اجعل الدقائق تعمل: كيفية تدوين الملاحظات الفعالة أثناء الاجتماع

الإعلانات

إنها مهارة أتقنها قلة من الناس ؛ محضر الاجتماع المثالي.

إنها قصة مألوفة في عالم غير كامل. أنت تعمل على مشروع ذو أهمية حاسمة في العمل. هذه مسألة مشتركة بين المصالح ، مع كل السياسات المؤلمة بين الإدارات التي تأتي مع ذلك. نظرًا لأن الموعد النهائي يقترب مع اقتراب المشروع من الاكتمال ، يمكنك جدولة اجتماع مع زملائك. بعد تعيين جدول أعمال الاجتماع إنشاء جداول أعمال الاجتماعات بسهولة باستخدام توقعات الاجتماعات [iPad]على الرغم من أن لا أحد منا يتطلع إلى حضور الاجتماعات ، إلا أنه لحسن الحظ هناك عدد من التطبيقات المفيدة عبر الإنترنت والهواتف المحمولة ، مثل AgreeDo ، التي تجعل مهمة التخطيط للاجتماعات أسهل. تبدأ جميع الاجتماعات الناجحة ... اقرأ أكثر وساعتان من المناقشة الشاقة ، ينتهي بك الأمر إلى جدول زمني وخطة عمل متفق عليهما.

ثم لم يتم الوفاء بالجدول الزمني المتفق عليه ، ولم يتم تنفيذ خطة العمل المتفق عليها. تستدعي بغضب زملائك - "ماذا يجري هناك؟ ليس هذا ما اتفقنا عليه ". إنهم يصرون أنهم يفعلون ما وعدوا به. إنهم مقتنعون أنك الشخص الخاطئ. وللأسف ، ليس هناك ما يجادل في روايته للأحداث. لم تأخذ أي دقائق.

للأسف ، إنها واحدة من أكثر المهارات الحيوية اللازمة لمكان العمل الحديث. تسمح لك بإنشاء سجل ثابت للأحداث التي تم الاتفاق عليها من قبل جميع الأطراف ، مما يوفر لك الصداع بشكل أكبر. إليك كيفية تخصيص دقائق فعالة في الاجتماع.

لا تأخذ دقائق

يبدو غير بديهي ، أليس كذلك؟ هذه مقالة حول كيفية أخذ دقائق فعالة ، وأنا أقول أنه لا يجب أن تأخذها؟ ما هذا الجنون؟

من الصعب فعل شيئين في وقت واحد. إذا كنت تحاول تتبع محادثة أثناء أخذ دقائق ، فمن المحتمل أن تقوم بعمل سيء في واحد على الأقل من هذه الأشياء. وتذكر كيف قلت أن المحضر يفترض أن يكون تمثيلًا دقيقًا للأحداث؟ إنها حقًا شيء لا يجب أن تفسده.

عندما تحضر اجتماعًا ، يجب أن تحضر شخصًا لن يكون مشاركًا في المحادثة ، واطلب منه أن يأخذ دقائق. هذا يتركك للتركيز على المحادثة، ويمكنك التأكد من أن ملاحظات الإجتماع التعاون وتعديل ملاحظات الاجتماع في الوقت الحقيقي باستخدام Sync.inكلما احتجت إلى العمل مع فريق عبر الإنترنت ، أو حتى إذا كان عليك فقط التعاون مع زملاء آخرين قد يعملون في مواقع بعيدة أخرى ، فإن القدرة على الحصول على شيء مرئي للنظر ... اقرأ أكثر ستكون ذات نوعية جيدة. إذا كنت تشارك في اجتماع عبر الإنترنت (ربما باستخدام WebEx أو Google Hangouts) ، فلماذا لا تشتعل الجرأة تسجيل الملفات الصوتية مع جرأة اقرأ أكثر وتسجيل المحادثة للرجوع إليها في المستقبل؟

تذكر 5 W

فكر في أحد دروس اللغة الإنجليزية في المدرسة الابتدائية. من المحتمل أنك كتبت قصة في مرحلة ما ، وتم تعليمك "5 W's". لتحديث ذاكرتك ، هم "من" و "ماذا" و "متى" و "لماذا" و "أين".

عندما تفكر في الأمر ، هذه هي الدقائق. إنهم ينشئون رواية عن شيء حدث ، أو شيء سيحدث. ومثلما تفعل عند كتابة تقرير أو مقال ، تحتاج إلى إضافة التفاصيل.

لذا ، حيث قد يكون لديك شيء مثل هذا.

ترقية WordPress إلى 3.7

يمكن أن يكون لديك شيء مثل.

قام بن سميث بترقية WordPress إلى 3.7 الأسبوع المقبل من أجل تصحيحات الأمان.

أكثر فائدة ، نعم؟

... ولكن لا تأخذ الأمر بعيدًا.

لا أحد يهتم بأن بن سميث يقوم فقط بترقية WordPress 3.7 الأسبوع المقبل لأنه في إجازة هذا الأسبوع في بربادوس مع زوجته وطفليه ، لكن حيوانه الأليف تشيهواهوا جي-في يقيم في بيوت الكلاب المحلية أثناء رحيلهم. لماذا تضع ذلك في ملاحظاتك؟

نعم ، من المهم أن تأخذ كل التفاصيل المهمة في الاعتبار. أن تكون صريحًا أمر مهم للغاية. ومع ذلك ، لا تأخذ الأمر بعيدًا حيث تسجل بيانات لا تفيد أي شخص.

اتفق على المحضر

لذا ، لديك اجتماع لمدة ثلاث ساعات. عند الانتهاء ، من المرجح أن يكون التمسك في غرفة الاجتماعات منخفضًا جدًا في قائمة الأشياء التي ترغب في القيام بها. انت متعب. انت عطشان. يغادر الناس المكتب ويعودون إلى منازلهم إلى أسرّة دافئة و America's Got Talent.

هل تخرج؟ لا! إذا كنت قد كتبت دقائقك يدويًا ، فأنت تكتبها بكثافة. بمجرد الحصول عليها بتنسيق مفيد بشكل غامض ، ترسلها بالبريد الإلكتروني إلى كل حاضر. تطلب منهم الإقرار بأنهم قد قرأوا المحاضر وأنهم سعداء بالمحتوى.

يوضح ذلك الدور الذي يجب على كل شخص القيام به ، بالإضافة إلى مسؤولياته ، وإذا كان لدى أي شخص خلاف مع السجل الرسمي للأحداث ، فيمكنه تصحيحه. أ اجتماع تعاوني أفضل 6 أدوات اجتماع مجانية عبر الإنترنت للتعاون مع فريقكلا تحتاج الفرق الصغيرة إلى تطبيقات مؤسسية مكلفة للتعاون. فيما يلي ست أدوات رائعة يمكنك استخدامها لإدارة بيانات فريقك واتصالاتك والمزيد. مجانا. اقرأ أكثر تبين أفضل بسبب هذا.

تعلم الاختزال

اعتمادًا على من تسأل ، يعد الاختزال إما طريقة رائعة حقًا لتدوين الأشياء بسرعة ، أو أنه شكل من أشكال التشفير يقاوم حتى أعين المتطفلين من وكالة الأمن القومي. مهما كنت تشعر بذلك ، إنها مهارة مفيدة أن تكون في ترسانة تدوينك.

على الرغم من أنه من المخيف النظر إلى الأمر ، إلا أن الاختزال ليس من الصعب التذمر. يستبدل بنيات الكتابة الشائعة بالرموز والاختصارات ، مما يسمح لك بكتابة مئات الكلمات في الدقيقة. هذا ما يتعين على كيم فليتشر ، رئيس المجلس الوطني لتدريب الصحفيين أقول عنه.

إذا كان لديك ملاحظة مختصرة ، يمكنك العثور على الاقتباس بسرعة كبيرة. تذهب مع جهاز تسجيل ، أو مسجل رقمي ، وإذا كنت قد قضيت ساعة هناك مع المسجل الخاص بك ، لديك ساعة من الشريط تمر بها ، وهذا يستغرق وقتًا طويلاً

هناك العديد من الأنظمة لكتابة الاختزال ، مع الأنظمة القائمة على الأبجدية (AlphaHand، الخ) من بين الأسرع بينما جريج قبل الذكرى, ذكرى جريج اجعل الدقائق تعمل: كيفية تدوين الملاحظات الفعالة أثناء الاجتماعإنها مهارة أتقنها قلة من الناس ؛ محضر الاجتماع المثالي. يوفر لك سجل الأحداث صداعًا أكبر. إليك كيفية تخصيص دقائق فعالة في الاجتماع. اقرأ أكثر و العصر الجديد بيتمان كونها الأسرع في المجموعة. لعب مع عدد قليل والعثور على واحد يعجبك! لقد وجدت ذلك هذا الموقع مفيد بشكل لا يصدق في كسر الاختلافات بين كل من المنهجيات العديدة الموجودة.

هيكلة ملاحظاتك

عند تدوين الملاحظات ، هل تقوم بعمل رسم تخطيطي لسير العمل ، أم أنك تستخدم نظام Buzzfeed الكامل وتضعه في قائمة؟ تعتمد فعالية ملاحظاتك بشكل كامل على طريقة هيكلة المعلومات التي تسجلها.

هل تقوم بتسجيل خطوات ، أو تدوين ملاحظات عن الإجراءات التي سيقوم بها الناس في المستقبل؟ قد تكون النقاط الفرعية مفيدة هنا. هل تقوم بعمل تسجيلات تفصيلية حول حدث حدث سابقًا؟ قد ترغب في استخدام نمط أكثر فقرية بطبيعته.

الشعور بالعرق؟ تقنية أخرى قد تجدها مفيدة هي تدوين الملاحظات المرئية. هنا ، تقوم بإضافة سياق إلى النص عن طريق إضافة الألوان والرسومات والصور. بإضافة الرسوم التوضيحية ، يمكنك إضافة معلومات إضافية دون جعل ملاحظاتك "ثقيلة للغاية".

أخيرًا ، سيكون من دواعي سرورك معرفة أن هناك بعض الأدوات التي تجعل من تنظيم ملاحظاتك أمرًا بسيطًا. مايكروسوفت لديها مجموعة من قوالب مايكروسوفت وورد لأخذ دقائق في اجتماع. لن تبدو هذه الأشياء في مكانها في مكان عمل خانق ، "قميص وربطة عنق" ، ولكن لا تزال تحتوي على بعض بقع الألوان. لقد اتخذت أيضا لاستخدام SimpleNote نقل عبر TextEdit ، Simplenote متاح الآن لنظام التشغيل Macإذا كنت ترغب فقط في فتح أداة للكتابة والبدء في الكتابة دون الكثير من الأجراس والصفارات المشتتة ، فقد يكون Simplenote هو ما تبحث عنه. اقرأ أكثر لدقائق بلدي ، بسبب جمالياتها النظيفة ونسخها الاحتياطية السحابية المدمجة.

خاتمة

أخذ الدقائق بسيط للغاية ، وهو كذلك مهارة إستراتيجية لعقد اجتماعات فعالة دليل الاجتماع عبر الإنترنت: البرامج والاستراتيجيةخدمات مؤتمرات الفيديو الحديثة سهلة الاستخدام ومتاحة لأي شخص تقريبًا لديه جهاز كمبيوتر أو هاتف ذكي. تعني القدرة على التواصل والالتقاء بالأشخاص عبر الإنترنت أننا لم نعد مقيدين بالموقع الجغرافي. اقرأ أكثر كل منا يجب أن يتقن. هل لديك أي تلميحات مفيدة لتدوين الملاحظات في الاجتماعات؟ اسمحوا لي أن نعرف في التعليقات أدناه!

حقوق الصورة: مارك جنسن جون بنسونdpstyles