظ ، لا يحترم الجميع فترات راحة زملائهم في العمل.
بدلًا من الجدال مع هؤلاء الأفراد ، قلل من تفاعلك معهم تمامًا. لا تعطهم تفاصيل الاتصال الخاصة بك. اعهد برقمك لعدد قليل من الأفراد المختارين بعناية داخل المكتب وخارجه.
قم بتعيين شخص اتصال مؤقت بدلاً من إرسال معلومات الاتصال الشخصية الخاصة بك بشكل جماعي. اطلب منهم التعامل مع رسائلك أثناء إجازتك. يجب عليهم تنظيم المهام المعلقة حتى تتمكن من بدء العمل بسرعة عند العودة إلى المكتب.
في مثل هذه الحالات ، تعيين مساعد شخصي غير مناسب. إذا لم تتمكن من الحصول على واحدة ، فاسأل زملائك في العمل عما إذا كان بإمكانهم الرد على رسائل العمل الخاصة بك مؤقتًا. فقط تأكد من اتباع العملية الصحيحة. إن إلقاء عبء عملك على مرؤوسين عشوائيين أمر مسيء وغير عادل.
7. مشاركة الكثير من التفاصيل حول سبب إجازتك
الشفافية في مكان العمل رائعة ، لكن الإفراط في استخدام رسائل البريد الإلكتروني خارج المكتب يجعلك تبدو غير محترف. حافظ على خصوصية حياتك الشخصية. يجب أن يشتمل الجزء الأكبر من رسالتك على تاريخ العودة ونقطة الاتصال المؤقتة ، وليس سبب أخذ إجازة.
علاوة على ذلك ، أنت لا تدين لأقرانك بشرح. احتفظ بالسبب وراء الإفصاح عن السرقة إلا إذا كان يؤثر على العمليات التجارية. لنفترض أن شريكك يخضع لعملية جراحية. قل فقط أن لديك بعض الأمور الشخصية التي يجب الاهتمام بها بدلاً من إخبار الجميع عن حالة الطوارئ الطبية.
8. نقول إنك ستتحقق من بريدك الوارد بشكل متقطع
تجنب قول أنك ستتحقق من رسائلك. إن تقديم التوافر المستمر من باب الاعتبار يلغي الغرض من إرسال رسائل البريد الإلكتروني خارج المكتب. قد لا يحترم المستلمون إجازتك. سيعتقدون أنه من المقبول الاتصال بك وإرسال رسائل إليك كما يفعلون بانتظام.
التمسك بتاريخ العودة المحدد الخاص بك. بالطبع ، يمكنك التحقق من صندوق الوارد الخاص بك ، والرد على الرسائل الهامة ، وإدارة المهام ، ولكن لا تضمن أبدًا تواجدك. زملائك في العمل ليس لديهم سيطرة على شؤونك الشخصية.
9. إعادة تدوير نفس القوالب العامة خارج المكتب
يميل العمال المشغولون إلى إعادة تدوير رسائل البريد الإلكتروني خارج المكتب. سيقومون فقط بنسخ وتعديل رسائلهم القديمة ، مما يوفر عليهم متاعب الكتابة من الصفر. على الرغم من أنها مريحة ، إلا أنها تبدو كسولة. قد يشعر بعض المستلمين أنك راسلتهم كفكرة لاحقة.
بدلاً من ذلك ، أظهر الاحتراف من خلال كتابة رسائل بريد إلكتروني جديدة من OOO كلما ذهبت في إجازة. الكتابة لا تستغرق وقتًا طويلاً كما قد تخشى. يمكنك حتى أن تأخذ الإلهام من القوالب عبر الإنترنت أو ملفات ChatGPT عند كتابة رسائل بريد إلكتروني صعبة- فقط لا تنسخها وتلصقها.
10. إرسال رسائل البريد الإلكتروني خارج المكتب فقط من خلال منصة اتصال واحدة
قم بإعداد رسائل خارج المكتب عبر منصات العمل الخاصة بك. مع تعظيم الشركات الحديثة للأدوات الرقمية ، من الشائع لموظفي المكاتب التوفيق بين قنوات الاتصال المتعددة في الوقت الحاضر. يستخدمون تطبيقات مختلفة لرسائل البريد الإلكتروني والرسائل الفورية ومكالمات الفيديو. قم بتغطية كل هذه المنصات لتوصيل إجازتك بكفاءة ؛ خلاف ذلك ، قد لا يحصل البعض على مذكرتك.
أيضًا ، قم بتنويع رسائلك خارج المكتب. تتطلب رسائل البريد الإلكتروني صياغة رسمية ، ولكن يمكنك اتباع نهج غير رسمي في تطبيقات المراسلة الفورية. لنفترض أن مكتبك يستخدم Slack. بدلاً من لصق نفس البريد الإلكتروني خارج المكتب ، اكتب رسالة قصيرة ومريحة وقم بتحديث حالة ملفك الشخصي إلى "بالخارج".
إدارة تطبيقات العمل المتعددة غير فعالة. معظم يضيع العمال ساعات في التبديل بين المنصات—تبسيط نظام إدارة المهام الخاص بك.
لا ترسل أبدًا بريدًا إلكترونيًا آخر غير احترافي خارج المكتب
اسعَ للحصول على بريد إلكتروني مخصص خارج المكتب. يجب أن يجيب على الأسئلة التي قد يطرحها المشرفون والشركاء والأقران. بهذه الطريقة ، لن يؤثر غيابك على العمليات التجارية.
وحاول استخدام سطور إغلاق جديدة لجعل رسائل البريد الإلكتروني خارج المكتب أكثر احترافًا. قائلا ، "أتطلع إلى الاستماع منك!" يبدو بعيدًا. سيقدر مستلمو البريد الإلكتروني الخاص بك خروجًا شخصيًا ومناسبًا للعمل.
