كيفية كتابة بريد إلكتروني احترافي لطلب إجازة (مع قوالب)

الحصول على الموافقة على وقت الإجازة صعب. لكن البريد الإلكتروني القوي لطلب الإجازة يمكن أن يقطع شوطًا طويلاً لمساعدتك في تأمين بعض الإجازة التي تشتد الحاجة إليها. يتطلب منك البريد الإلكتروني الاحترافي لطلب الإجازة إجراء بحث مسبق عن سياسة الشركة الخاصة بالإجازة.

يجب عليك أيضًا كتابة جميع المعلومات الضرورية ، بما في ذلك تواريخ المغادرة واستراتيجيتك وأي طرق اتصال ثانوية. فيما يلي دليل مفصل لكتابة بريد إلكتروني احترافي لطلب إجازة ، إلى جانب قوالب لمساعدتك على البدء.

الأشياء التي يجب القيام بها قبل كتابة بريد إلكتروني لطلب الإجازة

فيما يلي بعض الأشياء التي يجب عليك فعلها قبل كتابة رسالة بريد إلكتروني لطلب الإجازة:

ابحث في سياسة الإجازات الخاصة بالشركة

الشركات المختلفة لديها إجراءات وإرشادات مختلفة تتعلق بطلبات العطلات. يعد الامتثال لهذه المعايير أمرًا ضروريًا إذا كنت تريد الموافقة على طلب إجازتك. لذلك ، يجب عليك البحث عن سياسة الإجازة لشركتك مسبقًا.

سيخبرك هذا بالوقت الذي يجب أن تقدم فيه إشعارًا مبكرًا عند التقدم لأيام الإجازة. سيساعدك أيضًا في معرفة عدد أيام الإجازة التي يحق لك الحصول عليها بناءً على ظروفك.

استشر زملائك في العمل

من المهم جدًا التحدث مع زملائك في العمل قبل التقدم للحصول على إجازة. تحدث عن مدى توفرها خلال الأيام التي ستغادر فيها لمنع أي اختناقات محتملة في سير العمل.

من الجيد أيضًا التحدث عن سياسة الشركة وموقف الإدارة تجاه طلبات الإجازة. من يدري ، قد يكون زميلك في العمل الذي لديه خبرة سابقة في صياغة طلبات العطلات قادرًا على مساعدتك في كتابة استئناف ناجح.

اذكرها مسبقًا

ليس من الجيد أن تتجاهل مديرك برسالة بريد إلكتروني تطلب إجازة. لذا ، فكر في ذكر خططك لهم مسبقًا.

قد يكون هذا مباشرًا أو أكثر دقة ، اعتمادًا على أسلوب الاتصال الذي يفضله رئيسك في العمل. إن معرفة مثل هذه الأشياء الصغيرة عن رئيسك أمر ضروري إذا كنت تبحث عن ذلك تحسين علاقتك مع رئيسك في العمل.

من خلال ذكر خططك للذهاب في إجازة بشكل عرضي ، سيكون لدى رئيسك الوقت لضبط سير العمل. سيتمكنون أيضًا من جدولة نوبات إضافية لتعويض غيابك إذا لزم الأمر.

كيفية كتابة بريد إلكتروني لطلب إجازة احترافي

فيما يلي دليل تفصيلي لكتابة بريد إلكتروني احترافي يطلب إجازة:

1. ابدأ بسطر الموضوع الصحيح

اختر سطر موضوع واضحًا وموجزًا ​​لبريدك الإلكتروني. الغرض من سطر الموضوع هو تجاوز الغرض من بريدك الإلكتروني ، والذي في هذه الحالة ، هو طلب وقت الإجازة. لذلك ، يمكنك الذهاب بشيء مثل "طلب أيام الإجازة" أو "طلب الإجازة". بهذه الطريقة ، سيعرف رئيسك في لمحة عن موضوع بريدك الإلكتروني.

2. توجه مباشرة إلى الهدف

يجب أن تصل مباشرة إلى هذه النقطة عند كتابة الأسطر القليلة الأولى من البريد الإلكتروني لطلب الإجازة. اكتب بطريقة مهذبة وأخبر رئيسك أنك بحاجة إلى إجازة.

على الرغم من أنك لست مطالبًا بالإفصاح عن الأسباب الكامنة وراء طلب إجازة ، يمكنك التخلص منها إذا كانت لديك علاقة وثيقة مع رئيسك في العمل. ولكن إذا كنت تعطي رئيسك مهلة قصيرة فقط ، فسيكون من الجيد الكشف عن ظروفك بغض النظر عن مدى قربك من رئيسك.

3. لا تنسوا التواريخ

بعد ذلك ، يجب عليك تضمين التواريخ الدقيقة التي ستكون فيها خارج العمل. إذا ذكرت تواريخ عطلتك في سطر الموضوع ، فتحقق جيدًا للتأكد من أنها تتطابق مع التواريخ في نص البريد الإلكتروني. إذا كانت شركتك لديها سياسة إجازة مدفوعة الأجر ، فتأكد من ذكر عدد الساعات التي ستقلع فيها.

4. تفصيل استراتيجيتك

في قسم الإستراتيجية في بريدك الإلكتروني ، ستخبر رئيسك كيف سيتم التعامل مع عملك أثناء غيابك. يجب أن تخبر عن المشاريع التي تعمل عليها حاليًا والمسؤوليات التي تنطوي عليها هذه المشاريع.

إنها لفكرة جيدة أن تسرد جميع المهام التي تعمل عليها وقت كتابة مسودة البريد الإلكتروني. ثم اذكر المهام التي يمكنك وما لا يمكنك إكمالها قبل إجازتك المطلوبة.

بالإضافة إلى ذلك ، أخبرهم بالمهام التي ستفوضهم بها وما هي المواعيد النهائية الخاصة بهم أثناء غيابك. يجب أن تتضمن هذه المعلومات اسم وتفاصيل الاتصال الخاصة بالزميل أو الفريق الذي سيتولى مسؤولياتك.

الانقطاع عن العمل قبل الإجازة فكرة جيدة. ولكن إذا كنت ترغب في أن تتمكن مؤسستك من الاتصال بك خلال فترة إجازتك ، ففكر في تضمين قسم حول وضع الاتصال المفضل لديك.

اكتب الوقت الذي ستكون متاحًا خلاله في وضع الاتصال هذا. إذا كنت ترغب في ذلك ، يمكنك أيضًا تضمين رقم طوارئ في حالة احتياج الشركة إلى الاتصال خلال ساعات عندما لا تكون متاحًا في وضع الاتصال المفضل لديك.

6. عبّر عن شكرك وانفتاحك على أي أسئلة

من باب المجاملة العامة إنهاء رسالة بريد إلكتروني بإخبار رئيسك في العمل أنك منفتح على أي أسئلة. لتسهيل ذلك ، يمكنك إضافة جهة اتصال العمل المفضلة لديك ، مثل البريد الإلكتروني للعمل. يمكنك حتى إخبار رئيسك أنك مستعد لإجراء محادثة وجهًا لوجه إذا لزم الأمر.

عند إنهاء البريد الإلكتروني لطلب الإجازة ، لا تنس أن تشكر رئيسك في العمل لمنحك وقته. كلمة بسيطة "شكرًا لك". سوف يكفي.

نماذج البريد الإلكتروني لطلب الإجازة

فيما يلي بعض قوالب البريد الإلكتروني لطلب الإجازة لمساعدتك على البدء في الاستئناف الخاص بك:

النموذج 1:

الموضوع: طلب إجازة [اسمك]

عزيزي [اسم الرئيس] ،

أتمنى حين تصلك رسالتي أن تكون بخير.

أرغب في طلب وقت الإجازة من [أدخل التاريخ] إلى [أدخل التاريخ]. سأنجز جميع مشاريعي قبل تاريخ بدء الإجازة المطلوبة. بالإضافة إلى ذلك ، وافق [أدخل اسم زميل العمل] على تولي عملي أثناء غيابي.

للاتصال في حالات الطوارئ أثناء عطلتي ، يمكنك الاتصال بي على رقم هاتفي الخلوي [أدخل رقم الهاتف]. إذا كانت لديك أي أسئلة ، فلا تتردد في الاتصال بي باستخدام البريد الإلكتروني الخاص بالعمل: [أدخل عنوان البريد الإلكتروني].

شكرا لك على وقتك.

[اسمك]

اقرأ أكثر

النموذج 2:

الموضوع: [اسمك] البريد الإلكتروني يطلب وقت الإجازة

عزيزي [اسم الرئيس] ،

تحية اليوم!

أرسل بريدًا إلكترونيًا لطلب وقت الإجازة من [أدخل التاريخ] إلى [أدخل التاريخ]. أحتاج هذه الإجازة بسبب [أدخل السبب]. لقد قمت بتعيين مشاريعي ومهامي المعلقة إلى [أدخل اسم زميل العمل] ، الذي وافق على تولي مشروعاتي أثناء غيابي.

وافق فريقي أيضًا على تغطية عملي خلال أيام إجازتي. لن أكون متاحًا للتواصل خلال هذا الوقت ، ولكن إذا كنت بحاجة ماسة إليّ ، يمكنك الاتصال بي على [أدخل رقم الهاتف].

إذا كانت لديك أي أسئلة أخرى ، يمكنك الاتصال بي على [أدخل عنوان البريد الإلكتروني].

شكرا لك على وقتك.

[اسمك]

اقرأ أكثر

النموذج 3:

الموضوع: [Your Name] طلب إجازة من [التاريخ] إلى [التاريخ]

عزيزي [اسم الرئيس] ،

أتمنى أن تكون بخير.

كما ناقشنا سابقًا ، أود طلب إجازة من [أدخل التاريخ] إلى [أدخل التاريخ]. سأنهي مشاريعي المستحقة بعد عودتي من الإجازة. في غضون ذلك ، وافق فريقي على تولي عملي أثناء غيابي.

إذا كانت لديك أسئلة حول طلبي ، يرجى مراسلتي عبر البريد الإلكتروني على [insert email]. إذا كنت بحاجة إلى الاتصال بي أثناء غيابي ، فيمكنك الاتصال بي على رقم هاتفي الخلوي [أدخل رقم الهاتف].

نتطلع إلى ردكم في الأيام القليلة المقبلة.

شكرا لك على وقتك.

[اسمك]

اقرأ أكثر

لا ينبغي أن يكون طلب وقت الإجازة تحديًا

للتأكد من قبول طلب إجازتك ، تأكد من البحث في سياسة الإجازة لشركتك. عند كتابة البريد الإلكتروني ، التزم بالنقطة وتفصيل كيف سيتم التعامل مع عملك في غيابك.

أخبر رئيسك أيضًا كيف يمكنه الاتصال بك في حالة الطوارئ. من الجيد أيضًا إبلاغ رؤسائك قبل إرسال البريد الإلكتروني لطلب الإجازة. هذا سيمنعهم من فقدان البصر أو تجاهل البريد الإلكتروني عن طريق الخطأ.