الفواتير جزء أساسي من العمل الحر. إنه دليل على عملك الشاق والوقت الذي استثمرته في مساعدة عملائك بخدماتك الرائعة. بينما يمكن أتمتة الفواتير ، قد لا يكون لديك ميزانية كافية للإنفاق على برامج المحاسبة باهظة الثمن.
بالإضافة إلى ذلك ، فإن استخدام نفس قوالب الفاتورة القديمة التي يستخدمها أي شخص آخر لن يساعد علامتك التجارية في التميز. في هذه المقالة ، ستتعلم كيفية إنشاء فاتورة من البداية لفوترة عملائك - فاتورة فريدة بالنسبة لك وتمثل علامتك التجارية.
الخطوة 1: قم بإنشاء قائمة بالأساسيات
تحتوي الفاتورة على التفاصيل الأساسية التالية:
- معلومات العمل لكلا الطرفين: رسائل البريد الإلكتروني وأرقام الهواتف والعناوين وما إلى ذلك.
- رقم الفاتورة: رقم فريد لتعريف الفاتورة (مثال: # 1001).
- تاريخ الإصدار: تاريخ إصدار الفاتورة.
- تاريخ الاستحقاق: التاريخ الذي يفترض فيه أن يدفع لك العميل.
- وصف: عمود يحتوي على جميع الخدمات التي قدمتها للعميل.
- سعر: الرسوم الخاصة بك لكل وحدة من كل خدمة يتم تسليمها.
- كمية: عدد وحدات الخدمة التي اشتراها العميل (مثال: 10 مقالات).
- المجموع: التكلفة الإجمالية لكل عنصر خدمة يتم تسليمه ، أي السعر مضروبًا في الكمية.
- المجموع الفرعي: التكلفة الإجمالية لجميع عناصر الخدمة مجتمعة قبل التعديلات.
- ضريبة: الضريبة المستحقة (إن وجدت) على العميل عند شراء خدماتك. استشر المحاسب الخاص بك لإرشادك خلال هذه العملية.
- المبلغ المستحق: المصاريف النهائية التي سيتحملها العميل مقابل خدماتك بعد كل التعديلات.
- بيانات الدفع: جميع طرق الدفع التي تقبلها ، بما في ذلك تفاصيل حسابك.
- الأحكام والشروط: الشروط والأحكام التي وافقت عليها أنت وعميلك قبل إجراء الصفقة.
إليك نصيحة: من الجيد تضمين لفتة صغيرة من الامتنان في فاتورتك. شيء صغير مثل "شكرًا لك على عملك" يضيف الكثير من السمات إلى فاتورتك. يتيح لعميلك معرفة أنك تتطلع إلى التعامل معهم مرة أخرى.
أيضا ، كن حذرا عند إعطاء الخصومات. غالبًا ما يميل المبتدئون المستقلون إلى تقديم خصومات كبيرة لعملائهم على أمل أن يستمروا في العمل. ولكن يمكن أن يؤدي هذا إلى تأثير معاكس لأن العملاء قد يرون أن سعرك الأصلي يمثل تحريفًا للقيمة التي تقدمها.
متعلق ب: الأشياء التي يبحث عنها العملاء عند الاستعانة بالعاملين لحسابهم الخاص
الخطوة 2: أضف معرفات علامتك التجارية
ما يميز الفاتورة الكبيرة عن الفاتورة المتواضعة هو مدى جودة تصميمها. قد تحتوي الأخيرة على جميع الأجزاء الأساسية ولكنها تبدو مملة وغير ملهمة بشكل لا يصدق. إذا تم القيام بذلك بشكل صحيح ، يمكن أن تعمل فاتورتك كأداة تسويقية دقيقة بالإضافة إلى كونها مستندًا قانونيًا.
يمكنك القيام بذلك عن طريق استخدام معرفات علامتك التجارية مثل شعارك وطباعة وألوان علامتك التجارية. من خلال مزيج ذكي من الألوان والخط والنحو ، يمكنك التأثير على مزاج العميل عندما ينظر إلى فاتورتك ويوجه انتباهه إلى أهم الأجزاء.
متعلق ب: كيفية إنشاء لوحة ألوان مخصصة في Adobe Photoshop
الخطوة 3: إنهاء تخطيط النموذج الخاص بك
بعد الانتهاء من إضافة معرّفات علامتك التجارية ، فإن الخطوة التالية هي إنهاء تخطيط فاتورتك. هذا يعني ترتيب كل شيء بحيث تكمل جميع عناصر الفاتورة بعضها البعض. الهدف هنا هو إنشاء نموذج مخصص يمكن استخدامه إلى أجل غير مسمى.
القالب الجيد هو الذي يكون منظمًا وجميلًا ودقيقًا وقابل لإعادة الاستخدام بلا حدود. لا تقلق ، لست بحاجة إلى أن تكون مصمم جرافيك لهذا الغرض. يكفي مجرد فهم أساسي للتصميم وفضول التجربة. يمكنك أيضًا إلقاء نظرة على القوالب عبر الإنترنت للإلهام.
متعلق ب: عناصر التصميم الأساسية وكيفية استخدامها
عند الحديث عن المصممين ، قد يكون من الجيد توظيف واحد لهذه العملية. يمكنهم مساعدتك في استخدام معرّفات علامتك التجارية بطريقة قد لا تتخيلها وترتيب فاتورتك بشكل أفضل. بعد كل شيء ، يعد تعيين شخص ما مرة واحدة أرخص بكثير من دفع رسوم اشتراك عادية لبرامج المحاسبة.
تذكر ، من المفترض أن يكون القالب الخاص بك مزيجًا من التصميم والبيانات. هذا يعني أنه يجب أن يصور بدقة جميع التفاصيل الضرورية لفاتورتك وأن تظل تبدو جيدة المظهر. عادة ما يكون من الصعب القيام بذلك بشكل صحيح في المحاولة الأولى ، لذلك لا تخف من إفساد الأمور ؛ تعلم من خلال التجربة والخطأ.
الخطوة 4: املأ التفاصيل وتحقق من الأخطاء
المعلومات الموجودة في الفاتورة مهمة للغاية ، سواء من وجهة نظر قانونية أو مهنية. الفاتورة التي تحمل معلومات خاطئة هي علامة حمراء فورية للعملاء ويمكن أن تضر بعلاقتك معهم أو تنهيها.
هناك ثلاثة أشياء يجب الانتباه إليها بشكل خاص وهي المبلغ النهائي المستحق وطرق الدفع والشروط والأحكام المتفق عليها. تذكر ، لا أحد يحب المفاجآت في الفاتورة. كلما سهّلت على العميل أن يدفع لك ، زادت احتمالية استلامك للدفع في الوقت المحدد.
الخطوة 5: إرسال الفاتورة إلى العميل الخاص بك
بمجرد تعيين كل شيء في مكانه (من المفترض بعد المراجعات العديدة) ، أرسل الفاتورة إلى عميلك. تأكد من عدم استخدام تنسيقات المستندات القابلة للتحرير مثل .docx واختيار .png أو .pdf بدلاً من ذلك. الأول يضيف الارتباك وانعدام الثقة إلى التجارة إذا قام أي طرف بتعديل المستند لاحقًا.
متعلق ب: العلامات الحمراء للعميل يجب أن يكون كل عامل مستقل على دراية بها
إذا كنت ترسل فاتورة إلى عميل جديد ولا تعرف ما تكتبه في البريد الإلكتروني ، فاستخدم هذا النموذج:
مرحبًا [العميل] ،
شكرًا لاختيارك [اسم شركتك] لمتطلباتك. تجد مرفقًا بهذا البريد الإلكتروني فاتورتك الخاصة بعناصر العمل التي تم تسليمها في / أثناء [وقت تسليم العمل].
لا تتردد في إخبارنا إذا كانت لديك أي شكوك أو تحتاج إلى توضيح بشأن أي شيء ، فنحن نحب مساعدتك. نتطلع إلى التعاون في المستقبل.
إنشاء فاتورة لا تنسى
قد تعتقد أن قضاء الوقت في تصميم فاتورة لا يستحق كل هذا العناء لأنك في النهاية لا تحصل على أموال مقابل ذلك. فلماذا تكلف نفسك عناء إنشاء قالب مخصص بينما يمكنك فقط استخدام قالب جاهز؟
في حين أن هذا صحيح ، لاحظ أن الفاتورة المخصصة هي أداة تسويقية دقيقة لكنها قوية. فهو لا يشير فقط إلى الكفاءة والاحتراف ، ولكنه يترك أيضًا علامة علامتك التجارية على كل عميل جديد - مما يجعلك لا تنسى.
هل تريد أن تعرف كيف تصبح مستقلاً ناجحًا؟ فيما يلي بعض المهارات الأساسية التي ستحتاجها!
اقرأ التالي
- العمل والوظيفة
- إنتاجية
- فاتورة
- حسابهم الخاص
- قوالب المكتب
عيوش من عشاق التكنولوجيا ولديه خلفية أكاديمية في مجال التسويق. إنه يستمتع بالتعرف على أحدث التقنيات التي توسع الإمكانات البشرية وتتحدى الوضع الراهن. إلى جانب حياته العملية ، يحب كتابة الشعر والأغاني والانغماس في الفلسفات الإبداعية.
اشترك في نشرتنا الإخبارية
انضم إلى النشرة الإخبارية لدينا للحصول على نصائح تقنية ومراجعات وكتب إلكترونية مجانية وصفقات حصرية!
انقر هنا للاشتراك