الإعلانات
دعونا نواجه الأمر ، عندما تستيقظ في الصباح ، يكون الشيطان في البريد الوارد. فتحه ليس دائمًا وصفة للإنتاجية. ولكن ماذا لو كان بإمكانك استخدام عميل بريد إلكتروني مثل Outlook وتصميم يومك وفقًا لأفضل قواعد إدارة المهام (والوقت)؟ TaskCracker لبرنامج Outlook هي وظيفة إضافية لإدارة المهام تتكامل بسهولة مع برنامج البريد الإلكتروني من Microsoft وتحولها إلى أداة تخطيط.
من ملاحظات Post-It الملونة إلى أقلام الرسم ، تستفيد إدارة المهام من الإشارات المرئية. يتبع TaskCracker (39.95 دولارًا) نفس النهج عن طريق تحطيم العربات والطحن على مصفوفة ملونة. لذا ، دعنا ننقل مهامنا إلى TaskCracker ونستخدمها لنوضح لنا كيف يمكن أن تثبت إدارة المهام المرئية أنها طريقة إنتاجية أبسط.
سنقدم 10 نسخ من TaskCracker for Outlook. اقرأ وانضم إلى المسابقة.
تغيير الطريقة التي تدير بها المهام في Outlook
يحتوي Outlook على مهام المهام وقائمة المهام الخاصة به والتي تتيح لك جدولة جميع الأنشطة المعلقة مع التقويم. يقوم Outlook أيضًا بتنظيم بريدك الإلكتروني بعدة طرق (على سبيل المثال في المجلدات) ويضع علامة عليها حسب الأهمية. بطريقتها الخاصة ، فهي أداة مساعدة قوية للإنتاجية مع خيارات تساعدك على الدخول في التفاصيل الدقيقة لكل نشاط في المستقبل. الميزة الافتراضية في Outlook كافية إذا كنت تحب القوائم الخطية. لكن القوائم الخطية لها فشل واحد - فهي لا تمنحك نظرة شاملة على تقويمك.
كما ترى في لقطة شاشة Outlook أعلاه ، لن يخبرك قائمة انتظار المهام المعلقة كثيرًا بلمحة. كما أن قائمة المهام الخطية لا تفصل المهام بشكل واضح على أساس الوقت والأولوية. يهاجم TaskCracker هذه العيوب بمصفوفة بصرية ننتقل إليها أكثر.
وظيفة إضافية لإدارة مهام Microsoft Outlook
يتم تثبيت TaskCracker كوظيفة إضافية داخل الواجهة الأصلية لبرنامج Microsoft Outlook. وهو مدعوم في Microsoft Outlook 2003 و 2007 و 2010 و 2013. الوظيفة الإضافية الصغيرة مثبتة في لمح البصر. قم بتشغيل Outlook لرؤية TaskCracker كعلامة تبويب جديدة على الشريط وأيضًا كزر في جزء التنقل.
انقر فوق TaskCracker للكشف عن الشبكة. كما ترى في لقطة الشاشة أدناه ، يسمي TaskCracker هذا التخطيط باسم مصفوفة الاستعجال / الأهمية البصرية. يتم ترتيب جميع المهام المتراكمة بدقة وفقًا لأهميتها النسبية وتواريخ الاستكمال.
يمكنك الرجوع إلى طريقة عرض مهام Outlook وقائمة المهام الافتراضية بالنقر فوق الأزرار ذات الصلة في جزء التنقل. على الرغم من أنني متأكد تمامًا أنك تفضل العرض المنظم لـ TaskCracker.
لا يحتوي TaskCracker على منحنى تعلم على الإطلاق لأنه يحل محل الجداول الزمنية التي قمت بإعدادها في Outlook. إنه يمنحك فقط طريقة أكثر وضوحًا لتنظيم خططك اليومية والأسبوعية والمستقبلية. يمكنك إنشاء مهمة جديدة بالطريقة المعتادة وإدخال التفاصيل في مربع حوار مهمة جديدة. يتعرف TaskCracker على مستوى الأولوية وعلامات الطوارئ ويعينها منطقياً على المصفوفة. يشار إلى التقدم (كنسبة مئوية) في كل مهمة.
يتم أيضًا تعيين أي أماكن رسائل البريد الإلكتروني التي تم وضع علامة عليها للمتابعة في أماكنها الخاصة على مصفوفة TaskCracker. لذلك ، يمكنك التعامل مع كل من متابعات البريد الإلكتروني والمهام الأخرى في نفس المكان. قم بالمرور فوق رؤوس الأعمدة لمعرفة الأيام المحددة.
مصفوفة الأهمية العاجلة تم ترميزها بالألوان مما يساعدك على التمييز بسهولة بين عناصر العمل. لإعادة ترتيب أولوية المهام حول المصفوفة ، يمكنك تحديد مهمة بشكل فردي أو نقلها في مجموعات وتنظيمها بالسحب والإفلات تحت رؤوس أخرى ذات أولوية زمنية. استخدم مفتاح Shift لتحديد المهام المتجاورة أو مفتاح Ctrl لتحديد المهام غير المتجاورة قبل سحبها وإفلاتها. أحد أوجه الخلل المحتملة هو أنه لا يمكنك السحب والإفلات لتغيير الأولوية داخل الخلية في المصفوفة. كنت أحب استخدام مفاتيح الأسهم هنا لإعادة ترتيب المهام بسرعة حول الأعمدة.
ما قد يستغرق دقائق في قائمة خطية طويلة للغاية ، يستغرق بضع ثوان هنا. يوفر النقر بزر الماوس الأيمن على أي مهمة بعض الخيارات القياسية كما ترى أدناه في لقطة الشاشة:
يمكنك أيضا الذهاب إلى الإعدادات وتمكين بعض الخيارات لجعل العرض المرئي أكثر تفصيلاً:
كما ترى في لقطة الشاشة التالية ، قمت بإعداد المهام لتظهر لي أسماء المجلدات والتذكيرات والتكرار من الإعدادات.
الفوائد الواضحة لإدارة المهام البصرية
TaskCracker هي وظيفة إضافية بسيطة. لا تفعل أي شيء مختلف بشكل كبير. ولكن مع مقدمة بسيطة لمصفوفة الاستعجال / الأهمية ، فإنها تستغل حكمة الأفضل ممارسات إدارة الوقت مثل مصفوفة أيزنهاور ، إنجاز الأمور ، ووقت ستيفن كوفي إدارة. نظرًا لأنه يدمج عناصر إجراءات البريد الإلكتروني في سير العمل ، يساعدك TaskCracker في استعادة بريدك الوارد والوصول إلى حالة - Inbox Zero. لذا ، لديك ثلاث فوائد واضحة:
- يزيد من كفاءتك بجعل عملية إدارة الوقت أكثر وضوحا.
- يساعدك على تحقيق التوازن بين المهام العاجلة والمهمة. المهام العاجلة ليست مهمة دائمًا في حين أن المهام المهمة قد لا تكون عاجلة.
- يوضح أهدافك ويساعدك على تحسين الاتصال وتبادل المعلومات.
محاولة TaskCracker لبرنامج Outlook. إذا كنت شخصًا مرئيًا ، فنحن على يقين من أنك ستحب فعاليته التي تحزمها بالبساطة.
كيف أربح نسخة من TaskCracker؟
يمكنك الدخول عن طريق إرسال اسمك وعنوان بريدك الإلكتروني. ستحصل على إدخال واحد بمجرد القيام بذلك.
بعد ذلك ، سيتم تقديم طرق مختلفة لكسب إدخالات إضافية. وهي تتراوح من مشاركة رابط لهذه الهبة على الشبكات الاجتماعية. للتعليق أو زيارة صفحة معينة. كلما شاركت أكثر ، زادت فرصك في الفوز! سوف تتلقى 5 إدخالات إضافية في الهبة لكل إحالة ناجحة عبر روابطك المشتركة.
تبدأ هذه الهبة الآن وتنتهي الجمعة 13 سبتمبر. سيتم اختيار الفائزين بشكل عشوائي وإبلاغهم عبر البريد الإلكتروني.
الفائزين
- سيبريان هريسكو
- ريان كامبل
- دانيال جوسك
- سكوت ماكميلان
- عمار الرجوب
- كيم بورنيت
- طارق رمضان
- بالدو سانفيليبو
- كورا روجرز
- سكوت هانت
تهانينا! إذا تم اختيارك كفائز ، فستتلقى ترخيصك عبر البريد الإلكتروني من [email protected]. إذا كنت بحاجة إلى أي مساعدة ، فيرجى الاتصال بنا جاكسون تشونج قبل 13 أكتوبر. الاستفسارات بعد هذا التاريخ لن يتم تسليتها.
إرسال التطبيقات والبرامج الخاصة بك لمراجعتها. اتصل جاكسون تشونج لمزيد من التفاصيل.
سيكات باسو هو نائب رئيس التحرير للإنترنت والنوافذ والإنتاجية. بعد إزالة الأوساخ من ماجستير إدارة الأعمال ومهنة التسويق لمدة عشر سنوات ، أصبح الآن متحمسًا لمساعدة الآخرين على تحسين مهاراتهم في رواية القصص. إنه يبحث عن فاصلة أكسفورد المفقودة ويكره لقطات الشاشة السيئة. لكن أفكار التصوير الفوتوغرافي والفوتوشوب والإنتاجية تهدئ روحه.
