الإعلانات

تنظيم صندوق بريد جوجلنرسل ونستقبل الكثير من رسائل البريد الإلكتروني يوميا. العديد من الرسائل التي نتلقاها هي رسائل مهمة تتطلب بعض الإجراءات أو الرد الإضافي - ولكن معظم هذه الرسائل الإلكترونية هي إشعارات وتحديثات تلقائية من شبكاتنا الاجتماعية واشتراكاتنا. كيف نفهم كل هذا الفوضى؟ كيف لا نفوت شيئًا مهمًا حقًا في تلك الفوضى؟

هناك الكثير من الطرق لذلك. على سبيل المثال ، يمكنك استخدام تذكيرات مجدولة لا تنس أبدًا الرد على بريد إلكتروني مرة أخرى باستخدام التذكيرات المجدولة اقرأ أكثر عدم نسيان التواصل مع الشخص مرة أخرى. أو يمكنك جدولة رسائل البريد الإلكتروني وتأخير الردود في Gmail كيفية جدولة رسائل البريد الإلكتروني وتأخير الردود في Gmail باستخدام Boomerang (400 دعوة) اقرأ أكثر او استعمل البريد الوارد في Gmail يحل البريد الهام في Gmail مشكلة البكالن اقرأ أكثر لتقليل الفوضى.


تبحث هذه المشاركة في إحدى هذه الأدوات التي تساعدك على تنظيم البريد الوارد في Gmail بشكل أفضل (من خلال الاستفادة الكاملة من تصنيفات Gmail). ActiveInbox، المعروف رسميًا باسم GTDInbox و GTDGmail ، هو رفيق مفيد في Gmail يجعل الاستخدام الصحيح لتصنيفات Gmail لمساعدتك في تنظيم بريدك الوارد بشكل أفضل.

instagram viewer

الخطوة 1: تثبيت وإعداد ActiveInbox

أول شيء عليك القيام به هو تثبيت الأداة. يتم تثبيته كملحق متصفح عادي ويمكن تشغيله على FireFox و Google Chrome.

بعد تثبيت الأداة ، ستحتاج إلى إنشاء تصنيفات الحالة الأولى التي تساعدك على تحويل رسائل البريد الإلكتروني إلى مهام. تسميات الحالة هي تسميات عادية في Gmail - يمكنك إضافتها أو إزالتها لاحقًا لتناسب احتياجاتك عند بدء استخدام ActiveInbox.

بعد القيام بذلك ، سترى شريط المهام التالي أعلى كل من رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بك:

تنظيم صندوق بريد جوجل

اللعب بأنواع ملصقات جديدة

بشكل أساسي ، ما تفعله الأداة هو إعادة ترتيب التصنيفات الحالية لتسهيل إدارة البريد الوارد. يمكنك مشاهدته عمليًا في هذا الفيديو:

تسميات الحالة

باستخدام الأداة ، سيتم تشجيعك على وضع علامة على كل رسالة باستخدام الرسائل الثلاث الرئيسية تسميات الحالة:

  • عمل: تتبع رسائل البريد الإلكتروني المهمة حتى يتم الانتهاء من المهام ؛
  • في يوم ما: تتبع البريد الإلكتروني الذي لا تعرف كيفية التعامل معه ولكن تشعر أنه من المهم جدًا حذفه أو تجاهله تمامًا ؛
  • في انتظار: تتبع رسائل البريد الإلكتروني التي تخطط للرد عليها في المستقبل القريب.

بمجرد اختيار أي من الحالات ، تصبح الرسالة قابلة للتتبع عبر الشريط الجانبي لـ ActiveInbox.

هذا هو المفتاح لتفريغ بريدك الوارد بأمان: امنح حالة رسائل البريد الإلكتروني القابلة للتنفيذ الخاصة بك وأرشفتها واستخدم الشريط الجانبي لتتبعها حتى تكتمل.

يمكنك الآن تحميل قائمة الرسائل بسرعة والتي ، على سبيل المثال ، في انتظار الرد وحتى معاينتها في الشاشة المنبثقة:

تنظيم بريد جوجل

من هناك يمكنك أيضًا تغيير تصنيف الحالة أو أرشفة البريد الإلكتروني كما تم أو تم تخطيه.

مشاريع ومراجع

بينما تقوم تصنيفات الحالة بتصنيف رسائل البريد الإلكتروني كمهام استنادًا إلى الإجراء الذي تتطلبه ، تهدف المشاريع إلى تنظيم رسائلك بشكل موضوعي. يمكنك تحويل تصنيفاتك الحالية إلى مشروعات أو إنشاء تصنيفات جديدة:

تنظيم بريد جوجل

تهدف التصنيفات المرجعية إلى تسهيل استرداد رسائلك لاحقًا ، على سبيل المثال R / MeetingNotes ، R / الفواتير ، R / إيصالات.

تصفح رسائل البريد الإلكتروني بكفاءة أكبر

بصرف النظر عن مساعدتك في تنظيم بريدك الوارد ، تضيف الأداة أيضًا بعض الميزات الرائعة التي تتيح لك البحث بشكل أسرع في كل محادثة بريد إلكتروني محددة:

  • نرى 'رسائل البريد الإلكتروني السابقة"لتكوين العرض / الرد
  • تصفح ذات صلة رسائل البريد الإلكتروني في عرض المحادثة
  • نرى 'محفوظات الاتصال"منبثقة عند النقر بزر الماوس الأيمن على جهة اتصال
  • معاينة رسائل البريد الإلكتروني في البريد الوارد ونتائج البحث عند النقر بزر الماوس الأيمن
تنظيم بريد جوجل

التفضيلات

أفضل شيء في الأداة هو أنه يمكنك استخدامها "بقدر ما تريد". تتيح لك تفضيلات ActiveInbox التي تختبئ خلف رابط حول والمساعدة في الشريط الجانبي تعيين كل جزء من نطاق ميزات الأداة:

تنظيم صندوق بريد جوجل

النصائح والحيل

بشكل عام ، تقوم الأداة بعمل رائع لمساعدتك على فهم البريد الوارد في Gmail (أو Google Apps). إليك بعض النصائح المفيدة لتحقيق أقصى استفادة منها (ملحوظة: يمكنك القيام بمعظمها باستخدام Gmail حتى بدون الأداة ولكن مع ActiveInbox يبدو أكثر متعة):

  • لا تفحص بريدك الوارد عدة مرات في اليوم ورد على كل صندوق جديد - فهو غير فعال. إعداد أفضل لتسميات الحالة والمشاريع للسماح بفرز علبة الوارد الخاصة بك.
  • لا تنس أبدًا المتابعة: دع رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بك معلقة في المجلد "Waiting on" حتى تسمع مرة أخرى.
  • قم بإعداد فلاتر Gmail لجميع رسائل البريد الإلكتروني "لإعلان الخدمة" (إشعارات Facebook وتحديثات Twitter وما إلى ذلك) لوضعها في تصنيف خاص وأرشفتها تلقائيًا. بهذه الطريقة يمكنك قراءتها عندما تريد ، لكنهم لا يسدون بريدك الوارد.

هل تعتقد أن هذه الأداة قد تساعدك على تنظيم البريد الوارد الخاص بك؟ يرجى مشاركة أفكارك!

آن سمارتي مستشارة تحسين محركات البحث في seosmarty.com ، مدون التسويق عبر الإنترنت ومستخدم نشط لوسائل التواصل الاجتماعي. يرجى متابعة Ann على Twitter باسم seosmarty