لا يمكن للمهنيين العاملين الهروب من حضور الاجتماعات. سواء كنت افتراضيًا أو شخصيًا ، يمكنك قضاء وقتك بشكل أكثر كفاءة وإنتاجية إذا كنت تستخدم الأدوات المناسبة لتنظيم الاجتماعات وإدارتها.
تظل مبادئ كيفية إدارة الاجتماع كما هي سواء كنت تفعل ذلك في غرفة اجتماعات أو باستخدام Zoom للاجتماعات عبر الإنترنت. تحتاج إلى وضع جدول أعمال ، ولديك خطة عمل واضحة ، ولديك تدفق للتفاعلات أو الأسئلة والأجوبة ، وأخذ دقائق للمتابعة. ستساعدك هذه التطبيقات المجانية على القيام بكل ذلك ، عبر الإنترنت وغير متصل.
1. Hypercontext (الويب): قوالب اجتماعات مجانية ومبتدئين للمحادثة
إذا خرجت اجتماعاتك عن مسارها كثيرًا ، فأنت بحاجة إلى Hypercontext. إنه تطبيق مصاحب للاجتماعات للمديرين يقدم قوالب مجانية ومبتدئين للمحادثات لكل من الاجتماعات الفردية واجتماعات الفريق. اتبع النص ، ولن تخرج أبدًا عن المسار أو تفوت شيئًا مهمًا.
بعد تسجيل الدخول ، قم بمزامنة التقويم وإنشاء مساحة عمل جديدة. تحتوي كل مساحة عمل على العديد من القوالب للاجتماعات الفردية أو اجتماعات الفريق ، مثل المراجعات الأسبوعية والشهرية ، عن بُعد بين شخصين أو اجتماعات الفريق ، ومراجعات الأداء ، وتسجيلات الوصول ، والاجتماعات الاحتياطية ، و scrum ، وإدارة المشروع ، والتخطيط ربع السنوي ، وما إلى ذلك تشغيل.
في كل قالب ، سترى سلسلة من الأسئلة أو عناصر جدول الأعمال مع فترات زمنية مخططة. لا تتردد في تحرير هذه كما تراه مناسبا. أثناء الاجتماع ، يمكنك إضافة "الخطوات التالية" إلى كل عنصر ، وإنشاء قائمة مهام لنفسك. يمكنك أيضًا دعوة الزملاء إلى مساحة العمل للتعاون في عناصر العمل هذه. إنه يشبه إلى حد ما أخذ محاضر الاجتماع.
باستخدام حسابات Pro ، تحصل على ميزات إضافية مثل تتبع خطواتك التالية بمرور الوقت ، وإضافة الأهداف ، والتحقق من الاجتماعات السابقة ، وما إلى ذلك. كل هؤلاء يضيفون قيمة إذا كنت تريد الدفع مقابل الخدمة. ومع ذلك ، تعد قوالب الإصدار المجاني سببًا كافيًا لاستخدام Hypercontext.
2. تأجيل (الويب): تطبيق ملاحظات اجتماعات مجاني للتنظيم والمشاركة بسهولة
يعد وضع جدول الأعمال ثم تدوين محضر الاجتماع من الأجزاء الأساسية لضمان عقد اجتماعات مثمرة. بخلاف ذلك ، ستجد غالبًا أشخاصًا يقولون إنهم لا يتذكرون وقت مناقشة شيء ما. Adjourn هو أحد أفضل التطبيقات المجانية للاحتفاظ بسجل لاجتماعاتك.
في كل اجتماع جديد ، يمكنك إنشاء بطاقات منفصلة لكل ملاحظة. على سبيل المثال ، جدول أعمالك عبارة عن بطاقة واحدة ، في حين أن البعض الآخر يمكن أن يكون ملاحظات ، والخطوات التالية ، والدقائق ، والاقتراحات ، وما إلى ذلك. كل بطاقة عبارة عن محرر نص منسق بسيط يدعم Markdown والجداول. يمكنك استخدام مبادئ أفضل قوالب دقيقة الاجتماع في أي من هؤلاء.
في لوحة على اليمين ، ستجد المشاركين الآخرين في هذا الاجتماع وتدعوهم لعرض أو تعديل لوحة Adjourn. في عناصر العمل ، يمكنك تعيين قوائم المهام وتعيينها إلى الأشخاص وإضافة الأوصاف. أخيرًا ، تساعد لوحة تفاصيل Agendum الشاملة في إبقاء الاجتماع في المسار الصحيح. يتيح لك Adjourn أيضًا تحميل الملفات للآخرين للوصول إليها أثناء الاجتماع.
بمجرد الانتهاء من الاجتماع ، يمكنك إرسال الملاحظات بالبريد الإلكتروني إلى جميع المشاركين أو تنزيلها كملف PDF. يحد الإصدار المجاني من Adjourn من عدد المرات التي يمكنك فيها إرسال بريد إلكتروني ، ولكن تنزيلات PDF مجانية إلى الأبد.
3. كرمة (الويب): اجتماعات غير متزامنة سهلة عبر مكالمات الفيديو
بعد نقطة ، تبدأ تلك الاجتماعات اليومية والأسبوعية في الظهور وكأنها عمل روتيني وليست ضرورة. بالإضافة إلى ذلك ، إذا كان فريقًا بعيدًا ، فإن جمع الجميع معًا يعد مهمة صعبة أيضًا. اتجاه متزايد ل التعامل مع الاجتماع الزائد هو اختيار الاجتماعات غير المتزامنة بدلاً من ذلك ، والتي لا يزال بإمكانك إجراؤها عبر مكالمات الفيديو.
في حالة عدم معرفتك ، يعمل الاجتماع غير المتزامن تمامًا مثل الاجتماع العادي ، ولكن ليس في نفس الوقت. أولاً ، يبدأ مضيف الاجتماع الاجتماع ويضع جدول الأعمال ، وكل ذلك مسجل في رسالة فيديو ، ويرسلها إلى المجموعة. بعد ذلك ، يكون للمشارك الثاني الحرية في الرد عليها برسالة الفيديو الخاصة به في الوقت الذي يختاره. بعد ذلك ، يمكن للمشاركين الآخرين عرض هذه الرسائل والرد عليها حسب الترتيب المنصوص عليه من قبل المضيف أو الرد على شخص بينهما. الفكرة هي السماح للأشخاص بالعمل وفقًا لسرعتهم الخاصة وعدم الانشغال بالاجتماعات طوال الوقت.
يتيح عدد غير قليل من التطبيقات عبر الإنترنت عقد اجتماعات غير متزامنة سهلة عبر مكالمات الفيديو. يعد Grapevine واحدًا من أبسط ما رأيناه ، حيث يتيح لك تسجيل رسائل مدتها 15 دقيقة من خلال كاميرا الويب الخاصة بك أو تسجيل الشاشة. يمكنك أيضًا ترك تعليقات وإضافة ملفات إلى منشور أي شخص. تظهر جميع الرسائل في جدول زمني بسيط. يسمح الإصدار المجاني بما يصل إلى خمسة مستخدمين ، ويمكنك الترقية لمجموعات أكبر.
4. دوري (الويب): الأفضل لإدارة الأسئلة والأجوبة والتفاعلات المباشرة مع الجمهور
تم تصميم Dory بواسطة موظفي Google السابقين ، وهو تطبيق ويب مجاني تمامًا (بدون إعلانات ولا تكاليف خفية) لإدارة جلسات الأسئلة والأجوبة وتفاعلات الجمهور الحية ، سواء عبر الإنترنت أو في وضع عدم الاتصال. يمكنك أيضًا استخدامه للاجتماعات الافتراضية على مستوى الشركة كمساحة للمستمعين لطرح أسئلتهم.
يحتوي التطبيق على واجهة بسيطة لإنشاء حدث جديد ودعوة المتعاونين الذين لديهم نفس امتيازات المحرر مثلك. يمكن أن تكون الأحداث عامة أو خاصة لمن لديهم رابط فقط. في اللوحة الرئيسية ، يمكن للمشاركين بعد ذلك طرح الأسئلة ، والتي يمكن للمشرف ترتيبها للمتحدثين للإجابة عليها. يمكن تثبيت الأسئلة وأرشفتها والتصويت عليها لمزيد من الوضوح.
يتضمن Dory أيضًا لوحة Notes سهلة الاستخدام ، والتي تتكون من جزأين. أحدهما عبارة عن مساحة Notes مشتركة حيث يمكن لجميع المنظمين أو المحررين إضافة ملاحظات يمكنهم رؤيتها جميعًا. الآخر هو مفكرة خاصة ، قابلة للتحرير ومرئية لك فقط. إنها إضافة رائعة للاحتفاظ بالدقائق ، وإضافة الأفكار ومشاركتها ، وحتى إعطاء الإرشادات إذا لزم الأمر.
5. ممحاة (الويب): السبورة البيضاء ولوحة الكتابة وقوالب الاجتماعات الجاهزة
في الاجتماعات الفعلية ، غالبًا ما يكون لديك غرفة اجتماعات بها سبورة بيضاء مشتركة ولوحة كتابة لكل شخص. يجلب Eraser ذلك إلى العالم الافتراضي ، مما يمنحك مفكرة من جزأين وملف السبورة الرقمية المجانية.
كلتا الأداتين سهلة الاستخدام إلى حد ما ، ويمكنك مشاركة الرابط مع الآخرين عبر الإنترنت للبدء. تدعم المفكرة Markdown للتنسيق ، بينما تأتي السبورة البيضاء مع أدوات رسم شائعة للأشكال والنصوص والمخططات. يتضمن Eraser أيضًا الدردشة الصوتية إذا كنت لا تريد استخدام تطبيق مكالمات فيديو تابع لجهة خارجية معه.
الجزء الرائع هو القوالب المحملة مسبقًا. ستسحب Eraser بسرعة لوحة Agile Sprint كاملة ، أو مخطط تدفق ، أو مخطط مسار السباحة ، أو جلسة اجتماع قائمة بذاتها لتتمكن بعد ذلك من ملء القيم وفقًا لاجتماعك. إنه يعمل بشكل رائع وسيجعلك أكثر كفاءة.
لا تحاربها طوال الوقت
ستجعل هذه الأدوات والتطبيقات الكثير من اجتماعاتك أكثر كفاءة ، ولكن ليس جميعها. وهذا جيد. لا تحاول زيادة الإنتاجية والكفاءة في كل اجتماع ، فقد تكون أحيانًا مملة وتبدو مضيعة للوقت. حتى لو جعلت نصفهم أكثر كفاءة ، ستجد تغييرًا كبيرًا. وللنصف الآخر ، استمتع باللعب لقاء الجحيم البنغو.
إذا كنت تريد معرفة كيفية إجراء اجتماع فريق ناجح ، فراجع هذه النصائح الستة الأساسية التي يجب عليك اتباعها.
اقرأ التالي
- إنترنت
- إنتاجية
- تطبيقات ويب رائعة
- الاجتماعات
- إدارة الوقت
- نصائح حول الإنتاجية
كتب ميهير باتكار عن التكنولوجيا والإنتاجية لأكثر من 14 عامًا في بعض أهم المنشورات الإعلامية في جميع أنحاء العالم. لديه خلفية أكاديمية في الصحافة.
اشترك في نشرتنا الإخبارية
انضم إلى النشرة الإخبارية لدينا للحصول على نصائح تقنية ومراجعات وكتب إلكترونية مجانية وصفقات حصرية!
انقر هنا للاشتراك