هل تبحث عن طرق لتحسين اجتماعاتك عبر الإنترنت؟ فيما يلي بعض الأدوات الأساسية التي ستساعدك على جعل اجتماعاتك أكثر إنتاجية وجاذبية.
أصبحت الاجتماعات عبر الإنترنت لا غنى عنها في مكان العمل ، سواء كنت تعمل من المنزل أو في مكتب. في حين أنها مريحة بلا شك ، لأنها تربط الناس محليًا وعالميًا ، كم مرة ينتجون؟
هناك العديد من التحديات التي يجب التغلب عليها للتأكد من أن الاجتماعات عبر الإنترنت فعالة وتستحق وقتك. لحسن الحظ ، يمكنك إنشاء بيئة اجتماعات أكثر تعاونًا باستخدام المجموعة الصحيحة من الأدوات. أدناه ، سنغطي بعض الأدوات الأساسية للاجتماعات المثمرة عبر الإنترنت.
1. تكبير للاجتماعات المتزامنة أو في الوقت الفعلي عبر الإنترنت
لن يكون الاجتماع المثمر عبر الإنترنت ممكنًا بدون أفضل برامج مؤتمرات الفيديو للعمل عن بُعد. مع مجموعة واسعة من أدوات الاجتماعات الافتراضية التي تقدم ميزات ووظائف متنوعة ، تبرز Zoom بواجهة سهلة الاستخدام.
هذا لا يعني أن Zoom يفتقر إلى الميزات القوية ، لأنه يوفر جودة عالية للفيديو والصوت والتسجيل وإمكانيات مشاركة الشاشة.
هذا ليس كل شئ؛ يمكنك أيضًا استخدام ميزة Virtual Background في Zoom لتغيير خلفيتك ، والتي يمكن أن تكون مفيدة إذا كان لديك مساحة عمل مزدحمة. يدعم Zoom أيضًا التكامل مع أدوات الإنتاجية الشائعة الأخرى مثل Slack وتقويم Google و Asana ، مما يسهل إنشاء بيئة افتراضية تعاونية.
2. تلوح في الأفق للاجتماعات غير المتزامنة
ماذا يحدث عندما لا يمكنك جمع الجميع معًا في نفس الوقت لعقد اجتماع عبر الإنترنت؟ هذا هو واحد من أكثر تحديات العمل عن بعد المشتركة التي تواجهها فرق تعمل عبر مناطق زمنية مختلفة.
قد يكون الحل الفعال لهذه المشكلة هو عقد اجتماعات غير متزامنة ، والتي لا تتطلب أن يكون الأشخاص متصلين بالإنترنت في نفس الوقت. بالإضافة إلى ذلك ، عادةً ما تكون الاجتماعات غير المتزامنة عبر الإنترنت أكثر إنتاجية حيث يمكنك توفير المزيد من التبادلات المدروسة وإجراء مناقشات دون انقطاع.
لحسن الحظ ، هناك العديد أدوات اتصال الفيديو غير المتزامن يمكنك استخدامها للاجتماعات الافتراضية الخاصة بك. أحدها هو Loom ، والذي يسمح لك بتسجيل مقاطع الفيديو ومشاركتها مع فرقك في الوقت الذي يناسبك. يعد هذا مثاليًا لإنشاء برامج تعليمية خطوة بخطوة أو إرسال التعليقات إلى أعضاء الفريق دون الحاجة إلى جدولة اجتماع.
3. كريسب للقضاء على ضوضاء الخلفية أثناء الاجتماعات
تعيق ضوضاء الخلفية إنتاجية مكان العمل بعدة طرق، خاصة أثناء الاجتماعات الافتراضية. سواء كان الأمر يتعلق بنبح كلبك ، أو بكاء طفل ، أو إنشاءات خارج نافذتك ، أو زملاء يتحدثون في الخلفية ، يمكن أن تكون الضوضاء مصدر إلهاء أثناء الاجتماعات الافتراضية.
Krisp هي أداة مذهلة لإلغاء الضوضاء ، تعمل بالذكاء الاصطناعي يمكنها تعزيز إنتاجية اجتماعاتك عبر الإنترنت من خلال القضاء على ضوضاء الخلفية غير المرغوب فيها. يمكنك استخدام Krisp لضمان وضوح صوتك وتقليل الانحرافات وخلق بيئة عمل أكثر إنتاجية.
بالإضافة إلى ذلك ، يتوافق Krisp مع بعض أدوات الاتصال الأكثر شيوعًا عبر الإنترنت ، بما في ذلك Microsoft Teams و Zoom و Skype والمزيد.
4. كامو لاستخدام هاتفك الذكي ككاميرا ويب
بعد حل مشكلة سمعية في شكل ضوضاء في الخلفية ، دعنا نوجه انتباهنا إلى مشكلة مرئية شائعة أثناء الاجتماعات الافتراضية. يستخدم معظم الأشخاص أجهزة كمبيوتر مزودة بكاميرات ويب مدمجة دون المستوى لعقد مؤتمرات الفيديو. Camo هي الأداة المثالية إذا كنت تبحث عن تحسين جودة مكالمات الفيديو وتبدو أكثر احترافًا أثناء الاجتماعات عبر الإنترنت.
إذا كنت معتادًا على كاميرا الاستمرار من Apple ، والتي تمكّن مالكي أجهزة Mac من استخدام أجهزة iPhone الخاصة بهم ككاميرا ويب ، فإن Camo يفعل الشيء نفسه لمستخدمي macOS و Windows و iOS و Android. كل ما عليك فعله هو تنزيل Camo على هاتفك الذكي والكمبيوتر وإقران كلا الجهازين باستخدام كابل USB أو عبر اتصال لاسلكي عن طريق مسح رمز QR ضوئيًا.
بمجرد إقران جهازك ، يمكنك تخصيص الإعدادات بناءً على تفضيلاتك والبدء في استخدامها مع تطبيقات مؤتمرات الفيديو الشائعة مثل Zoom لاجتماعاتك عبر الإنترنت.
5. ودود لجدولة الاجتماعات
لذا ، كيف غالبًا ما تجعل زملائك أو عملائك ينضمون إلى اجتماعاتك عبر الإنترنت؟ نراهن أنك تقضي الكثير من الوقت في إرسال رسائل البريد الإلكتروني أو إجراء مكالمات لمعرفة الوقت الأنسب للجميع. Cal Friendly هي أداة فعالة لجدولة الاجتماعات عبر الإنترنت يمكنها مساعدتك في أتمتة عملية الجدولة ، بحيث يمكنك التركيز على التبادلات المثمرة مع عملائك أو زملائك.
جدولة الاجتماعات والمهام باستخدام ودية الأمر بسيط. كل ما عليك فعله هو إنشاء نوع حدث ، من اجتماعات فردية إلى اجتماعات جماعية. اختر الاسم والموقع والوصف والمدة والتاريخ للحدث.
بعد إدخال جميع التفاصيل اللازمة ، يمكنك مشاركة الرابط عبر البريد الإلكتروني مع المدعوين للسماح لهم باختيار أفضل وقت بناءً على مدى تواجدك. هنا بعض نصائح ودية لمساعدتك على التحسن في الجدولة.
6. Otter.ai لتسجيل اجتماعاتك
من أفضل الطرق للتأكد من أن اجتماعاتك عبر الإنترنت منتجة هي تسجيل جميع النقاط الرئيسية التي تمت مناقشتها خلال الجلسة. ومع ذلك ، قد يكون تدوين الملاحظات يدويًا أثناء جلسة نشطة أمرًا صعبًا ، خاصة أثناء اجتماع طويل أو عند الاستماع إلى مكبرات صوت سريعة. هذا هو المكان الذي يمكن أن يكون Otter.ai مفيدًا فيه.
Otter هو مساعد اجتماع يعمل بالذكاء الاصطناعي ويسجل الصوت وينسخ الكلام إلى نص في الوقت الفعلي. يمكنك استخدام Otter لتسجيل الاجتماعات عبر الإنترنت في غيابك ، وإنشاء الملخصات ، والتقاط الشرائح في ملاحظاتك ، والعثور على المعلومات ذات الصلة من خلال البحث عن الكلمات الرئيسية.
مع Otter ، يمكنك التركيز على جعل اجتماعاتك الافتراضية أكثر جاذبية وإنتاجية بينما تزودك بالملاحظات والكتابات التي تم إنشاؤها بواسطة الذكاء الاصطناعي.
7. تريلو لتحويل ملاحظات الاجتماع إلى مهام قابلة للتنفيذ
الاجتماعات بمثابة منصة للأشخاص لتبادل الأفكار ومناقشة الاستراتيجيات والحلول. لكن ماذا بعد انتهاء الاجتماع؟ كيف تتأكد من تحويل جميع الخطط والاستراتيجيات التي تمت مناقشتها في الاجتماع إلى مهام قابلة للتنفيذ؟ أنت تستطيع استخدم Trello لتنظيم مشاريعك.
Trello هي أداة لإدارة المشاريع على غرار Kanban يمكن أن تساعدك في تنظيم مهامك الشخصية والمهنية. إنها أداة مثالية للفرق التي تريد نظرة عامة مرئية على المشاريع من خلال الإنشاء المجالس لكل مشروع و البطاقات لمهام محددة داخل المشروع.
يمكنك بعد ذلك تعيين تواريخ الاستحقاق وتعيين المهام لأعضاء الفريق وإرفاق الملفات المتعلقة بالمهمة. هذا يحول ملاحظات الاجتماع إلى مهام قابلة للتنفيذ بسهولة.
بدون الأدوات المناسبة ، يمكن أن تتحول اجتماعاتك عبر الإنترنت بسرعة إلى فوضى في التقويم وأحداث مضيعة للوقت. ومع ذلك ، يمكنك استخدام هذه الأدوات لأتمتة المهام المتكررة ، وتسجيل المحادثات وتلخيصها ، وتحويل ملاحظات الاجتماع إلى مهام قابلة للتنفيذ ، من بين أمور أخرى. كل هذا سيساعدك على تحقيق أقصى استفادة من اجتماعات فريقك الافتراضية والتأكد من أنها جذابة ومثمرة.
