كيفية إتقان المهام الفردية باستخدام التكنولوجيا لتحسين إنتاجيتك

ظاهريًا ، يبدو أن تعدد المهام هو الاختراق النهائي للإنتاجية عند التفكير في كل ما هو شخصي الأهداف التي ترغب في تحقيقها ، ومتطلبات العمل التي لا تنتهي ، والمشتتات الرقمية ، وحياة العمل التي يسببها الوباء اختلال التوازن.

ومع ذلك ، فإن الغوص العميق في هذه الممارسة يؤدي إلى نتيجة مختلفة.

عيوب تعدد المهام

لديك فقط الكثير من الطاقة والاهتمام والوقت - العناصر الأساسية للإنتاجية. كنتيجة لتعدد المهام ، فإن أحد العيوب الرئيسية هو أنك ملتزم جزئيًا فقط بالأنشطة المختلفة التي تركز عليها في وقت واحد.

والنتيجة هي سراب يخدعك للاعتقاد بأنك أكثر كفاءة لأنك تحرز تقدمًا طفيفًا على جبهات متعددة ، مما يؤدي إلى تصور خاطئ للنجاح.

لكن الحقيقة هي أن تعدد المهام يسمح لك بالتركيز على الأولويات الخاطئة ، ويثبط الإبداع ، ويزيد من مستويات التوتر والتشتت ، ويؤدي إلى المزيد من الأخطاء ، والإرهاق ، و ضعف الذاكرة، وما إلى ذلك ، مما يجعلك أقل إنتاجية نتيجة لذلك. وهناك الكثير من ابحاث لدعم هذا الادعاء.

إذن ما هو البديل؟

الآن ، ربما خمنت أن البديل هو مهمة واحدة ، حيث تركز على مهمة واحدة في كل مرة. كما يوحي المصطلح ، فإنه يعني تكريس كل انتباهك لمهمة ما. تتيح لك هذه الممارسة توفير الوقت الضائع عند التوفيق بين الأنشطة ، وتعزز الإبداع ، وتزيد من احتمالية إكمال أولوياتك ، وتقليل الانحرافات ، وما إلى ذلك.

ولكن ، هناك احتمالات ، فأنت تعلم بالفعل أن المهمة الواحدة يمكن أن تحسن إنتاجيتك. ومع ذلك ، مثل العديد من الأشياء الأخرى في الحياة ، غالبًا ما تكون هناك فجوة واسعة بين ما نعلم أنه يجب علينا القيام به (مهمة واحدة) وما ننتهي به (تعدد المهام).

لسد الفجوة ، دعنا ننحرف قليلاً عن ما هى والتركيز على كيف لتحسين قدرتك على التركيز على شيء واحد في كل مرة وزيادة إنتاجيتك في نفس الوقت:

1. استخدم طريقة بومودورو

طريقة بومودورو هي تقنية فعالة لإدارة الوقت يمكنها تحسين إنتاجيتك من خلال مساعدتك في التركيز على مهمة واحدة. إنه سهل التنفيذ ويتطلب الحد الأدنى من الإعداد. يمكنك المحاولة هذه تطبيقات بومودورو المجانية مفتوحة المصدر.

لبدء استخدام طريقة Pomodoro ، اضبط عداد الوقت لمدة 25 دقيقة للتركيز على مهمة واحدة ، وخذ استراحة لمدة 5 دقائق للاسترخاء ، أو القيام بأي شيء لا علاقة له بمهمتك مثل لعب لعبة أو إرسال رسالة نصية صديق. لقد أنهيت للتو جلسة بومودورو واحدة. يمكنك أن تأخذ استراحة أطول بعد أربعة أو خمسة بومودوروس.

هذه الطريقة فعالة لأنها تساعدك على تقليل عوامل التشتيت والتخطيط ليومك بشكل فعال والاستمتاع بـ الشعور بالإنجاز بعد كل جلسة بومودورو ، وزيادة التركيز من خلال رشقات نارية أقصر من الشغل.

2. إنشاء أنظمة مؤتمتة

قد تكافح غالبًا في مهمة واحدة نظرًا لوجود العديد من الأنشطة المتكررة التي تحتاج إلى القيام بها على أساس يومي ، مثل الرد على رسائل البريد الإلكتروني أو نشر منشورات على وسائل التواصل الاجتماعي. الحمد لله هناك عدة طرق يمكن أن تساعدك الأتمتة التعامل مع تلك المهام الزائدة والتركيز على أولوياتك.

على سبيل المثال ، يمكنك استخدام ملفات هذه تطبيقات android لإعداد الردود التلقائية إلى رسائل البريد الإلكتروني والمكالمات الهاتفية والرسائل النصية وما إلى ذلك. يمكنك أيضًا استخدام منصات التشغيل الآلي مثل IFTTT لتوصيل الأدوات الرقمية المختلفة وإنشاء أنظمة آلية.

3. دفعة المهام الضحلة

هل سبق لك أن وجدت نفسك تبدأ مهمة مهمة ومعقدة ، فقط لتدرك أنك تقوم بشيء غير ذي صلة تمامًا بعد بضع دقائق؟ لنفترض أنك تريد كتابة مدونة حول "كيفية بدء عمل تجاري". تبدأ في إجراء البحث الخاص بك حول هذا الموضوع ، وتتلقى رسالة بريد إلكتروني تسألك عما إذا كنت متاحًا لحضور مؤتمر حول الاحتباس الحراري الأسبوع المقبل.

اخترت الرد على الفور حيث سيستغرق الأمر بضع دقائق فقط ، لكنك تنقر على رابط YouTube حول إزالة الغابات المرفق بالبريد الإلكتروني. ثم تقترح خوارزميات YouTube مشاهدة مقطع دعائي لفيلم مرتبط بالموضوع ، والشيء التالي الذي تعرفه هو أنك تشاهد العرض الكامل على Netflix. يبدوا مألوفا؟

لذا ، كيف تتجنب هذا؟ من خلال التخطيط ليومك وتصنيف الأنشطة المتشابهة معًا لتجنب تبديل المهام. يتيح لك هذا التعامل مع أعمال ضحلة أو منخفضة القيمة مماثلة في وقت واحد ، بدلاً من العمل بشكل متقطع طوال يوم عملك.

على سبيل المثال ، يمكنك تخصيص وقت لفرز رسائل البريد الإلكتروني وجدولة الاجتماعات في التقويم الخاص بك والرد على الإخطارات. يمكنك تجميع كل هذه المهام منخفضة القيمة لأجزاء منخفضة الطاقة من يومك.

4. استخدم كانبان شخصي

يمكنك التأكد من أنك تعمل على مهمة واحدة فقط في كل مرة عن طريق إنشاء نظام Kanban الشخصي الخاص بك. يمكنك استخدام لوحة وملاحظات لاصقة ، أو تنزيل تطبيق مستوحى من كانبان مثل تريلو.

بمجرد تسجيل الدخول إلى حساب Trello الخاص بك ، قم بإنشاء ثلاثة أعمدة بعنوان -لكى يفعل, عمل، و منجز. اكتب كل المهام التي تريد العمل عليها حسب الأولوية. خذ المهمة الأكثر أهمية وانقلها إلى عمل العمود لبدء العمل عليه.

لكي تعمل هذه التقنية ، ما عليك سوى التأكد من وجود مهمة واحدة أو مهمتين فقط في عمود "التنفيذ" في أي وقت محدد. سيساعدك هذا على تجنب بدء الكثير من المهام مرة واحدة.

تحميل: Trello لـ ذكري المظهر | iOS (الإصدار المجاني المتوفر)

متعلق ب: كيفية إدارة مهامك باستخدام تقنية Kanban اليابانية

5. تدرب على الجدولة الواحدة

قد يكون لديك العديد من علامات التبويب المفتوحة على شاشتك الآن. في هذه الأيام ، يبدو أنه من المستحيل الاحتفاظ بجلسات التصفح الخاصة بك في علامة تبويب واحدة. من السهل جدًا تشتيت الانتباه أثناء تصفح الويب لأنه مليء بالمشتتات.

تعد ممارسة الجدولة الواحدة طريقة فعالة لمساعدتك على التركيز على مهمة ما. ومع ذلك ، نراهن أنك قد تحتاج إلى بعض المساعدة للبدء. يمكنك استخدام امتداد مثل xTab للحد من عدد علامات التبويب التي تفتحها.

تستطيع ايضا استخذام دفعة للاستمتاع بصورة الخلفية الجميلة ، ومنطقة التركيز المحددة مسبقًا (أو أي تذكير آخر) ، واقتباس ملهم.

ابحث عن إنتاجية أكبر في المهام الفردية

من خلال القيام بمهمة واحدة ، يمكنك دائمًا التأكد من أنك قد تعاملت مع أهم مهامك بفعالية وكفاءة ، حيث ركزت طاقتك ووقتك واهتمامك عليها بقدر ما المستطاع.

كيف تحدد أولويات مهامك باستخدام طريقة MoSCoW

هل تكافح غالبًا لإكمال مهامك؟ يمكن أن يكون تنظيمها وتحديد أولوياتها هو الحل ، ويمكن أن تساعدك طريقة MoSCoW في ذلك.

اقرأ التالي

نبذة عن الكاتب