13 حيلة لتقويم Google لتعزيز إنتاجيتك

الماخذ الرئيسية

• قم بتعيين تذكيرات افتراضية لجميع الأحداث في تقويم Google لتجنب فقدان المواعيد المهمة وتحسين الإنتاجية. أضف إشعارات متعددة إذا لزم الأمر.
• قم بدمج تقويم Google مع الأدوات الأخرى لتبسيط سير العمل وتجنب التبديل المستمر بين التطبيقات. على سبيل المثال، يمكنك التكامل مع Slack لجدولة الحالة وتحديثها.
• احصل على بريد إلكتروني لجدول الأعمال اليومي لتحديد أولويات التذكيرات والمواعيد المهمة. قم بإعداد هذا في إعدادات تقويم Google لضمان عدم تفويت أي إشعار أبدًا.

من المرجح أنك استخدمت تقويم Google مرة واحدة على الأقل، سواء أرسل إليك شخص ما دعوة لاجتماع أو انتهى بك الأمر إلى استخدامه لأنه يأتي مع جهازك.

على الرغم من أن تقويم Google هو تطبيق بسيط جدًا عندما يتعلق الأمر بالجدولة، إلا أنه يأتي مزودًا بالعديد من الميزات ميزات وعمليات تكامل مذهلة يمكن أن تساعد في تعزيز إنتاجيتك وتحسين أداءك بشكل عام كفاءة. فيما يلي قائمة ببعض أفضلها أدناه.

1. قم بإعداد التذكيرات الافتراضية

من المفيد دائمًا تعيين تذكيرات لتجنب تفويت أي أحداث قادمة أو لمنح نفسك وقتًا كافيًا للاستعداد. ومع ذلك، فإن إعداد تذكير لكل حدث جديد تقوم به قد يكون أمرًا صعبًا للغاية.

لحسن الحظ، يتيح لك تقويم Google إنشاء تذكيرات افتراضية تلقائيًا لجميع الأحداث التي تجريها. إليك الطريقة:

1. انتقل إلى الصفحة الرئيسية لتقويم Google.
2. انقر على أيقونة الترس على اليمين واختر إعدادات.
3. تحت إعدادات التقويم الخاص بي، حدد التقويم الخاص بك.
4. يختار إشعارات الأحداث ثم حدد + إضافة إشعار.
5. اختر المدة المفضلة لديك من خلال النقر على القائمة المنسدلة.

ومن الآن فصاعدًا، ستحتوي جميع الأحداث التي تنشئها تلقائيًا على هذه التذكيرات الافتراضية. لاحظ أنه يمكنك إضافة أكثر من إشعار واحد، لنفترض أنك تريد تلقي عدة إشعارات للحدث الخاص بك.

إن إدارة واستخدام أدوات مختلفة على أساس يومي، سواء للاستخدام الشخصي أو العملي، يمكن أن يكون أمرًا مرهقًا - مما يتطلب منك التبديل باستمرار بين الأدوات للبقاء على دراية بمشاريعك ومهامك.

تتيح لك العديد من هذه الأدوات دمج تقويم Google حتى لا تضطر إلى نقل المعلومات يدويًا من أو إلى تطبيقك إلى التقويم الخاص بك. على سبيل المثال، تقويم Google هو تكامل Slack مفيد جدًا يجب أن تجربه إذا كنت تستخدم تطبيق المراسلة التجارية. يتيح لك التكامل جدولة الأحداث وحذفها مباشرة من Slack. يمكن لـ Slack تحديث حالتك بناءً على جدولك الزمني! لاحظ أن كيفية دمج تقويم Google مع أحد التطبيقات تختلف باختلاف التطبيق.

3. احصل على جدول أعمالك اليومي عبر البريد الإلكتروني

إذا كنت معتادًا على مسح الإشعارات بشكل عرضي دون التفكير فيها مرة أخرى، فمن المحتمل أن تتجاهل إشعارات التقويم الخاصة بك. وإذا كنت تعطي الأولوية لرسائل البريد الإلكتروني على أشكال الاتصال الأخرى، فإليك خدعة مفيدة: يمكنك إرسال جدولك اليومي مباشرة إلى بريدك الإلكتروني. بهذه الطريقة، لن تفوتك تلك التذكيرات والمواعيد المهمة.

لفعل هذا:

1. انتقل إلى تقويم Google وانقر على أيقونة الترس.
2. يختار إعدادات > إعدادات التقويمات الخاصة بي.
3. اختر التقويم الذي تريد تلقي بريد إلكتروني منه.
4. قم بالتمرير لأسفل إلى إشعارات أخرى.
5. اذهب إلى جدول الأعمال اليومي وحدد بريد إلكتروني من القائمة المنسدلة.

توقع أن تتلقى بريدًا إلكترونيًا لجدول الأعمال اليومي كل صباح في الساعة الخامسة صباحًا للحصول على لمحة عن كيف سيبدو يومك.

4. ابدأ أسبوعك في يوم مختلف

سواء كان عملك يتضمن جداول زمنية متغيرة، أو مهام خارجية مع أيام بداية أسبوعية مختلفة، أو كنت تفضل ببساطة بداية غير تقليدية لأسبوعك، فإن تقويم Google يوفر لك كل ما تحتاجه. يمكنك بسهولة تغيير يوم بداية الأسبوع في تقويم Google.

ما عليك سوى الانتقال إلى تقويم Google الخاص بك إعدادات، يختار عام، ثم قم بالتمرير لأسفل إلى عرض الخيارات. انقر ابدأ الأسبوع والاختيار من بينها السبت, الأحد، أو الاثنين.

5. استخدم صوتك لتعيين حدث جديد

إذا لم تكن يديك حرة في الوقت الحالي ولكنك تحتاج إلى جدولة حدث على الفور، فيمكنك استخدام صوتك لإنشاء حدث بدلاً من فتح تطبيق تقويم Google وكتابة جميع التفاصيل.

فقط قل شيئًا مثل، "مرحبًا جوجل، أنشئ حدثًا في التقويم: عشاء مع جين دو في الساعة 8 مساءً. في تشيليز. وبصرف النظر عن تسجيل جميع المعلومات، قد تطلب Google معلومات إضافية قبل حفظ الحدث.

لاحظ أن هذا غير ممكن إذا كنت تستخدم جهاز Apple. لا يستطيع Siri إنشاء أحداث باستخدام تقويم Google. إذا كنت تريد أن يضيف Siri أحداثًا إلى تقويم Google الخاص بك، فيجب عليك تعيينه كتقويمك الافتراضي. افعل ذلك بالذهاب إلى إعدادات > تقويم > التقويم الافتراضي.

6. تضمين التقويم الخاص بك

قد يكون التعامل مع جدولك الزمني أمرًا صعبًا، خاصة إذا أراد الأشخاص تحديد جداول زمنية معك. إذا كان لديك موقع ويب، فاسمح للآخرين بتعيين جدول زمني معك بناءً على تفضيلاتهم عن طريق تضمين التقويم الخاص بك على موقع الويب الخاص بك.

7. استخدم برنامج جدولة عبر الإنترنت

يمكن أن تأتي مشاركة التقويم الخاص بك مع الجانب السلبي المتمثل في الاستفادة من وقت فراغك. إذا كنت تبحث عن تحكم أفضل في الوقت الذي يمكن فيه للآخرين جدولة مواعيد معك، فإن الأمر يستحق الاستكشاف الأدوات التي تبسط الجدولة عبر الإنترنت، مثل كاليندلي.

عندما تقوم بالتسجيل في Calendly باستخدام عنوان Gmail الخاص بك، فإنه يقوم بمزامنة التقويم الخاص بك مع حساب Calendly الخاص بك بسلاسة. ولكن هذا ليس كل شيء. يوفر هذا التكامل مجموعة من المزايا، مثل الجدولة التلقائية والتعامل مع المنطقة الزمنية والتخصيص، مما يجعل تجربة الحجز معك تجربة أكثر تخصيصًا.

8. إعداد الكتل الزمنية

يمكن أن يساعدك تقويم Google بشكل أكبر تحقيق ذروة الإنتاجية مع كتل زمنية. تتيح لك هذه الميزة تعيين فتحات معينة حتى تتمكن من التركيز على مشاريع أو مهام محددة. إن القيام بذلك يمكّنك من تركيز طاقتك على أهداف معينة بكفاءة، مما يمنعك من المماطلة وإضاعة الوقت في الانتقال من مهمة إلى أخرى.

9. رفض الأحداث تلقائيًا

إن استخدام تقويم Google لا يساعدك فقط على تتبع مواعيدك. يمكنك أيضًا استخدامه لضمان الحفاظ على التوازن بين العمل والحياة. عند تعيين جدول عمل، يمكن لتقويم Google رفض طلبات الاجتماعات تلقائيًا عندما تكون خارج المكتب أو في إجازة.

يمكنك أيضًا إرسال رسالة خارج المكتب إليهم، لإعلامهم بما يمكنهم فعله في هذه الأثناء، مثل توجيههم إلى زميل آخر يمكنه التعامل مع طلباتهم أو مخاوفهم.

10. البديل مع منطقة زمنية أخرى

إن العمل مع أشخاص في مناطق زمنية أخرى يمكن أن يجعل التخطيط للاجتماعات وتحديد الجداول الزمنية أمرًا صعبًا. بدلاً من قضاء الكثير من الوقت في استشارة أحد محول المنطقة الزمنية عبر الإنترنت، يمكنك استخدام ميزة المنطقة الزمنية الثانوية لتقويم Google لتتبع فروق التوقيت ومنع حوادث الجدولة.

في تقويم Google، انقر فوق إعدادات > عام > وحدة زمنية. ضع علامة عرض المنطقة الزمنية الثانوية تحت وحدة زمنية.يمكنك أيضًا إضافة تسميات إلى كل منطقة زمنية لمزيد من التنظيم.

11. إنشاء اجتماعات متكررة

إذا كانت لديك اجتماعات كل أسبوع أو شهر، فيمكنك إعداد اجتماعات متكررة بدلاً من إنشاء الأحداث يدويًا في كل مرة. عند إنشاء حدث، حدد القائمة المنسدلة التي تقول لا يتكرر واختر عدد المرات التي تريد تكرار الحدث فيها.

12. إنشاء اختصار الحدث

على الرغم من أن إنشاء حدث جديد في تقويم Google لن يتطلب منك سوى عدة نقرات، فإن اختصار الحدث يتخطى معظم الخطوات وينقلك مباشرة إلى نافذة الحدث الجديد في تقويم Google.

فقط افتح متصفحك، اكتب كال.جديد، وضرب يدخل أو العودة. بالإضافة إلى ذلك، هناك قائمة طويلة من اختصارات تقويم جوجل والتي يمكن أن تساعدك على التنقل واستخدام التطبيق بشكل أكثر كفاءة.

13. ابحث عن الوقت المثالي للاجتماعات

يعد العثور على الوقت المثالي بمثابة صراع آخر في تحديد اجتماع أو جدول زمني. يصبح هذا الأمر أكثر صعوبة كلما زاد عدد الأشخاص المشاركين، ويصبح الوضع أكثر إرباكًا إذا أدخلت مناطق زمنية مختلفة في المعادلة.

لحسن الحظ، يحتوي تقويم Google على ميزة البحث عن الوقت التي تتيح لك العثور على وقت متاح لكل فرد في الفريق. ومع ذلك، فهو يتطلب الوصول إلى تقاويم Google الخاصة بالفريق، ولا يمكنك استخدامه إلا من خلال تطبيق الويب، وليس على تطبيق الهاتف المحمول. تتيح لك هذه الميزة العثور على وقت متاح للطرفين يناسب جميع أعضاء الفريق.

استخدم التقويم الخاص بك لصالحك

يقدم تقويم Google مجموعة من الميزات والتكاملات التي تعزز الإنتاجية. بدءًا من تعيين التذكيرات الافتراضية وحتى إدارة المناطق الزمنية واستخدام الأوامر الصوتية، يمكن أن يساعدك إتقان هذه الحيل في تحقيق أقصى استفادة من التقويم الخاص بك لإدارة الوقت بكفاءة.