أرشيف Gmail مقابل. حذف: ما هو الأفضل لصندوق الوارد المنظم؟

إذا كان لديك عدد كبير جدًا من رسائل البريد الإلكتروني غير الضرورية التي تزدحم صندوق الوارد الخاص بك، فيمكنك إما أرشفتها أو حذفها. لكن ربما تتساءل: هل يتم حذف رسائل البريد الإلكتروني المؤرشفة، وهل يتم أرشفتها بنفس طريقة الحذف؟

تتم إزالة رسائل البريد الإلكتروني المؤرشفة من صندوق الوارد الخاص بك، وينتهي الأمر برسائل البريد الإلكتروني المحذوفة في سلة المهملات. ولكن متى يكون من المفيد الأرشفة، ومتى يفضل الحذف؟ هل تؤدي أرشفة رسائل البريد الإلكتروني إلى توفير المساحة في Gmail؟ في هذه المقالة، سنتناول كلتا الوظيفتين بالتفصيل ومتى يكون من الأفضل استخدام كل منهما.

ماذا يحدث عند أرشفة البريد الإلكتروني؟

عندما تقوم بأرشفة بريد إلكتروني في Gmail، يتم نقله من صندوق الوارد الخاص بك والفئات ذات الصلة إلى كل البريد. ومع ذلك، لا يزال بإمكانك الوصول إلى البريد الإلكتروني باستخدام تصنيفات Gmail أو في مجلد "كل البريد" لديك. وسيتم خصمه أيضًا من عدد رسائل البريد الإلكتروني غير المقروءة في صندوق الوارد الخاص بك.

ضع في اعتبارك أن رسائل البريد الإلكتروني المؤرشفة لا يتم حذفها إلا إذا قمت بحذفها يدويًا من حساب Gmail الخاص بك. وأيضًا، إذا قام شخص ما بالرد على رسالة بريد إلكتروني مؤرشفة، فسوف تظهر رسالة الرد الإلكترونية في بريدك الوارد.

كيفية أرشفة البريد الإلكتروني في Gmail

يمكنك أرشفة واحدة أو أكثر من رسائل البريد الإلكتروني عن طريق تحديد مربع الاختيار الموجود أمامها والنقر فوق أرشيف أيقونة في الأعلى.

يمكنك أيضًا النقر بزر الماوس الأيمن على البريد الإلكتروني واختيار أرشيف من القائمة.

كيفية البحث عن رسائل البريد الإلكتروني الأرشيف في Gmail

للعثور على رسائل البريد الإلكتروني المؤرشفة في Gmail، اذهب إلى كل البريد على الشريط الجانبي في Gmail للعثور على رسائل البريد الإلكتروني المؤرشفة.

بدلا من ذلك، يمكنك الدخول في: أرشيف داخل ال شريط بحث جيميل لعرض رسائل البريد الإلكتروني المؤرشفة فقط.

كيفية أتمتة أرشفة البريد الإلكتروني في Gmail

إذا كنت لا تريد تحديد رسائل البريد الإلكتروني يدويًا لأرشفتها، فيمكنك استخدام ميزة تصفية Gmail للقيام بذلك تلقائيًا نيابةً عنك. وإليك كيف يمكنك القيام بذلك:

1. انقر على إعدادات في الجزء العلوي في Gmail الخاص بك وحدد رؤية كافة الإعدادات من نافذة الشريط الجانبي الأيسر.
2. يختار المرشحات والعناوين المحظورة فاتورة غير مدفوعة.
3. قم بتوفير تفاصيل المرسلين مع المعلومات الأخرى ذات الصلة وانقر فوق إنشاء مرشح.
4. في النافذة التالية، حدد خانة الاختيار الخاصة بـ تخطي البريد الوارد (أرشفه) الخيار وانقر إنشاء مرشح.
5. سيقوم الفلتر الجديد تلقائيًا بأرشفة رسائل البريد الإلكتروني الواردة من هذا المرسل المحدد.

كيفية إلغاء أرشفة رسائل البريد الإلكتروني في Gmail

إذا قمت عن طريق الخطأ بأرشفة رسالة بريد إلكتروني تريدها في صندوق الوارد الخاص بك، فيمكنك التراجع عن ذلك عن طريق تحديد الغاء التحميل في أسفل نافذة الإشعارات المنبثقة.

ومع ذلك، إذا فاتتك الإشعار، فانتقل إلى كل البريد وحدد البريد الإلكتروني. في الجزء العلوي، انقر على الانتقال إلى البريد الوارد أيقونة.

بدلا من ذلك، يمكنك الدخول في: أرشيف داخل ال شريط بحث جيميل وحدد واحدًا أو أكثر من رسائل البريد الإلكتروني التي تريد إلغاء أرشفتها. انقر بزر الماوس الأيمن على بريدك الإلكتروني واختر الانتقال إلى البريد الوارد من القائمة.

ماذا يحدث عندما يتم حذف البريد الإلكتروني؟

عندما تقوم بحذف بريد إلكتروني من حساب Gmail الخاص بك، تتم إزالته تلقائيًا من صندوق الوارد الخاص بك ونقله إلى مجلد سلة المهملات. يمكنك إما حذف رسائل البريد الإلكتروني بشكل دائم أو استعادة رسائل البريد الإلكتروني المحذوفة إلى صندوق الوارد الخاص بك من مجلد سلة المهملات.

عندما تقوم بحذف بريد إلكتروني بشكل دائم، فإنك تقوم أيضًا بحذف أي ملفات مرفقة مرتبطة به. ومع ذلك، يتم حذف رسائل البريد الإلكتروني الموجودة في مجلد سلة المهملات نهائيًا بعد 30 يومًا. يمكنك أيضًا إفراغ مجلد سلة المهملات بالكامل.

كيفية حذف البريد الإلكتروني في Gmail

هناك طريقتان لحذف بريد إلكتروني من Gmail. يمكنك تحديد رسالة بريد إلكتروني واحدة أو أكثر من البريد الوارد والنقر فوق يمسح أيقونة في الأعلى.

يمكنك أيضًا النقر بزر الماوس الأيمن على رسائل البريد الإلكتروني المحددة واختيارها يمسح من القائمة.

كيفية حذف رسائل البريد الإلكتروني المتعددة في Gmail

إذا أردت لحذف رسائل بريد إلكتروني متعددة في Gmail، يختار الجميع من القائمة المنسدلة لمربع الاختيار الموجود بالأعلى، ثم انقر فوق يمسح أيقونة.

ومع ذلك، فإنه سيحذف 50 رسالة بريد إلكتروني فقط في المرة الواحدة، وإذا كنت تريد حذف الكثير من رسائل البريد الإلكتروني، فستحتاج إلى القيام بذلك عدة مرات.

وبدلاً من ذلك، يمكنك تكوين مرشح Gmail لحذف رسائل البريد الإلكتروني تلقائيًا من مرسلين معينين.

1. انقر على إعدادات في الجزء العلوي في Gmail الخاص بك وحدد رؤية كافة الإعدادات.
2. يختار المرشحات والعناوين المحظورة فاتورة غير مدفوعة.
3. قم بتوفير تفاصيل المرسلين مع المعلومات الأخرى ذات الصلة وانقر فوق إنشاء مرشح.
4. في النافذة التالية، حدد خانة الاختيار الخاصة بـ احذفهوانقر إنشاء مرشح.
5. سيقوم الفلتر الجديد بحذف رسائل البريد الإلكتروني تلقائيًا من هذا المرسل المحدد.

ما الفرق بين أرشفة وحذف البريد الإلكتروني؟

هناك العديد من الاختلافات بين أرشيف Gmail مقابل أرشيف Gmail. حذف، اعتمادا على كيفية عملها. فيما يلي بعض الاختلافات المهمة التي يجب تذكرها:

• على الرغم من إزالة رسائل البريد الإلكتروني المؤرشفة والمحذوفة من صندوق الوارد، يتم نقل رسائل البريد الإلكتروني المؤرشفة إلى مجلد كل البريد - بينما يتم نقل رسائل البريد الإلكتروني المحذوفة إلى مجلد سلة المهملات.
• يمكن الوصول إلى رسائل البريد الإلكتروني المحذوفة في مجلد سلة المهملات حتى تتم إزالتها بالكامل من حسابك بعد 30 يومًا. من ناحية أخرى، يمكن الوصول إلى رسائل البريد الإلكتروني المؤرشفة من مجلد All Mail.
• لا يتم حذف رسائل البريد الإلكتروني المؤرشفة تلقائيًا، ولكن تتم إزالة رسائل البريد الإلكتروني المحذوفة تلقائيًا من سلة المهملات بعد 30 يومًا. ستبقى رسائل البريد الإلكتروني المؤرشفة في حساب Gmail الخاص بك حتى تقوم بحذفها يدويًا.
• تعمل رسائل البريد الإلكتروني المحذوفة على توفير مساحة تخزينية بعد مسحها نهائيًا من حساب Gmail الخاص بك. ومع ذلك، يستمر تخزين رسائل البريد الإلكتروني المؤرشفة في حسابك ويتم احتسابها ضمن إجمالي مساحة التخزين المخصصة لك.
• عند استخدام محرك بحث Gmail للعثور على أي شيء، يتم تضمين رسائل البريد الإلكتروني المؤرشفة في النتائج، ولكن لا يتم تضمين رسائل البريد الإلكتروني المحذوفة.
• عند النقر فوق التصنيف لرؤية جميع رسائل البريد الإلكتروني التي تم وضع علامة عليها، سيظهر البريد الإلكتروني المؤرشف أيضًا. ومع ذلك، لا يمكن عرض رسائل البريد الإلكتروني المحذوفة إلا في مجلد سلة المهملات.

متى يجب عليك أرشفة البريد الإلكتروني؟

إذا كنت تتساءل متى يكون من الأفضل الأرشفة مقابل الأرشفة؟ حذف رسائل البريد الإلكتروني من حساب Gmail الخاص بك، إليك بعض الأسباب التي تجعلك تفضل أرشفة رسائل البريد الإلكتروني بدلاً من حذفها:

• يمكنك التخلص من الفوضى في البريد الوارد الخاص بك وجعله أكثر قابلية للإدارة عن طريق أرشفة رسائل البريد الإلكتروني التي لم تعد بحاجة إليها.
• للوصول إلى صندوق الوارد صفر، قم بأرشفة جميع رسائل البريد الإلكتروني القديمة التي تشوش البريد الوارد الخاص بك.
• يمكنك أرشفة رسائل البريد الإلكتروني المهمة التي قد لا تحتاجها الآن ولكن قد تكون مفيدة في المستقبل.
• قد يُطلب منك الاحتفاظ ببعض رسائل البريد الإلكتروني لأسباب أمنية. يمكن أن تساعدك الأرشفة في تتبع رسائل البريد الإلكتروني هذه وتجنب الحذف غير المقصود.
• عند انتهاء سلسلة محادثات البريد الإلكتروني وعدم توقع أي ردود أخرى، يمكنك أرشفة مناقشات البريد الإلكتروني المهمة هذه للاحتفاظ بسجل وتسهيل العثور عليها.
• تتيح لك أرشفة البريد الإلكتروني الاحتفاظ بالمعلومات والمرفقات الحساسة التي لا تريد أن تفقدها من صندوق الوارد الخاص بك.

أرشيف Gmail مقابل. حذف رسائل البريد الإلكتروني: متى يكون من الأفضل حذف بريد إلكتروني؟

هناك العديد من الأسباب التي تدفعك إلى حذف رسالة بريد إلكتروني بدلاً من أرشفتها. فيما يلي بعض أفضل الأسباب لحذف رسائل البريد الإلكتروني غير المرغوب فيها من صندوق الوارد الخاص بك في Gmail:

• إذا كنت متأكدًا تمامًا من أنك لن تحتاج إلى بريد إلكتروني في المستقبل، فيجب عليك حذفه لتنظيف صندوق الوارد الخاص بك.
• يمكنك حذف رسالة بريد إلكتروني إذا كنت لا تريد ظهورها في نتائج بحث Gmail في المستقبل.
• إذا كنت بحاجة إلى تحرير بعض مساحة التخزين في Gmail، فيمكنك حذف رسائل البريد الإلكتروني القديمة التي لم تعد بحاجة إليها.
• عندما لا تحتاج بعد الآن إلى عرض أو استرداد أي مرفقات أو مستندات من البريد الإلكتروني، قم بحذفها بعد التحقق مرة أخرى.
• يمكن أن تملأ رسائل البريد الإلكتروني العشوائية ورسائل البريد الإلكتروني الترويجية صندوق الوارد الخاص بك وتشغل مساحة تخزينية. يمكنك بسهولة توفير مساحة لرسائل البريد الإلكتروني المهمة عن طريق حذف رسائل البريد الإلكتروني العشوائية بشكل مجمّع.

كيفية حذف رسائل البريد الإلكتروني المؤرشفة

تظل رسائل البريد الإلكتروني المؤرشفة في حساب Gmail الخاص بك حتى يتم حذفها يدويًا. يمكنك حذف رسائل البريد الإلكتروني المؤرشفة بعدة طرق. وإليك كيف يمكنك القيام بالأمرين معًا:

1. اذهب إلى كل البريد المجلد، حدد البريد الإلكتروني الأرشيفي الذي تريد حذفه وانقر فوق يمسح أيقونة في الأعلى.
2. بالتناوب، أدخل في: أرشيف داخل ال شريط بحث جيميل، حدد البريد الإلكتروني للأرشيف وانقر فوق يمسح أيقونة.

لماذا تعتبر أرشفة البريد الإلكتروني خيارًا أفضل؟

عندما يتعلق الأمر بأرشيف Gmail مقابل أرشيف Gmail. حذف البريد الإلكتروني، فمن الأفضل غالبًا أرشفة رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بك. وبهذه الطريقة، يمكنك العودة والعثور على بريد إلكتروني وقتما تشاء. بالإضافة إلى ذلك، يسمح لك هذا بتتبع جميع المحادثات السابقة ويسهل العثور على معلومات محددة عند الحاجة.

قد يؤدي حذف رسائل البريد الإلكتروني إلى فقدان البيانات ويزيد من صعوبة استرداد المعلومات لاحقًا. ونتيجة لذلك، لن تضطر إلى القلق بشأن فقدان رسائل البريد الإلكتروني التي يمكنك أرشفتها بسهولة ونقلها خارج صندوق الوارد الخاص بك.

بشكل عام، احذف فقط رسائل البريد الإلكتروني التي تكون متأكدًا من أنك لن تحتاج إليها مرة أخرى أبدًا. لذا، إذا كنت لا تريد حذف شيء ما إلى الأبد، فاختر أرشيف Gmail بدلاً من حذفه. بصورة مماثلة، تنظيف صندوق الوارد الخاص بك في Outlook عن طريق أرشفة رسائل البريد الإلكتروني لا تريد الحذف.

تنظيم صندوق بريد Gmail الخاص بك عن طريق أرشفة رسائل البريد الإلكتروني

الآن أنت تعرف الإجابة على: "هل الأرشفة هي نفسها الحذف أم لا؟". تساعدك الأرشفة في الحفاظ على صندوق الوارد الخاص بك منظمًا وخاليًا من الفوضى عن طريق نقل رسائل البريد الإلكتروني التي لم تعد بحاجة إليها إلى مجلد "كل البريد".

على سبيل المثال، إذا تلقيت بريدًا إلكترونيًا جديدًا وقمت بمعالجته، فيمكنك أرشفته بسرعة للحفاظ على صندوق الوارد الخاص بك خاليًا. ومع ذلك، يمكن بسهولة نقل أي رسائل بريد إلكتروني قمت بحذفها في مجلد سلة المهملات أو أرشفتها في مجلد كل البريد مرة أخرى إلى مجلد البريد الوارد الخاص بك.