كيفية استخدام Microsoft Outlook لإدارة المشاريع

إذا كنت أنت أو عملك تستخدم Microsoft Outlook بالفعل كتطبيق بريد إلكتروني ، فمن الجيد استخدامه كأداة كاملة لإدارة المشروع. لماذا تستخدم برنامجًا ضخمًا آخر بواجهة غير مألوفة بينما يمكنك تعيين المهام وتعيين التذكيرات وتواريخ الاستحقاق لقوائم المهام في Microsoft Outlook؟

يعد تعظيم الإنتاجية أمرًا سهلًا مع Microsoft Outlook. يأتي مزودًا بالعديد من الأدوات المفيدة التي تساعدك على تصنيف المشاريع وتسميتها والقيام بأكثر من ذلك بكثير. دعنا نلقي نظرة على كل ما يمكنك القيام به باستخدام Microsoft Outlook كأداة لإدارة المشروع.

1. اسناد المهمات

إذا كنت تعمل مع فريق صغير ، فإن تعيين المهام يكون أمرًا بسيطًا وسهلاً عند استخدام Microsoft Outlook. اذهب إلى لكى يفعل على اللوحة اليسرى وتابع إلى أضف مهمةبمجرد إضافة المهمة ، انقر بزر الماوس الأيمن واختر إنشاء قائمة جديدة من هذه المهمة.

بعد الانتهاء من قائمة المهام ، انقر بزر الماوس الأيمن وحدد قائمة المشاركة. سيكون لديك خيار إنشاء ارتباط دعوة للأشخاص للسماح للأشخاص بالانضمام إلى قائمة المهام هذه وتحريرها. هذه الميزة مفيدة للغاية لفرز المشاريع ضمن فريق صغير أو متوسط ​​الحجم.

2. أضف الاسم المستعار للبريد الإلكتروني

يمكن أن تضيع تحديثات العمل واتصالات المشروع في فورة رسائل البريد الإلكتروني اليومية التي تتلقاها ، حتى عندما تكون شديد الحذر. يمكن أن يؤدي فقد رسالة بريد إلكتروني واحدة إلى تأخيرات واحتجاجات من جميع الأنواع. تتمثل إحدى الطرق البسيطة للتعامل مع هذه المشكلة في إنشاء اسم مستعار للبريد الإلكتروني في Microsoft Outlook.

إنه عنوان بريد إلكتروني إضافي يستخدم نفس قائمة جهات الاتصال والإعدادات لتلقي رسائل البريد الإلكتروني. يمكنك القيام بذلك بالذهاب إلى أضف اسمًا مستعارًا وإنشاء عنوان بريد إلكتروني جديد ، أو استخدام عنوان موجود للعمل كاسم مستعار لك. سيتم وضع جميع رسائل البريد الإلكتروني المستلمة على هذا العنوان في برنامج إدارة مشروع خاص افتراضيًا.

3. أنشئ مجموعة

إذا كنت تحاول إبقاء جميع أعضاء المشروع على اطلاع دائم بجميع تحديثات المشروع ، يمكنك إنشاء مجموعة بسهولة. يؤدي هذا أيضًا إلى تسهيل مهمة مشاركة التقاويم (المزيد حول ذلك لاحقًا).

اذهب إلى الناس على اللوحة اليمنى ، وابحث عن مجموعات وأنشئ واحدًا. سيُطلب منك إضافة أعضاء ، وبمجرد الانتهاء من ذلك ، سيظهر لك معرّف البريد الإلكتروني للمجموعة حيث يمكنك إرسال جميع رسائل البريد المتعلقة بالمشروع ومنحك حق الوصول إلى تقويم المجموعة. يمكنك تعيين أحداث جديدة ، وتحديث الأحداث القادمة ، والبقاء متقدمًا على المواعيد النهائية.

4. التقويمات المشاركة

لا يوجد شيء أفضل من التواجد في نفس الصفحة عندما تعمل في مشروع. رؤية المشروع أمر بالغ الأهمية لنجاح المشروع. طريقة جيدة للتأكد من ذلك من خلال مشاركة تقويم المشروع الذي يمكن لجميع أعضاء المشروع الوصول إليه.

ذات صلة: كيفية جعل Outlook أقل تشتيتًا باستخدام هذه النصائح السريعة

لا يمكنك رؤية ما يعمل عليه الآخرون فحسب ، بل يمكنك أيضًا التركيز على معالم الحدث وأحداث المشروع الرئيسية القادمة. مع تكامل التقويم من هذا القبيل ، فأنت ملزم بعدم تفويت التحديثات المهمة أبدًا. الآن ، يمكنك مشاركة التقويم الخاص بك مع جهات الاتصال الخاصة بك.

ستجد خيار المشاركة في الجزء العلوي الأيمن ، ويمكنك أيضًا اختيار عكس أنشطة التقويم الخاصة بمجموعة المشروع لتظهر في التقويم الخاص بك لتظل محدثًا.

5. استخدم القواعد لقيادة مشروع

إذا كنت ترغب في أتمتة بعض العمليات العادية وتتولى مسؤولية صندوق البريد الإلكتروني الخاص بك بالإضافة إلى مشروعك ، فلا توجد طريقة أفضل للقيام بذلك من استخدام القواعد. للبدء ، يمكنك ببساطة النقر بزر الماوس الأيمن فوق رسالة بريد إلكتروني والانتقال إلى الإجراءات المتقدمة.

انقر فوق أ إنشاء قاعدة من القائمة المنسدلة. يمكنك إما اختيار نقل البريد الإلكتروني الحالي إلى مجلد من اختيارك ، وإذا كنت ترغب في القيام بالمزيد ، فحدد المزيد من الخياراتيمكنك أيضًا إضافة إجراء وتحديد ما يحدث في كل مرة تتلقى فيها بريدًا من هذا المستلم.

6. صنف كل شيء

عندما يكون عملك بعيدًا ويحدث الكثير من الاتصالات عبر البريد الإلكتروني ، فمن الأفضل تصنيف المشاريع المختلفة وتسميتها حتى لا تفوتك المراسلات المهمة. يمكنك النقر بزر الماوس الأيمن فوق بريد إلكتروني واختيار صنف من القائمة المنسدلة. الآن ، يمكنك إما الاختيار من بين الفئات المتاحة بالفعل أو المتابعة لإنشاء فئة جديدة.

إذا كان عليك إدخال تغييرات على فئة موجودة ، فيمكنك القيام بذلك في إدارة الفئات.

7. استخدم شريط البحث

إذا لم تكن مؤمنًا بتصنيف كل شيء أو وضع ملصقات على رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بك ، يمكنك فقط استخدام شريط البحث للبحث عن رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بالمشروع. أعط كلمة رئيسية ذات صلة ، وستجد بالضبط ما تبحث عنه في كل مرة.

ذات صلة: كيفية تلوين تقويم Outlook الخاص بك

يتيح لك شريط البحث البحث على وجه التحديد في مجلد من اختيارك ، أو مجلد فرعي ، مما يجعل مهمتك أسهل. إنه يوفر الوقت بالإضافة إلى قدر كبير من الجهد. علاوة على ذلك ، يمكنك أيضًا البحث في رسائل البريد الإلكتروني المحذوفة أو محفوظات المحادثات أو تحديد تفاصيل أخرى مثل الموضوع والكلمة الرئيسية والمستلم للمساعدة في العثور على ما تبحث عنه.

8. عمل مجلدات جديدة لتمييز المشاريع

يمكنك دائمًا إعداد مجلد جديد يحتوي على معلومات حول المشروع. عند القيام بذلك ، ستقل فرص خلط المشاريع أو فقدان رسائل البريد الإلكتروني والمواعيد النهائية إلى الحد الأدنى. اضغط على ثلاثة أسطر في الجزء العلوي الأيسر من الشاشة ، وانتقل إلى نهاية القائمة المنسدلة.

هناك ستجد ملف جديد، وسوف يستغرق الأمر أقل من ثانية لإنشاء مجلد جديد.

9. استخدم Excel و PowerPoint و Word و OneNote

Microsoft Outlook أو إصدار الويب الخاص به Outlook.com يأتي مضمنًا مع Excel و PowerPoint و Word و OneNote. يمكنك الوصول إلى مجموعة برامج الإنتاجية من Microsoft بسهولة من الصفحة الرئيسية. يمكنك العثور عليها على اللوحة اليمنى ، ويمكنك البدء في أي وقت من الأوقات.

تساعدك عمليات الدمج هذه على القيام بالعروض التقديمية وإضافة الملاحظات وإنشاء جداول البيانات والمستندات في لمح البصر - كل ذلك من شاشة واحدة مريحة.

Microsoft Outlook يجعل إدارة المشاريع أسهل

يعد Microsoft Outlook مثاليًا للفرق البعيدة التي تعمل عبر الإنترنت ، وهو مفيد للغاية لتعيين المهام وأتمتة المهام العادية. عندما يكون لديك خيار إنشاء مجلدات ومجلدات فرعية وأسماء مستعارة للبريد الإلكتروني وفرز كل شيء في فئات جديدة ، فلن يحدث أي خطأ.

يمكن أن يكون Microsoft Outlook مفيدًا لإدارة مشروعك من خلال السماح لك بإنشاء مهام من بريد إلكتروني ، وإنشاء ملاحظات لاصقة ، وإنشاء لوحات ، بحيث يمكنك رؤية كل شيء في لمح البصر. باستخدام أداة إدارة المشاريع التي تأتي مع الواجهة المألوفة لتطبيق البريد الإلكتروني الخاص بك ، يمكنك البقاء على رأس أدوات الإنتاجية في أي مكان وفي أي وقت.

أفضل 5 أدوات لبرنامج Microsoft Outlook

هل تفتقد ميزة في Microsoft Outlook؟ فيما يلي العديد من أدوات Outlook التي تضيف وظائف مفيدة إلى صندوق الوارد الخاص بك!

اقرأ التالي

نبذة عن الكاتب