هل تريد أن تأخذ عملك الصغير إلى المستوى التالي؟ تعرف على وظائف Excel الأساسية التي ستساعدك على توفير الوقت والمال.
يعد Excel أداة فعالة لإدارة أموالك بصفتك مالكًا تجاريًا صغيرًا. يمكن أن توفر لك ترسانتها من أدوات معالجة البيانات الوقت والجهد في تتبع نفقاتك وإيراداتك وبياناتك المالية الأخرى.
الوظائف هي العمود الفقري لبرنامج Excel ومصدر قواه الخارقة. إذا كنت مستخدمًا جديدًا لبرنامج Excel ، فإليك بعض الوظائف الأساسية التي يجب أن تتعلمها لإدارة أموالك بفعالية.
1. مجموع
ربما تكون SUM هي الوظيفة الأكثر استخدامًا في Excel وهي أكثر فائدة في التمويل. يسمح لك بإضافة نطاق من الخلايا والحصول على الإجمالي.
=SUM(values)يمكنك تغذية القيم مباشرة إلى الدالة SUM أو الرجوع إليها كخلايا ونطاقات.
على سبيل المثال ، يمكنك استخدام الدالة SUM لجمع إجمالي المبيعات لكل عنصر في فترة محددة.
=SUM(D2:D8)في هذا المثال، D2: D8 هو نطاق الخلايا الذي يحتوي على قيمة المبيعات التي تريد إضافتها. تأخذ الدالة SUM جميع القيم الموجودة في هذا النطاق وتحسب إجمالي المبيعات لجميع العناصر.
2. متوسط
وظيفة AVERAGE هي وظيفة أخرى مفيدة عند التعامل مع الأرقام. يحسب AVERAGE متوسط قيمة نطاق من الخلايا.
=AVERAGE(range)على سبيل المثال ، يمكنك استخدام وظيفة AVERAGE لحساب متوسط السعر لعناصر مختلفة.
=AVERAGE(B2:B8)في هذه الصيغة ، B2: B8 هو نطاق الخلايا الذي يحتوي على أسعار العناصر التي تريد حساب متوسطها. ستحسب الدالة AVERAGE متوسط قيمة جميع الأرقام في هذا النطاق وإخراج متوسط سعر العنصر.
3. عدد
تحسب الدالة COUNT عدد الخلايا التي تحتوي على قيمة رقمية.
=COUNT(range)يمكنك استخدام هذه الوظيفة للحصول على عدد العناصر التي تم بيعها. إذا كان عدد مبيعات العنصر فارغًا أو لم يكن رقميًا ، فلن يقوم COUNT بحسابه.
=COUNT(C2:C8)في هذا المثال ، تبحث COUNT في المبيعات في C2: C8 وإرجاع عدد العناصر مع المبيعات. لا توجد مبيعات للمنتج (أ) والمنتج (د) ، لذلك سيحذفهما COUNT.
الصفر هو أيضًا رقم ، وستقوم COUNT بتضمينه في ناتجه. نتيجة لذلك ، لا يعمل هذا الإعداد إلا إذا لم تقم بإدخال صفر للعناصر التي لا تحتوي على مبيعات وتركها فارغة بدلاً من ذلك. أنت تستطيع استخدم COUNTIF و COUNTIFS لتحديد شروط مخصصة للخلايا التي تريد عدها.
4. كونتيف
يعد COUNTIF إصدارًا أكثر تقدمًا من COUNT. حيث تقوم COUNT بحساب الخلايا التي تحتوي على قيم رقمية بداخلها فقط ، تحسب COUNTIF الخلايا التي تفي بشرط معين.
=COUNTIF(range, criteria)في هذا النحو ، يتراوح هو النطاق حيث تريد COUNTIF للبحث عن القيم التي تتوافق مع معايير.
يمكنك استخدام COUNTIF لحساب عدد العناصر التي بيعت أكثر من مبلغ محدد.
=COUNTIF(D2:D8, ">=600")في هذا المثال ، تبحث COUNTIF في المبيعات في D2: D8 وإرجاع عدد العناصر التي تم بيعها بما يساوي أو يزيد عن 600 دولار.
5. لو
تختبر الدالة IF شرطًا وتُرجع قيمة بناءً على نتيجة الاختبار. يمكنك تعيين مخرجات مخصصة لكل من نتيجتي الاختبار.
=IF(logical_expression, output_if_true, output_if_false)في بناء الجملة ، التعبير المنطقي هي الحالة التي تريد اختبارها. إذا سيعود إخراج_إذا_ صحيح أو output_if_falseحسب نتائج الاختبار. أنت تستطيع تتداخل وظائف IF المتعددة داخل بعضها البعض لتحديد شروط مختلفة.
على سبيل المثال ، يمكنك استخدام وظيفة IF للتحقق مما إذا كان عنصر معين قد وصل إلى هدف المبيعات الخاص به وإرجاع رسالة بناءً على النتيجة.
=IF(D2>=E2, "Target Met", "Target Failed")في هذه الصيغة ، د 2 هي الخلية التي تحتوي على إجمالي مبيعات أحد العناصر ، و ه 2 هي الخلية التي تحتوي على هدف مبيعات هذا العنصر. إذا كانت القيمة في D2 أكبر من أو تساوي E2 ، فستُرجع الدالة IF التقى الهدف. إذا كانت القيمة في D2 أقل من E2 ، فستُرجع الدالة IF فشل الهدف.
يمكنك سحب مقبض الملء التلقائي فوق باقي الخلايا لتعبئتها. لمزيد من التركيز ، يمكنك استخدام التنسيق الشرطي في Excel لعرض نتائج IF بأنماط مميزة.
6. VLOOKUP
ال وظيفة VLOOKUP يمكن العثور على قيمة في جدول وإرجاع القيمة المقابلة في نفس الصف.
=VLOOKUP (lookup_value, table_array, col_index_num, [range_lookup])في بناء الجملة ، ابحث عن القيمة هو ما تريد البحث عنه ، table_array هو المكان الذي تريد البحث فيه ، و col_index_num هو رقم عمود table_array الذي يحتوي على القيمة المرجعة. مجموعة البحث هي حجة اختيارية تتيح لك تحديد ما إذا كنت تريد البحث عن نتائج تقريبية. الإدخال حقيقي يسمح بالمطابقات التقريبية ، والإدخال خطأ شنيع يسمح فقط بالمطابقات التامة.
على سبيل المثال ، إذا كان لديك جدول يحتوي على أسماء المنتجات والأسعار وتريد عرض سعر منتج معين في مكان آخر ، فيمكنك استخدام وظيفة VLOOKUP.
=VLOOKUP(A2, L2:N8, 2, FALSE)في هذا المثال ، المنتج أ في الخلية أ 2 هي القيمة التي تريد العثور عليها في الجدول المرجعي ، L2: N8 هو نطاق الخلايا الذي يحتوي على الجدول ، 2 هو رقم العمود الذي يحتوي على أسعار المنتجات ، و خطأ شنيع يخبر VLOOKUP بإرجاع مطابقة تامة.
7. سلسل
تعمل الدالة CONCATENATE على ضم قيم أو خلايا متعددة معًا وتعرضها في خلية واحدة.
=CONCATENATE(value1, [value2], ...)صيغة CONCATENATE واضحة ومباشرة. يمكنك استدعاء الوظيفة وإدخال القيم التي تريد ضمها ، مفصولة بفاصلة.
يمكنك استخدام هذه الوظيفة لدمج وتلخيص البيانات من خلايا متعددة. على سبيل المثال ، لنفترض أن لديك جدول بيانات يحتوي على بيانات مالية لعملك. يمكنك إنشاء ملخص لكل عنصر ، بما في ذلك علامته ، والبيع المستهدف ، والبيع الفعلي.
=CONCATENATE(A2," from ",F2," category has sold ",C2," units for a total of $",D2,". ")لا تنزعج من طول هذه الصيغة. جميع الحجج من نفس النوع وتمثل أجزاء من جملة كاملة. في هذه الصيغة ، يأخذ CONCATENATE اسم العنصر من أ 2، الفئة من F2، عدد الوحدات المباعة من C2وإجمالي المبيعات من د 2. تربط السلاسل النصية القيم معًا لتكوين جملة.
عند العمل باستخدام صيغ طويلة كهذه ، من المهم الانتباه إلى الفواصل وعلامات الاقتباس. ضع السلاسل النصية داخل علامات الاقتباس ، وتحقق جيدًا من إغلاق كل علامة اقتباس ووضع فاصلة بين الوسيطات. يمكنك إضافة مسافات أو رموز مثل علامة الدولار إلى السلسلة النصية قبل القيمة أو بعدها.
ينمو عملك مع Excel
تعد إدارة البيانات المالية ومعالجتها أمرًا ضروريًا لأي عمل تجاري ؛ لك ليس استثناء. يعتبر Excel قوة لهذا الغرض. من خلال المعرفة الصحيحة بوظائف وقدرات Excel ، يمكنك تحويل Excel من خصم مخيف إلى رفيق عمل ودود.
من خلال إتقان وظائف Excel الأساسية الموضحة هنا ، ستكون في طريقك لإدارة الشؤون المالية لشركتك الصغيرة بكفاءة. يمكن أن تساعدك الممارسة المتسقة مع Excel في أن تصبح خبيرًا في استخدام هذا البرنامج وتنمية عملك بما يتجاوز حدوده الحالية.
