الإعلانات
عندما يفكر الناس أدوات لإدارة المشاريع Intellinote: ضع المهام والملفات والرسائل والاجتماعات عبر الإنترنت في مكان واحديعمل برنامج Intellinote على تسهيل إدارة فريقك وزملائك والتعاون معهم والتواصل معهم بشكل أفضل والعملاء بمزيج شامل من مشاركة الملفات والتنظيم والفيديو والنصوص في الوقت الفعلي دردشة. اقرأ أكثر عادة ، يتبادر إلى الذهن برنامج مثل Microsoft Project. الآن ، بالطبع ، هذه أداة رائعة لاستخدامها لإدارة المهام والجداول الزمنية والتسليمات والموارد للمشروع. ولكن ، ماذا تستخدم ل تتبع مشاريع متعددة?
سواء كنت موظفًا مكونًا من شخص واحد أو عشرة ، فإن الأداة التي يمكنها تتبع الحالات والاجتماعات ، وإرسال التذكيرات ، وحتى تخزين جميع المستندات الخاصة بالمشروع مفيدة جدًا أيضًا. هذا هو المكان بوديو يأتي لمساعدتك في إدارة مشاريع متعددة ، أو فريق من الآخرين ، أو ببساطة طريقة لتتبع كل منهما. إليك بعض الحيل والنصائح لتحقيق أقصى استفادة من استخدام Podio لتتبع مشاريعك وفريقك.
تنفيذ تطبيقات Podio
Podio هي أداة تستخدم "التطبيقات" إدارة الجوانب المختلفة لمساحة العمل Podio: لوحة تحكم واحدة لإدارة مهام مؤسستك اقرأ أكثر
. تتوفر التطبيقات لكل وظيفة ومجال وتتضمن أشياء مثل الاجتماعات والأفكار والعملاء وأوامر الشراء والفواتير وجهات الاتصال وغيرها الكثير. أفضل طريقة لاستخدام Podio هي الحصول على التطبيقات التي تحتاجها. ابدأ بالتحقق من سوق تطبيقات Podio ومراجعة الحزم المتاحة حسب الوظيفة أو الصناعة. سيؤدي ذلك إلى بداية جيدة لك ، ولا يزال بإمكانك الحصول على تطبيقات فردية لاحقًا.
على سبيل المثال ، إذا كنت تستخدم Podio لـ وظائف إدارة الأحداث، هناك حزمة تحتوي على تطبيقات للمشاركين والأماكن والموردين والمتحدثين والأحداث وقائمة الضيوف. يستخدم مثال آخر في صناعة المبيعات ويتضمن حزمة لإدارة العملاء المحتملين ، والتي تحتوي على تطبيقات للمبيعات والعملاء المحتملين واجتماعات المبيعات والاتصالات والمنتجات.
استخدم التطبيقات الموجودة في Podio لتتبع جميع جوانب مشروعك ، كبيرها وصغيرها. يمكن ترتيبها جميعًا على شاشة مساحة العمل الرئيسية وتحتوي على الحقول التي ستحتاجها على الأرجح. ولكن ، يمكنك أيضًا تعديل أي تطبيق لتخصيصه كما تريده تمامًا. هذه التطبيقات هي العمود الفقري لـ Podio وستمنحك مرونة كبيرة في تتبع مشاريعك وأجزائها المتحركة.
الاستفادة من الخدمات والإضافات المتصلة
ميزة مفيدة لـ Podio هي اتصالها بالخدمات الأخرى. إذا كنت ترغب في ربط الخاص بك تقويم Microsoft Exchange لتصدير الأحداث الخاصة بك اذهب للأجتماع حساب لإطلاق الاجتماعات مباشرة من Podio ، أو الخاص بك إيفرنوت حساب لإرفاق الملاحظات الخاصة بك ، ثم قمت بتغطية Podio. لتتبع مهامك ومواكبة مشاريعك ، فإن ربط الخدمات الأخرى التي تستخدمها هو بالتأكيد الطريق المناسب. من أجل استخدام Podio بنجاح ، تسمح لك هذه الخدمات المتصلة بسحب العناصر التي تحتاجها والتي قد تكون موجودة في مكان آخر ، ولكنها ضرورية لمشروعك.
إلى جانب هذه الخدمات ، يمكنك بسهولة توصيل Hightail و Box و ShareFile و Office 365 و Windows Live و Facebook و SugarSync و Dropbox. الاتصال سهل ؛ فقط اضغط على إعدادت الحساب من الملاحة الرئيسية ثم خدمات. لكل خدمة زر اتصال خاص بها ، وبعد تسجيل الدخول ، ستراهم ينتقلون إلى أعلى القائمة حيث يكونون جاهزين للاستخدام.
بالإضافة إلى ربط الخدمات ، يمكنك الاستفادة منها ملحقات بوديو تتكامل مع العديد من مطوري الطرف الثالث. تسمح لك عمليات التكامل مع MailChimp وخرائط Google و Xero بجعل تجربتك مع Podio أفضل. على سبيل المثال ، هناك ملحق QuickBooks الذي يسمح لك باستيراد معلومات العملاء والحساب إلى Podio حيث يمكنك بعد ذلك إعداد الفواتير الآلية بين الأنظمة.
كيف يقارن Podio إلى Trello
إذا لم تجرّب أدوات أخرى مثل Podio لتتبع المشاريع وإدارتها ، يمكن مقارنتها بسهولة بـ Trello Trello - نظام إدارة مشروع فريد وبسيط وقوي من منزل جيدهل يعني اسم جويل سبولسكي أي شيء بالنسبة لك؟ إذا كان الأمر كذلك ، فسوف ترغب في قراءة هذا المنشور ، لأنه يعرض أحدث وأكبر مشروع لـ Spolsky. وإذا لم يكن كذلك ، يجب أن تعرف أن هذا ... اقرأ أكثر ، وهي أداة رائعة أخرى. إذا جربت كلا الأمرين ، فربما لديك تفضيل أو ربما تستخدمهما ، ولكن لأشياء مختلفة. كلاهما يقدم الأساسيات لتتبع المشاريع والمهام والأشخاص جنبًا إلى جنب مع الإشعارات المفيدة والتذكيرات وخيارات التنسيق المخصصة للأدوات. لذا ، أين تختلف؟
مساحة العمل
في حين أن كل من Podio و Trello قد نظمت مساحات عمل منظمة بدقة ، فإن Trello يجب أن تقع في فئة "الإعداد الأسهل". يستغرق Podio وقتًا أطول قليلاً للإعداد للاستخدام. بعد الحصول على التطبيقات التي تحتاج إليها ، يمكنك استخدامها لتكوين مربعات أو أدوات لمساحة العمل الرئيسية وإعادة ترتيبها لتبدو جيدة. مع Trello ، ترى لوحاتك على الفور وبعد اختيار واحدة ، ترى بطاقاتك. نعم ، هناك بعض الوقت للإعداد مع Trello أيضًا ، ولكن يتم قضاء هذا الوقت إعداد مشاريعك ومهامك عوضا عن إعداد الأدوات التي تحتاجها لهم كما هو الحال في Podio. ولكن ، إذا كنت لا تمانع في قضاء بعض الوقت لإنشاء مساحة عمل مخصصة حقًا ، فإن Podio يسمح بذلك حيث لا يفعل Trello.
الخدمات المتصلة
عندما يتعلق الأمر بربط التقاويم ، برنامج الاجتماع أفضل 6 أدوات اجتماع مجانية عبر الإنترنت للتعاون مع فريقكلا تحتاج الفرق الصغيرة إلى تطبيقات مؤسسية مكلفة للتعاون. فيما يلي ست أدوات رائعة يمكنك استخدامها لإدارة بيانات فريقك واتصالاتك والمزيد. مجانا. اقرأ أكثر ومديري الملفات والمدونين ، بوديو لديه ببساطة المزيد من الخيارات. يمكنك إرفاق الملفات والصور إلى البطاقات في Trello من أماكن مثل Google Drive و Dropbox و Box و OneDrive (أدناه). يمكنك أيضًا توصيل Trello بـ iCal لعرض بطاقاتك أو حتى تقويم Sunrise إذا كان هذا هو اختيارك للجدولة. ولكن بشكل عام ، يتمتع Podio بمزيد من المرونة مع خيارات الخدمات المتصلة.
الوصول عبر الجوال
كلاهما بوديو (iOS, ذكري المظهر) و Trello (iOS, ذكري المظهر) لديها تطبيقات جوال مجانية متاحة تجعل تتبع المشروع أمرًا مريحًا حقًا. بالنسبة لهاتفك أو جهازك اللوحي ، فقد قام كلاهما بتغطيتك. إذا كنت شخصًا مرئيًا يقدر الألواح والبطاقات المستخدمة في Trello ، فستكون سعيدًا جدًا بتطبيقه. يحتوي على واجهة أنيقة ، كما أن السحب والإفلات مستجيبان تمامًا. وبالمثل ، فإن Podio لديه تطبيق جيد إذا كنت ترغب في رؤية جداول البيانات الخاصة بك ، والنشاط الأخير لفريقك ، وإجراء تحديثات على العناصر. في كلتا الحالتين ، يتيح لك استخدام خيارات الجوال البقاء على اتصال بمشاريعك وإشعاراتك وفريقك أثناء التنقل.
نصائح لاستخدام Podio
مرة أخرى ، يعد Podio أداة لإدارة المشاريع والمهام وحتى فريقك الذي يختلف تمامًا عن البرامج مثل Microsoft Project. يوفر لك طريقة لتتبع ، والتحقق من الحالات ، وتعيين المهام ، والحفاظ على مشاريعك على تلك الخطة الموضوعة بعناية. إليك بعض النصائح لاستخدام Podio إذا كنت جديدًا عليه أو لم تستفد بشكل كامل من ميزاته.
- لإدارة الفريق ، استخدم خارج المكتب تطبيق. يمكن لكل عضو في الفريق أن يختار بسهولة عطلة ، بعيد ، أو مؤتمر لوصف النوع. بعد ذلك ، بعد إدخال التواريخ ، يمكن للمدير الموافقة على الوقت بعيدًا عن المكتب أو رفضه. يمكن أيضًا إرسال الإشعارات ، والتي تقدم تذكيرات رائعة إذا رحل أحد أعضاء فريقك.
- جرب ما هو متاح نماذج الويب لموقعك. سيقوم Podio بإنشاء نماذج لموقع الويب الخاص بك بنقرة زر واحدة. يمكنك بعد ذلك تخصيص النموذج ونشر الرابط القابل للمشاركة الذي تتلقاه أو وضع كود التضمين مباشرة على موقع الويب الخاص بك. باستخدام مثال إدارة الأحداث من قبل ، يمكنك بسهولة الحصول على نموذج للعملاء المهتمين لملئه لطلب خدماتك لهذا الحدث.
- استفد من البساطة ميزة التصدير. يحتوي كل تطبيق تستخدمه على خيار لتصدير البيانات. هذا مفيد جدًا لتحديث فريقك في اجتماع الحالة أو رئيسك عندما يريد تحديثات حول جميع المشاريع لفريقك. يمكن رؤية ميزة التصدير عند تحديد رمز مفتاح الربط من داخل التطبيق.
- تخصيص التطبيقات من أجل الفعالية الكاملة. يأتي كل تطبيق مع الأساسيات التي ستحتاج إليها. ولكن ، يمكن أن يكون كل تحريرها وتخصيصها بحيث يمكنك استخدام الحقول والقوائم والحالات والعناصر الأخرى التي تحتاجها بالضبط داخل كل عنصر. ما عليك سوى النقر على رمز مفتاح الربط بمجرد دخولك إلى التطبيق وتحديده تعديل القالب.
خطط Podio
إذا كنت جديدًا على Podio ، فهناك بعض الخطط المختلفة يمكنك الاختيار من بينها أ خيار حر. إذا كان لديك فريق يصل إلى خمسة أشخاص ، يمكنك الحصول على جميع ميزات الخطة الأساسية ، باستثناء إدارة المستخدمين ، مجانًا. إذا كان لديك أكثر من خمسة مستخدمين ؛ هناك خطط تبدأ من 9 دولارات في الشهر. يمكن أن يكون لديك عدد غير محدود من المستخدمين مع مزايا مثل جلسات التدريب ودعم الأولوية والإعداد المتقدم ، اعتمادًا على خطتك المدفوعة.
هل تستخدم Podio أو لا تزال تفكر في ذلك؟
إذا كنت من مستخدمي Podio الحاليين ، ما هي النصائح المفيدة التي يجب عليك مشاركتها مع القراء؟ إذا كنت لا تزال تفكر في استخدام Podio لتتبع المشاريع ، فما هي العوامل الحاسمة لديك وما الذي تبحث عنه في الأداة؟ لا تتردد في مشاركة أفكارك وتجاربك في التعليقات أدناه!
حقوق الصورة: رجل أعمال عبر Shutterstock, Alphaspirit عبر Shutterstock.com
عملت ساندي ، مع بكالوريوس العلوم في تكنولوجيا المعلومات ، لسنوات عديدة في صناعة تكنولوجيا المعلومات كمدير مشروع ومدير قسم ورئيس مكتب إدارة المشاريع. ثم قررت متابعة حلمها وتكتب الآن عن التكنولوجيا بدوام كامل.
