تعبت من قول "لم أسمع منك"؟ فيما يلي بعض الطرق الأفضل لطلب المتابعة في رسالة بريد إلكتروني.
غالبًا ما يبدأ الأشخاص في متابعة رسائل البريد الإلكتروني بنفس السطر الافتتاحي: "لم أسمع منك بعد". على الرغم من أنه بسيط ، إلا أنه يبدو وقحًا أيضًا. يجب عليك اختيار الصياغة بعناية لنقل لهجة حازمة ومهذبة عند إرسال رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بالعمل.
من المحتمل أن يتلقى المستلمون عشرات الرسائل التي تبدأ بعبارة "أنا لست منك بعد" ، لذا حاول استخدام سطر افتتاحي آخر. فيما يلي بعض الطرق الاحترافية الملائمة للعمل لطلب المتابعة.
1. "مجرد المتابعة إذا كان لديك فرصة [إدراج طلب مسبق]"
"مجرد المتابعة إذا أتيحت لك الفرصة [لطلب]" هي رسالة متابعة متواضعة لكنها استباقية. يشجع على الاستجابات السريعة دون أن يبدو عدوانيًا سلبيًا. يفضل المستلمون التنبيهات اللطيفة والمراجع الدقيقة للطلبات السابقة أفضل من الفتحات التي تسبب الشعور بالذنب.
علاوة على ذلك ، يشير هذا الخط إلى أن أي استجابة متأخرة غير مقصودة. النهج التعاطفي يبني علاقة - فمن المرجح أن تثير ردود فعل إيجابية إذا أظهرت اهتمامًا بموقف الطرف الآخر.
خذ البريد الإلكتروني أدناه كمثال. يتجنب المرسل نغمة المبيعات من خلال طرح سؤال مراعٍ ولكنه استباقي قبل إدراج عبارة موجزة للحث على اتخاذ إجراء (CTA).
2. "كان من الرائع رؤيتك في [حدث أو تجمع]"
العبارة "كان من الرائع رؤيتك في [حدث أو تجمع]" بمثابة كسر مناسب للجليد. يثبت أنك قابلت بالفعل المتلقي شخصيًا ويتذكر اللحظات المشتركة. يعطي الأشخاص الأولوية لرسائل البريد الإلكتروني من الأشخاص الذين يعرفونهم بدلاً من الغرباء.
تساعدك الإشارة إلى المحادثات السابقة أيضًا على الانتقال إلى أي عروض أو عروض دون أن تبدو مبيعاتك. سيؤدي إسقاط عبارات الحث على اتخاذ إجراء فجأة إلى إبعاد القراء. للحصول على استجابة إيجابية ، قم ببناء علاقة مهنية وكسب ثقة الطرف الآخر أولاً.
يتجاوز التواصل مجرد إرسال دعوات LinkedIn. استخدام فعال نصائح التواصل للتقدم الوظيفي، مثل بناء تواجد على الإنترنت وتحديد أهداف واضحة.
3. "مجرد إرسال هذه الرسالة إلى أعلى بريدك الوارد"
قل ، "مجرد إرسال هذه الرسالة إلى أعلى بريدك الوارد" من أجل فتح سريع وعاجل. إنه يؤكد على أهمية الاستجابات السريعة دون أن تجعلك تبدو غير صبور. سيقدر المستلمون اهتمامك بصناديق البريد الوارد الخاصة بهم.
يوفر لك استخدام هذا الخط أيضًا متاعب إعادة إرسال الرسائل. فقط تأكد من الرد على سلسلة المحادثات الصحيحة حتى يتمكن المستلمون من الرجوع بسرعة إلى الأجزاء السابقة من المحادثة.
4. "يجب تحميل صندوق الوارد الخاص بك الآن. هل تفضل مناقشة [إدراج المسألة] عبر مكالمة سريعة؟ "
متابعة الموضوعات الأكثر تعقيدًا تحتاج إلى خطط عمل محددة. بدلاً من مجرد إرسال رسالة أخرى ، اقترح حلاً واضحًا ومباشرًا لتحقيق الأهداف المشتركة. لنفترض أنك تخطط لمشروع مهم. يمكنك تسريع العملية بالقول ، "يجب تحميل بريدك الوارد الآن. هل تفضل مناقشة [الأمر] عبر مكالمة سريعة؟ " إنه مباشر واستباقي ولكنه محترم.
يستخدم تطبيقات جدولة الاجتماعات مثل Cal Friendly أو Rally عند تحديد وقت وتاريخ مكالمتك. إنهم يزيلون رسائل البريد الإلكتروني غير الضرورية في حجز المواعيد.
5. "فقط أرسل تذكيرًا لطيفًا بشأن [إدراج مهمة] نظرًا لأنها حساسة للوقت"
تحكم في المحادثة بالقول ، "فقط أرسل تذكيرًا لطيفًا بشأن [المهمة] نظرًا لأنها حساسة للوقت." إنها افتتاحية موثوقة لكنها محترمة تجذب انتباه القارئ. ومن خلال شرح مدى إلحاح الموقف ، سيفهمون بشكل أفضل سبب إرسالك للمتابعة.
استخدم هذا الخط باعتدال — مزعج باستمرار و تؤدي الإدارة الدقيقة لفريقك إلى إعاقة الإنتاجية.
6. "آسف على الإزعاج ، ولكن [أدخل الطلب]"
السطر "نأسف للإزعاج ، لكن [طلب]". هو فتح مهذب ووديع للمتابعات. استخدمه عند طلب الخدمات أو المساعدة. قد يتجاهلك المستلمون تمامًا إذا كان بريدك الإلكتروني يقصفهم بالطلبات.
على الرغم من الاحترام ، إلا أننا ننصح بعدم قول ذلك مبكرًا في المحادثات. يستغل الأشخاص ذوو النوايا السيئة أولئك الذين يعتذرون بلا داع أو مهذبين بشكل مفرط. تذكر: لا يستحق كل شخص لطفك.
7. "هل أردت فقط التحقق مما إذا كان [أدخل سؤال]؟"
"أردت فقط التحقق مرة أخرى مما إذا كان [أدخل السؤال]؟" محايد. على عكس الفتحات الأخرى ، لا يفترض أن القارئ قد أغفل رسائلك الإلكترونية السابقة. إنها متابعة بسيطة ومباشرة تتيح للطرف الآخر الاعتذار عن التأخير أو شرح الموقف.
تعمل سطور الافتتاح الموجزة أيضًا على التخلص من الفوضى في رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بك. غالبًا ما يتأخر المستلمون في قراءة الرسائل والرد عليها بمقدمة طويلة ومملة. توقف عن الخفقان في الأدغال ، وإلا ستفقد انتباههم.
8. "هل هناك أي شيء آخر يمكننا المساعدة فيه [أدخل مشروعًا أو مهمة] للحصول على دحرجة الكرة؟"
يمكنك أن تقول ، "هل هناك أي شيء آخر يمكننا مساعدتك فيه [أدخل مشروعًا أو مهمة] لبدء تدحرج الكرة؟" لمزيد من العروض التقديمية المباشرة والمباشرة. يخبر المستلمين أنك على استعداد لإبرام الصفقة في أي وقت. بالنظر إلى نغمة المبيعات الخاصة بها ، استخدمها فقط مع أولئك المهتمين بالفعل بالتعامل معك.
9. "أردت أن أسأل عما إذا كنت لا تزال مهتمًا بـ [أدخل العرض] وتحقق معك جيدًا قبل إنهاء كل شيء من جانبنا"
"أردت أن أسأل عما إذا كنت لا تزال مهتمًا بـ [عرض] وتحقق جيدًا معك قبل الانتهاء من كل شيء من جانبنا." هذه طريقة استباقية لكنها مهذبة لإغلاق الصفقات. يطلب الجزء الأول تأكيدًا مباشرًا. هذا يعني أنك تواصلت معك لأن المستلم مهتم بعرضك.
وفي الوقت نفسه ، يوضح البيان الثاني عقلية تتمحور حول العميل. بغض النظر عن طبيعة معاملتك ، من المرجح أن يتفاعل شركاء العمل بشكل إيجابي إذا أعطيت الأولوية لاحتياجاتهم.
تبسيط عملية الإغلاق باستخدام برامج إدارة العقود. يقوم بإنشاء نسخ رقمية آمنة لاتفاقيتك يمكن لجميع الأطراف التوقيع عليها.
10. "مجرد إرسال هذه الرسالة في حالة انزلاقها عبر الشبكة"
يبدو أن التعبير "مجرد إرسال هذه الرسالة في حالة انزلاقها عبر الشبكة" أمر سهل المنال. يرسل تذكيرًا لطيفًا مع الحفاظ على نغمة إيجابية. لن يشعر الطرف الآخر بالحرج من استجابته المفاجئة ، وبالتالي تعزيز علاقة تعاونية وتفاهم.
بعد قولي هذا ، اختر العبارات الاصطلاحية الخاصة بك بعناية. على الرغم من أنها تضيف لونًا إلى المحادثات ، إلا أن العبارات غير العادية تخلق سوء فهم. استخدم رسالة واحدة فقط كل بضع رسائل وتأكد من أن القراء سيفهمونها بناءً على السياق.
إرسال رسائل متابعة مهذبة ومهنية عبر البريد الإلكتروني
لا يوجد نموذج مقاس واحد يناسب الجميع لاتصالات العمل ، لذا خصص السطور الافتتاحية أعلاه وفقًا لذلك. تعتمد نغمتك العامة على طبيعة محادثتك. على سبيل المثال ، يمكنك استخدام الصياغة غير الرسمية مع زملائك ، لكن رسائل البريد الإلكتروني الجادة الخاصة بالعمل تتطلب لغة رسمية.
ولا تتوقف عن التحرير عند السطر الافتتاحي. يجب أن يحتوي بريدك الإلكتروني على مقدمة قوية وجسم جذاب وخط إغلاق قوي لترك انطباع قوي. خلاف ذلك ، قد لا يأخذك المستلمون على محمل الجد. قم بتحرير مسودتك عدة مرات للمشكلات التي تجعلك تبدو غير احترافي ، على سبيل المثال ، الأخطاء المطبعية والزغب والمرفقات غير الضرورية.
