هل تقضي الكثير من الوقت في كتابة رسائل البريد الإلكتروني؟ تعرف على كيفية استخدام قوالب البريد الإلكتروني لتوفير الوقت وزيادة إنتاجيتك.
يلعب التواصل عبر البريد الإلكتروني دورًا حيويًا في بيئة العمل الرقمية اليوم ، ولكن يمكن أن يكون تحديًا إذا وجدت نفسك ترسل العديد من رسائل البريد الإلكتروني يوميًا وتقضي الكثير من الوقت في كتابتها.
سواء أكنت بحاجة إلى تقديم نفسك ، أو تعيين رد خارج المكتب ، أو طلب تعليقات ، أو دعوة شخص ما إلى حدث ، أو التعبير عن امتنانه ، أو متابعة محادثة ، فإن هذه النماذج تساندك. باستخدام هذه الموارد الجاهزة للاستخدام ، يمكنك تبسيط اتصالات البريد الإلكتروني والتركيز على الأمور المهمة حقًا.
1. مقدمات مهنية
يُعد تكوين انطباع أول قوي وإظهار عرض القيمة الخاص بك أمرًا بالغ الأهمية عندما تهدف إلى التواصل مع العملاء المحتملين أو التواصل معهم. من المهم بشكل خاص إذا كنت تعمل من إعداد عن بُعد بحت مع تفاعلات محدودة / بدون تفاعل وجهاً لوجه. سيكون الانطباع الذي تتركه على عملائك أو أصحاب المصلحة المحتملين انطباعًا دائمًا.
في نموذج البريد الإلكتروني للمقدمة المهنية هذا ، قم بتضمين اسمك ودورك وسبب التواصل معك وعبارة واضحة تحث المستخدم على اتخاذ إجراء. تذكر أن إقامة علاقة وإظهار الاهتمام الحقيقي أمر حيوي.
هذا مثال:
موضوع: مرحبًا من [Your name] في [شركتك]
مرحبًا [الاسم] ،
أتمنى أن يجدك هذا البريد الإلكتروني في حالة جيدة. أنا [اسمك] ، [دورك] في [شركتك]. تعرفت على ملفك الشخصي على [المنصة] وأعجبني عملك في [الصناعة / المجال].
أكتب إليكم لأني أعتقد أنك قد تكون مهتمًا بـ [المنتج / الخدمة] ، مما يساعد [بيان المزايا]. أود التحدث أكثر حول كيف يمكننا مساعدتك في تحقيق أهدافك.
هل ستكون متاحًا لإجراء مكالمة مدتها 15 دقيقة الأسبوع المقبل؟ إذا كان الأمر كذلك ، فيرجى إبلاغي بالأيام والأوقات التي تناسبك بشكل أفضل.
أنا أتطلع للسماع منك قريبا.
أفضل،
[اسمك وتوقيعك]
اقرأ أكثر
2. الرد الآلي خارج المكتب
عندما تكون بعيدًا عن العمل ، سواء لقضاء عطلةأو رحلة عمل أو أي سبب آخر ، من المهم أن يكون لديك مجيب آلي فعال خارج المكتب يحدد توقعات واضحة ويوفر جهات اتصال بديلة.
يضمن هذا النموذج إبقاء الناس على اطلاع دائم بغيابك:
موضوع: خارج المكتب حتى [التاريخ]
أهلاً،
شكرا على رسالة البريد اللإلكترونى. أنا حاليًا خارج المكتب حتى [التاريخ] وسيكون لدي وصول محدود إلى بريدي الإلكتروني.
إذا كانت رسالتك عاجلة أو متعلقة بـ [العمل] ، يرجى الاتصال بـ [الاسم] على [البريد الإلكتروني / رقم الهاتف]. وإلا ، فسأعود إليك في أقرب وقت ممكن عندما أعود.
شكرا لك على تفهمك وصبرك.
أفضل،
[اسمك وتوقيعك]
اقرأ أكثر
3. طلب التعليقات أو المراجعة
عندما تريد الحصول على البعض ردود الفعل للاجتماع أو مراجعة من أصحاب المصلحة حول منتجك أو خدمتك أو عملك ، فأنت بحاجة إلى بريد إلكتروني يُظهر تقديرك ويشجعهم على مشاركة أفكارهم.
إليك نموذج يمكنك استخدامه:
موضوع: أود / يسعدنا سماع تعليقاتك!
مرحبًا [الاسم] ،
شكرًا لاختيارك [الشركة] لاحتياجاتك من [المنتج / الخدمة]. نأمل أن تكون سعيدًا بالنتائج والتجربة.
نحن نقدر رأيك وسنكون ممتنين إذا استطعت تخصيص بضع دقائق لمشاركة ملاحظاتك معنا. تساعدنا ملاحظاتك على تحسين منتجاتنا / خدماتنا وتقديم خدمة أفضل لعملائنا / عملائنا.
الرجاء النقر فوق هذا الارتباط لإكمال استطلاع قصير: [رابط]. لن يستغرق الأمر أكثر من 5 دقائق من وقتك.
كتعبير عن تقديرنا ، سنرسل لك [مكافأة] بعد إكمال الاستبيان.
شكرا لك على وقتك والدعم.
أفضل،
[اسمك وتوقيعك]
اقرأ أكثر
4. دعوة الحدث
عندما تريد دعوة شخص ما إلى حدث ما ، سواء كان ندوة عبر الإنترنت أو ورشة عمل أو حفلة أو أي شيء آخر ، فأنت بحاجة إلى بريد إلكتروني يوضح فوائد الحضور ويوفر كل ما يلزم تفاصيل. آخر شيء تريده هو أن تظهر دعوتك مثل دعوة غير مرغوب فيها لتقويم Google إلى المستلمين الخاصين بك. إليك عينة يمكنك استخدامها:
موضوع: أنت مدعو إلى [اسم الحدث]!
مرحبًا [الاسم] ،
يسعدنا دعوتك لحضور حدثنا القادم: [اسم الحدث].
هذه فرصة عظيمة لك [فوائد الحضور]. ستتعرف على [الموضوعات التي تمت تغطيتها] ، وتتواصل مع [الحاضرين الآخرين] ، وتستمتع ببعض المرح على طول الطريق.
سيعقد الحدث في [التاريخ] في [الوقت] عبر [المنصة / الرابط]. سيستمر لمدة [المدة] تقريبًا.
لتأمين مكانك ، يرجى التسجيل هنا قبل [الموعد النهائي]. المساحات محدودة ، لذا لا تفوت هذه الفرصة!
لا يمكننا الانتظار لرؤيتك هناك.
أفضل،
[اسمك وتوقيعك]
اقرأ أكثر
5. شكرا لك ملاحظة
هذا النموذج مفيد عندما تريد أن تشكر شخصًا ما على مقابلته معك أو إجراء مقابلة معك أو مساعدتك. يساعدك على إظهار امتنانك واحترافك. إليك كيف ستسير الأمور:
موضوع: شكرا لك على [السبب]
مرحبًا [الاسم] ،
أردت فقط أن أشكرك على [السبب]. أنا حقًا أقدر [وقتك / جهدك / نصيحتك / دعمك].
كان من الرائع [الالتقاء / التحدث / العمل] معك ومعرفة المزيد عن [شيء ذي صلة]. أنا أتطلع إلى [الخطوات التالية / المتابعة / الإجراء].
يُرجى إعلامي إذا كان لديك أي أسئلة أو كنت بحاجة إلى أي شيء مني.
شكرا مرة أخرى على كل شيء.
أفضل،
[اسمك وتوقيعك]
اقرأ أكثر
6. متابعة البريد الإلكتروني
عندما تريد تذكير شخص ما بشيء ما ، مثل موعد نهائي أو طلب أو فرصة ، فأنت بحاجة إلى الكتابة بريد إلكتروني للمتابعة مقنع يظهر اهتمامك وإلحاحك.
إليك نموذجًا قياسيًا يمكنك استخدامه ولكن لا تنسَ تعديله وفقًا لموقفك لجعله أكثر قابلية للتنفيذ:
موضوع: متابعة [الموضوع]
مرحبًا [الاسم] ،
أتمنى أن يجدك هذا البريد الإلكتروني في حالة جيدة.
أكتب لمتابعة [الموضوع]. لم أتلق ردًا منك منذ [التاريخ / آخر اتصال] ، وأردت التحقق معك ومعرفة ما إذا كان لديك أي تحديثات. [إن أمكن ، أعد صياغة طلبك / عرضك / عرض القيمة]
يرجى إعلامي إذا كنت لا تزال مهتمًا وما هو جدولك الزمني. لا أريدك أن تفوتك هذه [الفرصة / الموعد النهائي / الفرصة].
أنا أتطلع للسماع منك قريبا.
أفضل،
[اسمك وتوقيعك]
اقرأ أكثر
تبسيط اتصالاتك مع رسائل البريد الإلكتروني الصحيحة
قل وداعًا للشاشات الفارغة المرعبة وكتابة البريد الإلكتروني التي تستغرق وقتًا طويلاً. تتطلب هذه القوالب الجاهزة للاستخدام فقط نسخًا بسيطًا ولصق وتخصيصًا لتناسب احتياجاتك.
اتخذ إجراء اليوم وجرب كيف يمكن لهذه القوالب أن تبسط اتصالاتك وتساعدك في الحصول على مزيد من الوقت في يومك. نتمنى لك الاستمتاع بإرسال بريد إلكتروني ، ولا تنس أن تضيف لمستك الشخصية لتجعل رسائلك أكثر منك.
