لماذا يؤدي تبديل السياق إلى تخريب إنتاجيتك (وما الذي يمكنك فعله حيال ذلك)

متى كانت آخر مرة حظيت فيها بأكثر من 30 دقيقة من التركيز المستمر أثناء العمل في مهمة؟ في الواقع ، من المحتمل أن نفقدك بسبب رسالة بريد إلكتروني أو رسالة Slack أو تنبيه الأخبار العاجلة أو فيديو YouTube قبل الانتهاء من قراءة هذه المقالة.

عندما تشتت طاقتك وتركز على العديد من المهام المختلفة ، لا يمكنك أن تكون أكثر إنتاجية. في هذه المقالة ، سوف نستكشف تبديل السياق وكيفية التغلب عليه.

ما المقصود بتبديل السياق؟

يحدث تبديل السياق أو تبديل المهام أو تعدد المهام عندما تقفز من مهمة أو نشاط إلى آخر دون الانتهاء من السابق ، مما يؤدي إلى تحويل انتباهك وإضاعة الوقت في العملية.

ولكن ، من الناحية العملية ، نعتقد أن السياق أو تبديل المهام هو المصطلح الأكثر دقة لوصف ما يعتبره كثير من الناس تعدد المهام. هذا لأننا ، في معظم الحالات ، نحول انتباهنا بسرعة فقط من مهمة إلى أخرى بدلاً من التركيز على مهام متعددة في وقت واحد ، مثل هذا دراسة يكشف أن أدمغتنا لا تستطيع فعل ذلك.

قد يبدو تبديل المهام غير مؤذٍ على السطح. قد يخدعك ذلك حتى تعتقد أنه يساعدك على أن تكون أكثر فاعلية ، لكن تبديل السياق يشبه كرة التدمير التي تكتسب الزخم لهدم إنتاجيتك ، لأن هذا ابحاث عروض.

يحدث هذا لأن دماغك يمر بمرحلة مقاومة للحرارة قبل أن تعود إلى المرحلة السابقة المهمة أو بدء المهمة التالية ، حيث تحاول تذكر ما كنت تعمل عليه أو تتكيف مع الجديد نشاط.

لذلك ، فإن تبديل المهام في مناسبات متعددة يضع قدرًا كبيرًا من الضغط على قدراتك المعرفية. علاوة على ذلك ، فإن الإجهاد المركب من الأفكار المتطفلة حول المهام غير المكتملة التي تركتها وراءك تأثير Zeigarnik يمكن أن تؤدي الركلات إلى الإجهاد الذهني والإرهاق.

هذا هو الوقت والتركيز والطاقة والإبداع الذي يمكنك استخدامه للعمل بشكل منتج في مشروعك الذي يسكب البالوعة. الضريبة التي تدفعها مقابل تبديل المهام هي أوقات إنجاز أطول للمشاريع وزيادة احتمال حدوث أخطاء.

لماذا نقع فريسة لتبديل السياق

إن فهم سبب سهولة القفز من مهمة إلى أخرى وصعوبة الحفاظ على التركيز هو المفتاح لإنشاء خطة فعالة للرد. فيما يلي بعض أسباب تبديل السياق:

1. الوصول السريع إلى بحر واسع من المعلومات.
2. عقلك يتوق إلى التجديد ويحب أن يتجول.
3. تم تصميم الأدوات الرقمية للتنافس على جذب انتباهك.
4. مقاطعة الإخطارات من جهاز الكمبيوتر والهواتف الذكية.
5. تخلق ثقافة "التشغيل الدائم" مطالب عمل مفرطة وتزيد من التوقعات للرد على رسائل البريد الإلكتروني أو الرسائل الأخرى على الفور ، وما إلى ذلك.

كيفية التغلب على تبديل السياق

يتيح لك إنشاء خطة للتعامل مع تبديل المهام الدخول في حالة تدفق تعزز العمل العميق ، تمتع بأوقات إنجاز أقصر للمهام وهامش أقل للأخطاء ، وتخفيف العمل من المنزل احترق.

ومع ذلك ، إليك بعض النصائح والأدوات الرقمية لمساعدتك على تحسين تنظيم يومك للتغلب على تبديل المهام:

1. استخدم مدير المهام الرقمية

أحد الأسباب التي تجعلك تميل إلى تبديل السياق هو أنك قد تعمل جسديًا في مشروع ما ولكنك تركز عقليًا على مشروع آخر ، مما يزيد من احتمالية القفز إليه. ومع ذلك ، فإن وضع خطة يسمح لك ببناء عضلات تركيزك للتركيز على المهمة التي أمامك.

يمكنك استخدام مدير المهام الرقمية مثل تريلو للحصول على جميع المهام التي تخطط للعمل عليها لاحقًا بعيدًا عن ذهنك ، مما يتيح لك التركيز فقط على المهمة التي بين يديك. سيكون من الصعب التخلص من كل هذه المهام تمامًا في البداية ، لكنك ستتحسن في ذلك مع مرور الوقت.

تحميل: Trello لـ ذكري المظهر | iOS (الإصدار المجاني المتوفر)

2. اختر تقنية تحديد الأولويات الصحيحة

تقنيات تحديد الأولويات هي أكثر الأدوات فعالية لمساعدتك على التركيز على المهام الأكثر أهمية قبل الانتقال إلى المهمة التالية. إنها تسمح لك بتقييم جميع مهامك وتنظيمها حسب الأولوية.

يمكنك استعمال ال طريقة MoSCoW، أو تقنيات تحديد الأولويات الأخرىللتغلب على تبديل السياق ورفع مستوى إنتاجيتك. سيساعدك دمجها في روتينك على التمييز بين المهام ذات القيمة العالية - تلك التي يجب أن تركز عليها الآن ، والمهام منخفضة القيمة - تلك التي يمكنك تفويضها للآخرين أو تجاهلها.

3. الاستفادة من حظر الوقت وتجميع المهام

بعد إنشاء قائمة المهام الخاصة بك وتنظيم المهام وفقًا للأولوية ، يمكنك إضافة المزيد من الهيكلية إلى يوم عملك من خلال الاستفادة من تجميع المهام و حظر الوقت.

يعني تجميع المهام تنظيم مهامك عن طريق تجميعها بناءً على التشابه ومعالجتها في كتلة زمنية محددة ، بدلاً من القيام بها بشكل متقطع طوال اليوم. على سبيل المثال ، اختر جزءًا زمنيًا خلال اليوم للمهام المتكررة أو المباشرة مثل الرد على رسائل البريد الإلكتروني.

علاوة على ذلك ، يمكنك إنشاء مجموعات زمنية للأنشطة الترفيهية أو المهام غير المتعلقة بعملك ، مثل تصفح موجز Twitter أو مشاهدة مقاطع فيديو YouTube. ستساعدك هذه التقنية على توفير الوقت وتقليل الانحرافات وتجنب تبديل السياق.

4. خذ فترات راحة منتظمة

لا يزال الكثير من الناس يعتبرون الاستراحات ترفًا في مكان العمل ، لكنهم ليسوا كذلك. هذا لأن التركيز العميق على مهمة ، أو تبديل السياق ، كلاهما يتطلب الكثير من الطاقة. لذلك ، تعتبر فترات الراحة ضرورية لأنها تتيح لك الراحة وإعادة الشحن واستعادة تركيزك.

يمكنك أن تجعل من المعتاد دمج فترات الاستراحة الصغيرة بعد كل كتلة زمنية عن طريق الاستفادة من طريقة بومودورو لزيادة إنتاجيتك. خلال فترات الراحة هذه ، يمكنك ممارسة تمارين التنفس ، أو المشي ، أو التمدد ، أو القيام بأي نشاط آخر تستمتع به ، لإبعاد عقلك عن العمل لبضع دقائق.

5. الاستفادة من الاتصال غير المتزامن

كما ذكرنا أعلاه ، فإن التوقعات المتزايدة للرد على رسائل البريد الإلكتروني أو الرسائل الأخرى على الفور هي أحد الأسباب الرئيسية التي تجعل الناس عرضة لتبديل المهام. الاتصال غير المتزامن هو اتصال لا يحدث في الوقت الفعلي.

لذلك ، للتغلب على تبديل السياق ، يمكنك الاستفادة من الاتصال غير المتزامن وتشجيعه في مكان عملك ، خاصة فيما يتعلق بالرسائل غير العاجلة. على سبيل المثال ، يمكنك استخدام Wiki الداخلي لشركتك أو لوحة الرسائل المشتركة لنشر التحديثات التي يمكن لزملائك التحقق منها عندما يمكنهم ذلك.

استعد تركيزك وإنتاجيتك

أفضل طريقة للقيام بعملك الأكثر إنتاجية هي التركيز على شيء واحد في كل مرة. باستخدام هذه النصائح والأدوات الرقمية ، يمكنك تدريب عقلك على مهمة واحدة وزيادة الإنتاجية وتقليل التوتر.

كيفية إتقان المهام الفردية باستخدام التكنولوجيا لتحسين إنتاجيتك

يساعدك التركيز على مهمة واحدة في كل مرة على القيام بالمزيد في وقت أقل. فيما يلي بعض النصائح والأدوات الرقمية لمساعدتك على إتقان أداء مهمة واحدة.

اقرأ التالي

نبذة عن الكاتب