ألست متأكدًا من كيفية إرسال بريد إلكتروني تعزية إلى زميل في العمل؟ إليك كيفية التعبير عن تعاطفك بطريقة مدروسة ومهنية.
عندما يتعرض زميل في العمل لخسارة ، فإن عرضك المدروس للدعم يمكن أن يكون إحساسًا براحة كبيرة له. لكن التعبير عن تعازينا عبر البريد الإلكتروني قد يكون صعبًا للغاية. بدلًا من مواساتهم ، قد ينتهي بك الأمر بالتسبب في مزيد من القلق لزميلك من خلال قول شيء خاطئ عن طريق الخطأ.
لهذا السبب يجب أن تعرف كيف تكتب بريدًا إلكترونيًا تعازيًا مهنيًا في العمل. تابع القراءة لمعرفة ما يجب فعله وما لا يجب فعله في تقديم العزاء عبر البريد الإلكتروني. لقد قمنا أيضًا بتضمين العديد من قوالب البريد الإلكتروني التعازي التي يمكنك استخدامها للتعبير عن تعاطفك.
أشياء يجب القيام بها عند كتابة رسالة بريد إلكتروني تعزية
إليك بعض الأشياء التي يجب عليك فعلها عند كتابة رسالة تعزية بالبريد الإلكتروني:
سطر موضوع مناسب
ابدأ البريد الإلكتروني بسطر موضوع مناسب. يمكنك استخدام عبارات مثل "آسف على خسارتك" أو "تعازيّ" أو "تعاطفي" أو "آسف لسماع خبر خسارتك".
الهدف هو كتابة شيء موجز ، وفي صلب الموضوع ، حتى يعرف زميلك في العمل على الفور الغرض من البريد الإلكتروني. قد يقررون بعد ذلك ما إذا كانوا يريدون فتحه أم لا.
توجه مباشرة إلى الهدف
عندما يتعلق الأمر بالإعدادات الاحترافية ، فهناك بعض الأخطاء الشائعة التي يجب تجنبها في السطور الافتتاحية لبريدك الإلكتروني. لذلك ، لا تخرج أبدًا عن المسار الصحيح وتتحدث عن أشياء غير ذات صلة ، خاصة عند كتابة رسائل بريد إلكتروني تعزية مهنية.
يجب أن تفهم أن زميلك في العمل حزين ، لذلك لا ينبغي أن تضيع وقته في رسائل البريد الإلكتروني الطويلة غير الضرورية. انتقل مباشرة إلى صلب الموضوع بقول شيء مثل ، "لقد سمعت عن خسارتك ، وأقدم تعازي الحارة." ، أو فقط ، "أنا آسف جدًا لخسارتك."
اجعلها شخصية
إذا كنت تعرف علاقة زميلك في العمل بالمتوفى ، ففكر في تضمين هذه المعلومات لجعل البريد الإلكتروني يبدو أكثر تخصيصًا. على سبيل المثال ، "أنا آسف حقًا لوفاة أخيك."
إذا كنت تعرف شخصيًا الشخص الذي وافته المنية ، ففكر في تضمين ذكرى مشتركة له في رسالة التعزية الإلكترونية. لن يكرم هذا ذكراهم فحسب ، بل سيظهر أيضًا دعمك للمتعثرين.
اعرض دعمك
في القسم الأخير من رسالة التعزية الإلكترونية ، تأكد من تقديم دعمك لزميلك في العمل. أخبرهم أنك ستكون دائمًا بجانبهم ، وأنهم سيحصلون على دعمك الكامل خلال هذا الوقت العصيب. بهذه الطريقة ، لن يشعر زميلك في العمل بالوحدة في عملية الحزن.
والأهم من ذلك ، كن مستعدًا لتقديم دعمك إذا طلب زميلك في العمل ذلك ، سواء كان ذلك في شكل مكالمة سريعة أو زيارة شخصية. ولكن حتى لو لم يكونوا بحاجة إلى أي مساعدة في الوقت الحالي ، فإن زميلك سيقدر هذه الإيماءة بالتأكيد.
يمكنك بعد ذلك إنهاء البريد الإلكتروني باستخدام توقيع احترافي لأنه أحد ملفات أهم آداب البريد الإلكتروني لنفعل ذلك. إنه لا يجعلك تبدو أكثر احترافًا فحسب ، بل يساعد أيضًا المستلم في الاتصال بك إذا لزم الأمر.
أشياء يجب تجنبها عند كتابة رسالة بريد إلكتروني تعزية
فيما يلي بعض الأشياء التي يجب تجنبها بأي ثمن عند كتابة رسالة تعزية بالبريد الإلكتروني في مكان احترافي:
تحية عارضة
عندما يتعلق الأمر برسائل البريد الإلكتروني الاحترافية ، فإن القاعدة الأساسية هي الابتعاد عن التحية العرضية. هذا مهم بشكل خاص عندما يتعلق الأمر برسائل البريد الإلكتروني التي تقدم التعازي.
هناك العديد من التحيات المهنية التي يمكنك استخدامها بدلاً من ذلك ، مثل "تحياتي" ، "عزيزي السيد / السيدة ،" أو "السيد / السيدة" البسيط قبل اسم زميلك في العمل. يمكنك استخدام "مرحبًا" إذا كان الفقيد صديق عمل مقرب. لكن أي شيء غير رسمي قد يعتبر وقحًا.
افتراض المعتقدات الدينية
إن افتراض المعتقدات الدينية لزميلك وإدراج التعازي الدينية في بريدك الإلكتروني بناءً على هذه الافتراضات ليس فكرة جيدة أبدًا. قد يجد زميلك هذا عدم الاحترام غير المناسب أو الصريح.
ولكن إذا كنت قريبًا من الفقيد ، وتعتقد حقًا أنه سيريحهم إذا ذكرت مقولة دينية مألوفة ، يمكنك فعل ذلك. لكن تأكد من أنها مختصرة وأن الكلمات مؤطرة بشكل صحيح.
إعطاء مشورة غير مرغوب فيها ومقارنة خسارتهم بخسارتك
يخطئ الكثير من الناس في تقديم نصائح غير مرغوب فيها عند تقديم التعازي. يجب أن تفهم أنه ، إذا لزم الأمر ، سيطلب الشخص النصيحة من تلقاء نفسه. لذا ، ابتعد عن قول أشياء مثل ، "حاول البقاء مشغولاً لإبعاد عقلك عن هذه المأساة."
علاوة على ذلك ، لا أحد يريد أن يتم إبطال حزنه أو مقارنته بحزن شخص آخر. لذا ، تأكد من تجنب خلق أوجه تشابه بين خسارة زملائك في العمل وخسارة زملائك في العمل.
قوالب البريد الإلكتروني التعازي
فيما يلي بعض قوالب البريد الإلكتروني التعزية التي يمكنك استخدامها لمساعدتك في إظهار دعمك لزميل في العمل. يمكنك أيضًا إنشاء:
النموذج 1:
سطر الموضوع: تعازي
مرحبًا [اسم زميل العمل] ،
أشعر بحزن عميق لسماع خبر خسارتك. أريد أن أقدم تعازي الحارة. كان [اسم المتوفى] شخصًا رائعًا ، وأتذكرهم باعتزاز منذ ذلك الوقت الذي التقينا فيه [الولاية عندما قابلت المتوفى].
أريدك أن تعرف أنني هنا من أجلك إذا كنت بحاجة إلى أي شيء.
تفضلوا بقبول فائق الاحترام،
[اسمك]
اقرأ أكثر
النموذج 2:
سطر الموضوع: أنا آسف لخسارتك.
مرحبًا [اسم زميل العمل] ،
سمعت عن الخسارة الأخيرة في عائلتك. أرجوك أقبل أعتذاراتي العميقة. أتمنى أن تجد الراحة في الذكريات الطيبة التي شاركتها معهم. لا تزال [أدخل الذاكرة الجيدة المشتركة] واحدة من أعز ذكرياتي معهم والتي أعتز بها بشدة.
إذا كنت بحاجة إلى أي شيء أو تريد شخصًا ما للتحدث معه ، فيرجى العلم أنني على بعد مكالمة هاتفية فقط.
بإخلاص،
[اسمك]
اقرأ أكثر
النموذج 3:
سطر الموضوع: مواساتي.
عزيزي [اسم زميل العمل] ،
يؤسفني بشدة أن أسمع أن [اسم المتوفى] قد رحل. أتمنى أن تحصل على كل الدعم الذي تحتاجه لتجاوز هذا الوقت الصعب. يرجى التواصل إذا كنت بحاجة إلى أي شيء على الإطلاق.
تفضلوا بقبول فائق الاحترام،
[اسمك]
اقرأ أكثر
يمكن لرسائل البريد الإلكتروني التعزية المهنية أن تقوي علاقات العمل
هذه هي الإرشادات والنصائح لكتابة بريد إلكتروني تعزية احترافي ، بالإضافة إلى بعض النماذج لمساعدتك. ابدأ بريدك الإلكتروني بسطر موضوع موجز واستخدم تحية احترافية.
لا تنس أن تجعل البريد الإلكتروني قصيرًا ، والتعبير عن تعازيك ، وإظهار دعمك. تأكد أيضًا من إعطاء بريدك الإلكتروني قراءة ثانية قبل الضغط على "إرسال" للتأكد من أنك لا تقول شيئًا عن طريق الخطأ يجعل الأمور أسوأ.