الإعلانات
رسائل البريد الإلكتروني صعبة. من الصعب حقًا التعرف على ما تريد قوله حقًا في رسالة بريد إلكتروني ، ونصف الوقت سيخطئ الناس في فهمك دائمًا. يرجع الكثير من المشكلة إلى حقيقة أن الأشخاص الذين تكتبهم لا يمكنهم رؤية وجهك. لا يمكنهم رؤية الابتسامة على وجهك ، ولا يمكنك رؤية التعبير على وجههم - الطبيعي قدرة الإنسان على فهم العاطفة في الكلمات من خلال تعبيرات الوجه باطلة تمامًا في البريد الإلكتروني.
لذا ، ما الذي يمكن أن يحل محل تعبيرات الوجه ونبرة الصوت؟ كيف يمكنك توصيل رسالتك بفاعلية دون اصطياد كل أصدقائك أو الجميع في المكتب بشكل سحري؟
كتب الكاتب بيتر دراكر ذات مرة ، "أهم شيء في التواصل هو سماع ما لا يقال. " سأخطو خطوة أبعد من ذلك ، وأقول أن أهم شيء في إرسال بريد إلكتروني هو التوضيح بما فيه الكفاية حتى يتمكن المستلم لا اسمع ما لا يقال. في الواقع ، ما يسبب معظم المشكلات في الاتصال عبر البريد الإلكتروني هو عندما يتلقى الشخص البريد الإلكتروني يفسر جميع أنواع الأشياء الرهيبة التي ضمنتها ، حتى عندما كتبت واحدة فقط خط.
هذا ما يؤدي إلى الكراهية والاستياء. هذا ما يبني الاستياء. هذا هو السبب في أن الرجل عبر الطاولة في اجتماع الصباح يصرخ في وجهك ، لأنك اتصلت به على بريد إلكتروني أرسلته بعد ظهر أمس ، واعتبره هجومًا شخصيًا.
صياغة بريدك الإلكتروني المثالي
هنا في MUO ، تناولنا الكثير حول الجانب الفني لإرسال رسائل البريد الإلكتروني ، مثل إرسال رسائل البريد الإلكتروني بشكل مجهول كيفية إرسال رسائل بريد إلكتروني مجهولة: 5 طرق خفيةإرسال بريد إلكتروني مجهول ليس بالأمر الصعب. وهناك أسباب مشروعة لاستخدام حساب بريد إلكتروني مجهول. نعرض لك كيف. قراءة المزيد أو البريد الإلكتروني الخاص بي إرسال رسائل البريد الإلكتروني من Excel كيفية إرسال رسائل البريد الإلكتروني من جدول بيانات Excel باستخدام مخطوطات VBAسيساعدك قالب الشفرة الخاص بنا على إعداد رسائل البريد الإلكتروني الآلية من داخل Excel باستخدام كائنات بيانات التعاون (CDO) ونصوص VBA. قراءة المزيد . ولكن ، ماذا عن الجانب العاطفي للبريد الإلكتروني؟ ماذا عن كيفية مواجهتك في رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بك ، وطرق أفضل لتقديم نفسك في الكلمة المكتوبة التي لن تثير غضب الجميع في كل وقت؟
حسنًا ، لا يمكنني أن أقف هنا اليوم بدون الكثير من الألم والمعاناة وأخبرك أنني الآن في وضع يمكنني من المساعدة. لقد ارتكبت كل خطأ تقريبًا يمكن ارتكابه بالبريد الإلكتروني ، بدءًا من الأيام الأولى في الكلية ، عندما حاولت بدء عمل تسويق متعدد المستويات من خلال إرسال بريد إلكتروني جماعي للجميع الحرم الجامعي. في غضون يوم ، تم إغلاق حسابي لمدة 24 ساعة وتحذير كبير ومثير من مسؤول حاسب IBM المركزي حول ما يعرف "البريد العشوائي".
لم يكن درسًا كبيرًا في آداب التعامل مع البريد الإلكتروني ، لأنه كان بمثابة مكالمة إيقاظ يمكن للبريد الإلكتروني أن يوقعك في مشكلة إذا تعاملت معها بشكل خاطئ. على مر السنين ، لقد أساءت إلى الناس ، لقد أساءت ، ولقد دخلت في معارك الكلمات الملحمية وحرق مع الناس. أود أن أقول إن أحدهم فاز - ولكن لم يفز أحد. لهذا أقف هنا اليوم على أمل مساعدة جحافل المستقبل من جمهور البريد الإلكتروني في إعداد رسائل البريد الإلكتروني هذه بشكل أفضل قبل النقر فوق زر الإرسال.
1. إرسال رواية
كانت أول ذنوبي المذنبين عندما بدأت العمل كمهندس هي أنني كنت دائمًا اكتب رسائل بريد إلكتروني تمتد عبر ثلاث أو أربع فقرات. لم يكن السبب فقط لأنني أستطيع الكتابة بسرعة كبيرة ، ولكن لأنني شعرت دائمًا أنني إذا تركت أي تفاصيل ، فلن يفهم الناس حقًا ما كنت أتحدث عنه. قد يكون ذلك صحيحًا إلى حد ما - وسنصل إلى رسائل البريد الإلكتروني المختصرة للغاية في دقيقة واحدة - ولكن هناك ما يمكن قوله عن البساطة.
عندما تكتب مثل هذه الرسائل الإلكترونية المعقدة ، فإنك تفشل في إيصال رسالتك بطرق متنوعة. أولاً ، حقيقة أنك كتبت الكثير تعني ضمنيًا للشخص أنك لا تحترم وقته كثيرًا ، وإذا فعلت ذلك كثيرًا ، فستكون ملزمًا بإزعاجه. ثانيًا ، في حين أن البريد الإلكتروني المكون من 500 كلمة والمُنظم في عدة فقرات ، يبدو منطقيًا للغاية أنتفأنت على الأرجح تربك الجميع وتعطيهم الصداع النصفي.
إذا كنت صانع كلمات وتميل إلى الإفراط في الكتابة ، فارجع دائمًا واعمل على "تقطيع" تلك الجمل. ابتكر طرقًا جديدة ومبتكرة لتقصيرها ، أو ربما يمكنك إزالتها تمامًا. ربما تقدم الكثير من المعلومات. أخبر الناس بما يفعلون بحاجة إلى ليس ما تريدهم أن يعرفوه أنت أعرف. أنت تعلم؟
2. إرسال بريد إلكتروني من كلمتين
المخالفة المعاكس للبريد الإلكتروني الجديد هي رسائل البريد الإلكتروني المكونة من كلمة واحدة أو كلمتين التي لا تفسر أي شيء على الإطلاق. يشبه الأمر عندما أسأل أطفالي على مائدة العشاء ، "إذا كيف كان يومك؟"بعد لحظة ، إجابة مترددة ، "غرامة."لست متأكدًا من سبب إزعاجي ، أضغط على. “ماذا فعلت ، أي شيء ممتع؟الجواب المحتوم "لا ليس بالفعل كذلك.”
أنا بصراحة لا أفهم لماذا يزعج بعض الناس حتى باستخدام البريد الإلكتروني. إذا كنت محظوظًا ، فستتضمن رسالة بريد إلكتروني من هذا الشخص جملة واحدة كاملة. إذا كنت غير محظوظ ، سيطلب منك الشخص أن تفعل شيئًا له ، ولكن لا يكلف نفسه عناء شرح ما يريده منك بالضبط. يشبه الأمر إرسال رسالة استغاثة عبر الراديو عندما تضيع في وسط البرية ، والفشل في إبلاغ طاقم الإنقاذ عن إحداثياتك.
إنه أمر محبط للغاية ، لأنه يجب على الناس أن يجاهدوا لفهم ما تتحدث عنه على الأرض. والأسوأ من ذلك ، قد تضطرهم في الواقع إلى إضاعة الوقت في الرد على بريدك الإلكتروني ، فقط لمطالبتك بتوضيح المزيد.
أظن أن معظم الأشخاص الذين يعانون من هذه المشكلة يكتبون مثل هذه الرسائل الإلكترونية القصيرة لأن الكتابة عملية شاقة. لا يمكن لأي شخص أن يكتب أكثر من 60 إلى 70 كلمة في الدقيقة ، لذا يجب أن يكون لديك القليل من التعاطف مع هذه المجموعة.
3. يعني إرسال بريد إلكتروني جماعي لشخص واحد
هل تريد حقاً تحديد الأشخاص؟ أرسل بريدًا إلكترونيًا جماعيًا إلى الجميع في مكتبك لمجرد توبيخ شخص واحد على شيء ارتكبه خطأ. أسمي هذا البريد الإلكتروني "الإذلال العام". عادة ، قد يعلم الجميع في المكتب بالفعل أن شخصًا معينًا ارتكب خطأ ، لكن المدير لا يمكنه تركه بمفرده. لذا ، يرسلون بريدًا إلكترونيًا جماعيًا إلى الجميع يشرحون بتفاصيل كبيرة ومثيرة لماذا يعد إجراء معين خاطئًا جدًا أو لماذا هذا الخطأ المحدد سيئ للغاية.
يجب أن أعترف أنه في بعض أدواري الإدارية في الماضي ، دخلت في هذا السلوك. رأيت زملائي الآخرين يفعلون ذلك أيضًا. إنه خطأ سهل ، لأنك قد ترغب بالفعل في التأكد من أن كل شخص آخر تديره لا يرتكب نفس الخطأ. الحقيقة هي أنه إذا كان الجميع يعرفون ذلك بالفعل ، فإن الشخص الذي ارتكب الخطأ يكون مهينًا. إذا لم يعرفوا الأمر ، فإن الجميع في حيرة من أمرهم وهم غير متأكدين مما إذا كنت تتحدث عنهم أم لا.
اجعلها بسيطة - تحدث عن المشكلة المحددة مع الشخص الذي ارتكب الخطأ. بعد ذلك ، إذا شعرت أنه مهم بما يكفي للجميع ، أرسل إشعارًا ولكن اجعله يبدو وكأنه مجرد عامة "FYI" مرسلة من الإدارة العليا - وهذا يزيل النبرة الاتهامية ويجعلها أقل شخصية.
4. استخدام الظروف الدرامية
سلوك آخر شائع جدًا في رسائل البريد الإلكتروني - عادةً من أشخاص شغوفين جدًا بعملهم بشكل عام ، أو حول مشروع محدد قيد المناقشة. هذا السلوك هو الإفراط في استخدام الظروف الدرامية للغاية. الجمل مثل ، "هذا التصميم خاطئ بشكل مروع"أو"هذا النهج غامض بشكل مؤلم " يخدم فقط لإدخال العاطفة في المناقشة.
عندما تنظر إلى تلك الجمل دون الظروف ، يمكنك أن ترى كم هي أكثر تجارية - وأقل عدائية بكثير -. خلاف ذلك ، تصادف مثل شقي مبالغ فيه ، مدلل.
جربه بدون الظروف. هذا التصميم خاطئ. هذا النهج غامض.
قد لا يرضي المتلقي - لكنه أيضًا لا يهاجمه ويضعه في موقف دفاعي. إنه أكثر احترافًا ، وقد تكون قادرًا في الواقع على تمرير نفسك كشخص بالغ ، حتى عندما تختلف مع شخص ما.
5. الإفراط في استخدام الصوت السلبي
في الواقع ، لم يكن حتى وقت متأخر من مسيرتي في الكتابة قد تعلمت حقًا وفهمت الصوت السلبي. المشكلة في التعلم عنها ، هي أنك تبدأ في رؤيتها في كل مكان. أحد الاستخدامات الأكثر شيوعًا للصوت السلبي هو البريد الإلكتروني ، لأن الصوت السلبي يسمح للشخص بفصل نفسه عن الفعل.
بدلا من القول، "قدت العميل إلى المطار "، التي تضع المسؤولية مباشرة على كتفيك ، يمكنك بدلاً من ذلك أن تكتب:تم نقل العميل إلى المطار ".
هذا سلوك شائع بين الأشخاص الذين يشعرون بالقلق من تحمل المسؤولية عن أي شيء تقريبًا ، لأنه إذا حدث أي شيء خطأ ، فلا يريدون إلقاء اللوم عليهم. هؤلاء هم نفس الأشخاص الذين يشتكون عندما يحصل المخاطرون - الذين يتحملون المسؤولية عن إنجاز الأمور - على الاعتراف أو الترقيات. الحقيقة هي أن الناس يرون من خلال الصوت السلبي في رسائل البريد الإلكتروني. إذا أنهيت مهمة أو حققت هدفًا ، فلا تخف من الحصول على الفضل!
6. ربت نفسك على الظهر
من الغريب ، أن الطرف المقابل من الأشخاص الذين يستخدمون الصوت السلبي في البريد الإلكتروني طوال الوقت ، هم الأشخاص الذين يكتبون دائمًا عن كل شيء في الشخص الأول. عند قراءة رسائل البريد الإلكتروني ، قد تعتقد أن المشروع لم يكن جهدًا جماعيًا ، بل كان إنجازًا شخصيًا. قد تعتقد أن الشخص الذي يرسل البريد الإلكتروني قام بكل العمل على الإطلاق!
كيف تتعرف على رسائل البريد الإلكتروني هذه؟ احسب تكرارات كلمة "أنا".
من خلال قراءة بريد إلكتروني من هذا النوع من الأشخاص ، من الواضح أنهم يشعرون أن العالم بأكمله يدور حولهم ، وأن الجميع يجب أن يمنحهم مجدًا مستمرًا لكل العمل الذي قاموا به بمفرده أنجز. تجعل رسائل البريد الإلكتروني هذه دائمًا أعضاء الفريق يشعرون بالإحباط وعدم التقدير تمامًا. هذا النهج هو المسار السريع للغضب والعزلة من أقرانك.
أنا متأكد من أن هناك الكثير من الأنواع الأخرى من رسائل البريد الإلكتروني التي تزعج وتسيء حقًا إلى الأشخاص. أراهن أن لديك قائمة خاصة بك أيضا! ما أنواع رسائل البريد الإلكتروني التي أزعجتك حقًا؟ ما هي أنواع الحيوانات الأليفة المزعجة؟ شارك افكارك في قسم التعليقات في الاسفل.
حقوق الصورة: رجل أعمال مركز عبر Shutterstock, صيغة الرياضيات عبر Shutterstock, سيدة أعمال شابة عبر Shutterstock, معبر كبار عبر Shutterstock, طفل عسكري عبر Shutterstock, عار عبر Shutterstock
ريان حاصل على درجة البكالوريوس في الهندسة الكهربائية. لقد عمل 13 عامًا في هندسة الأتمتة ، و 5 سنوات في مجال تكنولوجيا المعلومات ، وهو الآن مهندس تطبيقات. محرر إداري سابق لـ MakeUseOf ، وقد تحدث في المؤتمرات الوطنية حول تصور البيانات وقد ظهر في التلفزيون والإذاعة الوطنية.
