على عكس الرسائل النصية العادية ، تختلف كتابة البريد الإلكتروني. يميل الناس إلى الإفراط في التفكير عندما يتعلق الأمر بكتابة بريد إلكتروني من البداية. هل تتساءل ما الذي يجب تضمينه ، وما الذي يجب تجنبه ، والله يعلم ما إذا كان ما تكتبه حاليًا صحيحًا؟

كوني مقدم خدمة ، يجب أن أكتب العشرات من رسائل البريد الإلكتروني كل يوم. وهذا يجعلني الشخص المثالي للإجابة على أسئلتك.

باستخدام المعلومات الصحيحة ، تصبح كتابة رسائل البريد الإلكتروني الفعالة بشكل أسرع أمرًا سهلاً مثل كتابة رسالة على تطبيق الدردشة. بعد ذلك ، يمكنك أيضًا استخدام أدوات الذكاء الاصطناعي لتسريع العملية. إليك الطريقة.

10 نصائح لكتابة رسائل بريد إلكتروني فعالة بشكل أسرع

1. تعامل مع سطر الموضوع باعتباره ملخصًا لبريدك الإلكتروني

عندما يتعين عليك إرسال بريد إلكتروني ، فإن أول ما تحتاج إلى التعامل معه هو كتابة سطر موضوع قوي. إنه أول شيء يراه المستلم ، وقد يتم حذف أي بريد إلكتروني يحتوي على سطر موضوع رديء أو بلا سطر أو ينتهي به المطاف في مجلد الرسائل غير المرغوب فيها.

وبالتالي ، قد تحتاج إلى دقيقة إضافية للتفكير في الأمر وكتابته. أسهل طريقة لمنع سطور الموضوع من أن تكون عامة أو غامضة هي معاملتها كعناوين رئيسية. كل ما عليك فعله هو تلخيص بريدك الإلكتروني بطريقة موجزة وغنية بالمعلومات.

instagram viewer

2. حييهم

بعد سطر الموضوع ، يجب عليك ضبط نغمة بريدك الإلكتروني وإحداث انطباع لدى المستلم. الترحيب بهم ، رسميًا أو غير رسمي ، هو الطريقة المثلى للقيام بذلك. إذا كنت في حيرة من أمرك ، فاختر الطريقة الرسمية.

فيما يلي الطرق المختلفة لتحية المستلمين:

  • مرحبا: هذا للمحادثات المباشرة والودية.
  • مرحبا: إنه بسيط ومهذب.
  • العزيز: إنه أمر غير طبيعي إلى حد ما ، ولكن يمكنك استخدامه أثناء الاتصال بمسؤول تنفيذي أو نحو ذلك.

3. أضف جملة افتتاحية

بعد تحية المستلم الخاص بك ، يجب أن تشعر بالحكة للتحدث عن موضوع بريدك الإلكتروني ولكن توقف للحظة. قبل أن تقول أي شيء ، اكتب جملة افتتاحية لبدء بريدك الإلكتروني بتدفق جيد.

إحدى أفضل الطرق للقيام بذلك هي إضافة سطر افتتاحي.

فيما يلي بعض الأمثلة التي يمكنك استخدامها مباشرة:

  • اسمحوا لي بأن أعرفكم بنفسي.
  • انه لشيء رائع أن نسمع منك.
  • أتمنى أن تكون بخير.
  • أنا أتواصل بشأن ____
  • شكرا لك على التحديث.
  • أنا أسجل الوصول في ____
  • تهانينا على (إنجازك الأخير).

4. عرفنى بنفسك

إذا كنت تراسل شخصًا ما عبر البريد الإلكتروني لأول مرة ، فيجب عليك تقديم نفسك قبل التحدث عن أي شيء آخر.

على الرغم من أن الناس عادة ما يتحدثون لساعات ، فإنهم يبدأون في التعرق عندما يُطلب منهم تقديم أنفسهم. لا تقلق. لا يجب أن يكون الأمر على هذا النحو. لتسهيل الأمر ، استخدم أحد التنسيقات التالية.

  • اسمي (الاسم الكامل) وأنا (دورك الحالي).
  • أنا (الاسم الكامل) ، وأعمل لدى شركة (صناعية) تسمى (اسم الشركة).

أفضل ممارسة هي تضمين جملة أو جملتين فقط عن نفسك ، وليس أكثر من ذلك.

5. اذهب إلى Point Fast

أفضل طريقة لضمان أن يكون بريدك الإلكتروني ذا قيمة للمستلم هو جعله سريع التسليم للمعلومات التي يحتاجون إليها. بمعنى آخر ، توصل إلى النقطة بشكل أسرع.

لقد استقبلت المستلم الخاص بك ، وكتبت سطرًا افتتاحيًا / قدمت نفسك ، واكتب الآن لماذا تراسله عبر البريد الإلكتروني. إذا كان عليك مناقشة أشياء متعددة ، فامنحها الأولوية وابدأ بريدك الإلكتروني بالأهم. يمكن أن يكون الرد على سؤال أو تقديم طلب.

متعلق ب: المأجورون Gmail لمساعدتك على إنجاز المزيد

6. قم بتضمين فكرة واحدة كبيرة

إذا اتضح أن بريدك الإلكتروني طويل بعض الشيء ، فخذ نصيحة من كتابة المحتوى العادية وأضف خاتمة أو فكرة كبيرة في النهاية.

ستضع كل التركيز على أهم شيء. على سبيل المثال ، أنت بحاجة إلى القيام بشيء ما أولاً ، أو تحتاج إلى إجابة على الفور لمتابعة المشروع ، وما إلى ذلك. يمكنك أيضًا إضافة خاتمة بقول شيء مثل: الوجبات الجاهزة الرئيسية من مناقشتنا هي [____].

7. اجعلها موجزة

يتلقى المحترف العادي أكثر من مائة بريد إلكتروني يوميًا. هذا يعني أن معظم الأشخاص الذين تتصل بهم مشغولون. بغض النظر عن مدى إعجابهم بك ، فمن المحتمل أنهم لن يكونوا على استعداد لأي نوع من التنزه. لذلك ، حافظ على رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بك قصيرة ولطيفة.

عيب آخر لرسائل البريد الإلكتروني الطويلة هو أنها في بعض الأحيان تكون غامضة ، أو بعيدة عن النقطة الرئيسية ، أو قد تخلق سوء تفاهم.

8. كن محترمًا وكريمًا

يكمن جمال كتابة رسائل بريد إلكتروني محترمة ومهذبة في أنك قد تختلف مع شخص ما ، أو تقدم آراء بديلة ، أو حتى تطلب خدمات ، ولكن ستظل قراءة الرسائل مقبولة.

إذا كنت تخطط للقيام بأي شيء من هذا القبيل في بريدك الإلكتروني ، ففكر في شكر المستلم أو الثناء على عمله أو أفكاره أولاً. ثم قدم رأيك دون أن تذكر بشكل مباشر أن ما فعلوه كان سيئًا أو خاطئًا تمامًا.

9. أضف جملة ختامية

يعتمد سطر الإغلاق على نوع الرد الذي تتوقعه من الشخص الذي تراسله عبر البريد الإلكتروني. يمكنك اختيار إنهاء بريدك الإلكتروني ببيان أو سؤال مغلق ، حسب السياق. ومع ذلك ، تجنب الختام بسؤال مفتوح بأي ثمن.

ويرجع ذلك أساسًا إلى أن البيان والسؤال المغلق يمنحان محادثتك اتجاهًا ، ويبقيان الأمور على المسار الصحيح ، ويضمنان الرد.

ومع ذلك ، فإن السؤال المفتوح يزيد من سلسلة محادثات المناقشة دون داع. بالإضافة إلى ذلك ، إذا كنت تتصل بشخص مشغول تمامًا ، فقد يتم تجاهل بريدك الإلكتروني تمامًا.

إليك مثال على سؤال مغلق.

دعونا نناقشها أكثر عبر مكالمة. ما هو الوقت المناسب لك؟
  • [الوقت 1]
  • [الوقت 2]
  • [الوقت 3]

يجعل عملية صنع القرار أسهل بالنسبة للمتلقي.

من ناحية أخرى ، إليك مثال على سؤال مفتوح.

يمكننا مناقشتها أكثر عبر مكالمة. إذن ، متى تكون متفرغًا؟

إنه يضغط على المستلم الخاص بك للتحقق من التقويم الخاص به قبل الرد ، مما يجعل من الصعب اتخاذ إجراء.

بالإضافة إلى ذلك ، يمكن أن يكون البيان أيضًا فكرة جيدة لإضافته إلى بريد إلكتروني. فمثلا:

  • نتطلع إلى الاستماع منك / للعمل معك.
  • طاب يومك.
  • شكرا لك.

10. تسجيل خروج

أخيرًا ، يمكنك إنهاء بريدك الإلكتروني بأي من عبارات تسجيل الخروج هذه ، اعتمادًا على سياق بريدك الإلكتروني.

  • أطيب التحيات
  • يعتبر
  • بإخلاص
  • الأفضل
  • هتافات
  • أطيب التمنيات

كل هذه النصائح كافية لمساعدتك في إنشاء و الرد على جميع رسائل البريد الإلكتروني بالطريقة الصحيحة.

إذا كنت تتطلع إلى الحصول على مشاريع جديدة أو وظيفة جديدة ، أو إذا كانت وظيفتك الحالية تتطلب منك إرسال رسائل بريد إلكتروني متعددة يوميًا ، فيمكن أن تكون أدوات الذكاء الاصطناعي هذه مفيدة.

تساعدك هذه الأداة في إنشاء سطور افتتاحية مخصصة بناءً على بيانات ملف تعريف LinkedIn الخاصة بالمستلمين. كل ما عليك فعله هو إضافة عنوان URL الخاص بـ LinkedIn الخاص بالمستلم في الأداة ، وستظهر لك سطور افتتاحية فريدة بناءً على تفاصيل ملفه الشخصي.

تكلف الأداة 36 دولارًا شهريًا لما يصل إلى 200 سطر افتتاح.

يساعدك SmartWriter.ai في جمع البيانات من الملف الشخصي العام للمستلم ومن القصص الإخبارية التي ورد ذكرها فيها. يساعدك في إنشاء رسائل بريد إلكتروني مخصصة للأشخاص الذين تتواصل معهم.

يمكنك استخدامه لإرسال رسائل بريد إلكتروني باردة أو رسائل LinkedIn للتواصل. يبدأ الاشتراك في الأداة من 49 دولارًا شهريًا.

إذا كنت تبدأ نشاطًا تجاريًا جديدًا وتحتاج إلى تمويل ، فيمكن أن يكون Snazzy.ai الأداة المثالية لك. يساعدك في استخدام قوالب البريد الإلكتروني للترويج ل VCs أو المستثمرين الملاك.

لكن أولاً ، ستحتاج إلى إنشاء حساب على المنصة. لبدء إرسال رسائل البريد الإلكتروني ، أدخل الجمهور الذي تستهدفه ، والكلمات الرئيسية التي تبحث عنها ، ووصف عرضك. وسيوفر لك الكثير من الوقت من خلال تقديم مسودة أولى مخصصة.

بعد ذلك ، يمكنك تعديله قليلاً لضمان الكمال. يبدأ الاشتراك من 25 دولارًا شهريًا.

هذه أداة أخرى من أدوات الذكاء الاصطناعي لمساعدتك على إيجاد وسيلة ربط مثالية لمتلقيك. لبدء استخدام Lyne.ai ، أدخل ملف CSV الخاص بآفاقك مع رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بالعمل أو عناوين URL لملفهم الشخصي على LinkedIn.

يمكنك أيضًا تحديد عدد الجمل التي تريد أن تكتبها الأداة للافتتاح ، على سبيل المثال ، جملة أو جملتان أو 3-4 جمل ، إلخ. يبدأ الاشتراك من 99 دولارًا شهريًا.

لم تكن كتابة رسائل البريد الإلكتروني أسهل من أي وقت مضى

إذا وجدت صعوبة في جمع كل النقاط لإنشاء رسالة بريد إلكتروني جيدة ، فإن كفاحك ينتهي اليوم.

استخدم هذه النصائح أو الأدوات لكتابة بريدك الإلكتروني الفعال التالي بشكل أسرع!

أفضل 4 تطبيقات بريد إلكتروني لنظام التشغيل Windows لم تسمع بها من قبل

نعلم جميعًا تطبيقات البريد الإلكتروني الكلاسيكية لنظام Windows والتي يحب الجميع استخدامها ، فماذا عن بعض التطبيقات التي لم تسمع بها من قبل؟

اقرأ التالي

شاركسقسقةبريد الالكتروني
مواضيع ذات صلة
  • إنتاجية
  • العمل والوظيفة
  • نصائح عبر البريد الإلكتروني
  • نصائح للكتابة
عن المؤلف
صدف تنظيم (32 مقالة منشورة)

صدف تنظيم كاتبة مستقلة بين B2B و B2C. إنها في طريقها لجعل المحتوى الممل للمدونات يتألق ويشجع القراء على اتخاذ إجراء.

المزيد من Sadaf Tanzeem

اشترك في نشرتنا الإخبارية

انضم إلى النشرة الإخبارية لدينا للحصول على نصائح تقنية ومراجعات وكتب إلكترونية مجانية وصفقات حصرية!

انقر هنا للاشتراك