كن رئيسًا في البريد الإلكتروني: لا تدع الأمر يستغرق كل يوم

الإعلانات

182،900،000،000 بريد إلكتروني.

182.9 مليار.

هذا أكثر من 25 رسالة بريد إلكتروني لكل عقل بشري على هذا الكوكب.

وهذا فقط ما نرسله في يوم واحد (بي دي إف).

نظرًا للكم الهائل من رسائل البريد الإلكتروني التي يتم إرسالها واستقبالها يوميًا ، فلا عجب في أن هذا الاتصال الإلكتروني أصبح من الصعب جدًا التعامل معه بالنسبة للكثيرين منا. ولكن لا تقلق ، إليك بعض أسرار الإنتاجية التي يمكن أن تساعدك في ترويض الوحش.

استخدم الردود الجاهزة

لا يمكنني التأكيد على أهمية هذا. من المحتمل أنك ترد على العديد من رسائل البريد الإلكتروني بالطريقة نفسها ، سواء كان ذلك رفضًا للإرسال أو الإقرار بجهود زميل أو تحية بسيطة. الشيء الوحيد الذي عليك فعله هو إنشاء ردود جاهزة لرسائل البريد الإلكتروني الأكثر استخدامًا.

من السهل حقا إعداد الردود الجاهزة في Gmail إرسال بريد إلكتروني بشكل أسرع وأفضل مع الردود الجاهزةليس لديك وقت لطهي الغداء؟ لا توجد مشكلة ، امسك العلبة. هل تحتاج إلى بعض طعام التخييم الذي لن يفسد؟ سهل ، احصل على بعض الطعام المعلب. هل سئمت من كتابة ردود البريد الإلكتروني نفسها؟ جرب رسائل البريد الإلكتروني المعلبة! يفكر... اقرأ أكثر

أو أي برنامج بريد إلكتروني آخر. بغض النظر عن مدى سرعة الطابعة ، فأنت لست أسرع من نقرتين على الماوس ، أليس كذلك؟ وفر على نفسك بعض الوقت وافعل ذلك الآن.

قم بإعداد الفلاتر والملصقات / المجلدات

أفضل طريقة لمعالجة الحمل الزائد هي فرزها أولاً. وهذا يعني استخدام الفلاتر والعلامات / المجلدات في بريدك الوارد. يحتوي Outlook على مجلدات ، و Gmail به تصنيفات ، ولكل منهما عوامل تصفية يمكنك إعدادها لتوجيه بريدك الإلكتروني تلقائيًا إلى هذه المجلدات والتسميات. يمكنك إعداد مرشحات متقدمة 5 فلاتر Gmail للمساعدة في تحديد أولويات البريد الوارد وتنظيمهما هي الفلاتر التي يجب أن يكون لدى كل شخص في ترسانته بحيث يكون صندوق الوارد الخاص به منظمًا مثل البريد الخاص بي؟ أنا هنا لمساعدتك في البدء في إعداد الفلاتر الخمسة الأولى ، أو ... اقرأ أكثر في Gmail وفقًا لاحتياجاتك المخصصة. في الواقع ، يقدم Gmail تلقائيًا أحضر بعض الطلبات إلى بريدك الإلكتروني 6 طرق لاستعادة صندوق البريد الإلكتروني الخاص بكهل هناك أي شيء آخر مفيد ومنتشر ومحبط مثل البريد الوارد للبريد الإلكتروني؟ لقد كان موجودًا إلى الأبد ونستمر في استخدامه ، وطالما نستمر في استخدامه ، سوف يفعل الناس مثلي ... اقرأ أكثر مع البريد الهام الجديد.

يستغرق إعدادها وتصنيفها جيدًا بعض الوقت ، ويتطلب الشهر الأول إدخالًا مستمرًا منك. لكن الأمر يستحق وقتك على المدى الطويل. لا تسرع في وضع الأشياء تحت التسميات والفلاتر ، بل فكر فيها وقم بتصنيفها جيدًا لأن هذه هي الأتمتة التي سيستخدمها صندوق الوارد لبقية حياتك.

أجد أنه من الأفضل إجراء فحص من 3 خطوات قبل تصفية البريد الإلكتروني:

1. اسأل نفسك عن أفضل اسم تسمية / مجلد (سواء كان موجودًا أم لا) لهذه الرسالة.
2. تحقق مما إذا كان هذا الاسم موجودًا بالفعل ، وإذا لم يكن موجودًا ، فقم بإنشائه.
3. اسأل نفسك عما إذا كان هذا الاسم يجب أن يكون كيانًا منفصلاً أو مصنفًا فرعيًا ضمن أحد المجلدات الحالية.

افعل ذلك بانتظام وستكون بريدك الوارد أنظف بطريقة سحرية.

خذ قائمة المهام الخاصة بك في مكان آخر

قلها معي يا رفاق: "بريدك الوارد ليس قائمة مهامك." كتب Vivek Haldar من Google عن هذا منذ فترة طويلة ولم أوافق على المزيد. هنا تأخذ Haldar:

البريد الإلكتروني مكان رهيب لقائمة المهام. لا أفهم حقًا كيف يمكن للمرء أن يتعامل مع GTD بالبريد الإلكتروني. البريد الإلكتروني غير قابل للتنفيذ. بمجرد قراءته وفهمه ، قد ينتهي بك الأمر إلى إجراء واضح ، ولكن البريد الوارد ليس هو المكان المناسب لدفعه.

بريدك الإلكتروني يتعلق بالتواصل ، لذا فليكن الأمر كذلك. هناك الكثير من التطبيقات الرائعة لقوائم المهام ، وسأوصي بشدة باستخدام Any.do أو Wunderlist Wunderlist - أفضل تطبيق لقائمة المهام على iPhone [iOS]Wunderlist هي واحدة من أبسط الطرق لتتبع ما عليك القيام به. لديه واجهة مستخدم أنيقة تبدو منطقية. يمكن لأي شخص التقاطها ومعرفة كيف ... اقرأ أكثر .

إلغاء الاشتراك من Junk

لن تصدق عدد الرسائل الإخبارية والبريد الإلكتروني غير المرغوب فيه الذي يعيق البريد الوارد ، على الرغم من فلتر الرسائل غير المرغوب فيها. وبمجرد أن يبدأ الفوضى في التزايد ، يمكن أن يخرج عن نطاق السيطرة بسرعة. لإيقافه في مساراته ، تحتاج إلى بدء إلغاء الاشتراك وهناك حيلة واحدة سهلة للقيام بذلك.

في برنامج البريد الإلكتروني الخاص بك ، ابحث فقط عن كلمة "إلغاء الاشتراك". يتم إلحاقه في نهاية كل رسالة إخبارية ، لذلك سترى فجأة قائمة بجميع الرسائل الجماعية في بريدك الوارد. الآن فقط افتحهم واحدًا تلو الآخر وإلغاء الاشتراك. أوصي باستخدام Gmail جزء المعاينة عندما تفعل ذلك لتسريع الأمور.

هناك أيضا إضافات وخدمات إلغاء الاشتراك بسرعة من القوائم البريدية مسح البريد الوارد الخاص بك: إلغاء الاشتراك بسرعة من رسائل إخبارية متعددة باستخدام هذه الأدواتإن إلغاء الاشتراك في الرسائل الإخبارية هو أكثر من مجرد بريد مزعج. معظم الرسائل الإخبارية التي تملأ صندوق البريد الوارد لدينا لا تبيع الأدوية أو تقدم جوائز مالية - إنها رسائل إخبارية حقيقية من شركات موثوقة اشتركنا فيها نحن أنفسنا ... اقرأ أكثر أو تجميعها في ملخصات البريد الإلكتروني.

السؤال الذهبي لطرح كل بريد إلكتروني

هذه هي biggie وهذا ما ساعدني في الحفاظ على قمة التحميل الزائد في البريد الوارد على مدار العام الماضي. طرح توم ستافورد من بي بي سي فيوتشر سؤالًا ذهبيًا لتطرحه على نفسك عند فتح أي رسالة:

"إذا لم يكن لدي هذه المعلومات في صندوق بريدي ، هل سأخرج للبحث عنها؟"

إذا كان الجواب لا ، لا تضغط على الرد أو اضغط على حذف دون حتى فتحه. بكل بساطة. لا ، لن تفوت أي شيء ضخم - لقد كنت أفعل ذلك لمدة عام وهو يعمل بالفعل. إليك شرح ستافورد لذلك:

ولا يتجلى هذا في أي مكان أكثر من البريد الإلكتروني للمجموعة ووفرة الردود التي تترتب على ذلك دائمًا. رد على نفسك بتذكير نفسك بأنه لا يجب الرد على جميع رسائل البريد الإلكتروني ، وأن الكثير من المشكلات سيتم التعامل معها - ويجب التعامل معها - من قبل أشخاص آخرين. اسأل نفسك: "إذا لم يكن لدي هذه المعلومات في صندوق بريدي ، هل سأخرج للبحث عنها؟" معظم الوقت الذي تكون فيه الإجابة "لا" على الأرجح ، وهذه علامة على أن شخصًا آخر يتحكم بك انتباه.

شارك قرصنة بريدك الإلكتروني

كل شخص لديه اختراق البريد الإلكتروني الخاص به لإدارة الفوضى وأفضل طريقة للتعلم هي من خلال مشاركتها. لدينا أيضا الخاصة بنا دليل Gmail للجميع دليل مستخدم الطاقة لـ Gmailدليل Gmail المجاني هذا مخصص لأولئك منكم الذين يستخدمون Gmail بالفعل كعميل بريد إلكتروني ويريدون الاستفادة القصوى من ميزات الإنتاجية العديدة. اقرأ أكثر . إنه يساعد ، كما يفعل نصيحة المستخدمين المحترفين. إذا لم يكتب ستافورد تلك المقالة ، فسوف أظل أغرق في الرسائل ، وأنا ممتن له إلى الأبد على ذلك.

حتى قل لي كيف تتعامل مع الخاص بك البريد الإلكتروني الزائد 3 نصائح للتعامل مع التحميل الزائد للبريد الإلكتروني في Gmail [Show & Tell]يعاني معظمنا من المعلومات الزائدة. قد لا يكون الإرهاق مع رسائل البريد الإلكتروني الخاصة مشكلة كبيرة وتجاهل نصف رسائل البريد الإلكتروني أمر مقبول إلى حد ما. ولكن في الحياة المهنية ، ... اقرأ أكثر ? لا توجد إجابات خاطئة هنا ، أيها الناس.

ائتمانات الصورة: بيت, لارس بلوجمان