هل تقضي الكثير من الوقت في بريدك الوارد؟ فيما يلي بعض أدوات إنتاجية البريد الإلكتروني التي ستوفر لك ساعات.
لا يزال البريد الإلكتروني يحتل مكانًا لا يتجزأ في مكان العمل اليوم ، على الرغم من انتشار أدوات الاتصال ذات الميزات اليدوية. كأداة موثوقة للاتصال الداخلي والتواصل مع العملاء ومعرّف عبر الإنترنت يُستخدم للتسجيل بالنسبة للخدمات المختلفة ، من الضروري استخدام أفضل أدوات إنتاجية البريد الإلكتروني لتعظيم ذلك تكنولوجيا.
لماذا هذا مهم؟ من خلال زيادة إنتاجية بريدك الإلكتروني ، يمكنك تبسيط عملية الاتصال الخاصة بك ، وتجنب تدفق رسائل البريد الإلكتروني التي تشوش صندوق الوارد الخاص بك ، وإتاحة المزيد من الوقت للتركيز على المهام الأخرى. أدناه ، سنغطي أفضل الأدوات لتعزيز إنتاجية بريدك الإلكتروني.
1. الدردشة لكتابة رسائل البريد الإلكتروني
ChatGPT عبارة عن روبوت محادثة مدعوم بالذكاء الاصطناعي يمكنه محاكاة المحادثات الشبيهة بالبشر وإنشاء استجابات تبدو طبيعية. إحدى الطرق الرائعة التي يمكنك من خلالها استخدام ChatGPT لتحسين يوم عملك هو استخدامه كمساعد للكتابة أو ، بشكل أكثر تحديدًا ، لصياغة رسائل البريد الإلكتروني.
كل ما عليك القيام به استخدم ChatGPT لكتابة رسائل بريد إلكتروني صعبة في العمل هو الذهاب إلى موقع OpenAI الإلكتروني وأنشئ حسابًا إذا لم يكن لديك حساب. بعد ذلك ، قم بتوفير سياق لما تريد كتابته في بريدك الإلكتروني.
على سبيل المثال ، دورك ومن يتم إرسال البريد الإلكتروني إليه وما الذي تريد تحقيقه من خلال المحادثة. بعد ذلك ، اطلب من ChatGPT كتابة مسودة للبريد الإلكتروني لك. يمكنك استخدام هذه المسودة كما هي أو إجراء تعديلات عليها إذا احتجت إلى ذلك.
بدلاً من ذلك ، يمكنك استخدام Bing Chat من Microsoft ، وهو روبوت محادثة مدمج مدعوم بنظام اللغة الطبيعية لـ OpenAI's GPT ، وهي نفس التقنية التي تشغل ChatGPT.
أحد مزايا استخدام Bing Chat هو أنه مدمج في متصفح Microsoft Edge. كل ما عليك فعله هو قم بالتسجيل في بحث Bing المدعوم بالذكاء الاصطناعي في Edge واستخدم ملف مؤلف موسيقى ميزة في الشريط الجانبي لكتابة البريد الإلكتروني الخاص بك.
2. قواعد النحو لتحرير وإنشاء رسائل البريد الإلكتروني
بعد صياغة بريدك الإلكتروني ، يجب أن تكون خطوتك التالية هي تحريره بحثًا عن الأخطاء الإملائية والأخطاء الأخرى. GrammarlyGo هي أداة إنتاجية البريد الإلكتروني التالية التي تستحق الدراسة. لذا، ما هو GrammarlyGO؟ إنها أداة تحرير بقدرات ذكاء اصطناعي توليدية يمكن أن تساعدك على تحسين سير عمل الكتابة والإنتاجية.
يمكنك استخدام GrammarlyGO للتحقق من علامات الترقيم والأخطاء الإملائية وتصحيح الأخطاء النحوية وتحسين كتابتك. بالإضافة إلى ذلك ، يمكنك الاستفادة من قدرات الذكاء الاصطناعي التوليدية في Grammarly لإنشاء رسائل البريد الإلكتروني أو إعادة كتابتها.
كل ما عليك فعله هو التسجيل للحصول على حساب Grammarly مجاني ، والذي سيمنحك الوصول إلى اقتراحات الكتابة والتحرير الأساسية بالإضافة إلى 100 مطالبة في الشهر. بالإضافة إلى ذلك ، يمكنك أيضًا تنزيل امتداد Grammarly إلى متصفحك لتعديل وإنشاء المحتوى مباشرة من متصفحك دون الحاجة إلى مغادرة الصفحة.
3. يرتقع لتبسيط تجربة البريد الإلكتروني وتحسينها
إذا كنت تبحث عن حل مبتكر يتجاوز ما يقدمه عملاء البريد الإلكتروني التقليديون ، Spike هو حل مبتكر يمكنه تحسين تجربة بريدك الإلكتروني والإنتاجية.
لنبدأ ببعض المشكلات الرئيسية المرتبطة غالبًا بالعديد من عملاء البريد الإلكتروني ، مثل البريد الوارد المزدحم والقدرة المحدودة على فرز رسائل البريد الإلكتروني تلقائيًا.
مع ميزة التنظيم المدمجة في Spike ، البريد الهام، يمكنك بسهولة فرز رسائل البريد الإلكتروني الأقل أهمية ، مثل رسائل البريد الإلكتروني الترويجية والإشعارات من تطبيقات الوسائط الاجتماعية ، في صندوق بريد آخر يسمى آخر بينما يحتفظ برسائل البريد الإلكتروني المهمة في البريد الهام.
بعد ذلك ، تتيح لك سلاسل محادثات Spike المشابهة لتلك التي تظهر في تطبيقات المراسلة متابعة المحادثات بسهولة مع جهات الاتصال الخاصة بك. يعمل أسلوب المحادثة هذا على تبسيط تجربة البريد الإلكتروني وتحسينها ، مما يسمح لك بالتنقل بسرعة عبر رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بك.
بالإضافة إلى ذلك ، يمكنك استخدام Spike لتوحيد جميع حسابات البريد الإلكتروني الخاصة بك في بوابة واحدة لتتبع رسائل البريد الإلكتروني من حسابات مختلفة دون التبديل بينها. في حين أن سوبر بحث تسهل هذه الميزة العثور على كل ما تبحث عنه.
4. زابير لأتمتة سير عمل البريد الإلكتروني الخاص بك
يمكن أن يساعدك دمج الأدوات الأكثر استخدامًا في حزمة الإنتاجية الخاصة بك على توفير الوقت وتحسين إنتاجيتك ، حيث يمكّنك من مزامنة البيانات عبر التطبيقات والأنظمة الأساسية المختلفة. بالنظر إلى مقدار الوقت الذي تقضيه في صندوق البريد الإلكتروني الخاص بك ، فإن ربط بريدك الإلكتروني بالتطبيقات والخدمات الأخرى التي تستخدمها بانتظام أمر منطقي.
يمكنك استخدام أداة أتمتة سير العمل مثل Zapier لربط بريدك الإلكتروني بأدوات إنتاجية شائعة أخرى. على سبيل المثال ، يمكنك استخدام ملف البريد الإلكتروني عن طريق التكامل Zapier لتوصيل بريدك الإلكتروني بـ Slack وإرسال جميع رسائل البريد الإلكتروني الواردة إلى قناة Slack معينة. هل أنت من مستخدمي تقويم Google؟ يمكنك استخدام Zapier لإنشاء أحداث تقويم Google تلقائيًا من رسائل البريد الإلكتروني الواردة.
يتيح لك Zapier أيضًا إنشاء مهام سير عمل آلية مخصصة للتعامل مع أي مهام متكررة مرتبطة برسائل البريد الإلكتروني والأدوات الأخرى. يمكن أن تعزز عمليات تكامل Zapier إنتاجية بريدك الإلكتروني بشكل كبير.
5. SaneBox لتنظيم بريدك الوارد
من الصعب إنجاز أي شيء عندما يكون صندوق الوارد الخاص بك مزدحمًا ، وتقضي معظم وقتك في فرز رسائل البريد الإلكتروني. SaneBox هو حل بريد إلكتروني ذكي يساعدك على تنظيم صندوق الوارد الخاص بك تلقائيًا.
يمكنك استخدام SaneBox لتنظيف صندوق الوارد الخاص بك عن طريق مسح رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بك للعثور على التطبيقات ومواقع الويب والرسائل الإخبارية التي اشتركت فيها وتحديد تلك التي ترغب في إرسالها إلى المهملات.
بعد ذلك ، يستفيد SaneBox من الذكاء الاصطناعي لفرز صندوق البريد الإلكتروني الخاص بك عن طريق تحديد رسائل البريد الإلكتروني التي تحتاج إلى اهتمام فوري أثناء تصنيف الرسائل الأقل أهمية في تضمين التغريدة مجلد. بالإضافة إلى ذلك ، يمكنك أيضًا تدريب SaneBox على تنظيم رسائل البريد الإلكتروني عن طريق إرسال رسائل البريد الإلكتروني يدويًا إلى مجلدات محددة.
على سبيل المثال ، يمكنك إرسال رسائل بريد إلكتروني غير مرغوب فيها إلى ملف تضمين التغريدة أو إنشاء مجلد منفصل لرسائل البريد الإلكتروني من أفراد الأسرة. سيتذكر SaneBox ويضيف تلقائيًا جميع رسائل البريد الإلكتروني الواردة إلى المجلدات المناسبة.
6. تودويست لتحويل رسائل البريد الإلكتروني إلى مهام
تتمثل إحدى أفضل الطرق لتحسين إنتاجية بريدك الإلكتروني في تحويل رسائل البريد الإلكتروني إلى مهام قابلة للتنفيذ يمكنك إنجازها. Todoist هو تطبيق قائمة مهام فعال يمكنه مساعدتك في تنظيم مهامك وإنجاز المزيد.
يمكنك تثبيت Todoist لـ Gmail أو ال Todoist لبرنامج Outlook الوظائف الإضافية لتحويل رسائل البريد الإلكتروني بسرعة مباشرة من صندوق الوارد الخاص بك إلى مهام. بمجرد التثبيت ، افتح أي بريد إلكتروني ترغب في تحويله إلى مهمة تودويست ، وانقر فوق تودويست رمز ، قم بتسمية المشروع ، قم بتعيين تاريخ الاستحقاق ومستوى الأولوية ، وانقر فوق إضافة مهمة.
اقض وقتًا أقل في صندوق البريد الإلكتروني الخاص بك وقم بإنجاز المزيد
كأداة اتصال ، يجب أن يمدك بريدك الإلكتروني بالمعلومات التي تحتاجها لاتخاذ القرارات واتخاذ الإجراءات. إذا كنت تقضي الكثير من الوقت في بريدك الوارد ، فسيؤدي ذلك إلى إعاقة قدرتك على إكمال عملك بكفاءة.
لذلك ، حان الوقت لاتخاذ نهج استباقي باستخدام أدوات إنتاجية البريد الإلكتروني المذكورة أعلاه. سيساعدك القيام بذلك على تنظيم صندوق الوارد الخاص بك وتقليل الحمل الزائد للبريد الإلكتروني ، ومواكبة رسائل البريد الإلكتروني الأكثر أهمية ، والرد بشكل أسرع ، وتوفير وقتك للتركيز على المهام الأكثر أهمية.
