5 طرق للتغلب على أكثر تحديات إدارة المهام شيوعًا

يتكون كل مشروع من مجموعة من المهام التي تحتاج إلى الانتهاء في الوقت المناسب. تعني إدارة المهام المناسبة إدارة المشاريع من الفكرة إلى النهاية. سواء كنت جزءًا من فريق يعمل من المكتب أو المنزل ، يمكن أن تجعلك عملية إدارة المهام تواجه بعض التحديات الشائعة.

اكتشف التحديات الخمسة المشتركة لإدارة المهام التي يمكن أن تواجهها أنت وفريقك وكيف يمكنك التغلب عليها باستخدام الأدوات.

1. لا توجد رؤية حول تقدم المهمة

أحد الشروط المسبقة لإنجاز المهام في الوقت المناسب والتعاون الناجح هو رؤية تقدم المهمة. بدونها ، تصبح إدارة المهام تحديًا لأي فريق. يمكنك أن تتوقع حل أي مشكلة بسرعة فقط من خلال ضمان الشفافية في تقدم المهمة.

باستخدام لوحات Kanban ، يمكنك إنشاء نظرة عامة مرئية لسير عمل المشروع. تريلو هو تطبيق لوحة كانبان يسمح لك بتبسيط جميع المهام من خلال تحديد الاختناقات في العملية. لا يتيح هذا التطبيق إمكانية الوصول إلى تقدم المهمة فحسب ، بل يتيح لك أيضًا اتخاذ إجراءات حاسمة للحفاظ على استمرار المهام المعلقة منذ فترة طويلة.

يعد استخدام أداة مخطط جانت طريقة أخرى مفيدة لتتبع تقدم المهمة. مع ال Agantty التطبيق ، يمكن لأعضاء الفريق مزامنة مهامهم وفقًا لذلك. كما يتيح لك تعيين المهام وتفويضها إلى الموارد المتاحة.

متعلق ب: أفضل تطبيقات مخططات جانت المجانية لإدارة المشاريع

2. الاعتماد على البريد الإلكتروني يعيق العمل

يعد التواصل الواضح أمرًا ضروريًا لأي فريق لإكمال المهام في الوقت المحدد وبكفاءة كاملة. في حين أن البريد الإلكتروني هو وسيلة اتصال شائعة بين أعضاء الفريق ، فإن الاعتماد الكامل على البريد الإلكتروني يمكن أن يؤدي إلى نتائج عكسية ويعيق الإنتاجية.

بالنسبة إلى الفريق ، يتمثل أحد أكبر تحديات إدارة المهام في إبقاء الجميع في نفس الصفحة من خلال توصيل الرسائل المطلوبة. هنا ، يصبح توصيل ماذا وكيف - كلاهما أمرًا بالغ الأهمية. إذا كان شخص ما يقضي وقتًا أطول في التحقق من رسائل البريد الإلكتروني وكتابتها والرد عليها أكثر من المهام الإنتاجية ، فسيفشل الغرض من الاتصال عبر البريد الإلكتروني.

مع مايستر تاسك، يمكنك جعل عملية مشاركة المعلومات مركزية من قبل أعضاء الفريق. يمكنك تسهيل تواصل الفريق بشكل أفضل عن طريق إضافة وصف المهمة والمرفقات وسجل تغيير المهمة والتعليقات في المهمة نفسها. هذه الميزات تجعل المهمة تفاعلية وقابلة للتتبع.

من خلال تتبع المشروع ، يمكنك البقاء في الحلقة والحصول على جميع المعلومات اللازمة. يمكنك الرد بسرعة على أي تغييرات مهمة باستخدام الرموز التعبيرية والحصول على إشعارات عبر البريد الإلكتروني لمثل هذه التغييرات.

3. عدم وجود تقارير أداء منظمة

للتعرف على كفاءة وإنتاجية فريقك ، من الضروري الحصول على نظرة عامة كاملة عن أداء كل عضو في الفريق. بدون البصيرة المناسبة ، لا يمكن لأحد أن يعرف عن تقدم المهمة. يمكن فقط لتقرير منظم إنشاء رؤى حول العملية برمتها التي مر بها الفريق.

لا تقدم هذه التقارير رؤى قيمة حول المهام والمشاريع فقط. كما يقدمون جمع المعلومات بطريقة يسهل فهمها. عندما تكون لديك الصورة الكاملة في مكان واحد ، يصبح اتخاذ الإجراءات لتحسين كفاءة المهام أمرًا سلسًا.

تتيح لك التقارير المنظمة أيضًا إنشاء إحصائيات مختلفة باستخدام المقاييس المهمة وتخصيص الطريقة التي تريد بها رؤية التفاصيل. تستطيع استخدام ميزة إعداد التقارير الشاملة في Asana للحصول على مخططات ورسوم بيانية عن أداء فريقك. من خلال بضع نقرات ، يمكنك الحصول على حالة الإنتاجية في الوقت الفعلي لفريقك.

يمكن لكل عضو في الفريق إنشاء لوحة معلومات الإنتاجية باستخدام هذه الأداة التي ستمثل مقاييس الأداء بشكل مرئي. يمكن للأفراد مشاركة تقارير القراءة فقط مع المتعاونين الداخليين والخارجيين. يعد تخصيص التقارير أمرًا سهلاً أيضًا حيث يمكنك إضافة عوامل تصفية متنوعة واختيار أنواع المخططات وتعيين لون منفصل لكل مشروع.

4. غياب الأتمتة السهلة

في عالم الأعمال الحديث ، أهمية أتمتة المهام أمر بالغ الأهمية. بدونها ، ستكون إدارة مهامك وإكمال المشروع في الوقت المناسب أمرًا صعبًا. يمكن أن يؤدي غياب الأتمتة أيضًا إلى حدوث مشكلات في الإنتاجية في فريقك وبطء تنفيذ المهام.

لذلك ، يجب عليك استخدام أدوات مختلفة لأتمتة المهام وحفظ فريقك من قضاء الوقت في أداء هذه المهام يدويًا. أثناء اختيار أدوات الأتمتة ، تأكد من أن لها فوائد أكثر من العيوب مثل منحنى التعلم الحاد ، وإبطاء النظام ، والاستهلاك المفرط للوقت.

عندما يتعلق الأمر بالأتمتة ، يمكنك استخدام أي عدد من الأدوات حسب نطاق عملك. إلى جانب التخلص من عبء العمل الجماعي ، تتيح لك الأتمتة الذكية التركيز على المهام المهمة. أثناء استخدام أدوات أتمتة متعددة ، يمكنك الحصول على مساعدة من Zapier للتكامل السهل بين التطبيقات.

بعض عمليات الدمج الشائعة التي يدعمها Zapier هي:

• جداول بيانات Google و Toggl: يُستخدم لإدارة المشاريع للفرق البعيدة والمختلطة.
• ClickUp و TimeDoctor: يُستخدم لتتبع ساعات الإنتاج وإدارة المهام.
• تريلو وجيرا: يُستخدم لتتبع المشكلات أثناء إدارة المهام من خلال أداة نمط كانبان.
• Asana و HubSpot: يستخدم لمزامنة برنامج CRM مع أداة إدارة المشروع.
• ClickUp و Jira: يُستخدم لتتبع المشكلات وحلها أثناء مراقبة المهام.

متعلق ب: تكاملات Zapier التي ستعمل على أتمتة سير عمل إدارة المهام

5. التعامل مع Scope Creep

يعد زحف النطاق تحديًا شائعًا لإدارة المهام تواجهه الفرق. يشير إلى التغييرات في متطلبات المشروع عما قررت عند بدء المشروع. هذه التغييرات لها تأثير على كل من غرض المشروع وتسليماته.

يجب أن تكون على دراية بزحف النطاق أثناء التخطيط لمشروع وتعيين المهام للأعضاء. بغض النظر عن الصناعة ، يمكنك منع ذلك من خلال تقييم المخاطر والوعي أثناء رسم خرائط المشروع.

يأتي كل مشروع مع درجة معينة من المخاطر ، ويمكن أن يوفر لك وجود خطة طوارئ من البداية أي موقف غير متوقع. أيضًا ، سيساعدك التقييم المستمر للمخاطر خلال دورة حياة المشروع على إدارة المخاطر. باستخدام الاثنين، يمكنك التعامل بلباقة مع زحف النطاق في مشاريعك.

يمكّنك سجل مخاطر المشروع لهذا التطبيق من تحديد موقع حادث محتمل وتقييمه والتخطيط له بحيث يمكنك التخفيف من المخاطر. باستخدام ملف قالب تخطيط سباق السرعة سكروم، يمكنك جعل فريقك يركز على مهام وأهداف محددة. ال تغيير إدارة تعقب تتيح لك هذه الأداة تحديد خطط إدارة التغيير وتتبعها.

تم حل مشكلات إدارة المهام

يمكن أن تؤدي مشكلات إدارة المهام إلى تأخير المشاريع والعملاء غير الراضين. كن على دراية بالمشكلات المحتملة التي قد تواجهها فيما يتعلق بإدارة المهام.

أثناء مناقشة هذه المقالة للتحديات وحلولها القابلة للتطبيق ، يمكنك الآن اتخاذ الإجراءات اللازمة لتجنب مثل هذه المشكلات لضمان إدارة المشروع بسلاسة.

أفضل 8 بدائل مجانية لأسانا لإدارة المشاريع

هل تبحث عن بدائل لأسانا؟ تحقق من هذه الأدوات المجانية التي تتيح لك إدارة مشاريعك بكفاءة.

اقرأ التالي

نبذة عن الكاتب