كيفية تلوين تقويم Outlook الخاص بك

من المعروف أن استخدام الألوان لتسمية أجزاء مختلفة من المعلومات يحسن الاحتفاظ بالذاكرة ، وبالتالي الإنتاجية. ربما تكون قد استخدمت الألوان لتمييز الملاحظات في المدرسة أو في الاجتماعات ، أو استخدمت الألوان لرسم الرسوم البيانية. في كلتا الحالتين ، هناك سبب لاستخدام الناس له.

عندما تخطط لجدولك الزمني أو حجز الاجتماعات ، يأتي تقويم Outlook مزودًا بالعديد من الأدوات للحفاظ على تنظيمك. إحدى هذه الأدوات هي ميزة الفئات ، والتي تتيح لك تصنيف المواعيد حسب اللون. هنا نلقي نظرة على كيفية استخدام الفئات في Outlook بشكل فعال.

كيفية إعداد الفئات في تقويم Outlook

هناك طريقتان مختلفتان لإعداد الفئات في تقويم Outlook الخاص بك. يعتمد هذا على ما إذا كنت تستخدم إصدار الويب أو التطبيق ، ولكن كلاهما ينشئ نفس النتيجة.

بالنسبة لنسخة التطبيق فإن أسهل طريقة هي كما يلي:

1. بنقرة واحدة على موعد في تقويم Outlook الخاص بك.
2. على الشريط ، ملف ميعاد يجب فتح علامة التبويب.
3. انقر صنف.
4. من القائمة المنسدلة ، حدد جميع الفئات لفتح ملف فئات اللون نافذة او شباك.
5. يختار جديد لإنشاء فئة جديدة.
6. قم بتسمية فئتك وحدد لونًا من اختيارك.
7. كرر مع أي عدد تريده من الفئات ، وانقر نعم على كلا النافذتين لتطبيقه.

متعلق ب: حافظ على أمان بريدك الإلكتروني في Outlook وحسابات Microsoft

بعد ذلك ، يمكنك تصنيف جميع المواعيد الخاصة بك عن طريق النقر فوق أحداث التقويم الموجودة بالفعل واختيار الفئة من بينها صنف اسقاط. عند إنشاء موعد جديد ، فإن ملف صنف سيظهر الخيار في موعد جديد جزء.

لإصدار الويب من تقويم Outlook:

1. في شريط الأدوات الأزرق أعلى الشاشة ، انقر فوق ترس رمز إعدادات.
2. في شريط البحث ، اكتب "فئات"وحدد فئات من النتائج.
3. في ال فئات نافذة الإعدادات ، انقر فوق إنشاء فئة.
4. قم بتسمية فئتك وحدد لونًا من الخيارات التي تظهر على الشاشة.
5. كرر ، كما هو مطلوب ، وانقر يحفظ.
6. انقر X للخروج من الإعدادات.

يمكنك بعد ذلك النقر فوق و يحرر أي مواعيد حالية أو جديدة ، وأين يقول ذلك التقويم بدائرة ملونة بجانبها ، يمكنك اختيار الفئة من القائمة المنسدلة. يمكنك حذف أو تعديل الفئات الخاصة بك من خلال اتباع نفس الخطوات لكل إصدار ، والنقر ببساطة على يحرر أو حذف الخيارات على النحو المطلوب.

اختيار الألوان الصحيحة

كما ذكرنا سابقًا ، فإن تصنيف التقويم الخاص بك باستخدام اللون له فوائده. كل ما عليك فعله هو إلقاء نظرة على التقويم الخاص بك للأسبوع المقبل ، وستحصل على نظرة عامة سريعة على ما يمكن توقعه. ستعرف تلقائيًا ما يحدث دون الحاجة إلى قراءة النص بالكامل وتمييزه بنفسك.

أظهرت الأبحاث أن اللون يؤثر على سلوكنا وعواطفنا وتعلمنا ، وبعض الألوان أفضل من غيرها عندما يتعلق الأمر بالإنتاجية. وهذه هي:

• الأحمر والبرتقالي والأصفر للحصول على التفاصيل واسترجاع الذاكرة.
• الخضر للتركيز والتركيز.
• الأرجواني للإبداع.
• موسيقى البلوز للتأثيرات المهدئة.

ومع ذلك ، يجب تجنب استخدام الألوان التي لديك ارتباطات سلبية بها.

متعلق ب: مزامنة Microsoft Outlook مع تقويم Google

كيفية تصنيف تقويم Outlook الخاص بك بشكل فعال

عندما تقوم بملء تقويم Outlook الخاص بك ، يجب أن تضيف الفئات الخاصة بك قيمة بدلاً من أن تكون مجرد تمرين مربع اختيار. كونك ذكيًا بشأن كيفية تصنيف مواعيدك سيكون له تأثيرات مثالية على إنتاجيتك.

أولاً ، لإبقائها بسيطة وفعالة ، استهدف حوالي ست فئات منفصلة لتجنب وجود الكثير. قد تحتاج إلى المزيد ، لكن لا تسرف.

متعلق ب: كيف تعيش في التقويم الخاص بك لإدارة المهام

ثانيًا ، يجب أن تكون أنواع عمل مختلفة بشكل واضح. سيختلف هذا اعتمادًا على مسؤوليات وظيفتك ، ولكن قد يبدو مثل هذا:

• الاجتماعات
• التعاون أو عمل المشروع
• عمل العميل
• الادارة
• التدريب والمهارات

ستكون هناك بالطبع أحداث لا تتناسب دائمًا بدقة مع كل تسمية ، ولكن حدد الحدث الأكثر توافقًا. افعل ما هو منطقي بالنسبة لك ، وإذا وجدت أنك لا تستخدمه حقًا ، فاحذفه.

تصنيف التقويم يعمل

يعد تقويم Outlook الخاص بك أحد أهم الأدوات التي ستستخدمها خلال أسبوع العمل المعتاد. يخزن جميع اجتماعاتك ومهامك التي تحتاج إلى الوصول إليها ، لذا فمن المنطقي استخدامها بكامل إمكاناتها.

استمتع باللعب بألوان وأنواع فئات مختلفة ، والتزم بها. ستشعر بمزيد من التنظيم وقدرة أفضل على قراءة جدولك ، مما يوفر الكثير من الوقت خلال تلك الفترات المزدحمة.

كيفية تحسين إدارة الوقت باستخدام ميزة تأخير التسليم في Outlook

يمكن أن يساعدك تأخير تسليم رسائل البريد الإلكتروني في إدارة عبء العمل الخاص بك مع الاستمرار في إنجاز المهام.

اقرأ التالي

نبذة عن الكاتب