كيفية استخدام أتمتة Airtable لإدارة المشاريع بسهولة

إذا كنت تبحث باستمرار عن أداة فعالة لإدارة المشاريع، فلا تبحث سوى عن Airtable. توفر المنصة عددًا كبيرًا من الميزات لتصور البيانات بشكل ممتاز وتحريرها المبسط. بالإضافة إلى ذلك، يمكن لـ Airtable أيضًا أتمتة المهام، مما يقلل من الوقت والجهد الذي تقضيه في إدارة البيانات.

تعد عمليات التشغيل الآلي لـ Airtable رائعة لأداء المهام المتكررة مثل إدخال البيانات وتحديثات البريد الإلكتروني. دعونا نلقي نظرة على جميع أنواع الأتمتة التي يمكنك تحقيقها باستخدام الإصدار المجاني من Airtable.

ما هي أتمتة Airtable؟

طاولة هوائية عمليات الأتمتة عبارة عن تسلسلات أو مسارات عمل محددة مسبقًا يمكنها تعزيز إنتاجيتك بشكل كبير من خلال أتمتة المهام المتكررة. فهي تقلل من معدلات الخطأ في العمليات اليدوية مع توفير الوقت والجهد في المهام المتكررة.

هناك ثلاثة عناصر رئيسية في أتمتة Airtable:

• مشغل: يحدد هذا الحدث الذي يبدأ تسلسل الأتمتة.
• تكوين الزناد: هذه هي الحالة التي يتم فيها إطلاق الزناد. هنا، يجب عليك تحديد تفاصيل الجدول والشروط على مستوى الحقل التي يجب أن يطابقها السجل لتشغيل حدث ما.
instagram viewer
• أجراءات: يحدد هذا الإجراء أو تسلسل الإجراءات التي يجب تنفيذها عند تشغيل الأتمتة.

عند تشغيل نظام Airtable التلقائي، فإنه يبحث عن الأحداث في قاعدتك التي تتوافق مع تكوين المشغل. يتم تشغيل الأتمتة فقط عند استيفاء جميع شروط المشغل.

كيفية إنشاء أتمتة على Airtable

لإنشاء عملية أتمتة، يجب عليك تكوين المشغل ومجموعة الإجراءات التي تتبع المشغل. فيما يلي كيفية إعداد التشغيل الآلي على Airtable:

الخطوة 1: إضافة الزناد

في علامة التبويب "التنفيذ التلقائي"، انقر فوق إضافة الزناد. يعرض لك هذا قائمة بالمشغلات التي يمكنك الاختيار من بينها. تتضمن القائمة المشغلات داخل قاعدة Airtable وعمليات التكامل الخارجية التي يمكن أن تؤدي إلى تشغيل حدث، على سبيل المثال، حدث تم إنشاؤه في تقويم Google.

الخطوة 2: تكوين الزناد

بعد تحديد المشغل، يمكنك عرض وتغيير خصائص المشغل. يمكنك أيضًا اختيار تغيير نوع المشغل هنا.

ستقوم بإعداد حدث التشغيل بناءً على نوع المشغل. على سبيل المثال، إذا كان نوع المشغل هو عندما يطابق السجل الشروط، ستحتاج إلى تحديد الجدول المراد مراقبته بالإضافة إلى الشروط التي يجب أن يستوفيها السجل لتشغيل هذا الحدث.

الخطوة 3: إضافة الإجراء

بعد ذلك عليك أن تختار الإجراء الذي تريد تنفيذه. لديك العديد من الخيارات هنا، بدءًا من إنشاء السجلات وتحديثها وحتى إرسال رسائل البريد الإلكتروني أو الإشعارات على التطبيقات الخارجية. على سبيل المثال،

الخطوة 4: تكوين الإجراء

ستحتاج الآن إلى تكوين الإجراء بناءً على الإجراء المحدد. على سبيل المثال، إذا كان الإجراء أرسل بريدا إلكترونيا، ستحتاج إلى تحديد مستلمي البريد الإلكتروني والموضوع والمحتوى وأي تفاصيل تريد تضمينها في البريد الإلكتروني.

الخطوة 5: إضافة شروط أو إجراءات إضافية

يمكنك تقديم منطق وإجراءات إضافية إلى التشغيل الآلي الخاص بك بناءً على الإجراءات السابقة. يمكنك القيام بذلك عن طريق تكرار الخطوتين 4 و5 حسب الحاجة.

الخطوة 6: اختبار الأتمتة

قبل تشغيل الأتمتة التي تم إنشاؤها حديثًا، انقر فوق أتمتة الاختبار للتحقق مما إذا تم إعداد المشغل والإجراءات على النحو المنشود.

الخطوة 7: قم بتشغيل الأتمتة

يمكنك تشغيل الأتمتة بمجرد أن تصبح واثقًا من الإعداد الخاص بك. لاحظ أنه عند تشغيل أتمتة Airtable، فلن يتم تطبيقه على السجلات الموجودة التي تتوافق مع تكوين المشغل.

كيفية دمج أتمتة Airtable

لا تقتصر عمليات التشغيل الآلي لـ Airtable على إنشاء/تحديث السجلات الأساسية وإرسال رسائل البريد الإلكتروني فقط. يمكنك أيضًا دمجه مع التطبيقات الخارجية مثل Slack وMicrosoft Teams وGmail وGoogle Docs وGoogle Calendar وGoogle Forms وGoogle جداول البيانات، والبريد الإلكتروني في Outlook، وتقويم Outlook، ومشكلات GitHub، وصفحات Facebook، وSalesforce، وJira Cloud، وJira Server / Data Center، وTwilio، و هوتسويت.

فيما يلي بعض نماذج حالات الاستخدام لعمليات التكامل الخارجية لأتمتة Airtable:

1. أرسل رسائل إلى زميل في العمل على Slack عندما يتم تعيينهم إلى سجل: الزناد لهذه الأتمتة هو عندما يتطابق السجل مع الشروط، والشرط هو أن يتغير المُتنازل إليه للسجل إلى مستخدم معين. وبالتالي، سوف يقوم Airtable بتشغيل سلاك > إرسال رسالة الإجراء إذا كانت جميع المشغلات موجودة. يمكنك تكوين نص الرسالة والمستلمين.
2. إضافة إدخال إلى قائمة المهام عندما يتم إنشاء الحدث على تقويم Google: هنا، الزناد هو تقويم Google > وقت إنشاء الحدث، والفعل هو إنشاء سجل. يمكنك تحديد المكان الذي يجب أن ينتقل إليه السجل الجديد وملء التفاصيل الخاصة به.
3. أضف المهام المكتملة إلى ورقة Google: الزناد هنا عندما يطابق السجل الشروط أن حقل الحالة الخاص بالسجل قد تغير إلى مكتمل، أو أن السجل موجود الآن في طريقة عرض تمت تصفيتها والتي تعرض المهام المكتملة فقط. العمل هو جداول بيانات Google > إلحاق صف. يمكنك تحديد ورقة Google المطلوبة لتحديثها والحقول المراد ترحيلها من القاعدة إلى الورقة.

حدود أتمتة Airtable

على الرغم من أن عمليات التشغيل الآلي الموجودة على Airtable يمكن أن تكون مفيدة جدًا، إلا أنها تأتي مع بعض القيود. لكل قاعدة Airtable، يمكنك الحصول على 50 سير عمل آلي كحد أقصى، سواء كانت نشطة أو غير نشطة. ومع ذلك، يمكنك التحايل على هذا من خلال الجمع بين إجراءات متعددة في عملية أتمتة واحدة.

يمكن أن تحتوي كل أتمتة Airtable على ما يصل إلى 25 إجراء. وهذا لا يشكل عائقًا كبيرًا أيضًا، حيث أن ناتج إجراء واحد يمكن أن يكون مدخلاً لإجراء آخر في نفس سير العمل. بالإضافة إلى ذلك، تتمتع عمليات التشغيل الآلي لـ Airtable بحدود تشغيل مختلفة، وفقًا لخطتك. وهذا يشمل كلا من عمليات التشغيل الناجحة والفاشلة.

تحتفظ Airtable بسجل لعمليات التشغيل الآلي الخاصة بك مع تفاصيل كل عملية تشغيل تلقائية تم تنفيذها. يعتمد مدى هذه الميزة أيضًا على خطة مساحة العمل الخاصة بك.

مع النسخة المجانية من Airtable، يمكنك فقط إرسال رسائل البريد الإلكتروني الآلية للمتعاونين ضمن القاعدة المختارة. ومع ذلك، يمكنك تكوين هذا لعناوين البريد الإلكتروني الخارجية في خطط مساحة العمل الأخرى.

التغييرات الجديدة فقط هي التي يمكنها تشغيل الأتمتة. بالإضافة إلى ذلك، تجدر الإشارة إلى ذلك التكامل مع محرّر مستندات Googleو Salesforce وJira Cloud وJira Server/Data Center وTwilio غير متوفرة في الخطة المجانية.

توفير الوقت مع Airtable Automation

تُعد عمليات التشغيل الآلي على Airtable طرقًا قوية لتحسين العمليات وتقليل العمل اليدوي. باستخدام الإعداد الصحيح لسير العمل، يمكنك استعادة عدة ساعات كل أسبوع في روتين إدارة المشروع الخاص بك.

لذا، في المرة القادمة التي تقوم فيها بإعداد مشروع، خذ الوقت والجهد لإعداد عمليات التشغيل الآلي لـ Airtable بحيث يمكنك الاسترخاء والسماح للمهام بالتعامل مع نفسها.