تزداد رقمنة أماكن العمل من خلال الأتمتة والبدائل الفعالة. على الرغم من أن رسائل البريد الإلكتروني كانت مفيدة لفترة طويلة ، فقد قدمت لنا التكنولوجيا أدوات أكثر مباشرة وفعالية للتواصل والتعاون.
ربما تبحث عن أدوات أكثر ملاءمة للتعاون. ربما سئمت رسائل البريد الإلكتروني بسبب توقع استخدام لغة احترافية أو ببساطة لأنك قد لا تعرف كيفية إدارة صندوق بريدك الإلكتروني المثقل بالأعباء.
هناك العديد من الأدوات التعاونية التي يمكنك استخدامها لإنقاذك من ضغوط رسائل البريد الإلكتروني. إليك لماذا يجب عليك استخدامها بدلاً من ذلك!
1. وفر الوقت
تحتوي أدوات التعاون على خيارات إعلام لتنبيهك أنت أو زملائك في حالة وجود رسالة. على الرغم من أنه يمكنك تشغيل إشعارات البريد الإلكتروني ، فإن أدوات التعاون تسهل على أعضاء الفريق التواصل من خلال الدردشات الفعالة بدلاً من رسائل البريد الإلكتروني.
Slack هي إحدى منصات التعاون الشائعة الاستخدام للعمل عن بعد. يقدم Slack مجموعة متنوعة من الفوائد التي تتيح الاتصال الفعال. لتنظيم اتصالاتك ، يمكنك إنشاء قنوات منفصلة لكل فريق وموضوع.
2. الاتصال المباشر
تسمح لك الأدوات التعاونية بالاستمتاع بشكل أكثر كفاءة من الاتصالات. بدلاً من الاضطرار إلى إرسال نسخة إلى عدة أشخاص أو إرسال بريد إلكتروني للبث ، يمكنك ببساطة إرسال رسالة واحدة إلى منصة دردشة. بالإضافة إلى ذلك ، فإن استخدام أدوات التعاون سيشجعك أنت وزملاءك على طرح الأسئلة على نظام أساسي مفتوح بدلاً من إرسال رسائل البريد الإلكتروني.
متعلق ب: مكان العمل من Facebook: كل ما تريد معرفته
الجزء الأكثر فاعلية في استخدام هذه الأدوات هو أنه يمكنك التواصل في الوقت الفعلي. إذا كنت بحاجة إلى طرح سؤال سريع ، فإن إرسال بريد إلكتروني ليس هو الخيار الأفضل لأن زملائك في الفريق قد يستغرقون وقتًا أطول للرد. على سبيل المثال ، يحتوي Slack على ميزة الإشارة التي ترسل إشعارات فورية لجذب انتباه شخص ما. هناك عدة سلاك بدائل للتواصل الجماعي.
3. تجنب البريد الوارد المحملة بشكل زائد
إذا كنت تستخدم تطبيقات تعاونية للتواصل والتعاون ، فلن تحتاج إلى التعامل مع صندوق بريد إلكتروني مثقل أو تفقد أشياء مهمة في رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بك. في حين أن الأدوات التعاونية قد لا تلغي تمامًا الحاجة إلى رسائل البريد الإلكتروني ، فإن استخدام تطبيقات المراسلة في مكان العمل مثل Microsoft Teams أو Slack يقلل من الحاجة إلى إرسال بعض رسائل البريد الإلكتروني.
4. تعاون المستندات في الوقت الفعلي
يسمح برنامج التعاون لك ولأعضاء فريقك بالعمل في مشروع مباشر في نفس الوقت. يعد محرر مستندات Google أحد أكثر أدوات التعاون في المستندات شيوعًا والتي تتيح التعاون في الوقت الفعلي.
يمكنك أيضًا استخدام أدوات مثل Dropbox Paper ، والتي تخدم نفس الغرض. أثناء إجراء تعديلات مباشرة في Dropbox Paper ، يمكن لفريقك إضافة تعليقات واقتراح التغييرات. يتيح ذلك لفريقك تجربة جلسة مباشرة بدلاً من الاضطرار إلى إرسال مستنداتك ذهابًا وإيابًا للتحرير.
أنشأت Google أيضًا تطبيقات وميزات يمكن للفرق استخدامها لتحسين تواصلهم وتعاونهم في العمل.
متعلق ب: Google Workspace مقابل. Google Spaces: ما الفرق؟
5. اعثر على المعلومات بسهولة
يسهّل برنامج التعاون العثور على المعلومات لأنه يمكن تخزين المستندات المهمة على نظام أساسي مشترك. من ناحية أخرى ، فإن البريد الإلكتروني ليس فعالاً في العثور على المعلومات.
البريد الإلكتروني عبارة عن نظام أساسي مغلق لا يسمح لك بالبحث في البيانات التي لم يتم إرسالها إليك مباشرةً. على سبيل المثال ، إذا كنت تستخدم Slack ورحبت بأعضاء جدد في فريقك ، فيمكن للأعضاء الجدد الوصول إلى المعلومات والروابط والمستندات التي تمت مشاركتها قبل انضمامهم إلى الفريق.
إذن ، هذه بعض الأسباب التي تجعل التبديل من التواصل عبر البريد الإلكتروني إلى شيء أكثر سهولة مثل التعاون في الوقت الفعلي مفيدًا. إلى جانب سهولة استخدامها ، فهي توفر أدوات ممتازة للتواصل السريع والفعال.
يمكن أن يكون التعاون عبر الإنترنت مع العملاء والفرق أمرًا معقدًا. استخدم هذه الأدوات المجانية الموثوقة عند العمل من المنزل.
اقرأ التالي
- إنتاجية
- إنتاجية
- نصائح عبر البريد الإلكتروني
- أدوات التعاون
تستمتع أوميغا باستخدام مهاراتها الكتابية لتفسير الفضاء الرقمي. تصف نفسها بأنها متحمسة للفن وتحب الاستكشاف.
اشترك في نشرتنا الإخبارية
انضم إلى النشرة الإخبارية لدينا للحصول على نصائح تقنية ومراجعات وكتب إلكترونية مجانية وصفقات حصرية!
انقر هنا للاشتراك