يعمل المزيد من الأشخاص عن بعد هذه الأيام، مما يعني أنك قد تحتاج إلى استضافة مكالمة فيديو. لا ترتكب هذه الأخطاء.

لا يزال العديد من المحترفين يقللون من شأن الاجتماعات الافتراضية. إنهم لا يقومون إلا بالقليل من الاستعدادات أو لا يقومون بأي تحضيرات نظرًا لأن هذه المكالمات تتم عبر منصات مؤتمرات الفيديو، بالإضافة إلى أنه يمكنهم إيقاف تشغيل الكاميرا والميكروفون.

على الرغم من أن الاجتماعات الافتراضية أكثر ملاءمة من التجمعات الشخصية، إلا أنها لا تقل أهمية. قد يؤدي عدم الاستعداد إلى حدوث تأخيرات أو إعاقة التعاون أو تشويش الرسائل. لضمان اجتماعات افتراضية احترافية وفعالة، اتبع هذه النصائح عند استضافة وحضور مكالمات الفيديو للعمل.

1. تطل على التدابير الأمنية

اعتمادات الصورة: ستيفان كون /ويكيميديا ​​​​كومنز

يعد إهمال تدابير الخصوصية قبل إجراء مكالمات الفيديو المتعلقة بالعمل أمرًا غير احترافي وغير آمن. سوف تعرض اجتماعاتك لخطر هجمات التطفل حيث تقوم أطراف ثالثة باختطاف مكالمات مؤتمرات الفيديو العشوائية، على سبيل المثال، قصف Zoom. لاحظ أن المتسللين لديهم دوافع مختلفة. بعضهم مجرد متصيدين عبر الإنترنت يسعون إلى إزعاج الناس، لكن البعض الآخر هم مجرمو إنترنت ماهرون ينفذون سرقة البيانات.

instagram viewer

أفضل طريقة هي حماية الاجتماعات من خلال:

  • ضبط كلمات المرور: قم بتعيين كلمة مرور فريدة لكل اجتماع، وتأكد من إرسالها إلى المشاركين بشكل خاص.
  • تفعيل غرف الانتظار: سيسمحون لك بفحص المشاركين وتأكيدهم قبل الانضمام.
  • الحد من المشاركين: من الأسهل إدارة الاجتماعات الافتراضية مع عدد محدود من المشاركين.

من المفيد القراءة عن طرق حافظ على خصوصيتك سليمة عند استخدام منصات مؤتمرات الفيديو.

2. ترك الميكروفون قيد التشغيل طوال الاجتماعات

توقف عن ترك الميكروفون قيد التشغيل أثناء اجتماعات الفيديو. سوف يلتقط أصواتًا عشوائية من الأشخاص القريبين منك وحيواناتك الأليفة والأجهزة قيد التشغيل، والتي قد يجدها المشاركون مشتتة للانتباه. وفي أسوأ الحالات، قد يؤدي الصوت الصادر من طرفك إلى حجب أصوات الآخرين.

لضمان وضوح الصوت والصوت، استخدم وظيفة كتم الصوت بحكمة. قم بتشغيل الميكروفون عندما تتحدث، وكتم صوتك عندما تستمع، وانقر على الرموز التعبيرية التي تظهر على الشاشة إذا كنت بحاجة إلى مقاطعة مكبرات الصوت.

من المسلم به أن تشغيل الميكروفون وإيقاف تشغيله قد يكون مزعجًا أثناء الاجتماعات الطويلة. ولكنها طريقة بسيطة لكنها فعالة لإظهار الاحترام لمساهمات الآخرين وانتباههم أثناء المحادثات.

3. إعداد خلفيات سيئة لمكالمات الفيديو

يجب أن يجد الموظفون خلفية أنيقة ومهنية للاجتماعات الافتراضية، فهذا سيحسن الانطباع الذي تتركه لدى الآخرين. سوف يرونك كفرد منظم يتولى زمام الأمور دائمًا. وبدلاً من ذلك، فإن البيئة الفوضوية والقذرة تجعلك تبدو كشخص بالكاد يحضر الاجتماعات أو عمليات التعاون عبر الإنترنت.

بالطبع، هذا لا يعني أنه يجب عليك بناء رفوف المكتبة في مكتب منزلك. يبدو الجدار البسيط والنظيف مع الحد الأدنى من العوائق بسيطًا وبسيطًا، بالإضافة إلى أنه لا يتضمن عناصر مشتتة للانتباه.

ولكن إذا كنت تعمل بمساحة محدودة، فقم بتحرير الخلفية الخاصة بك. لنفترض أنك تستخدم Zoom غالبًا. يمكنك التمرير عبر الخلفيات الافتراضية لـ Zoom أو طمس المناطق المحيطة بك قبل بدء مكالمة Zoom مباشرةً. قد ترغب أيضًا في التعلم كيفية تصميم خلفية Zoom الخاصة بك.

4. استخدام وظائف الدردشة الخاصة للمحادثات الشخصية

تجنب استخدام وظيفة الدردشة الخاصة في تطبيقات مؤتمرات الفيديو لإجراء محادثات شخصية، خاصة عند مشاركة الأمور غير المتعلقة بالعمل. هناك احتمال أن يرى المشرفون عليك هذه الرسائل. على الرغم من أن المضيفين لا يمكنهم رؤية الدردشات الخاصة في الوقت الفعلي، إلا أن بعض التطبيقات تعرضها في سجلات اجتماعات ما بعد المكالمة. من الآمن افتراض أن أصحاب العمل لديهم سيطرة كاملة على الحسابات المقدمة من الشركة.

ولكن حتى لو لم يقم مديروك بمراجعة المحادثات الخاصة يدويًا، فإن تقديم تعليقات مهينة أثناء مكالمات العمل أمر غير مناسب. قد يتم معاقبتك إذا رأى أي شخص رسائلك. ركز على الحفاظ على جو محترم ومثمر، ووفر مزاحك للقنوات المناسبة.

5. حضور الاجتماعات عبر الإنترنت في إعدادات غير مناسبة

حقوق الصورة: أبهي سورياوانشي/ويكيميديا ​​​​كومنز

بينما توفر نماذج العمل عن بعد والمختلطة المرونة، لا يزال يتعين عليك حضور الاجتماعات الافتراضية في الإعدادات المناسبة. توقف عن المشاركة في مكالمات العمل أثناء القيادة أو السفر أو تناول الطعام. سوف تقوم فقط بتشتيت انتباه الآخرين إذا قمت بإلقاء ردود عشوائية طائشة عندما يكون انتباهك منقسمًا.

أفضل طريقة هي التواصل مع حالتك. قم إما بإعادة جدولة الاجتماعات إلى الوقت الذي تتاح فيه في المرة القادمة أو إلغاء الاشتراك تمامًا، وكلاهما أكثر ملاءمة من الانضمام إليها للتظاهر بالحضور. إذا لم يكن لديك إعداد مناسب لإجراء المكالمات في المنزل، فقد ترغب أيضًا في التفكير في الانضمام إلى مساحة عمل مشتركة. إذا قمت بذلك، تأكد من أنك ضع في اعتبارك عوامل مختلفة قبل اختيار مساحة العمل المشتركة الخاصة بك.

اكتب بريدًا إلكترونيًا احترافيًا ومخصصًا لـ OOO قبل الذهاب إلى الإجازة. تأكد من أن زملائك في العمل يعرفون من يجب عليهم الاتصال به للطلبات والرسائل العاجلة، وإلا فسوف يقاطعون استراحتك.

6. الانضمام إلى الاجتماعات عبر الإنترنت في وقت متأخر

يعد الالتزام بالمواعيد أمرًا مهمًا للاجتماعات الشخصية والافتراضية على حدٍ سواء. من غير المراعي أن يتم الرد على المكالمات في وقت متأخر جدًا والتسبب في حدوث تأخيرات. سوف تضيع وقت الجميع في انتظارك.

كما تعرض معظم تطبيقات مؤتمرات الفيديو تنبيهات عند دخول المستخدمين إلى الغرفة أو مغادرتها، الأمر الذي قد يجده الآخرون مزعجًا. خذ Zoom كمثال. فهو يصدر أصوات فقاعات عالية عندما ينضم شخص ما إلى المكالمة، فلا يمكنك التسلل إلى الاجتماعات دون أن يلاحظك أحد. قد تقوم أيضًا بمقاطعة قطار أفكار المتحدث الرئيسي.

لتجنب هذه التأخيرات، قم بجدولة التذكيرات على تطبيقات التقويم. اضبط منبهاتك لتنطلق قبل خمس دقائق من المواعيد، ثم قم بمزامنتها عبر جميع أجهزتك الشخصية والعملية.

7. الفشل في إعداد جهازك لمشاركة الشاشة

قم بإعداد جهازك/أجهزتك مسبقًا إذا كنت ستستخدم ميزة مشاركة الشاشة لإجراء مكالمة عمل. من الناحية المثالية، يجب عليك مسح جميع المجلدات التي ستتنقل فيها. قم بإخفاء الملفات السرية والملفات الشخصية والمحتوى غير المناسب، من بين العناصر الأخرى غير المتعلقة بالعمل، للحصول على عروض تقديمية سلسة. ليس هناك ما هو أكثر إحراجًا من رؤية زملائك في العمل شيئًا خاصًا.

يجب على المحترفين الذين يقدمون العروض التقديمية في كثير من الأحيان أن يطلبوا أجهزة عمل مخصصة؛ وإلا فإنك ستضيع الوقت في مسح الملفات واستعادتها.

8. عدم التفكير في مظهرك

توقف عن افتراض أن الاجتماعات الافتراضية اختيارية للكاميرا. قد يطلب منك شركاؤك في العمل أو المشرفون عليك في بعض الأحيان تشغيل الكاميرا الخاصة بك، ويجب عليك الاهتمام بالطريقة التي تبدو بها. اغسلي وجهك، ومشطي شعرك، وارتدي ملابس مناسبة للعمل. ضع الكاميرا أيضًا بالقرب من مصدر الضوء بحيث يكون وجهك واضحًا ومرئيًا.

9. الانخراط بإهمال في محادثة غير رسمية

من الشائع أن يشارك الموظفون في محادثات قصيرة أثناء انتظار انضمام المشاركين الآخرين إلى مكالمات العمل. المجاملات تكسر الصمت المحرج قبل بدء الاجتماعات. على الرغم من أنه يمكنك طرح موضوعات غير متعلقة بالعمل قليلًا، يرجى الاقتصار على التعليقات المناسبة للعمل. لا تتحمس كثيرًا لمجرد أن أصدقائك موجودون أيضًا على المكالمة. تخيل كم سيكون الأمر محرجًا إذا انضم شركاء العمل والعملاء والزملاء والمشرفون إليك فجأة.

إذا كنت تستضيف المكالمة، فقم بتمكين غرفة الانتظار حتى تتمكن من فحص المشاركين وتزويد المستخدمين الآخرين بمعلومات تنبيه. تأكد من أن الجميع يهدأ قبل السماح لأشخاص السلطة. وفي الوقت نفسه، يجب على الحضور الانتباه إلى الإخطارات الصوتية للمشاركين الجدد.

قم باستضافة مكالمات العمل مثل محترفي الأعمال

مع زيادة عدد الشركات التي تتبنى العمل المختلط والعمل عن بعد، ستصبح الاجتماعات الافتراضية هي القاعدة تدريجياً. يجب عليك التوقف عن معاملتهم بشكل أقل من التجمعات الشخصية. تبدو الأخطاء البسيطة، مثل إيقاف تشغيل الكاميرا، والظهور غير المرتب، واستخدام خلفية فوضوية، بمثابة أخطاء غير احترافية. إن عدم استعدادك قد يؤدي في النهاية إلى الإساءة إلى زملاء العمل.

أنشئ روتينًا بسيطًا قبل إجراء مكالمات الفيديو. اعتد على تغيير ملابس العمل واختبار أجهزتك وإعداد خلفيات لائقة.