كيفية استخدام Airtable لإدارة المشاريع بكفاءة

هل لديك الأداة الصحيحة لإدارة المشاريع؟ تتطلب إدارة المشاريع الكبيرة الكثير من الجهد لضمان أن المعلومات محدثة دائمًا وأن الجميع على نفس الصفحة. إذا كنت تتطلع إلى إدارة مشروعك والإشراف عليه بكفاءة ، فإن Airtable هي منصة رائعة يجب مراعاتها.

Airtable عبارة عن منصة غنية بالميزات وسهلة الاستخدام تجمع بين تعقيد أدوات إدارة المشروع وبساطة جداول البيانات. إليك كيف يمكنك البدء في استخدام Airtable لإدارة المشروع بشكل فعال.

الخطوة 1: إعداد القاعدة الخاصة بك

في Airtable ، يمكن أن يكون لديك مساحات عمل منفصلة لمشاريع مختلفة وقواعد بيانات متعددة في كل مساحة عمل. تسمى قواعد البيانات في Airtable القواعد. يمكن أيضًا أن تكون القواعد داخل مساحة العمل مرتبطة ببعضها البعض ، لتبسيط بياناتك داخل كل قاعدة.

فيما يلي كيفية إعداد قاعدة Airtable الخاصة بك:

1. بمجرد قم بتسجيل الدخول إلى حساب Airtable الخاص بك، يمكنك إما البدء في مساحة العمل الافتراضية الخاصة بك أو إنشاء مساحة عمل جديدة يمكن مشاركتها مع زملائك في العمل. لإنشاء مساحة عمل جديدة ، ما عليك سوى النقر فوق قم بإنشاء مساحة عمل وقم بتسمية مساحة العمل الخاصة بك.
instagram viewer
2. انتقل إلى مساحة العمل التي تريدها وانقر أنشئ قاعدة لإعداد قاعدة البيانات الجديدة الخاصة بك.
3. انقر فوق عنوان القاعدة (وهو افتراضي "Untitled Base") لإعادة تسميته. يمكنك أيضًا تخصيص مظهر الصفحة هنا.
4. يمكنك الآن إما استيراد البيانات الموجودة إلى الجدول الخاص بك ، أو استخدام قالب Airtable ، أو إنشاء الجدول الخاص بك من البداية.
5. بشكل افتراضي ، يضيف Airtable بالفعل بعض الحقول للبدء. لتعديل هذه الحقول ، ما عليك سوى النقر نقرًا مزدوجًا فوق اسم الحقل. هذا يسمح لك بتغيير اسم المجال ونوع الحقل.
6. لإضافة المزيد من الحقول ، انقر فوق + في رأس الجدول. حدد نوع الحقل المطلوب ، وأدخل اسم الحقل ، وقم بإعداد التكوين ، وانقر فوق إنشاء الحقل.
7. بمجرد إضافة جميع الحقول الضرورية ، تصبح قاعدة بياناتك جاهزة! يمكنك أيضًا سحب الأعمدة وإفلاتها بناءً على الطريقة التي ترغب في ترتيبها بها.

إذا كانت هذه هي المرة الأولى التي تستخدم فيها Airtable ، فإن الأداة تمنحك تجولًا ممتازًا للمساعدة في إعداد قاعدتك الأولى.

الخطوة 2: إنشاء طرق العرض وتخصيصها

لقد أحدث Airtable ثورة حقيقية في سهولة عرض البيانات. عرض التكوينات مثل الشبكة ، التقويم ، المعرض ، النموذج ، كانبان ، وما إلى ذلك ، توفر وسائل فريدة للتفاعل مع البيانات. يسمح لك Airtable بإنشاء ما يصل إلى 1000 عرض لكل جدول.

فيما يلي كيفية إعداد عرض Airtable الخاص بك:

1. بشكل افتراضي ، يقوم Airtable بإنشاء عرض الشبكة لجدولك. يمكنك أيضًا إنشاء عروض شبكة إضافية ، أو عروض أخرى ، بتكوينات مختلفة.
2. تحت يخلق... القائمة ، انقر فوق نوع العرض المطلوب لإنشاء طريقة عرض جديدة.
3. في طريقة العرض التي تم إنشاؤها حديثًا ، يمكنك تخصيص الحقول التي تريد عرضها ، وتصفية السجلات بناءً على بعض المعايير ، وكذلك فرز السجلات وفقًا لاحتياجاتك.

الخطوة الثالثة: إضافة المتعاونين وإدارتهم

على Airtable ، يمكنك إضافة أعضاء الفريق / المتعاونين إلى مساحة العمل بالكامل وكذلك إلى القواعد الفردية. يساعد هذا في ضمان أن يكون كل شخص يعمل في مشروع ما في نفس الصفحة ، مع نظرة عامة واضحة على المعلومات والمهام والجداول الزمنية المشتركة وما إلى ذلك.

فيما يلي كيفية إضافة متعاونين إلى مساحة عمل Airtable الخاصة بك:

1. انتقل إلى صفحة Airtable الرئيسية الخاصة بك وحدد مساحة العمل.
2. انقر فوق يشارك وأضف المتعاونين معك عبر البريد الإلكتروني.
3. سيتلقى المتعاونون معك دعوة بالبريد الإلكتروني للانضمام إلى مساحة العمل الخاصة بك. بمجرد قبول الدعوة ، سيتمكنون من الوصول إلى جميع القواعد داخل مساحة العمل المشتركة.

إليك كيفية إضافة متعاونين إلى قاعدة Airtable الخاصة بك:

1. انتقل إلى قاعدة Airtable الخاصة بك.
2. انقر فوق يشارك وأضف المتعاونين معك عبر البريد الإلكتروني.
3. يتلقى المتعاونون معك دعوة بالبريد الإلكتروني للانضمام إلى قاعدتك. بمجرد قبول الدعوة ، سيتمكنون من الوصول إلى البيانات الموجودة في القاعدة المشتركة فقط.

بمجرد انضمام المتعاونين ، يمكنك النقر فوق يشارك مرة أخرى لعرض قائمة المتعاونين وكذلك تحرير أذونات الوصول.

داخل القاعدة ، يمكنك استخدام نوع الحقل "مستخدم" لإضافة المتعاونين إلى السجلات الفردية. يحتوي هذا أيضًا على ميزة إعلام تُعلم المتعاون برسالة بريد إلكتروني كلما تم تعيينه لسجل.

ميزات مفيدة أخرى من Airtable

يجب أن تكون الخطوات المذكورة أعلاه كافية لبدء إدارة المشروع والتعاون باستخدام Airtable. إذا كنت ترغب في رفع مستوى لعبة Airtable الخاصة بك ، فيمكنك أيضًا التحقق من الميزات التالية التي من المؤكد أنها ستعزز تجربة إدارة مشروعك:

1. واجهات

باستخدام مصمم واجهة Airtable ، يمكنك إنشاء تجربة مخصصة لك ولأعضاء فريقك. تسمح الأداة بمرونة تصور السجلات وتحريرها بطرق مخصصة دون المساس بسلامة طرق العرض الأساسية.

يمكنك استخدامه لخلق لوحات تحكم المشروع الفريدة تُظهر لك بالضبط ما تريد رؤيته بالطريقة التي تريد رؤيتها.

2. الأتمتة

تساعد أتمتة Airtable في أتمتة المهام المتكررة ، مثل إرسال رسائل البريد الإلكتروني وتحديث السجلات وما إلى ذلك. باستخدام هذه الوظيفة ، يمكنك أيضًا دمج قاعدتك مع تطبيقات خارجية مثل Outlook و Google Sheets لأداء مهام معينة تلقائيًا.

يحتوي Airtable أيضًا على ميزة إنشاء قواعد مرتبطة ، أي القواعد التي تعمل معًا عن طريق ربط الحقول المتشابهة عبر الجداول. يساعد ذلك في ضمان تحديث بياناتك دائمًا عبر الجداول ، وبالتالي تحسين الوضوح والشفافية.

4. للقراءة فقط المشاركة

تتيح لك إمكانية المشاركة للقراءة فقط في Airtable مشاركة البيانات من طرق العرض المحددة مع مستخدمين خارجيين. لا يلزم إضافة هؤلاء المستخدمين كمتعاونين إلى قاعدتك ، ولن يتمكنوا إلا من رؤية السجلات بناءً على الطريقة التي قمت بتكوين طريقة العرض المشتركة بها.

5. دالة الصيغة

على غرار برامج جداول البيانات مثل Microsoft Excel و Google Sheets ، فإن Airtable لديه أيضًا القدرة على إنشاء بيانات محسوبة. يمكنك إنشاء حقل بنوع "Formula" و قم بإعداد الصيغة المطلوبة وقواعد التنسيق لأداء أي شيء من الحساب البسيط إلى تحليل البيانات المعقد.

ارفع مستوى إدارة مشروعك باستخدام Airtable

في البيئات سريعة الخطى ، من الضروري أن يكون لديك الوضوح بشأن مشروعك في أي لحظة. هذا هو السبب في أنك بحاجة إلى الأداة المناسبة لتبسيط الأمور لجميع المعنيين ، ومن المؤكد أن Airtable يناسب الفاتورة.

تجعل واجهة Airtable الملونة سهلة الاستخدام من السهل إعداد قاعدة بيانات المشروع في غضون دقائق. تعتبر المنصات مثل Airtable ضرورية لمساحة عمل منتجة وتعاونية وفعالة.