كيفية أتمتة مهامك بسهولة: 5 أدوات مفيدة

تقضي ساعات في أداء المهام اليومية في مكان عملك. تعتقد أن هذا هو جزء من وظيفتك. ولكن ماذا لو كان من الممكن أن يتم ذلك من تلقاء نفسه ، ويمكنك استثمار وقتك الأساسي في التفكير الإبداعي أو حل المشكلات الرئيسية الأخرى؟ ألن يكون هذا رائعًا؟

الحل النهائي لهذه المشكلة هو أتمتة المهام. دعنا نتعرف على المهام اليومية التي يمكنك أتمتتها وعملياتها والأدوات التي يمكن أن تساعدك.

ما هي أنواع المهام التي يجب أتمتتها

يجب عليك أتمتة جميع المهام الروتينية التي تقوم بها على أساس يومي والتي تستهلك قدرًا كبيرًا من وقتك ولكن لا تضيف بالضرورة أي شيء ذي قيمة إلى عملك.

فيما يلي بعض الأمثلة على المهام التي يمكنك أتمتتها. قم بتدوين العناصر المدرجة في قائمة المهام الخاصة بك.

1. جدولة المواعيد

واحدة من أكبر مضيعة للوقت عدم تقديم أي قيمة هو جدولة المواعيد. لذا توقف عن التحدث مع عملائك ذهابًا وإيابًا للعثور على أفضل وقت يناسبكما. بدلاً من ذلك ، افتح بعض الفتحات في التقويم الخاص بك وشارك القائمة معهم.

بهذه الطريقة ، يمكنك حذف جميع مهام الجدولة من قائمة مهامك والاستمرار في الحصول على المواعيد في الوقت المناسب. يمكن أن تساعدك أدوات الأتمتة في تكامل تطبيقات الجدولة والتقويمات.

2. مهام مملة

لا تتطلب العديد من المهام أي تفكير عالي المستوى. مثل الفرز والرد على رسائل البريد الإلكتروني والنسخ الاحتياطي للبيانات والفواتير والفواتير وخدمة العملاء والمشاركة وتحديث معلومات الاتصال وما إلى ذلك.

لذا بدلاً من إضافتها إلى قائمة المهام الخاصة بك كل يوم ، فكر في تشغيلها تلقائيًا. وانظر كم من الوقت توفره لنفسك.

3. نقل المعلومات بين عدة تطبيقات

لا يوجد مكان عمل خالٍ من هذه المهمة. تحتاج دائمًا إلى البيانات ، وبعد ذلك تحتاج إلى نقل تلك البيانات من تطبيق إلى آخر. لكن كن ذكيًا ، لا تقضي الوقت في نسخ أو استيراد وتصدير الكثير من البيانات التي تأتي إليك بانتظام من خلال طرق مختلفة. أتمتة هذا الإجراء.

4. المهام التي تستهلك وقتك الأساسي

بصرف النظر عن تحديد الجداول الزمنية ، فإن إرسال رسائل البريد الإلكتروني والفواتير ، ونقل البيانات ، وغيرها ، تأتي مهمة أخرى تبدو مهمة في الواقع - النشر على وسائل التواصل الاجتماعي. أنت بالتأكيد بحاجة إلى الترويج لعلامتك التجارية والتفاعل مع جمهورك ، وبالتالي ، البقاء نشطًا على هذه المنصات.

ولكن ، قد يكلفك ذلك وقتًا حيث ينتهي بك الأمر في دورة متكررة بلا حدود من الإعجاب والتعليق والمشاركة. لذا ، قم بأتمتة هذه المهمة التي تستغرق وقتًا طويلاً للغاية.

5 خطوات لأتمتة المهام

يمكن أن تكون قائمة أتمتة مهامك لا حصر لها. وأحيانًا قد يعتمد الأمر على نوع العمل الذي تقوم به ، لذلك لا يمكننا تغطيتها جميعًا هنا.

مع ذلك ، نريد أن نجعل الفكرة بأكملها أسهل عليك متابعتها. إذن هذه هي عملية أتمتة المهام.

الخطوة 1: اكتب المهام اليومية

عند إعداد قائمة بالمهام التي يجب عليك أتمتتها ، ابدأ بما يلي:

• كتابة المهام التي تؤديها يوميًا.
• ضع قائمة بالوقت الذي تقضيه في كل مهمة.
• أضف معدل تكرار عدد المرات التي تحتاج فيها لأداء هذه المهام — كل ساعة ، يوميًا ، أسبوعيًا ، شهريًا ، سنويًا ، إلخ.

بمجرد الانتهاء. تحقق من أي من الفئات التالية تقع فيها. هل هي المهام التي:

• يتم إجراؤها بانتظام أو وفقًا لجدول زمني؟
• مملة ويمكن القيام بها دون أي تفكير عالي المستوى؟
• نقل المعلومات داخل التطبيقات؟
• هل تستهلك الوقت الضروري الذي قد تستثمره في مشاريع قيّمة؟

بعد إدراجهم جميعًا ، اختر العناصر التي تعتقد حقًا أنه يجب تشغيلها تلقائيًا من الآن فصاعدًا.

الخطوة الثانية: البحث

تتضمن الخطوة التالية البحث عن الأدوات الصحيحة التي يمكنك استخدامها لأتمتة مهامك. اسند بحثك على احتياجاتك وميزانيتك الحالية. على سبيل المثال ، إذا كنت رائد أعمال منفرد ، فلن تحتاج إلى أداة أتمتة مخصصة للمؤسسات. لذا ، اختر وفقًا لذلك.

الخطوة 3: اكتشف سير العمل الجديد

بعد اختيار الأداة التي ستستخدمها لأتمتة مهامك ، ابحث عن نظام سير عمل جديد يناسبك ، ووصف كيف ستنتقل الأشياء من الآن فصاعدًا. تأكد من أن كل فرد في الفريق على دراية بالتغييرات الجديدة حتى يعمل كل شيء بسلاسة.

على سبيل المثال ، يمكنك أن تصف لفريقك كيفية جدولة الاجتماعات من الآن فصاعدًا:

1. إنشاء ملف التعريف الخاص بك على ودودوانتقل إلى الصفحة الرئيسية.

2. حدد موعدًا للاجتماع الجديد من خلال النقر فوق إنشاء.

3. حدد ملف المدة الزمنية من اجتماعك من القائمة اليسرى.

4. حدد ملف توافر الوقت عن طريق إضافة فتحات مختلفة.

5. انشر اجتماعك بالضغط على التالي زر.

6. انسخ رابط الاجتماع من هذه الصفحة.

7. أضف الرابط إلى بريدك الإلكتروني إلى العميل.

بمجرد أن يشعر كل فرد في الفريق بالراحة تجاه العملية ، يمكنهم إلغاء جدولة الاجتماعات المنتظمة من قائمة المهام اليومية لكل عميل. يمكنهم فقط مشاركة نفس رابط الاجتماع / الحدث مع كل منهم. بناءً على عدد الفتحات التي تم الحصول عليها ، يمكن للمرء اختيار الفتحات المجانية.

الخطوة 4: تنفيذ الخطة

بمجرد الانتهاء من كل شيء ، قم بتنفيذ خطتك الجديدة بفعالية. من المحتمل أن يكون لديك عدد من المهام لأتمتة ، وقد تصبح خطتك أكثر تعقيدًا مما كنت تعتقد. في مثل هذه الحالة ، احصل على المساعدة من قسم تكنولوجيا المعلومات في إنشاء خطتك الجديدة وتنفيذها باستخدام أداة التشغيل الآلي التي حددتها.

الخطوة 5: التقييم والاختبار

بعد أتمتة المهام المطلوبة ، اختبر مدى سلاسة خطة سير العمل الجديدة. اكتشف:

• فعالية المهام المؤداة.
• تأثيره على إنتاجية الموظفين أو أعضاء الفريق.
• هل الجميع مرتاحون لاستخدام الأدوات الجديدة؟
• هل للوقت الموفر أي تأثير على زيادة دخلك؟ (هذا مخصص لأصحاب المشاريع وأصحاب الأعمال الحرة والمقاولين.)

فيما يلي بعض أدوات التشغيل الآلي الرائعة مع تفاصيلها الموجزة لتوفير وقت البحث بمجرد إدراج المهام المراد تشغيلها تلقائيًا.

إنه حل برمجيات أتمتة شائع يسمح لك بدمج برامج مختلفة. يمكنك نقل البيانات من أداة إلى أخرى من خلال الجمع بين تطبيقاتك اليومية مثل Gmail و Dropbox و Slack وتقويم Google و Mailchimp وما إلى ذلك.

باستخدام هذه الأداة ، يمكنك أتمتة آلاف المهام مثل التغريد لجميع منشورات المدونة الخاصة بك ، وحفظ المرفقات من Gmail إلى Google Drive ، ونسخ جميع ملفات G-drive الخاصة بك احتياطيًا إلى Dropbox ، والمزيد.

هذه الأداة تشبه Zapier عندما يتعلق الأمر بالأتمتة. يساعدك على نقل البيانات بين التطبيقات المختلفة وأداء المهام الأخرى المذكورة. لكن النسخة المجانية من IFTTT أفضل من نسخة Zapier.

بينما يستغرق البرنامج الأخير من 10 إلى 15 دقيقة على الأقل لتحقيق الأشياء ، يتخذ IFTTT إجراءً فوريًا بمجرد وضع المشغل.

لكن الجانب السلبي لهذه الأداة هو أنها جيدة فقط للأعمال التجارية الفردية. ليس لديهم إصدارات لفرق أو عدة موظفين. وإذا كان هذا هو مطلبك ، فاذهب مع Zapier. يمكنك استخدامه لتعيين الإجراءات بين برامج متعددة بناءً على الإصدار المدفوع الذي تستخدمه.

إنها أداة رائعة عندما يتعلق الأمر بأتمتة وإدارة منشوراتك على وسائل التواصل الاجتماعي. أنها توفر خيارات جدولة ممتازة وتأتي موصى بها من قبل أفضل العلامات التجارية.

إذا كنت ترغب في التعامل مع الآلاف من العملاء المحتملين الذين سيأتون إليك دون تعيين فريق مبيعات كامل ، ففكر في LeadFormly. يساعدك على أتمتة عملية المبيعات الخاصة بك ، وزيادة معدل التحويل ، وتقسيم العملاء المتوقعين القادمين مباشرة من صفحة الويب.

بهذه الطريقة ، يمكنك التركيز فقط على إغلاق الصفقات بدلاً من إضاعة الوقت في عمليات الرصاص المبكرة.

هذه أداة أتمتة بسيطة أخرى للشركات الصغيرة. يساعدك على حجز المواعيد وترتيب الاجتماعات والمكالمات الهاتفية وما إلى ذلك.

لإنجاز هذا العمل ، كل ما عليك فعله هو تعيين تفضيلات التوفر في Cal Friendly وإضافة الرابط في البريد الإلكتروني لدعوة الاجتماع. يمكن لعملائك بعد ذلك اختيار الوقت الذي يناسب احتياجاتهم من تلك القائمة. أخيرًا ، سيتم تلقائيًا جدولة أي وقت يختارونه في التقويم الخاص بك ، وسيتم إعلامك وفقًا لذلك.

أتمتة مهامك الروتينية الآن

توقف عن قضاء ساعات في مهام أساسية ولكن رتيبة.

خذ بعض الوقت لأتمتة جميع هذه المهام ، وتصفح الفئات التي قرأتها للتو ، وابحث عن الأدوات التي يمكن أن تساعدك ، وقم بتوفير ساعات متعددة يوميًا.

5 طرق يمكن أن تزيد الأتمتة من إنتاجيتك

يمكن أن توفر لك أتمتة بعض المهام المتكررة التي تقوم بها كل يوم الكثير من الوقت. إليك بعض أفكار الأتمتة لإنجاز المزيد من العمل!

اقرأ التالي

نبذة عن الكاتب