هل سئمت من أن تبدو عدوانيًا سلبيًا في اتصالاتك الرقمية؟ إليك بعض العبارات التي يجب تجنبها لتحسين صورتك المهنية.
يجعل عدم وجود إشارات غير لفظية في الاتصال عبر الإنترنت من الصعب نقل الرسائل. يجب أن تختار كلماتك بعناية. قد يؤدي استخدام المصطلحات العامية واللغة العامية دون مراعاة الطرف الآخر إلى إعطاء انطباع خاطئ.
لا يمكنك توقع كيف يراك الناس في مكان العمل الرقمي. ومع ذلك ، فإن تجنب هذه العبارات السلبية العدوانية يمنع خطر إساءة تفسير الزملاء لرسائلك.
1. "ذُكر"
"ملحوظة" هي استجابة سريعة ومريحة يستخدمها الأشخاص بشكل مفرط في محادثات العمل عبر الإنترنت. يُفترض أنه يعترف بالرسائل ، لكن من المفارقات أن اختصاره يعني عدم المشاركة. الاستجابات العامة المكونة من كلمة واحدة طائشة ورفضية.
بدلاً من إرسال ردود مقتضبة بلا تفكير ، تفاعل مع المرسل عن طريق طرح الأسئلة أو تقديم توضيحات أو إعادة تلخيص رسالته. أظهر أنك تفهمهم تمامًا. سيقدر زملاؤك الجهد الإضافي الذي بذلته في رسائلك.
2. "لم أسمع منك"
إن بدء متابعة رسائل البريد الإلكتروني بـ "لم أسمع منك بعد" أمر بسيط ومريح ، ولكنه يبدو وقحًا. نادرًا ما يستجيب المتلقون جيدًا للفتحات التي تسبب الشعور بالذنب. قد يعتقدون أنك تجعلهم يشعرون بالسوء لتجاهل رسائلك السابقة.
يستكشف طرق استباقية ومهذبة لطلب المتابعة بدلا من المطالبة بردود فورية. لاحظ أن زملائك في العمل لديهم الكثير مما يحدث في حياتهم الشخصية والمهنية - يجب أن تحترم حدودهم.
حدد ما إذا كنت بحاجة إلى استجابة الطرف الآخر للمضي قدمًا في مشروع حساس للوقت. كن مهذبًا ولكن لا تتغلب على الأدغال.
3. "اعتقدت بأنك تعلم"
تبدو عبارة "اعتقدت أنك تعلم أن [الموضوع]" تنازليًا وتلقي باللوم على المتلقي. قد يتعرضون للإهانة ، اعتمادًا على المحادثة. هذا يعني أنك أوفت بمسؤولياتك ، لكن الطرف الآخر أغفل مسؤوليته. لا تلقي هذه الاتهامات أبدًا في مكان العمل الرقمي.
تتمثل الطريقة الأفضل في توضيح سوء الفهم بشكل مباشر - لا يهم من هو على خطأ أو على حق. اعملوا معًا لحل المشكلات مع زملائك. إذا كانت لديك شكوى بشأنهم ، فانتقل إلى القنوات المناسبة بدلاً من المجادلة عبر البريد الإلكتروني.
4. "شكرا لك مقدما"
إن قول "شكرًا مقدمًا" لا يبدو دائمًا ممتعًا - بل يظهر أيضًا على أنه متلاعب ومتطلب. قد يشعر المستلمون بأنهم مضطرون لقبول طلبك. تخلق هذه العبارة إحساسًا ملفقًا بالضغط قد يجعلهم غير مرتاحين.
تجنب افتراض الافتراضات عند إبداء الامتنان. اشكر المستلم على قراءة رسالتك والنظر في طلبك ، ولكن لا تتحدث كما لو كان قد وافق معك بالفعل.
أو الأفضل من ذلك ، ابحث عن الاستباقية طرق إنهاء رسائل البريد الإلكتروني. يمكنك تلخيص النقاط البارزة في رسالتك ، أو إدراج عبارة تحث المستخدم على اتخاذ إجراء (CTA) ، أو الإشارة إلى أفضل طريقة للقراء للوصول إليك. تخلص من سطور الإغلاق العامة والمبهمة من رسائلك الإلكترونية.
5. "CC’Ing [مديري] للرجوع إليها / الظهور"
فجأة ، فإن قول "CC’ing [boss] for المرجعية أو الرؤية" أثناء المناقشات المعقدة يعني أنك لا تثق بزملائك. سيعتقدون أنك تنأى بنفسك عن طريق نقل المسؤولية إلى رئيسك في العمل. يظهر ضعف الاحتراف من جانبك.
لا تشرك رئيسك في العمل إلا عند الضرورة. إن ذكرها بسرعة في كل سلسلة رسائل ساخنة يفسد ملفك علاقة العمل مع المشرفين والزملاء. يجب أن تتعلم كيف تتعاون مع الآخرين وتتحمل ملكية قراراتك.
6. "كما لا شك أنك على علم"
إن إلقاء اللكمات مثل ، "كما تعلمون [الموضوع]" أثناء المحادثات يبدو متعجرفًا ومتعاليًا. إنهم يشككون في مصداقية الطرف الآخر ويسخرون من خبرتهم. إن قول هذه العبارات يساهم فقط في إثارة الاستياء في مكان العمل ، مما يقلل من احتمالية المشاريع المستقبلية.
لن يرغب زملاؤك في العمل في العمل معك بعد الآن. استخدم دائمًا لغة مراعية في مكان العمل الرقمي. اذكر الملاحظات والتذكيرات الضرورية دون أن تشعر المستلم بالسوء لتجاهلها.
7. "إعادة إرفاق [ملف] من أجل راحتك"
يعد قول "إعادة إرفاق [ملف] لراحتك" طريقة سلبية-عدوانية لإحضار المستندات المرسلة مسبقًا. على الرغم من أنه يبدو مهذبًا ، إلا أنه يحمل في طياته نبرة من الفزع والإزعاج. هذه العبارة تدفع المستلمين بالذنب إلى الرد لأنه من المفترض أنك ذهبت بعيدًا عن طريقك لتحميل الملفات القديمة.
تجنب العبارات التي تسبب الشعور بالذنب في عمليات المتابعة. ما عليك سوى تحميل أي مرفقات مفقودة أو تم التغاضي عنها - لا تتهم الطرف الآخر بمهارة بتجاهل رسائلك.
8. "لست متأكدًا إذا رأيت آخر بريد إلكتروني لي"
يشير السطر "لست متأكدًا مما إذا كنت قد رأيت رسالتي الإلكترونية الأخيرة" إلى أن المستلم غالبًا ما يتجاهل رسائل البريد الإلكتروني المهمة الخاصة بالعمل. وتتهمهم بالتقصير وتطالب بردود فعل عاجلة. اعتمادًا على السياق ، قد يعتبرون الأمر بمثابة هجوم شخصي على أخلاقيات العمل الخاصة بهم.
يعد إنشاء سلاسل الرسائل طريقة أكثر تهذيبًا للإشارة إلى الرسائل السابقة. قم بالرد على البريد الإلكتروني أو رسالة الدردشة التي تشير إليها ، ولخص النقاط الرئيسية ، ثم اقترح خطة عمل. قم بإرشاد المستفيدين بدلاً من مجرد إدانتهم ورعايتهم.
حافظ على إنتاجيتك إنشاء روتين منظم لإدارة البريد الوارد. يؤدي التحقق الفوري من كل بريد إلكتروني يأتي إليك إلى الإضرار بالإنتاجية ، ولكن تأخير الردود يؤدي إلى حدوث اختناقات في سير العمل.
9. "للتأكد من أننا في نفس الصفحة"
رمي السطر "للتأكد من أننا على نفس الصفحة" أثناء المناقشات الساخنة قد يجعلك تبدو متعاليًا. لا يضيف أي قيمة للحجج ويثير فقط الطرف الآخر. حتى أنهم قد يظنون أنك مريض لرميهم بلا مبالاة بأفكار عامة واحدة بدلاً من التعبير عن آرائك بشكل صحيح.
اهدف إلى تعزيز المناقشات الصحية والبناءة مع زملائك. عاملهم على قدم المساواة ، والنظر في آرائهم ، وتصحيحها عند الحاجة بدلا من رفض أفكارهم. خلاف ذلك ، يمكن أن تتصاعد الحجج إلى المرارة والاستياء في مكان العمل.
10. "إذا كان هذا هو ما تريد القيام به"
القول ، "إذا كان هذا هو ما تريد القيام به ، فإن [الإجراء]" يقوض قيمة التعاون في مكان العمل الرقمي. يعطي الأولوية للفخر على نمو الفريق. تشير هذه العبارة إلى أنك لا تتفق مع الطرف الآخر ولكنك تفضل أن تجعلهم يرتكبون أخطاء بدلاً من إضاعة الوقت في العصف الذهني. قد يستاء منك زملاؤك لعدم احترامهم.
إن مفتاح التواصل المهذب والمفتوح هو الحوار الخاضع للإشراف. استضف اجتماعات حيث تقدم أنت وزملائك في الفريق الأفكار ، وتشارك في الانتقادات البناءة ، وناقش وجهات النظر المختلفة. تأكد من وجود مشرف غير متحيز يتوسط في هذه المكالمات.
توقف عن استخدام العبارات الوقحة والسلبية العدوانية
سيساعدك الوعي والحذر على تصحيح عادات الاتصال السيئة. اقرأ مسوداتك عدة مرات واستمر في البحث عن طرق لصياغة العبارات المعقدة بشكل أفضل. ضع في اعتبارك دائمًا كيف تظهر الرسائل قبل إرسالها.
وبصرف النظر عن العبارات العدوانية السلبية ، تحقق من رسائل عملك القديمة بحثًا عن أخطاء أخرى تجعلك تبدو غير محترف. معرفة ما إذا كنت تستخدم دون وعي سطور موضوع غير مرغوب فيها ولغة غامضة وعبارات ختامية عامة.