يعد امتلاك الأدوات المناسبة تحت تصرفك خطوة جيدة في الاتجاه الصحيح. ومع ذلك ، فإن تعلم طرق مختلفة لاستخدام كل حل رقمي في مجموعة أدوات التعاون سيوفر الوقت ويحسن الإنتاجية.
في هذه المقالة ، سنناقش ست طرق أقل شهرة لاستخدام Asana ، ولكن أولاً:
ما الذي يميز أسانا؟
Asana هي أداة معروفة لإدارة المشاريع تتيح للفرق العمل معًا كوحدة متماسكة من خلال مساعدتهم على تتبع العمل وتنسيقه وتنظيمه. إنها فعالة للأسباب التالية:
- إنها أداة قوية مليئة بالميزات المفيدة التي يمكن للمستخدمين الاستفادة منها في مجموعة واسعة من المهام.
- على الرغم من أن مجموعة ميزاته يمكن أن تكون مخيفة في البداية ، إلا أنه لا يزال من السهل بشكل معقول أن تدور حولك.
- لدى Asana صندوق وارد داخلي وميزات أخرى تسمح للمستخدمين بالتعليق على المهام ، مما يسهل على الفرق التواصل بسلاسة.
- يمكنك استخدام Asana لإنشاء مشاريع ضخمة لرؤية الصورة الكبيرة. يمكنك بعد ذلك تقسيم هذه المشاريع إلى أقسام ومهام ومهام فرعية لتنفيذ التفاصيل وتعيينها لأشخاص آخرين.
- يسمح لك Asana بمزامنة ودمج الأدوات الأخرى لمزيد من الإنتاجية.
إذن ، ما هي بعض الطرق المختلفة للاستفادة من هذه الميزات؟
1. استبدال رسائل البريد الإلكتروني الداخلية
لعبت رسائل البريد الإلكتروني (ولا تزال تلعب) دورًا مركزيًا في العديد من المنظمات للتواصل. على الرغم من أنها أداة رائعة لا يزال بإمكانها خدمتك في بعض الحالات ، إلا أنه يمكنك إعادة التفكير في استراتيجيتك للتأكد من أنك لا تعتمد بشكل كبير على رسائل البريد الإلكتروني من خلال استكشاف رسائل أخرى أكثر فاعلية بدائل الاتصال الداخلي.
على سبيل المثال ، فكر في كل تلك الأوقات التي شعرت فيها بالإرهاق من عدد رسائل البريد الإلكتروني في بريدك الوارد. علاوة على ذلك ، احتوت بعض هذه الرسائل الإلكترونية على العديد من الأسئلة / المهام الفردية التي دفعتك إلى ذلك قم بتبديل تركيزك بسرعة للرد على كل منهم ، مما يؤدي إلى استنزاف إنتاجيتك في هذه العملية. يمكن أن يكون Asana بديلاً أفضل.
يمكنك تقسيم رسائل البريد الإلكتروني المكونة من 2000 كلمة بنقاط متعددة إلى مهام Asana المميزة. بهذه الطريقة ، يمكنك أنت أو أي شخص آخر المطالبة بالمهمة والعمل عليها ووضع علامة عليها كمكتملة بمجرد الانتهاء قبل الانتقال إلى المهمة التالية.
لزيادة إنتاجيتك وتحسين تنظيمك ، يمكنك دعوة العديد من الزملاء لتولي المهام وتعيين مواعيد نهائية لتحديد الأولويات.
2. توظيف جديد
يستغرق الموظف الجديد وقتًا حتى يستقر تمامًا في بيئة عمل جديدة ويصل إلى الحد الأقصى من الإنتاجية. غالبًا ما يحتاجون إلى المرور عبر رسائل بريد إلكتروني لا حصر لها للتعرف على محيطهم الجديد.
ومع ذلك ، يمكنك مراجعة عملية الإعداد الخاصة بك باستخدام Asana لضمان انتقال سلس في وقت أقل.
أنشئ مشروعًا وسميه "[اسم الموظف] نموذج الإعداد“. بعد ذلك ، قم بإنشاء أقسام مثل سياسات الشركة والبرامج التعليمية الإرشادية والأسئلة الشائعة وما إلى ذلك. الآن ، قم بتعبئة كل قسم بجميع المعلومات ذات الصلة والتعليمات الواضحة التي قد يحتاجها الموظف الجديد.
يمكنك أيضًا دعوة زملاء آخرين ذوي خبرة في مكان عملك لتقديم ملاحظات وتحديث مشروعك وفقًا لذلك. بمجرد أن تقوم بتغطية كل شيء ، احفظ المشروع كقالب للاستخدام المستقبلي - كلما كان لديك موظف جديد.
3. مشاركة المعرفة
تتمثل إحدى أفضل الطرق لضمان النمو والنجاح في مؤسستك في البناء على أسس متينة مثل التعاون و مشاركة المعرفة لإنشاء فرق متماسكة تهدف إلى تحقيق هدف مشترك.
يمكنك إنشاء مشروع على Asana للتعليم لتعزيز تبادل الأفكار والمهارات والخبرات. يمكن لأعضاء الفريق استخدام هذا المشروع لمشاركة المقالات الثاقبة والبودكاست ومقاطع الفيديو وغيرها من المواد التعليمية ذات الصلة التي يمكن أن تكون مفيدة في مؤسستك.
إذا كان مكان عملك يحتوي على العديد من الأقسام ، فيمكنك إسنادها إلى قسم معين من أجل تنظيم أفضل.
يمكنك أيضًا وضع علامة على أشخاص محددين باستخدام @[اسم] عندما تشارك شيئًا ذا قيمة لهم فقط ، أو لمعلومات حساسة للوقت. أخيرًا ، شجع زملائك على مشاركة ومراجعة الموارد في هذا المشروع بانتظام.
4. تخطيط لحدث
دائمًا ما يكون التخطيط لأي حدث نشاطًا محمومًا. هناك الكثير من الأجزاء المتحركة التي تحتاج إلى تتبعها وإكمالها. لحسن الحظ ، هناك الكثير من برنامج تخطيط الأحداث يمكنك استخدامها لزيادة إنتاجيتك.
على الرغم من أن Asana ليس برنامجًا تقليديًا لإدارة الأحداث ، إلا أنه في الوقت الحالي ، يجب أن تكون قد لاحظت أنه متعدد الاستخدامات ، ويمكنك استخدامه لأي شيء تقريبًا.
بعد قولي هذا ، يمكنك البدء بإنشاء مشروع لحدثك وتسميته. إذا كنت تخطط للحدث مع أشخاص آخرين ، فيمكنك دعوتهم لمتابعة التحديثات والعمل على مهام محددة. تمامًا كما في السابق ، يمكنك تقسيم مشروعك إلى أقسام ، مثل الميزانية والخطة الترويجية والديكور ، والتي ستستخدمها لإضافة مهام محددة وذات صلة.
يمكنك تعيين كل مهمة لشخص معين ، وإرفاق الملفات ذات الصلة للحصول على معلومات إضافية ، وإضافة تاريخ استحقاق.
5. تقويم المحتوى
Asana هي أداة ممتازة لإدارة إنتاج محتوى مدونتك وتتبع تواريخ الاستحقاق.
للبدء ، يمكنك استخدام قالب التقويم التحريري لـ Asana أو إنشاء مشروع جديد من البداية و قسمه إلى أقسام تود الكتابة عنها ، مثل الأعمال ، والصحة ، والإنتاجية ، والتكنولوجيا ، إلخ. الآن ، أضف عناوين محددة تحت كل قسم ، وقم بتعيينها لكتاب المحتوى الخاص بك ، وحدد تاريخ استحقاق.
بدلاً من ذلك ، يمكنك أن تطلب من كتّابك طرح أفكارهم وانتظار موافقتك قبل أن يبدأوا في تغطيتها. يمكنك أيضًا استخدام Asana للإشارة إلى مرحلة المحتوى ، على سبيل المثال ، لم تتم صياغته أو مراجعته أو نشره وما إلى ذلك ، لمزيد من الوضوح.
6. أفكار العصف الذهني
جلسات العصف الذهني الجماعي فعالة في تعزيز مشاركة المعرفة والتفكير الإبداعي. ومع ذلك ، ما زلت بحاجة إلى الأدوات المناسبة لتمكين فرقك.
يمكنك إنشاء مشروع عصف ذهني من Asana ومنح الوصول إلى جميع المشاركين من خلال إضافتهم كمديرين للمشروع. إذا كنت تخطط لمناقشة مواضيع مختلفة أثناء جلسة العصف الذهني ، فيمكنك تقسيم مشروعك إلى أقسام.
الآن ، شجع الجميع على إضافة أكبر عدد ممكن من الأفكار كمهام. بمجرد انتهاء الوقت المخصص لهذا التمرين ، يمكنك اختيار الأفضل أو مشاركة الجميع بالنقر فوق علامة الإعجاب لأعلى ضمن المهمة التي تحتوي على أفضل فكرة.
أسانا هي قوة إنتاجية
هذه ليست سوى عدد قليل من الطرق الفريدة لاستخدام Asana. يمكنك دمج هذه الأفكار لزيادة إنتاجيتك ، أو استخدامها كمصدر إلهام لإنشاء مشاريع Asana الخاصة بك.
على الرغم من أنه يحتوي على العديد من الميزات المصممة للفرق ، إلا أنه يمكنك أيضًا استخدامه لأهدافك الشخصية.
Trello هي أداة فعالة لإدارة المهام يمكنك استخدامها لرفع مستوى إنتاجيتك في المنزل والعمل. فيما يلي بعض الطرق الإبداعية لاستخدامه.
اقرأ التالي
- إنتاجية
- أدوات التعاون
- ادارة المهام
- ادارة مشروع
Loic كاتب محتوى مستقل في MakeUseOf ومتعلم مدى الحياة. كان يطارد شغفه بالكتابة منذ عام 2016. إنه يستمتع بتجربة الأدوات والبرامج التقنية الجديدة مع إمكانية مساعدة المستخدمين على أن يصبحوا أكثر إنتاجية.
اشترك في نشرتنا الإخبارية
انضم إلى النشرة الإخبارية لدينا للحصول على نصائح تقنية ومراجعات وكتب إلكترونية مجانية وصفقات حصرية!
انقر هنا للاشتراك
